Versie: juni 2012 Handleiding Self Service 1
Inhoud Welkom Evenement aanpassen Stap 1. Stap 2. Stap 3. Stap 4. Evenement opzoeken Aanpassen Check aangepaste gegevens en versturen Bewerk je zojuist verstuurde evenementen Nieuw evenement invoeren Stap 1. Stap 2. Stap 3. Voer nieuw evenement in Check ingevoerde gegevens en versturen Bewerk je zojuist verstuurde evenementen 2
Welkom Deze handleiding legt in een aantal stappen uit hoe je een evenement kunt aanpassen of een nieuw evenement in kunt voeren. Wanneer je inlogt zie je een lijst met alle ingevoerde events staan. Dit zijn alle evenementen die op je locatie(s) zijn ingevoerd. Dit betreffen zowel evenementen die door jezelf als door Uitservice zijn ingevoerd. Je kunt deze evenementen bekijken en aangeven of deze zijn uitverkocht of geannuleerd. Aan de linkerkant in de Selfservice vind je een blok met vier verschillende menu s. Het menu Evenement invoeren Hier kun je alle gegevens omtrent een nieuw evenement invoeren. Het menu concepten Dit menu bevat evenementen die door jezelf zijn aangemaakt maar die nog niet verstuurd zijn naar Uitservice. Wanneer je een evenement aanpast of een nieuw evenement aanmaakt hoef je niet direct het hele evenement compleet in te voeren. Wanneer je stopt met invoeren kun je op een later tijdstip het evenement afmaken, je evenement verschijnt dan in het menu concepten. Het menu verstuurde events Hier staan alle ingevoerde evenementen die verstuurd zijn naar Uitservice. Uitservice zal dit evenement bekijken en accorderen. Wanneer Uitservice je evenement goedgekeurd heeft verdwijnt deze uit het menu verstuurde events en zal deze te vinden zijn in het menu alle ingevoerde events. Het menu alle ingevoerde events Hier staan alle evenementen die zijn goedgekeurd door Uitservice en die te zien zijn op onder andere VanPlan.nl 3
Evenement aanpassen STAP 1. Evenement opzoeken Ga naar alle ingevoerde events. Je komt nu in een scherm waar je alle evenementen ziet staan die op je locatie zijn ingevoerd. Dit betreft evenementen die zowel door jezelf als door Uitservice zijn ingevoerd. Hier kun je de evenementen bekijken en nadat je de detailpagina hebt geopend ook aanpassen. Tevens kun je hier al aangeven of een evenement geannuleerd of uitverkocht is. evenement opzoeken 1 STAP 2. Aanpassen Nadat je hebt gekozen voor bekijk en aanpassen kom je in het het aanpassen menu. Hier opent zich een scherm met 6 verschillende tabbladen. Je moet deze tabbladen 1 voor 1 doorlopen. In het tabblad evenement wordt de titel, de beschrijving en de url(website) van het evenement weergegeven. Deze gegevens zijn niet te wijzigen. Indien je hier fouten in ziet dat kun je het beste de gegevens kopiëren naar het veld aangepaste uitgebreide omschrijving en hier de gegevens aanpassen/vullen. 4
aanpassen 2 Voor alle tabbladen geldt: veel gegevens zijn niet te verwijderen, je kunt alleen aanvullingen doen. Wil je toch iets verwijderd hebben of iets aangepast hebben dat je zelf niet kunt doen, stuur dan een mailtje naar info@uitservice.nl. Denk erom dat je alleen rechtenvrije foto s mag plaatsen. Indien naamsvermelding van fotograaf verplicht is kun je de naam van de fotograaf vermelden in het desbetreffende veld Fotograaf. Een video voeg je toe door op www.youtube.com het betreffende filmpje te openen en de link/url hiervan te kopieren in de witte balk. Persberichten worden niet zichtbaar op de website, maar worden gebruikt voor eventuele contactgegevens en redactionele artikelen in bijvoorbeeld de agenda van het Dagblad van het Noorden of de Leeuwarder Courant. 5
Het vierde tabblad geeft de data van de evenement(en) aan. Let op dat je bij Tijd van de aanvangstijd invoert en niet de tijd van wanneer de zaal geopend is. In het veld uitzonderingen kun je afwijkende informatie kwijt zoals een tijd van bijvoorbeeld een première of try out voorstelling of een inleiding voorafgaand aan de voorstelling. Tot slot kun je de kosten van het evenement controleren/aanvullen. In het toelichting veld kun je afwijkende prijs informatie invoeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens van wanneer een bepaalde voorstelling qua prijzen afwijkt van de rest of aanvullende informatie omtrent de prijs. Bijvoorbeeld inclusief materiaal of consumptie. STAP 3. Check aangepaste gegevens en versturen Als je alle gegevens hebt aangepast verschijnt er een scherm met alle ingevoerde gegevens. Klik vervolgens, als alle gegevens juist zijn, op de groene verstuurbutton. check en versturen 3 STAP 4. Bewerk je zojuist verstuurde evenementen Je komt nu in een scherm waarin een overzicht te zien is van alle evenementen die zijn aangemeld bij Uitservice, maar nog niet zijn goedgekeurd. Desgewenst kun je nog wijzigingen aanbrengen in de ingevoerde gegevens van deze evenementen. Na goedkeuren van een evenement door Uitservice verdwijnt het evenement uit deze lijst. 6
verstuurde evenementen 4 Er verschijnt nu een scherm met daarin een overzicht van alle verstuurde items. Deze informatie wordt doorgestuurd naar Uitservice. Zij behandelen je gegevens en zullen een akkoord geven of contact met je opnemen indien gegevens onjuist of niet duidelijk zijn ingevoerd. Let op: pas na goedkeuren van de gegevens zal het evenement zichtbaar zijn op www.vanplan.nl, Dagblad van het Noorden, Leeuwarder Courant, RTV Noord, Noorderland en op alle sites van de weekbladen van NDC mediagroep. Het kan zijn dat je evenement niet binnen het uitgeefgebied van één van deze titels valt. Het evenement wordt dan niet meegenomen in deze titel, maar wordt wel zichtbaar bij andere titels. Nieuw evenement invoeren STAP 1. Voer nieuw evenement in Kies je ervoor om een nieuw evenement in te voeren dan kom je binnen in het tabblad Locatie. Hier kies je de locatie van het evenement. Ontbreekt er een locatie, neem dan contact op met Uitservice, 050 5844207. Daarna ga je met de knop verder naar het tabblad evenement. Hier voer je de basisgegevens van het evenement in. Wanneer het evenement een naam heeft wordt dit als titel vermeld. De naam van de uitvoerende(n) wordt niet ingevoerd bij de titel maar bij de samenvatting en uitgebreide omschrijving. De uitgebreide omschrijving wordt gebruikt voor o.a. websites, de korte omschrijving voor de kranten. In de uitgebreide omschrijving wordt alle overige informatie vermeld. Hier kan men denken aan achtergrondinformatie, extra informatie omtrent het programma, de naam 7
van de organisatie en andere belangrijke informatie. In de uitgebreide informatie worden geen gegevens vermeld over de locatie, prijs en aanvangstijden. Dit wordt verderop in de module ingevoerd. evenement 1 Nadat je deze gegevens in hebt gevoerd ga je verder. Je komt in het scherm Rubrieken. Hier kun je alle rubrieken die iets over het evenement zeggen selecteren. Als voorbeeld het koor Femme Vocale met het programma Around the World dat bekende en onbekende pop en jazznummers bevat heeft als rubrieken Muziek-koor, Muziek- jazz en Muziek- pop. rubrieken 2 8
Zodra er rubriek(en) geselecteerd zijn kun je foto s, video s en persberichten uploaden. Een video voeg je toe door op www.youtube.com het betreffende filmpje te openen en de link/url hiervan te kopieren in de witte balk. Denk erom dat je alleen rechtenvrije foto s mag plaatsen. Indien naamsvermelding van fotograaf verplicht is kun je de naam van de fotograaf vermelden in het desbetreffende veld Fotograaf Persberichten worden niet zichtbaar op de website, maar worden gebruikt voor eventuele contactgegevens en redactionele artikelen in bijvoorbeeld de agenda van het Dagblad van het Noorden of de Leeuwarder Courant. video/foto 3 Na het uploaden van fotomateriaal en persberichten kun je aangeven op welke datum/ data het evenement wordt gehouden in het scherm Data. Voer een start- en eventueel een einddatum in. Selecteer de dag of dagen en voer tijden in. Per dag kun je ook meerdere tijden invoeren door gebruik te maken van de button extra tijd toevoegen. 9
data 4 Let op dat je bij Tijd van de aanvangstijd invoert en niet de tijd van wanneer de zaal geopend is. In het veld uitzonderingen kun je afwijkende informatie kwijt zoals een tijd van bijvoorbeeld een première of try out voorstelling of een inleiding voorafgaand aan de voorstelling. Tot slot kun je aangeven wat de kosten van het evenement zijn. In het toelichting veld kun je afwijkende prijs informatie invoeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens van wanneer een bepaalde voorstelling qua prijzen afwijkt van de rest of aanvullende informatie omtrent de prijs. Bijvoorbeeld inclusief materiaal of consumptie. prijzen 5 10
STAP 2. Check ingevoerde gegevens en versturen Als je alle gegevens hebt aangepast verschijnt er een scherm met alle ingevoerde gegevens. Klik vervolgens, als alle gegevens juist zijn, op de groene verstuurbutton. check en versturen 2 STAP 3. Bewerk je zojuist verstuurde evenementen Je komt nu in een scherm waarin een overzicht te zien is van alle evenementen die zijn aangemeld bij Uitservice, maar nog niet zijn goedgekeurd. Desgewenst kun je nog wijzigingen aanbrengen in de ingevoerde gegevens van deze evenementen. Na goedkeuren van een evenement door Uitservice verdwijnt het evenement uit deze lijst. verstuurde evenementen 11
Er verschijnt nu een scherm met daarin een overzicht van de door jou verstuurde items. Deze informatie wordt doorgestuurd naar Uitservice. Zij behandelen je gegevens en zullen een akkoord geven of contact met je opnemen indien gegevens onjuist of niet duidelijk zijn ingevoerd. Let op: pas na goedkeuren van de gegevens zal het evenement zichtbaar zijn op www.vanplan.nl, Dagblad van het Noorden, Leeuwarder Courant, RTV Noord, Noorderland en op alle sites van de weekbladen van NDC Mediagroep. Het kan zijn dat je evenement niet binnen het uitgeefgebied van één van deze titels valt. Het evenement wordt dan niet meegenomen in deze titel, maar wordt wel zichtbaar bij andere titels. Je bent nu klaar met het het aanmelden of aanpassen van je evenement, bedankt hiervoor! Uitservice 050-5844207 info@uitservice.nl www.uitservice.nl 12