departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer:. 1402074 Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever GENT: Leopoldskazerne Nieuw Provinciehuis: Open Oproep: voorwaarden aanstelling ontwerper Hilde Bruggeman Mevrouwen en mijne Heren, In zitting van 20 november 2013 heeft uw Raad beslist om de aanstelling van een ontwerper voor de renovatie van de Leopoldskazerne te Gent tot een nieuw Provinciehuis, te laten geschieden bij wijze van prijsvraag voor ontwerpen in het kader van de procedure Open Oproep van de Vlaams Bouwmeester, en een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor toewijzing van de studieopdracht. Het projectdossier voor aanstelling van een ontwerpteam voor ontwerp en realisatie van een nieuw provinciehuis op de site van de Leopoldskazerne te Gent wordt thans voorgelegd aan de provincieraad. 1 Provincieraadzitting 20 november 2013 De provincieraad heeft in zitting van 20 november 2013 goedkeuring gehecht voor aankoop van de Leopoldskazerne te Gent, blok A,B,C, in eigendom van de federale overheid, tegen de som van 13 699 000 EUR. De aankoop verloopt via een onteigeningsprocedure. Eveneens ging de raad akkoord om voor aanstelling van een ontwerpteam beroep te doen op de Open Oproep procedure van Vlaams Bouwmeester, werd een budgetmarge voor bijkomende ambities en meerwerken van 5% goedgekeurd op het voorziene maximumbudget de renovatiebudgetten te indexeren vanaf november 2013, datum principiële goedkeuring in de provincieraad. 2 Projectdossier Open Oproep-procedure Het projectdossier voor aanstelling van een ontwerpteam is aan de provincieraad voor te leggen ter goedkeuring; Protocol overeenkomst met Vlaams Bouwmeester Bestek gunningswijze Overeenkomst ontwerpteam
o Projectdefinitie met programma der eisen o Technische bepaling met tekenafspraken 3 Volledige verwerving van de site Als uitgangspunt voor opmaak van bijgevoegde documenten is de volledige verwerving van de site vooropgesteld. Een volledige verwerving van de Leopoldskazerne biedt de grootste potentie voor een optimale realisatie van alle provinciale ambities. Onderhandeling met stad Gent, voor aankoop van blok C,D,E,F,G/I met stad Gent zijn lopende. Een principieel akkoord met stad Gent wordt in deputatiezitting van 10 april 2014 voorgelegd; het provinciebestuur neemt de inplanting van het HISK en functie sporthal mee in de projectdefinitie en huisvest de huidige gebruikers (HISK, Sporthal-TMVW, Jeugd Gentson, Atoomproef3 en Designmuseum) op de site tot aan verbouwing. 4 Budget Voor bepaling van de renovatiekost is eenzelfde ambitieniveau als voor 'Het Zuid' vooropgesteld; middelmatig-laag. Voor renovatie deel defensie (Blok A, B en C) is het bouwbudget geraamd op 67 000 000 EUR (beslissing raad 20 november 2013) Bij volledige verwerving van de Leopoldskazerne wordt een bouwbudget van 75 000 000 EUR, inclusief btw en erelonen vooropgesteld. Inbegrepen; parking +/- 240 wagens en fietsenberging 250 stuks renovatie, nieuwbouw en afwerking provinciehuis inclusief PCVO (exclusief te onderzoeken uitbreidingsmogelijkheden); technieken en nutsvoorzieningen bouwkundige en technische voorzieningen keukeninfrastructuur bouwkosten en basisuitrusting technieken voor derden (casco) vast en los meubilair; buitenaanleg site oa paradeplein; de erelonen; de btw. Niet inbegrepen: inrichting, meubilair en afwerking van ruimten voor derden, inclusief erelonen toestellen voor keuken en bediening (concessie) verhuiskosten HISK / PCVO / ifv fasering tijdens bouwwerken verhuiskosten personeel naar nieuw provinciehuis honoraria integratie kunstwerk(en) > dan 240 parkeerplaatsen Dienst budget onderzoekt momenteel pistes om eventueel de btw te recupereren van de werken via het concept van dienstencentrale (cfr werkwijze gemeente Oostkamp)
De oppervlaktebehoefte voor realisatie van het HISK wordt voorlopig ingeschat op netto 1 500 m². Onderhandelingen zijn nog te voeren. 5 Procedure Open Oproep Vlaams Bouwmeester De procedure van de Open Oproep is juridisch gebaseerd op de prijsvraag voor ontwerpen, gevolgd door een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Het verloop; een Europese publicatie met een algemene projectdefinitie, is gebeurd op 14 januari 2014; inschrijvingen van kandidaturen zijn gebeurd op 31 maart 2014 (61 kandidaten); een selectie van 10 studiebureaus op basis van de uitgebreide projectdefinitie en het programma der eisen zal gebeuren door de Vlaams Bouwmeester; een selectie naar 5 bureaus, door de opdrachtgever i.s.m. Vlaams Bouwmeester, is gepland op 19 mei 2014; het uitwerken van 5 schetsontwerpen in de vorm van een wedstrijd; een (anonieme) jurering op basis van beoordelingscriteria, bestaande 5 personen van de provincie, 1 extern deskundige, de Vlaams Bouwmeester en 3 adviserende deskundigen aangesteld door het provinciebestuur; een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor toewijzing van de studieopdracht, op basis van gunningcriteria. Op basis van gunningcriteria wordt een volgorde bepaald en een ontwerpteam voorgedragen. De vijf geselecteerde bureaus die valabele wedstrijdplannen voorstellen ontvangen een vergoeding van 25 000 EUR per bureau. De nodige kredieten (125 000 EUR) zijn voorzien op budget 2014 op artikel 10/0119/00, ARK 221007. 6 Samenvatting belangrijkste punten bestek en overeenkomst met projectdefinitie Voor het opstellen van de teksten van het bestek en de overeenkomst, is dienst Patrimonium vertrokken van de modellen die aangereikt worden door de Vlaams Bouwmeester. Afspraken tussen provincie en Vlaams Bouwmeester zijn vastgelegd in bijgevoegd protocol. 6.1 Bestek Art 5 1 C 1 Voorstel jury: - Vlaams bouwmeester Peter Swinnen - Hilde Bruggeman, gedeputeerde of plaatsvervanger - Alexander Vercamer, gedeputeerde of plaatsvervanger - Peter Hertog, gedeputeerde of plaatsvervanger - Albert De Smet, provinciegriffier - Marc Cromheecke, directeur Ruimte - Michel De Vos, hoofdarchitect dienst Patrimonium
- Extern deskundige Vlaams bouwmeester; Jo Lefebure (Monumentenzorg, cel architectuur stad Gent) Adviserende leden; - Kristian Borret (voormalig stadsbouwmeester Antwerpen) - Michiel Dehaene (Universiteit Gent) - consultant ivm budgetcontrole en aanpak duurzaamheid; De eventuele plaatsvervangers van de gedeputeerden zijn respectievelijk: gedeputeerde Geert Versnick, en/of gedeputeerde Jozef Dauwe, en/of gedeputeerde Eddy Couckuyt Art 5.1.C2 beoordelingscriteria jurering 1 Concept en visievorming 40% (functioneel (20%) en stedenbouwkundig/architecturaal (20%)) 2 Aanpak globale duurzaamheid 30% (Breeam (15%), energieverbruik(15%)) 3 Kostenbeheersing 30% honorarium (15%), projectkost(10%), onderhoudkost(5%) Art 5.2.B1 Gunningscriteria onderhandelingsprocedure 1 Kostenbeheersing 35% (honorarium (20%), projectkost (10%), onderhoudkost (5%)) 2 Concept en visievorming 30% (functioneel (15%) en stedenbouwkundig/architecturaal (15%)) 3 Aanpak globale duurzaamheid 30% (Breeam (15%), energieverbruik(15%)) 4 Procesgerichtheid en bereidheid fasering 5% Gunningscommissie Gunningscommissie - Hilde Bruggeman, gedeputeerde of plaatsvervanger - Alexander Vercamer, gedeputeerde of plaatsvervanger - Peter Hertog, gedeputeerde of plaatsvervanger - Albert De Smet, provinciegriffier - Marc Cromheecke, directeur Ruimte - Michel De Vos, hoofdarchitect dienst Patrimonium - Eric Torrekens, jurist - Paul Fostier (projectleider Bytes, directeur ICT) - Inge Dellaert (projectleider Behaviour, directeur Personeel - Kristof Goethals (projectleider Bricks, diensthoofd Patrimonium Adviserend leden; -Vlaams bouwmeester Peter Swinnen -Kristian Borret (voormalig stadsbouwmeester Antwerpen) -Michiel Dehaene (Universiteit Gent) -consultant ivm budgetcontrole en aanpak duurzaamheid; -Jo Lefebure (Monumentenzorg, cel architectuur stad Gent) 6.2 Overeenkomst (dienstencontract ontwerpteam) Voorliggende overeenkomst voor het af te sluiten dienstencontract dient als basis voor onderhandeling met de gunstigste kandidaat of kandidaten.
Vertrekkend van de modelovereenkomst van de Vlaams Bouwmeester werd een tekst opgesteld die volledig aangepast is aan de specifieke kenmerken van de ontwerpopdracht voor de integratie van het Provinciehuis in de Leopoldskazerne en aan het provinciaal typebestek. Naast de architectuurstudie omvat de studieopdracht eveneens andere disciplines zoals ondermeer de stabiliteitstudie, studie van het klimaat, HVAC, beveiliging, akoestiek, inrichting buitenruimte en groenaanleg, interieurconcept en binneninrichting, en kunstintegratie. De opdracht verloopt gefaseerd, waarbij zowel het ontwerpteam als de opdrachtgever (het provinciebestuur) hun specifieke taken toebedeeld krijgen. Het uitvoeringsontwerp wordt in verschillende afzonderlijk aan te besteden loten gesplitst: bouwwerken, buitenaanleg en meubilair. De opdrachtgever leidt het realisatieproces, hij neemt hiervoor de projectregie op zich. Daarnaast stelt hij een projectregisseur en begeleider aan die o.m. de samenwerking tussen alle betrokkenen organiseert op basis van de projectdefinitie en het concept van de ontwerper. De ontwerper staat in voor het toezicht op de werken en hij stelt daarvoor een permanent toezichter aan. In zijn offerte geeft de ontwerper een ereloonpercentage op dat ligt tussen 7 % en 12 % en dat berekend wordt op het te indexeren maximum bouwbudget van de werken. Het maximum bouwbudget, inclusief btw en erelonen, mag daarbij de 75 000 000 EUR niet overschrijden. Bij eventuele meerwerken die te wijten zijn aan onvolledigheid van het ontwerp of onvolkomenheden bij de uitvoering van de dienst zal de ontwerper gedwongen kunnen worden een schadevergoeding te betalen. De waarborgperiode tussen voorlopige en definitieve oplevering wordt verlengd tot 3 jaar, en aan de ontwerper wordt gevraagd om in het bestek van de aanneming van de werken, voor eenzelfde periode, een bijkomend onderhoudscontract te voorzien. 6.3 Projectdefinitie Basis voor de nieuwe projectdefinitie is deze van het provinciehuis 'Het Zuid', vele standpunten ivm ambities en programma der eisen zijn gebleven. Hieronder volgt een overzicht van de wijzigingen in de projectdefinitie. (De gebruikte nummering verwijst naar het desbetreffende hoofdstuk van de projectdefinitie) 3. Naar een toekomstgericht en open provincie(t)huis (masterclass) Een verruiming van de projectdefinitie wordt vooropgesteld. Vertrekkend vanuit de provinciale missie en ambities, is maximaal de opportuniteit van de centralisatie (primordiale doelstelling) te onderzoeken en te combineren met mogelijke fysische en inhoudelijke synergie naar site en maatschappij toe. Dit met de bedoeling een optimale valorisatie na te streven binnen het vooropgestelde maximumbudget. Concreet betekent dit dat de ontwerpteams voorstellen kunnen
formuleren i.f.v. van een optimale ingebruikname van de site. Na de jurering in wedstrijdfase van de Open Oproepprocedure zal, naargelang de geformuleerde voorstellen door de ontwerpteams, de projectdefinitie bijgestuurd worden. 4.3 Ambities 4.3.2 Duurzaamheid 'zorgen voor morgen' Er wordt voorgesteld om de internationaal erkende standaard methode BREEAM toe te passen. Een 'excellent' score is haalbaar en wordt nagestreefd. BREEAM beoordeelt op basis van 10 verschillende categorieën en niet enkel de categorie energie, nl. Gezondheid en welzijn, Energie, Transport, Water, Materiaal, Afval, Milieu en ecologie, Vervuiling, Innovatie en Management. Daarnaast worden bijkomende ambities gesteld, zoals de Europese Regelgeving 'BijnaEnergieNeutraal die door de Vlaamse Overheid nu reeds als eis gesteld is vanaf 2019. 4.3.3 Het nieuwe werken De huidige inkrimprichtlijnen voor de personeelsformatie gaan rond de 2,5% op basis van het huidige organogram. Voorstel i.f.v. flexwerkplekken: 73% werkplekken (basis + concentratie) per 100 medewerkers, dit op voorwaarde dat voldoende en diverse soorten werkplekken voor formeel en informeel overleg in de back- en mid-office voorzien worden. 5.2.2.5 Conciërge Voor backoffice: openings en sluitingsronden door huisbewaarder Voor expolitatie: beheer en catering van het restaurant/cafetaria en de vergaderinfrastructuur uit te besteden via concessie 4.3.5 Mobiliteit Een parking, voor provinciale werking met een capaciteit van 240 plaatsen is te voorzien. Een eventueel grotere capaciteit kan overwogen worden n.a.v. ontwerpwedstrijd conform punt 3 (masterclass) en in te nemen mobiliteitstandpunten van de stad Gent. Gewenste modal split voor het woon-werkverkeer 2020 (tussen haakjes: waarden in 2012) Stappen 5% (3%) Trappen 40% (30%) Openbaar vervoer 35% (26%) Privé-vervoer 20% (40%) 4.3.8 Integratie Kunst Nadruk op integreren van bestaande kunstwerken (na evaluatie) in onderling overleg met ontwerpteam. Eventuele voorstellen voor nieuw kunstintegratie zijn te beslissen gedurende ontwerpproces. 4.3.9 Derden
HISK: Inschatting;1500 m² voor 4 technische ateliers, 12 grote ateliers en 8 kleinere ateliers. En 6 administratieve personeelsleden. Programma nog onbekend en te overleggen. Sporthal: zoeken naar oplossing voor de sporthal, op of buiten site. Te onderzoeken opportuniteit: behoud van de huidige functionaliteit van de sporthal op de site geeft - provinciale meerwaarde en uitstraling in aansluiting met de front en midoffice voor evenementen, tentoonstellingen, voorstellingen, polyvalente ruimte, sportactiviteiten voor personeel, ) - oplossing voor tekort aan sportinfrastructuur op de scholencampus Henleykaai PCVO: extra voorzieningen voor de dagfuncties PCVO; 19 klaslokalen + administratie. Binnen het ontwerpend schetsontwerp zijn uitbreidingsmogelijkheden in functie van toekomstige noden te onderzoeken (+ 3 klaslokalen en 3 technische lokalen als leskeukens) Overleg is nog te plegen en bij te sturen voor betekening van ontwerpteam. Met Defensie is ifv de renovatie geen rekening mee te houden De derden dienen alle dienstverlening af te nemen van de provincie: o.a. catering, vergaderzalen, laad-en loskade, afvalbeheer, enz 5.1.2 Site Tijdens de bouwwerken dient de huisvesting van HISK, PCVO, sporthal gewaarborgd. Het ontwerpteam dient hiermee rekening te houden. 5.2.2 Functioneel programma 5.2.2.1 Front office Bezoekerscentrum: in tegenstelling tot het Zuid biedt de site Leopoldskazerne de mogelijkheid het bezoekerscentrum in de frontoffice in te planten en tegemoet te komen aan de respectievelijke gebruikers. De frontoffice moet toelaten kleine activiteiten, tentoonstellingen te organiseren (onder toezicht van de POV-info punt en bezoekerscentrum) Grotere tentoonstellingen, manifestaties, ontvangsten zijn eerder te organiseren in de polyvalente ruimte nabij cafetaria-refter of midoffice. 5.2.2.2 Mid office Voorlopig op te nemen in projectdefinitie; Behoud van auditorium tot 250 personen en een provincieraadzaal voor 80 zitplaatsen met werkblad, uitbreidbaar tot 120 personen. Keuken/catering Voorstel om de keuken, cafetaria en catering van de vergaderzalen en personeelsrefter in concessie te geven. Aparte circulatie vanaf openbaar domein is aangewezen i.f.v. gebruik buiten de diensturen. Binnen het organigram is de keuken met refter, cafetaria, polyvalente ruimte ontvangstruimte als zelfstandige afsluitbare eenheid en derde te
7 Timing 8. Besluit beschouwen. Het geheel dient voldoende flexibele mogelijkheden te bieden voor het organiseren van ontvangsten en/of recepties tot 450 pers (bv nieuwjaarsreceptie) De capaciteit van de keuken en refter is te berekenen op 150 personen (inclusief behoefte voor derden). Inrichting keuken valt van ten laste van concessionaris. 5.2.2.4 Logistiek 5.2.2.4.2 Fietsenberging Een beveiligde en kwalitatief goed uitgeruste fietsenberging voor 250 fietsen met bijhorende verluchte lockers en fietsherstelplaats. 5.2.2.4.3 Centraal depot logistiek beheer Er wordt een centrale logistieke stockruimte van netto 2 800 m² gecreëerd voor gerelateerde functies zoals uitleendienst, archief, stock POV diensten, papier, kunstwerken, reserve/nooddepot, erfgoed, bouwmaterialen (beperkt),.. De depotruimte wordt centraal door een magazijnier beheerd. 5.2.2.6 Buitenruimte Los van functionele voorstellen uit de schetsontwerpen i.v.m. open en geslotenheid, worden naast groenvoorzieningen, volgende randvoorwaarden vooropgesteld: geen vaste parkeerplaatsen op paradeplein, buitenruimte voor polyvalente ruimte, refter/cafetaria en protocollaire gelegenheden, grote flexibele 'lege' plek voor allerhande occasionele activiteiten, ontspan- en beweegplekken. 10 april 2014 goedkeuring deputatie 24 april 2014 commissievergadering 30 april 2014 goedkeuring provincieraad 19 mei 2014 POV-selectie 5 ontwerpteam bij Vlaams bouwmeester 5 juni 2014 goedkeuring deputatie juni 2014 briefings ontwerpers eind oktober 2014 jurering januari 2015 toewijzing ontwerpteam Gevraagd wordt: - de voorwaarden vast te stellen voor het dienstencontract voor het ontwerp van de integratie van het Provinciehuis Oost-Vlaanderen binnen de 'Leopoldskazerne' te Gent, zoals bepaald in bijgaande projectdefinitie, protocol, bestek en overeenkomst; - in bevestigend geval het protocol en het ontwerp (bestaande uit projectdefinitie, bijzonder bestek, raming, technische bepalingen, offerteformulier en overeenkomst) en het besluit te ondertekenen. - te beslissen dat het maximaal bouwbudget 75 000 000 EUR inclusief btw en erelonen bedraagt, en dat het ereloon vervat moet
liggen tussen de vork van 7 % (zijnde 5 250 000 EUR) en 12 % (zijnde 9 000 000 EUR) (btw inbegrepen). Gent, 10 april 2014 namens de Deputatie: de provinciegriffier, (get.) Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, (get.) Hilde Bruggeman