Gebruikershandleiding VVT database ActiZ, organisatie van zorgondernemers Oktober 2015
Inhoud Inhoud... 2 1. Inleiding... 3 2. Algemene toegangsinformatie... 4 3. Invullen van de categorieën... 6 Handleiding VVT database 2
1. Inleiding ActiZ biedt zorgorganisaties de mogelijkheid hun gegevens op het gebied van verpleging, verzorging, thuiszorg, kraamzorg en consultatiebureauzorg te tonen in de VVT database. De VVT database bevat een groot aantal kenmerken van zorgorganisaties in Nederland. Om verschillende redenen is het van belang om de VVT-database zo volledig mogelijk gevuld te hebben met actuele informatie. In de eerste plaats omdat we door het beheer van de gegevens beschikken over relevante informatie voor de belangenbehartiging. Daarnaast zijn we in de gelegenheid om, alleen met uw toestemming, uw gegevens door te leveren naar verschillende keuzesites, zonder aanvullende inspanningen voor u. Voor doorlevering zijn we een samenwerking aangegaan met de NPCF met betrekking tot ZorgKaartNederland.nl en met Woonz.nl en Kiesvoorjezorg.nl. Drie websites die cliëntkeuzeinformatie bieden en ook al veel worden geraadpleegd door toekomstige cliënten. ActiZ-leden profiteren van aantrekkelijke kortingen en/of aanvullende diensten wanneer u besluit een abonnement te nemen op één van de websites. Een bijkomend voordeel (ook voor niet-leden) is dat u uw gegevens maar op één plek, de VVT-database, hoeft aan te leveren en te actualiseren, maar er voor kunt kiezen om deze op drie sites te tonen. In deze handleiding vindt u de belangrijkste informatie over het gebruik van de database, speciaal gericht op verpleging en verzorging, thuiszorg en kraamzorg. Eigen verantwoordelijkheid Iedere zorgorganisatie krijgt de mogelijkheid om zelf de inhoud van de kenmerken van de betreffende vermelding(en) in te voeren en te muteren en is hiervoor ook verantwoordelijk. Deelname aan de VVT-database (voor ActiZ-leden verplicht) impliceert het aanleveren en actualiseren van minimaal de gedefinieerde basisset aan gegevens. Overige velden zijn vrij om al of niet in- c.q. aan te vullen maar het is in het belang van zowel de (toekomstige) cliënt als de eigen organisatie dat de gegevens in de VVT-database, volledig en actueel zijn. Zeker indien er sprake is van doorlevering. Wij raden u aan, wanneer gegevens wijzigen, deze zo snel mogelijk aan te passen. Gewijzigde gegevens zijn na 1 dag zichtbaar op de andere websites. Voor elke locatie wordt een beheerder aangesteld die met emailadres en wachtwoord toegang heeft tot de database om gegevens te muteren. Daarnaast heeft u één persoon aangewezen als contactpersoon voor de VVT-database. Aan het lidmaatschap van de VVT database zijn Algemene Voorwaarden verbonden. Ondersteuning en meer informatie ActiZ biedt ondersteuning aan de aangesloten organisaties. De helpdesk is bereikbaar via onderstaande gegevens. De helpdesk streeft ernaar uw vraag binnen vijf werkdagen te beantwoorden. ActiZ werkt continu aan de ontwikkeling van de VVT database. We proberen de ontwikkelingen zo snel mogelijk in deze handleiding op te nemen, maar het kan voorkomen dat u een onvolledigheid tegenkomt. Neem dan alstublieft contact op met de helpdesk. Contactgegevens helpdesk VVT database: E: vvtdatabase@actiz.nl Ten slotte Als beheerder maakt u geregeld gebruik van de VVT database. Heeft u opmerkingen, wensen of tips die het gebruik van de database vergemakkelijken of kunnen verbeteren dan horen we dat graag! Handleiding VVT database 3
2. Algemene toegangsinformatie De eerste keer inloggen Nadat u een locatie heeft aangemeld, ontvangt uw locatiebeheerder een mail met inloginstructies voor de VVT database. Beheren en wijzigen van gegevens Is uw organisatie lid van ActiZ, dan logt u in op het ledennet www.actiz.nl/loginpagina. Log in en Kies voor Mijn locaties(zie paarse blok rechtsboven) Is uw organisatie GEEN lid van ActiZ, dan logt u in op http://vvtdatabase.actiz.nl. Na het inloggen kunt u gegevens van uw locatie(s) beheren en wijzigen. Op de home pagina staat helpdesk informatie en verschillende downloads. Downloads: U kunt de volgende documenten vinden op de Helpdeskpagina. Algemene Voorwaarden ActiZ leden Algemene Voorwaarden niet-leden Aanmeldingsformulier Afmeldingsformulier Handleiding VVT-database Verder kunt u naar: Mijn locaties Wachtwoord wijzigen Uitloggen Pagina: Mijn locaties De locatie(s) die aan uw e-mailadres gekoppeld zijn staan in beeld ID Locatie Actief Laatst gewijzigd Bekijken VVTdatabase code Naam van de locatie Actief Ja of Nee Toont laatste datum waarop er wijzigingen zijn Overzicht van ingevulde gegevens Let op: Wanneer uw organisatie door levert naar ZorgkaartNederland of KiesvoorjeZorg worden de NAW-gegevens niet automatisch meegeleverd. Past u de naam aan in de VVT database, dan moet u deze wijziging ook daar doorgeven. Handleiding VVT database 4
Printen overzicht locatiegegevens: Wilt u een overzicht van de ingevulde locatiegegevens, dit kunt u vinden op: Mijn locaties. Achter iedere locatie kunt u kiezen voor klik hier. Daarna kunt u alles selecteren(ctrl A), daarna kopiëren(ctrl C) en plakken(ctrl V) en afdrukken (Ctrl P). Locatiegegevens wijzigen Kies de naam van de juiste locatie waarvan u de gegevens wilt controleren of wijzigen. Wat ziet u op deze pagina: Locatiebeheerders: Hier staan de personen die via hun emailadres verbonden zijn aan de locatie Locatietypes Hier staat aangegeven welk zorgtype uw locatie heeft. U kunt het locatietype van de locatie wijzigen: Let op: bij het uitvinken van een locatietype gaat de data die bij dit type was ingevoerd, verloren. Overzicht abonnement(en) voor deze locatie Hier staat aangegeven welke abonnementen u gekozen heeft voor doorlevering Categorieën Kies de categorie waar u gegevens wilt invullen/wijzigen Handleiding VVT database 5
3. Invullen van de categorieën Afhankelijk van het locatietype(zorgtype) kunt u door te klikken op een categorie de bijbehorende velden invullen. Categorieën waar een gele driehoek zichtbaar is, bevatten verplichte kenmerken(*). Onderaan de pagina s kunt u kiezen voor opslaan en stoppen en opslaan en verder en annuleren. Bij opslaan en verder gaat u naar de volgende categorie. Bij de andere 2 keuzes gaat u terug naar de locatiepagina. Bij de meeste velden verschijnt een helptekst. Lees deze tekst goed voordat u het veld invoert. Categorieën U komt verschillende soorten velden tegen bij iedere categorie, deze worden hieronder beschreven. Invulveld: Dit is een vrij in te vullen tekstveld voorzien van helptekst Keuzeveld: Hier kunt u keuzes uit het linkermenu verplaatsen naar het rechtermenu, deze worden dan getoond op kiesbeter.nl Foto: Kies een foto (of logo) op uw computer met de bladerknop. Minimale breedte mag zijn 400X600 pixels met een maximale grootte van 400 kb. Formaat in jpg, png, gif. Geen txt of doc-files plaatsen. Film: Vul hier een youtubelink in. Tekstblok: Hier kunt u vrije tekst invoeren, met alineas e.d. Handleiding VVT database 6
Editor voor blokken met tekst Bijvoorbeeld voor het veld Bezoekadressen' bij Naam en adresgegevens. Met behulp van deze editor kunt u stukken tekst overzichtelijk weergeven. U kunt hier gebruik maken van: Opsommingsteken Met behulp van dit teken kunt u ongenummerde lijsten aanmaken, wijzigen en verwijderen. Nummering Ongedaan Opnieuw Met behulp van dit teken kunt u genummerde lijsten aanmaken, wijzigen en verwijderen. maken Met behulp van dit teken kunt u wijzigingen ongedaan maken. Met behulp van dit teken kunt u wijzigingen weer herstellen. Opmaak verwijderen Handleiding VVT database 7