Nota gemeente Evenementenbeleid Afdeling Juridische Zaken en Veiligheid Oktober 2004
INHOUDSOPGAVE AANLEIDING... 4 LEESWIJZER... 4 1 EVENEMENTEN... 6 1.1 GROTE EN KLEINE EVENEMENTEN... 6 2 HUIDIGE PROBLEMATIEK OMTRENT EVENEMENTEN... 8 2.1 OVERBELASTING EN SCHADE AAN LOCATIES... 8 2.2 EINDTIJDEN EN GELUID VAN EEN EVENEMENT... 8 2.3 HUISVESTING EN TIJDELIJKE BOUWSELS... 8 2.4 ALCOHOLISCHE DRANKEN... 8 2.5 VERKEERSPROBLEMEN EN VERKEERSREGELAARS... 9 2.6 LEGESHEFFING... 9 2.7 CALAMITEITEN... 9 2.8 KLACHTEN... 9 3 ALGEMEEN EVENEMENTENBELEID... 10 3.1 OVERBELASTING EN SCHADE AAN LOCATIES... 10 3.2 EINDTIJDEN EN GELUIDSNORMEN TIJDENS EEN EVENEMENT... 11 3.3 HUISVESTING EN TIJDELIJKE BOUWSELS... 13 3.4 ALCOHOLISCHE DRANKEN... 14 3.5 VERKEERSPROBLEMEN EN VERKEERSREGELAARS... 15 3.6 LEGESHEFFING... 17 3.7 CALAMITEITEN... 17 3.8 KLACHTEN... 18 4 PROCEDURE EVENEMENTENVERGUNNING... 20 4.1 AANVRAAG EVENEMENTENVERGUNNING... 20 4.2 WEIGERINGSBESLUIT... 20 4.3 BESLUIT TOT VERLENEN VERGUNNING... 20 4.4 BESLISTERMIJN... 20 5 RISICO-INVENTARISATIE... 22 5.1 STAPPENPLAN RISICO-INVENTARISATIE... 22 5.2 DE TOETSINGSMATRIX... 23 6 PROCEDURE VASTSTELLING EVENEMENTENKALENDER... 28 7 CONTROLE EN HANDHAVING... 30
8 INVOERING EVENEMENTENBELEID... 32 8.1 PLANNING EN INSPRAAK EVENEMENTENBELEID... 32 8.2 BELEIDSWIJZIGING EN OVERGANGSTERMIJN... 32 BIJLAGEN... 33 ALGEMENE REGELS BETREFFENDE TIJDELIJKE BOUWSELS EN TENTEN... 34 KALENDER JAARLIJKSE EVENEMENTEN OP DATUM.... 36 AANVRAAGFORMULIER EVENEMENTENVERGUNNING... 39 TOELICHTING OP HET AANVRAAGFORMULIER... 46 OVERIGE ALGEMENE VOORSCHRIFTEN... 48 STROOMSCHEMA S: PROCEDURE EVENEMENTENKALENDER EN PROCESSTRUCTUUR EVENEMENTENVERGUNNING
Aanleiding Binnen de gemeente Wijdemeren vindt jaarlijks een aantal evenementen plaats. Er is een groot aantal vaste jaarlijkse evenementen. Hierbij valt te denken aan de carnavalsoptochten, hardloopwedstrijden, festivals. In deze notitie wordt echter geen onderscheid gemaakt tussen evenementen die binnen of buiten georganiseerd worden. Vanuit het oogpunt van eenduidigheid is het namelijk aan te raden om de complexiteit tot een minimum te beperken. De gemeente is voor de organisatoren van evenementen één van de belangrijkste actoren. De gemeente bepaalt namelijk of het evenement doorgang kan vinden aan de hand van criteria die de APV en overige wet- en regelgeving stellen. Daarnaast kan de organisatie van het evenement bij de gemeente subsidies aanvragen voor het betreffende evenement. Tot slot heeft de gemeente ook een een faciliterende rol bij evenementen. In de voorliggende notitie worden oplossingen gepresenteerd voor knelpunten en wordt gezocht naar een eenduidig evenementenbeleid voor de gehele gemeente. Dit vanuit het oogpunt om voor alle partijen, die belang hebben bij het organiseren van een evenement, duidelijkheid te creëren. Gelet op het bovenstaande is een nieuw evenementenbeleid ontwikkeld. De doelstelling van dit evenementenbeleid is: Evenementen bevorderen de leefbaarheid van de samenleving. De doelstelling van de gemeente is in beginsel het houden van evenementen te ondersteunen. De negatieve aspecten moeten worden beperkt en zo mogelijk worden weggenomen. Leeswijzer In het eerste hoofdstuk wordt behandeld wat een evenement nu precies inhoudt. Hierbij wordt er ook onderscheid gemaakt tussen grote- en kleine evenementen. Hoofdstuk twee staat in het teken van de problematiek die zich voordoet bij evenementen. Er is in dit hoofdstuk onderscheid gemaakt tussen 8 verschillende vraagstukken die rijzen bij de gedachte aan evenementen. Er worden een aantal vragen gesteld die vervolgens verder worden uiteengezet en beantwoord in de gelijknamige paragrafen van hoofdstuk drie. In hoofdstuk 3 worden de vraagstukken die in hoofdstuk 2 staan verder inhoudelijk beantwoord. Hoofdstuk vier brengt de procedure voor vergunningverlening in beeld. In dit hoofdstuk wordt er aandacht besteed aan de aanvraag, het besluit op de aanvraag en de beslistermijn. Het vijfde hoofdstuk behandelt een nieuwe vorm van risico-inventarisatie voor evenementen. De risicomatrix is een makkelijk toe te passen hulpmiddel om inzichtelijk te maken welke risico s er aan een evenement kleven. In hoofdstuk 6 wordt er vervolgens een voorstel gedaan voor een vaststaande evenementenkalender voor grote evenementen. Ook wordt er in dit hoofdstuk stil gestaan bij de wijze waarom deze kalender samengesteld dient te worden. De controle en handhaving tijdens evenementen worden in hoofdstuk zeven naar voren gebracht. Ten slotte zal in hoofdstuk acht de invoering van dit evenementenbeleid worden belicht.
1 Evenementen In de Algemene Plaatselijke Verordening (artikel 2.2.1) van de gemeente wordt onder een evenement verstaan; Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Hieronder wordt ook verstaan een herdenkingsplechtigheid. De volgende uitzonderingen zijn hierop van toepassing: a. bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; b. markten als bedoeld in artikel 151 van de Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in de artikelen 2.1.2.1, 2.1.4.1, 2.1.4.2 en 2.1.4.3 van deze verordening; g. sportwedstrijden. Evenementen zijn belangrijk voor de gemeenschap. Zij vervullen vaak een functie in het versterken van de saamhorigheid binnen de kernen en de naamsbekendheid van de gemeente buiten het eigen grondgebied. De gemeente heeft er daarom belang bij dat er voldoende evenementen klein en groot blijven plaatsvinden in de gemeente. Naast de hierboven genoemde positieve aspecten hebben evenementen ook negatieve kanten. Zo kunnen evenementen overlast veroorzaken voor mensen die dicht bij de evenementenlocaties wonen en werken. De overlast heeft niet alleen met geluid te maken. Ook de bereikbaarheid van de woning of het bedrijf, het tijdelijk verdwijnen van parkeerplaatsen, verkeersopstoppingen en vervuiling van de openbare ruimte zijn nadelige effecten van evenementen. 1.1 Grote en kleine evenementen De eerste vraag die zich voordoet bij het definiëren van het begrip evenement, is de vraag wat onder een groot dan wel klein evenement wordt verstaan. Hieronder worden deze termen verder uitgewerkt. Grote evenementen Grote evenementen zijn evenementen waarvan de gemeente op basis van de plannen van de organisator voorziet dat ze een belasting kunnen vormen voor de leefomgeving. Het zijn evenementen waar een combinaties van de volgende zaken aan de orde komen: 1. Er vindt versterkte muziek of omroepactiviteiten plaats. 2. Er worden meer dan 100 mensen verwacht 3. Er worden alcoholische dranken geschonken. 4. Er vinden veel verkeersbewegingen plaats. 5. Er is sprake van juridisch gecompliceerde wetgeving 6. Er is sprake van meerdere vergunningen binnen één aanvraag 7. Er is sprake van een evenement met een open karakter. (Dit houdt in dat het evenement niet alleen gepromoot wordt onder de lokale bevolking, maar actief getracht wordt om een zo groot mogelijk publiek te trekken) 8. Het evenement heeft in voorgaande jaren direct of indirect- geleid tot overlast.
De volgende jaarlijks terugkerende evenementen zijn in ieder geval grote evenementen. De veemarkt/ braderie in s-graveland, Het jaarlijkse Zomerspektakel in Nederhorst den Berg, de Drie Dorpenloop, het zomeravondfestival in Loosdrecht, Ronde van Overmeer, jaarmarkt Loosdrecht. In hoofdstuk 4 wordt de procedure uitgewerkt die leidt tot het verlenen van een evenementenvergunning. Kleine evenementen Kleine evenementen zijn evenementen waarvan de gemeente op basis van de plannen van de organisator voorziet dat de belasting voor de leefomgeving gering zal zijn. Hierbij vindt eveneens toetsing plaats aan de eerder genoemde 8 criteria. Voor het toestaan van grote evenementen dient een procedure van jaarplanning te worden ontwikkeld, waarbij de buurtbewoners nadrukkelijk worden betrokken. Hiertoe zal een evenementenkalender worden ontwikkeld. De evenementenkalender geeft per kern aan hoeveel en welke evenementen er mogen plaatsvinden, de eindtijd en het geluidsniveau. In hoofdstuk 5 wordt deze procedure verder uitgewerkt. Voor het aanvragen van kleine evenementen geldt een meldingsplicht. Aan de hand van de verstrekte informatie op het standaard evenementenformulier, gecombineerd met de 8 criteria, wordt door het afdelingshoofd JZ&V beoordeeld of het evenement meldings- danwel vergunningplichtig is. De indieningstermijn voor de aanvraag te weten 8 weken voorafgaand aan het evenement, geldt in beginsel voor alle evenementen.
2 Huidige problematiek omtrent evenementen In dit hoofdstuk wordt aangegeven waar er in de huidige situatie knelpunten bij evenementen ontstaan. Allereerst wordt een algemene stelling gegeven met een aantal vragen die deze stelling oproept. Deze vragen worden in hoofdstuk 3 inhoudelijk verder beantwoord. 2.1 Overbelasting en schade aan locaties Een nadelig gevolg van evenementen kan zijn dat er schade ontstaat op de locatie waar het evenement gehouden wordt. De onderstaande vragen over dit onderwerp worden in paragraaf 3.1 verder uiteengezet en beantwoord: -Hoe kan voorkomen worden dat er schade ontstaat aan locaties? -Wie is er voor eventueel toegebrachte schade aansprakelijk? 2.2 Eindtijden en geluid van een evenement Het organiseren van evenementen kan leiden tot een belasting voor de leefomgeving. De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.2 verder uiteengezet en beantwoord: -Wat is het motief om over te gaan tot eenduidig beleid voor het stellen van eindtijden bij evenementen? -Welke geluidsnormen moeten in acht worden genomen? -Welke eindtijden worden verbonden aan het schenken van alcoholische dranken tijdens het evenement? 2.3 Huisvesting en tijdelijke bouwsels Voor een goede inschatting van de risico s van het evenement moeten duidelijke regels gesteld worden op het gebied van huisvesting (waar vindt het evenement plaats?) en het plaatsen van tijdelijke bouwsels. (bijvoorbeeld tenten, podia) De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.3. verder uiteengezet en beantwoord: -Welke eisen moeten worden gesteld aan het plaatsen van tijdelijke bouwsels? -Wat is de rol van de organisator op het gebied van de (brand)veiligheid? 2.4 Alcoholische dranken Evenementen gaan vaak gepaard met het verstrekken van alcoholische dranken. Uit het oogpunt van Volksgezondheid en handhaving van de Openbare Orde moeten de grenzen duidelijk zijn voor de verstrekking van alcohol tijdens evenementen. De onderstaande vragen wordt in paragraaf 3.4 verder uiteengezet en beantwoord: -Welke wettelijke regelgeving is op het schenken van alcohol tijdens evenementen van toepassing? -Hoe worden deze regels gehandhaafd?
2.5 Verkeersproblemen en Verkeersregelaars De toestroom van bezoekers bij evenementen, en het afzetten van wegen, kan leiden tot knelpunten in de doorstroming van het verkeer. De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.5 verder uiteengezet en beantwoord: -Hoe gaan we om met het regelen van de verkeersstromen die ontstaan bij evenementen? -Hoe zorgen we ervoor dat wegen voor politie en hulpverleningsdiensten ten allen tijde bereikbaar blijven? 2.6 Legesheffing Voor het afgeven van een evenementenvergunning worden door de gemeente leges geheven. Het is voor de organisatoren van evenementen belangrijk om te weten met welke kosten ze rekening moeten houden. De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.6 verder uiteengezet en beantwoord: -Hoe gaan we om met het berekenen van leges bij het houden van evenementen? -Hoe voorkomen we dat betalingsverplichtingen niet nagekomen worden? -Hoe gaan we om met het gebruik van gemeentelijke goederen? 2.7 Calamiteiten Het organiseren van evenementen levert een groter potentieel risico op het ontstaan van calamiteiten. Het beperken van deze risico s dan wel vooraf uitsluiten hiervan, is een belangrijk onderdeel in de procedure van evenementenvergunningen. De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.7 verder uiteengezet en beantwoord: -Hoe kan het risico op ordeverstoringen en calamiteiten zo beperkt mogelijk blijven? -Wat is de norm van het aantal aan te stellen gecertificeerde beveiligers tijdens evenementen? -Wat wordt er van de organisator verwacht op het terrein van informatievoorziening rond de getroffen voorzorgsmaatregelen? 2.8 Klachten Het kan voorkomen dat een aanvraag niet naar volle tevredenheid van de aanvrager wordt afgehandeld. Ook kunnen omwonenden bezwaren hebben tegen het voornemen een evenement te organiseren. De onderstaande vragen worden in paragraaf 3.8 verder uiteengezet en beantwoord: -Waar kunnen organisatoren en omwonenden met klachten terecht? -Welke procedures bestaan er voor het behandelen van klachten?
3 Algemeen evenementenbeleid Tijdens het houden van evenementen wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt, met name voor bewoners rond een evenement. In hoofdstuk 1 van deze nota evenementenbeleid zijn dan ook twee doelstellingen genoemd. Enerzijds het bevorderen van evenementen, anderzijds het tegengaan van de negatieve aspecten van evenementen, waaronder overlast en eventuele schade. In hoofdstuk 2 zijn zaken opgesomd die beter geregeld kunnen worden en daarom tevens vastgelegd moeten worden in beleid. In dit hoofdstuk komen dezelfde zaken weer aan bod, maar dan toegelicht vanaf de andere kant. Dus het antwoord op de in hoofdstuk twee gestelde vragen. 3.1 Overbelasting en schade aan locaties De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Hoe kan voorkomen worden dat er schade ontstaat aan locaties? -Wie is er voor eventueel toegebrachte schade aansprakelijk? Het aantal klachten van omwonenden dan wel geconstateerde schades geeft vooralsnog geen directe reden tot het treffen van aanvullende maatregelen op de bekende evenementenlocaties. Toch is het raadzaam om hier wel over na te denken. Vooral wanneer er schade aan bomen en / of planten geconstateerd wordt is het raadzaam om in het beleid vastgelegd te hebben hoe er gehandeld dient te worden om verrassingen achteraf te voorkomen. De verantwoordelijkheid voor het voorkomen van schade tijdens het evenement ligt bij de organisator van het betreffende evenement. Eventueel aan het evenementengebied toegebrachte schade zal uiteraard verhaald dienen te worden bij de organisator van het betreffende evenement. In de te verlenen evenementenvergunning moet expliciet worden vermeld dat voor schade aan derden de gemeente in geen geval aansprakelijk kan worden gesteld. Wanneer er derden zijn die schade in materiele zin hebben opgelopen, dienen zij dit te melden aan de organisator van het betreffende evenement. Bij de behandeling van een aanvraag voor het evenement zal, in overleg met instanties als bijvoorbeeld de regiopolitie, moeten worden vastgesteld welke toedeling van verantwoordelijkheden er tijdens het evenement bestaat tussen gemeente en organisatie. Deze afspraken zullen vervolgens worden vastgelegd in de vergunningvoorwaarden. Om overbelasting van kernen en hulpdiensten te voorkomen zal de burgemeester aan de hand van de op te stellen evenementenkalender vooraf toetsen of het aantal grote evenementen per kern toelaatbaar is. Hierbij zal het aspect Openbare orde en Veiligheid het belangrijkste toetsingscriterium zijn. Voor kleine evenementen is het niet noodzakelijk een maximum te stellen.
3.2 Eindtijden en geluidsnormen tijdens een evenement De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Wat zijn de motieven om over te gaan tot eenduidig beleid op het gebied van eindtijden voor evenementen? -Welke geluidsnormen moeten in acht worden genomen? -Welke eindtijden worden verbonden aan het schenken van alcoholische dranken tijdens het evenement? Eindtijden evenement Het motief voor om over te gaan tot het stellen van eindtijden aan evenementen ligt voor een belangrijk deel op het terrein van het beheersen van de openbare orde en het voorkomen van overlast voor de leefomgeving. Het aanhouden van vaste eindtijden voor evenementen heeft als voordeel dat vooraf al duidelijk vaststaat tot welk tijdstip een evenement doorgang kan vinden. Op deze manier weten organisatie, omwonenden en bezoekers vooraf waar men aan toe is. De onderstaande eindtijden zullen worden gehanteerd voor alle evenementen. Deze tijden zijn in principe gelijk aan de sluitingstijden voor horeca-inrichtingen die in de APV onder artikel 2.3.1.4 vermeld staan. De tijden zijn: Van zondag tot en met donderdag tot maximaal 01.00 uur de volgende dag; Vrijdag en zaterdag tot maximaal 02.00 uur de volgende dag. Indien er bijzondere omstandigheden zijn, dan kan de burgemeester besluiten om ontheffing te verlenen voor het afwijken van de bovenstaande eindtijden. Geluidsnormen en eindtijden Het motief dat genoemd is voor het stellen van eindtijden is ook van toepassing op het stellen van geluidsnormen. Ook hierbij staat het beschermen van de leefomgeving voorop. Door het stellen geluidsnormen wordt enerzijds aangegeven wat voor de leefomgeving aanvaardbaar wordt geacht en anderzijds geven vastgestelde normen het gemeentebestuur een instrument om gericht handhavend op te kunnen treden. Voor wat betreft het ten gehore brengen van versterkte mechanische dan wel levende muziek kan de gemeente tijdelijk ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 4.1.7 lid 1van de APV (geluidhinder). Artikel 4.1.7 lid 1 van de APV luidt als volgt: Het is verboden toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten op een zodanige wijze dat voor een omwonende of overigens voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt. Daarnaast heeft de gemeente de mogelijkheid om op grond van artikel 4.1.3 lid 1 en 2 ontheffing te verlenen van het Besluit horeca-, sport en recreatie-inrichtingen milieubeheer voor inrichtingen die onder dit besluit vallen. De artikelen 4.1.3 lid 1 en 2 luiden als volgt: 1. Het is een inrichting toegestaan maximaal zes incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de voorschriften 1.1.1, 1.1.5, 1.1.7 en 1.1.8 uit de bijlage onder B van het Besluit niet van toepassing zijn, mits de houder van de inrichting tenminste twee weken voor de aanvang van de festiviteite burgemeester en wethouders daarvan in kennis heeft gesteld. 2. Het is een inrichting toegestaan maximaal zes incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij het voorschrift 1.5.1 uit de bijlage
onder B van het Besluit niet van toepassing is, mits de houder van de inrichting tenminste twee weken voor de aanvang van de festiviteit burgemeester en wethouders daarvan in kennis heeft gesteld. Indien er een evenement plaatsvindt moet de geluidsoverlast voor de directe omgeving zoveel mogelijk worden beperkt. Hierbij worden de onderstaande criteria in acht genomen. In het geval van een kermis, of gelijkwaardige evenementen in de openlucht wordt een absoluut toegelaten bronvermogen gehanteerd van 85 db(a) op een afstand van twee meter vóór de boxen. Voor evenementen die plaatsvinden in tenten is het mogelijkheid om ontheffing te verlenen tot een maximum van 95 db(a) gemeten op een afstand van twee meter vóór de boxen. Daarbij wordt als voorwaarde in de vergunning gesteld dat de geluidsboxen in de tent gericht moeten zijn naar het podium. Naleving van deze ontheffing kan worden afgedwongen door een verplichting op te nemen in de vergunning voor het aanbrengen van een limiter. Er is sprake van een bewuste scheiding van geluidsnormeringen. De achterliggende reden hierbij is dat bijvoorbeeld een kermis gedurende een langere periode geluidsoverlast veroorzaakt dat een eenmalige feestavond. Om de leefomgeving bescherming te bieden is het gerechtvaardigd dat in dergelijke gevallen een lager aantal toegestane db(a) s wordt gehanteerd. Overigens is de normering voor kermissen in overeenstemming met de landelijke richtlijn. De eindtijden van de geluidsproductie wordt gesteld op een 60 minuten voor de eindtijd van het evenement. Drankverstrekking en eindtijden Bij het schenken van alcoholische dranken is het noodzakelijk eindtijden te stellen aan het verstrekken van alcohol. Door het stellen van deze eindtijden wordt bereikt dat de afbouw van het evenement in een fasering plaatsvindt. Deze fasering zorgt voor een betere grip op de stroom van bezoekers die het evenement verlaten. De eindtijden voor het verstrekken van deze dranken wordt gesteld op 30 minuten voor de eindtijd van het evenement. Overzicht eindtijden: 60 minuten voor sluiting Geluidproductie 30 minuten voor sluiting Drankverstrekking Sluiting Einde evenement
3.3 Huisvesting en tijdelijke bouwsels 1 De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Welke eisen moeten worden gesteld aan het plaatsen van tijdelijke bouwsels? -Wat is de rol van de organisator op het gebied van de (brand)veiligheid? Naast de locatie van het evenement is het erg belangrijk om inzicht te hebben in de locatie waar het evenement georganiseerd wordt. Zowel bij evenementen in een gebouw als openluchtevenementen dient er nagedacht te worden over eventuele vluchtroutes en dergelijke in het geval van een calamiteit. Er vinden ook evenementen plaats waarbij tijdelijke bouwsels nodig zijn. Hierbij kan worden gedacht aan podia, tenten, tribunes en klimwanden. De veiligheid van bezoekers is een onderwerp dat veel aandacht vereist en verdient. Vooral grotere bouwsels zoals feesttenten en dergelijke dienen aan alle veiligheidseisen te voldoen. Daarnaast vinden er ook evenementen plaats waarbij andere tijdelijke bouwsels gewenst zijn. Hierbij kan worden gedacht aan klimwanden, touwbruggen, podia, tribunes en dergelijke. Deze bouwsels mogen alleen in gebruik worden genomen nadat is gebleken dat deze aan de gestelde veiligheidseisen voldoen die zijn bepaald voor het betreffende bouwsel. De afdeling Bouw- en woningtoezicht zal de bouwaanvraag toetsen aan zowel de wettelijke regelgeving, als aan andere veiligheidsaspecten die bij het plaatsen van tijdelijke bouwsels een rol spelen. Wanneer de afdeling Bouw- en Woningtoezicht een controle noodzakelijk acht, dan zal deze ter plaatse worden gehouden. Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een groot aantal veiligheidsvoorschriften. In deze voorschriften is een onderscheid gemaakt tussen kleine (tot 50 personen) en grote tenten. De voorschriften zijn opgesteld door de brandweer en zullen, voorafgaand aan en tijdens het evenement, gecontroleerd worden door de brandweer. In de bijlage van deze notitie vindt u de algemene regels over brandveiligheidseisen. De brandweer verbindt verder voorschriften aan de vergunning, die specifiek op het evenement van toepassing zijn. Ook bij evenementen in bestaande gebouwen dient er vooraf door de brandweer gecontroleerd te worden op de brandveiligheid. Deze controleert tevens of er voldoende nooduitgangen zijn, en of deze ook daadwerkelijk vrij zijn. Bij de bespreking van de vergunningaanvraag zal de brandweer aanwezig zijn om nadere afspraken te maken betreffende het evenement en de controle van de brandveiligheid. 1 In bijlage 1 zijn de regels betreffende tijdelijke bouwsels en tenten opgenomen, opgesteld door Brandweer Wijdemeren.
3.4 Alcoholische dranken De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Welke wettelijke regelgeving is op het schenken van alcohol tijdens evenementen van toepassing? -Hoe wordt deze regelgeving gehandhaafd? De regels, zoals deze opgesteld zijn in de Drank- en horecawetgeving voor het schenken van alcoholische dranken zijn bindend en hier moet dan ook strikt naar gehandeld worden. Mede hierdoor is het erg belangrijk om de belangrijkste regels op te nemen in het evenementenbeleid van de Gemeente Wijdemeren. In artikel 20 van de Drank- en Horecawet is gesteld dat aan personen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt geen alcohol verstrekt mag worden. Daarnaast mag ook geen verstrekking plaatsvinden aan personen van 16 jaar of ouder, waarvan er een redelijk vermoeden bestaat dat deze alcohol gekocht wordt voor een persoon die nog geen 16 jaar is. In hetzelfde artikel wordt gesteld dat er aan personen onder de 18 jaar onder geen beding sterke alcoholische drank verkocht mag worden. Het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is niet toegestaan. Op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet heeft de burgemeester echter de mogelijkheid om van dit verbod ontheffing te verlenen. Hierbij wordt de eis gesteld dat de verstrekking van alcohol onder onmiddellijke leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan artikel 8, lid 2 van de Drank- en Horecawet en in het bezit is van een Sociale Verklaring Hygiëne. De organisator is zelf verantwoordelijk voor het naleven van het gestelde in de Drank- en Horecawet. Wanneer er problemen in het kader van de Drank- en Horecawetgeving zijn geconstateerd bij een eerdere editie van een evenement dan zal in overleg met de Regiopolitie Gooi- en Vechtstreek worden onderzocht welke maatregelen passend zijn om herhaling te voorkomen. Daarnaast heeft de Voedsel en Waren autoriteit ook eigen bevoegdheden om handhavend tegen overtredingen van de drank- en horecawet op te treden.
3.5 Verkeersproblemen en Verkeersregelaars De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Hoe gaan we om met het regelen van de verkeersstromen die ontstaan bij de grotere evenementen? -Hoe zorgen we ervoor dat wegen voor politie en hulpverleningsdiensten ten allen tijde bereikbaar blijven? Vooral bij grote evenementen kan het verkeer ernstige hinder ondervinden van de grote stroom mensen die op de been is. Dit punt is dan ook een onderdeel dat erg goed geregeld moet worden in samenspraak met politie en betrokken ambtenaren. Daarnaast zijn ook derden zoals bijvoorbeeld Connexxion vaak betrokken bij de grote evenementen. Hierbij moet gedacht worden aan het omleiden van busroutes. De Wegenverkeerswet die op 1 mei 2000 van kracht is geworden, heeft een wijziging ondergaan op het gebied van verkeersregelaars. Hierdoor is de verplichting ontstaan om tijdens evenementen, waarbij het noodzakelijk is om het verkeer te regelen, op advies van de politie bevoegde verkeersregelaars aan te stellen. Dit is nodig bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden. De politie adviseert over de noodzaak en het aantal verkeersregelaars per evenement. Het werven van verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie. De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden gekleed in een oranje fluorescerende hes met daarop het woord verkeersregelaar, zowel op voor- als achterzijde. Voor elke kern zijn 15 hesjes beschikbaar die door de organisatie kunnen worden geleend bij de politiebureaus in de drie kernen van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast moet de organisator op de dag van het evenement in het bezit te zijn van een W.A.-verzekeringsbewijs voor de verkeersregelaars die worden ingezet. Deze verzekering wordt afgesloten in samenwerking met de stichting verkeersbrigadiers. Een verkeersregelaar van de Gemeente Wijdemeren wordt telkens voor een periode van drie jaar aangesteld. De verkeersregelaar kan alleen worden ingezet wanneer hij/zij in het bezit is van een aanstellingscertificaat die is afgegeven door gemeente Wijdemeren. Momenteel beschikt de gemeente over ongeveer 220 gecertificeerde verkeersregelaars. Organisatoren die zelf niet de beschikking hebben over voldoende regelaars zullen worden gewezen op de mogelijkheid van inhuur bij plaatselijke verenigingen. Voor wat betreft de parkeersituatie dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen verkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. De organisatie moet ervoor zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Vooral bij grote evenementen kan, door de grote toestroom van verkeer, een probleem ontstaan in de bereikbaarheid voor politie en hulpverleningsdiensten. In Wijdemeren is sprake van een aantal grote evenementen op en/of rond verkeersaders. Door grote toestroom van verkeer en afsluiting van deze verkeersaders, kunnen grote gebieden voor politie en hulpverleningsdiensten vertraagd of zelfs niet bereikbaar zijn. Bij het afsluiten van wegen zal er ten allen tijde gezorgd moeten worden voor een doorgang van hulpverleners. Op advies van politie en brandweer worden dan ook in de evenementenvergunning nadere eisen gesteld voor een goede aan-en afvoer van verkeer.
Als er sprake is van een wegafsluiting waardoor buslijnen, taxi s en hulpverleningsdiensten een andere route moeten nemen, dan moet de betrokken ambtenaar vergunningen tijdig contact opnemen met de afdeling Openbare Werken. De afdeling Openbare Werken informeert vervolgens de hulpdiensten en vervoersmaatschappijen. De bovenstaande regels zijn algemeen van aard. Per aanvraag wordt advies gevraagd aan de politie en Openbare Werken die adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden in een individueel geval.
3.6 Legesheffing De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Hoe rekenen we leges toe aan organisatoren van evenementen? -Hoe voorkomen we dat betalingsverplichtingen niet nagekomen worden? -Hoe gaan we om met het gebruik van gemeentelijke goederen? Wanneer organisatoren van evenementen niet aan hun financiële verplichtingen kunnen voldoen wordt er voor het eerstvolgende evenement dat deze organisator organiseert de onderstaande maatregel toegepast. Voor grote evenementen waarbij in het verleden betalingsproblemen plaats hebben gevonden kan het noodzakelijk zijn om een borgsysteem te hanteren. Hierbij zal voordat de aanvraag verder in behandeling wordt genomen een bedrag aan borg gestort moeten zijn. De hoogte van dit bedrag is gebaseerd op driemaal het bedrag dat per vergunning aan leges betaald moet worden. (In 2004 gemiddeld 3x 51,50= 154,50 per vergunning overeenkomstig de geldende legestabel) 3.6.1 Hoogte leges De hoogte van het bedrag dat voor het in behandeling nemen van een aanvraag in rekening wordt gebracht, is gebaseerd op de geldende legesverordening. Het totaalbedrag dat in rekening zal worden gebracht hangt nauw samen met het aantal vergunningen dat op grond van APV en bijzondere wetten (Drank- en horecawet, Wet op de kansspelen) verleend moet worden. Het is om deze reden niet mogelijk om vooraf uitsluitsel te geven over de hoogte van de in rekening te brengen leges. Voor kleinschalige evenementen waarvoor slechts een meldingsplicht geldt, zullen geen leges in rekening worden gebracht. Of een evenement beschouwd moet worden als kleinschalig, kan worden opgemaakt uit de in paragraaf 1.1. vermelde toetsingscriteria. 3.6.2 Gemeentelijke goederen In de huidige situatie heeft een organisator van een evenement de mogelijkheid om via de gemeente dranghekken en Kliko-containers te verkrijgen. Deze containers dienen door de organisator afgehaald te worden. Na de leenperiode dienen de containers leeg en schoon ingeleverd te worden. De organisator draagt zelf zorg voor een correcte afvoer van het vuilnis. (Bijvoorbeeld door de inhuur van vuilcontainers) Indien de organisator meer dranghekken en containers nodig heeft dan de gemeente in haar bezit heeft, moet de organisatie deze zelf huren bij een verhuurbedrijf. In de toekomst zullen aanvullende regels gesteld moeten worden over de bedragen die voor diensten en/of voorzieningen van de afdeling Openbare Werken betaald moeten worden. 3.7 Calamiteiten De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord. -Hoe kunnen ordeverstoringen en calamiteiten voorkomen worden? -Hoe kunnen deze twee negatieve aspecten wanneer ze reeds plaatsvinden het best bestreden worden? -Wat wordt er van de organisator verwacht op het terrein van informatievoorziening rond de getroffen voorzorgsmaatregelen?
Om veiligheidsrisico's te beperken stelt de Gemeente Wijdemeren, op advies van de politie, de organisatoren van grote evenementen verplicht gekwalificeerd beveiligingsbeambte(n) aan te stellen. Hierbij wordt in principe de norm gehanteerd van 1 beveiliger op 100 bezoekers. Op basis van ervaringsgegevens van het evenement (heeft het evenement wel of geen verhoogd veiligheidsrisico?) kan de burgemeester op grond van artikel 2.2.2 van de Algemene Plaatselijke Verordening besluiten om af te wijken van het advies van de politie. Bij grote evenementen is het verplicht een calamiteitenplan op te stellen. Het calamiteitenplan dient tenminste te bestaan uit: 1. Belangrijke contactpersonen Een opsomming van personen die betrokken zijn bij de organisatie, bij deze opsomming dienen tevens telefoonnummers vermeld te zijn waarop deze personen direct te bereiken zijn. 2. Hulpdiensten Een lijst met belangrijke telefoonnummers, hierbij valt te denken aan: brandweer, politie, evt. EHBO, evt. bewaking. Hierbij moet ook duidelijk aangegeven worden hoeveel E.H.B.O'ers aanwezig zijn, waar zij staan opgesteld en welke telefoonnummers zij hebben. 3. Overzicht van te nemen maatregelen bij: 1 Brand 2 Ernstige verstoring van de Openbare Orde 3 Wat te doen wanneer iemand onwel wordt 4 Wat te doen bij ongevallen 4. Plattegrond(en) Bij het calamiteitenplan moet ook een plattegrond(en) van het feestterrein dan wel het gebouw waar het feest georganiseerd wordt geleverd worden. Op deze plattegrond moeten de volgende zaken aangegeven worden: a. Alle aanwezige bouwsels op het feestterrein; b. Plattegrond(en) van tenten/gebouwen met daarop ingetekend: 1 In/Uitgang 2 Nooddeuren- en uitgangen 3 Brandblussers 4 Brandslanghaspels 5 Locatie evt. EHBO-post 6 Locatie evt. Brandbare stoffen. 3.8 Klachten De onderstaande vragen worden in deze paragraaf verder uiteengezet en beantwoord: -Waar kunnen organisatoren en omwonenden met klachten terecht? -Welke procedures bestaan er voor het behandelen van klachten? Indien een organisator van een evenement een klacht heeft over hoe de Gemeente Wijdemeren is omgegaan met de aanvraag, of de controles bij het evenement, dan heeft de organisator de mogelijkheid om gemeente Wijdemeren schriftelijk hiervan in kennis te stellen. De klacht zal vervolgens conform de klachtenprocedure behandelt worden. Voor klachten van omwonenden geldt in eerste instantie dat op vergunningaanvragen de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing is. Omwonenden kunnen hierbij hun zienswijze
geven bij de voorbereiding van het besluit, en een bezwaarschrift indienen na het verlenen van een vergunning. In het volgende hoofdstuk wordt hier verder op ingegaan.
4 Procedure evenementenvergunning 4.1 Aanvraag evenementenvergunning Een ieder die een evenement wil organiseren binnen de gemeente Wijdemeren moet op grond van het bepaalde in artikel 2.2.2 van de APV een aanvraag hiervoor indienen bij de burgemeester. In verband met de inspraakprocedure bij grote evenementen moet de aanvraag voor een evenement minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente zijn ontvangen. Wanneer de afdeling JZV van oordeel is dat er sprake is van een kleinschalig evenement, waarbij dit oordeel gebaseerd wordt op de in paragraaf 1.1. genoemde toetsingscriteria, dan zal deze als melding worden afgehandeld. In geval van twijfel neemt de burgemeester hierover een besluit. Voor het aanvragen van een evenementenvergunning is een aanvraagformulier evenementen ontwikkeld. Deze is opgenomen in de bijlagen van het evenementenbeleid. 4.2 Weigeringsbesluit Bij een weigeringsbesluit om een evenementenvergunning te verlenen, moet de aanvrager eerst in de gelegenheid worden gesteld om zijn zienswijze, schriftelijk of mondeling naar voren te brengen over de voorgenomen weigering (zie artikel 4:7 Awb). Wanneer er na afweging van deze zienswijzen geen redenen aanwezig zijn om af te wijken van het voorgenomen negatieve besluit, dan zal een weigeringsbesluit volgen. Bij een voorgenomen weigering, moet de vergunningaanvraag eerst aan de burgemeester worden voorgelegd. In artikel 2.2.2 van de APV van gemeente Wijdemeren zijn de volgende weigeringsgronden opgenomen in het belang van: a. de openbare orde; b. het voorkomen of beperken van overlast; c. de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; d. de zedelijkheid of gezondheid. 4.3 Besluit tot verlenen vergunning Bij een besluit tot het verlenen van een vergunning zal op grond van artikel 4:8 van de Awb allereerst de aanvraag gepubliceerd moeten worden in het Wijdemerenjournaal. Vervolgens krijgen eventuele belanghebbenden gedurende 2 weken de gelegenheid hun zienswijze op de aanvraag te geven. Worden zienswijzen ingediend dan zullen deze worden afgewogen bij het besluit om al dan niet vergunning te verlenen. Wanneer er geen zienswijzen zijn ingediend, dan wordt na afloop van de 2 weken termijn een vergunning verleend. De definitieve vergunning wordt gepubliceerd in het eerdergenoemde Wijdemerenjournaal. Vervolgens bestaat er gedurende zes weken na verzenddatum van het besluit voor belanghebbenden de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. 4.4 Beslistermijn De gemeente heeft op grond van artikel 1.2 van de APV juncto artikel 4:13 van de Awb de verplichting om binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag een beslissing te nemen. Als deze termijn niet wordt gehaald, bijvoorbeeld doordat zienswijzen van omwonenden zijn ingediend, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden
gesteld. Daarnaast moet een nieuwe redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de beslissing zal worden genomen.
5 Risico-inventarisatie Het doel van een risico-inventarisatie is om vast te stellen met welke risico s de gemeente rekening moet houden wanneer er een groot evenement gehouden wordt. Wanneer Gemeente Wijdemeren alle risico s duidelijk in beeld heeft, is het vervolgens mogelijk via maatregelen of voorwaarden het evenement een verantwoord en beheersbaar karakter te geven. De toetsingsmatrix zoals deze wordt voorgesteld in de volgende paragraven moet doorlopen worden bij vergunningaanvragen voor grote evenementen. 5.1 Stappenplan risico-inventarisatie Deze inventarisatie bestaat uit twee fasen. De eerste fase houdt in dat de betrokken afdelingen/diensten met ieder hun eigen expertise het evenement beoordelen. Vervolgens vindt er een plenaire bespreking plaats, waarna er een advies opgesteld wordt. Tijdens deze twee fasen is het de bedoeling dat het evenement getoetst wordt op aanwezigheid van risicofactoren en eventuele doorwerkingeffecten. Deze toetsing leidt uiteindelijk tot een evenementspecifiek risicoprofiel en inzicht met betrekking tot de vraag of en zo ja, de mate waarin, aan het evenement risico s zijn verbonden. Fase 1 Fase 2 Stap 1: informatie door organisator/beoordeling door vakafdeling Stap 2: invullen risicomatrix Stap 3: risicoanalyse tijdens bespreking met alle geledingen Stap 4: afspraken en voorschriften vastleggen in een stappenplan Stap 5: advies en vergunning door JZ&V (mandaatbesluit) Zoals geschetst is het raadzaam om binnen een toetsingsmodel de diverse evenementen te kunnen wegen op een aantal risico-indicatoren. De bovenstaande stappen zijn opgenomen in een toetsingsmatrix voor evenementen. De matrix is bestemd als hulpmiddel om de bestuurlijke afweging inzichtelijk en beheersbaar te maken. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gekozen: De organisator dient de benodigde en juiste informatie aan te leveren over het te houden evenement. De organisator is verantwoordelijk voor (de organisatie van) het evenement en de eventuele schade die daaruit voortvloeit. De beoordeling dient te geschieden in relatie met de lokale omstandigheden op het gebied van fysieke, maatschappelijke en logistieke voorzieningen. De beoordeling dient integraal met adviespunten plaats te vinden zodat er een verantwoord vergunningenbeleid kan worden gevoerd. Bij grote evenementen die jaarlijks voorkomen en waarvan de risico's door ervaring goed in te schatten zijn, kan worden besloten te volstaan met het aanvraagformulier en het opnieuw uitgewerkte stappenplan.
5.2 De toetsingsmatrix De totale beoordelingsmatrix is opgebouwd uit drie stappen: Stap 1 (informatieschema) Door de organisatie moet alle relevante informatie aangeleverd te worden. Hiervoor is zowel het standaard aanvraagformulier als het in schema 1(blz. 20) gehanteerde stappenplan het uitgangspunt. De matrix dient om te beoordelen of de gegevens compleet zijn. Hierbij is het van groot belang dat de organisator duidelijk inzicht geeft in de omvang en mogelijke knelpunten bij het te houden evenement. De vakafdeling beoordeeld vervolgens op welke punten de aanvrager aanvullende informatie moet overleggen. Stap 2 (risicomatrix) De uitkomsten van stap één worden vervolgens gewogen in de risicomatrix om te komen tot een classificatie van risico s op het gebied van openbare orde en veiligheid. Het gaat hierbij niet om een inhoudelijke toets, maar om een toets die passend is binnen het juridische kader. Deze matrix dient als basis voor de juridische onderbouwing onder welke voorwaarden een vergunning wordt verstrekt, dan wel afgewezen. Methodiek In de matrix worden de classificaties (gering, gemiddeld en hoog) gekoppeld aan de advisering. Bij de classificatie gering gelden de standaard voorwaarden. Bij de classificatie gemiddeld gelden aanvullende voorwaarden. Bij de classificatie hoog (risico) is in principe sprake van het overschrijden van een aanvaardbaar risico op dat onderdeel. Dit kan leiden tot het weigeren van de vergunning. De organisator wordt echter eerst in de gelegenheid gesteld om wijzigingen aan te brengen, waarna er een nieuwe weging zal plaatsvinden. Aan de classificatie wordt een van de kleuren groen, oranje of rood gegeven. Er kan geen vergunning worden afgegeven wanneer er in één van de scores de kleur rood nog aanwezig is. Bij een oranje score kan er wel een vergunning worden verleend. Alleen dienen er in dit geval wel aanvullende voorschriften of maatregelen worden genomen om het risico beheersbaar te maken. Uit zorgvuldigheidsoverwegingen is het aan te raden om richting de aanvrager de stappen en onderbouwingen tussentijds aan te geven. Stap 3 (risicoanalyse tijdens bespreking met alle geledingen) Nadat alle risico s die aan het evenement verbonden zijn in kaart zijn gebracht, wordt een bespreking gehouden met alle geledingen en de organisatie van het evenement. Aansluitend op het bespreken van de risicoanalyse volgt stap 4. Stap 4 (afspraken en voorschriften vastleggen in een stappenplan) Tijdens de plenaire bijeenkomst met alle geledingen (brandweer, politie, JZ&V en overige betrokken vakafdelingen) worden de afspraken en specifiek te treffen maatregelen
vastgelegd in een stappenplan. Dit plan maakt onderdeel uit van de definitieve evenementenvergunning. Stap 5 (advies en vergunning) Nadat alle voorgaande stappen zijn doorlopen wordt een advies geformuleerd voor het afdelingshoofd JZ&V waarbij de informatie uit de voorgaande stappen wordt verwerkt.
Nadere toelichting Deze methode is gericht op het objectiveren van de beoordeling van de risico s bij evenementen. Aangezien een evenement gemiddeld één keer per jaar georganiseerd wordt, kan er ook maar één keer per jaar ervaring opgedaan worden. Dit is een geheel andere situatie dan bij een continue activiteit waarin er dagelijks bijgestuurd kan worden. De kwaliteit van de afweging zit in een analyse van te verwachten en in te schatten risico s. In de methode is rekening gehouden met de aanwezigheid van risico s. Deze zijn niet altijd uit te sluiten, wel dient er een afweging gemaakt te worden of deze risico s aanvaardbaar en maatschappelijk verantwoord zijn. Tevens kunnen bij de rubriek maatregelen de noodzakelijke uitvoeringsactiviteiten worden vastgelegd. De methode kan als tegenwicht worden gebruikt in de moeilijke positie die een gemeente heeft als vergunningverlener in het verloop richting een evenement. Bij een voorgenomen weigering dient dit eerst aan het bevoegde bestuursorgaan voorgelegd te worden. De verschillende schema s staan beschreven op de volgende pagina s.
Schema 1 Nummer: Evenement: Organisatie: GEGEVENS Inhoud Doelstelling evenement Doelgroep deelnemers Aantal deelnemers Aantal bezoekers Locatie toelichting Organisatie Rechtspositie (juridisch) Aansprakelijkheid (WA-verzekerd?) Organisatiestructuur management Organisatiestructuur medewerkers Ervaringsinformatie organisatie Externe invloeden Inzicht in consequenties voor het gebruik van de openbare ruimte Inzicht in relatie deelnemers en bezoekers Inzicht in maatschappelijke conflicterende belangen Noodzakelijke inzet voor de overheidsorganisatie Inzicht in de risico s van het evenement bij de organisatie Logistiek en veiligheid Mobiliteitsplan Beveiligingsplan Calamiteitenplan INHOUDELIJKE TOELICHTING J/N VOLLEDIG ONVOLLEDIG
Schema 2 RISICOMATRIX EVENEMENTEN Nummer: Evenement Organisatie: Datum van Toetsing Toetsingscriteria: Doelgroep / Inhoud Bekendheid Exposure (imago) Uitstralingseffecten evenement Bezoekersverwachting met tegengestelde belangen, doelen of interesses Cultuurverschillen binnen doelgroepen Toelichtin g: Gerin g Gemiddel d Hoo g Maatregele n Capaciteit en organisatie Mensen en middelen die nodig zijn bij gemeente en milieudienst Management en organisatie evenement Capacitair vermogen op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid (Politie, brandweer, GHOR) Ervaringsinformatie organisator
Invloedssferen Politieke impact Openbare orde en veiligheid Actuele situatie die strijdig is, en derhalve ongewenst in relatie tot het evenement Plaatselijke omstandigheden van infrastructurele aard zowel vanuit historisch oogpunt als tijdelijk Logistiek Invloed op bestaande openbare verkeersstructuur Noodzakelijke logistiek en bereikbaarheid bezoeker Bereikbaarheid voor hulpdiensten Kwaliteiten Infrastructuur Ervaring organisatie en ervaringen van anderen met de organisatie Betrouwbaarheid met als aandachtspunt het nakomen van gemaakte afspraken Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijk verantwoordelijkheid als organisator 6 Procedure vaststelling evenementenkalender De evenementenkalender geeft voor een heel kalenderjaar aan welke grote evenementen er plaatsvinden in de verschillende kernen van de gemeente. Per afzonderlijke locatie wordt het maximum aantal evenementen aangegeven met de eindtijd. Op deze manier ontstaat een gelijkmatige spreiding van het aantal evenementen. De organisatoren en de buurtbewoners weten op deze manier waar ze aan toe zijn. Daarnaast wordt door de evenementenkalender in een vroegtijdig inzichtelijk of de capaciteit van de hulpdiensten toereikend is Het proces van opstellen van de kalender begint in de eerste week van september. De gemeente roept de organisatoren op hun (jaarlijkse) evenementen voor het komend jaar te melden. Vóór 1 oktober dienen de aanvragen bij de gemeente binnen te zijn. Aan de hand van de aangemelde grote evenementen stelt de afdeling JZ&V vóór 15 oktober een ontwerpevenementenkalender op. Deze ontwerp-kalender is vervolgens object van inspraak (afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht). Na de inspraakprocedure stelt de burgemeester de definitieve evenementenkalender vast. Het regime voor het komende kalenderjaar staat hiermee vast. Binnen dit regime kunnen de organisatoren een evenementenvergunning aanvragen. Wanneer een organisator te laat is met het aanmelden van een evenement, dan zal er ook geen evenementenvergunning verleend worden. Met de evenementen kalender staat het aantal te organiseren grote evenementen voor het komende jaar vast. De evenementenkalender is leidend voor het verlenen van evenementenvergunningen. Het blijft echter mogelijk om eenmalige grote evenementen die buiten de evenementenkalender
vallen (b.v. een evenement dat eens in de 5 jaar wordt gehouden) apart aan te vragen. Een dergelijke aanvraag dient dan wel tenminste 12 weken tevoren ingediend te worden. In bijzondere gevallen kan de burgemeester, of het college van burgemeester en wethouders, besluiten om van deze termijn af te wijken. (B.V. na het behalen van een groot kampioenschap) De burgemeester kan hier echter om zwaarwegende redenen vanaf wijken 2. Noot: De evenementenkalender toetst niet of de hulpverleningsdiensten op de vastgestelde datum een toereikende capaciteit kunnen leveren. Dit wordt pas inzichtelijk op het moment dat aan de hand van de ingediende aanvraag een risicoanalyse is gedaan. Er kunnen aan de evenementenkalender alléén door organisatoren geen rechten worden ontleend. Het besluit om al dan niet vergunning te verlenen blijft afhankelijk van de uitkomsten van de procedure voor vergunningverlening. De procedure voor vaststelling van de evenementenkalender wordt hieronder in detail weergegeven: Vaststelling evenementenkalender grote evenementen Eerste week september Vóór 1 oktober Vóór 1 November Gemeente roept organisatoren van grote evenementen op (via brief + persbericht) om hun evenementen voor het volgende jaar aan te melden. Organisatoren melden evenementen aan voor de evenementenkalender. Ontwerp evenementenkalender opstellen De evenementenkalender geeft per locatie aan hoeveel en welke evenementen er mogen plaatsvinden, de eindtijd en het geluidsniveau. Hierna volgt de bekendmaking van de ontwerp evenementenkalender 2 Hierbij valt te denken aan herdenkingsbijeenkomsten en dergelijke
Eind december Na vaststelling kalender d.m.v. publicatie en mogelijkheid van inspraak gedurende 4 weken conform afdeling 3.4 Awb (openbare voorbereidingsprocedure). Tevens verzending van ontwerp evenementenkalender naar: - Regionale Brandweer - Brandweer - Alle afdelingen Gemeente Wijdemeren - GGD - Dienst Water en Rioleringen - Nutsbedrijven - Politie Hierbij wordt aan belanghebbenden de gelegenheid geboden hun zienswijze naar voren te brengen. Afdelingshoofd JZ&V stelt de ontwerp-evenementenkalender vast. Hierna wordt de definitieve evenementenkalender gepubliceerd. Organisatoren vragen minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement definitieve evenementenvergunning aan. De burgemeester verleent bij een positief besluit de vergunning en publiceert deze in het Wijdemerenjournaal. De procedure tot verlening van een vergunning voor evenementen is van toepassing (zie hoofdstuk 4). 7 Controle en Handhaving Het sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden, geluidsnormen en openbare orde van belang. Het opstellen van de evenementenkalender tezamen met de in deze nota voorgestelde uitgangspunten bij vergunningverlening, zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid met als positief effect een helder beeld over naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente nodig voor handhaving.