BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 1 van 8 versie datum toelichting 10 21-03-2011 In deze versie is de lay-out aangepast aan de XML opmaak met een verandering van indeling van hoofdstukken, de verwijzingen naar de paragrafen en de werkwijze m.b.t. back-up van IVO en de kwaliteitsdocumenten zijn aangepast. Deze versie vervangt versie 9 d.d. 01-09- 2010 11 01-04-2012 In deze versie is de benaming van de organisatie en de onderdelen daarvan aangepast aan die van het OB d.d. 08-07-2011 12 01-03-2013 In deze versie wordt de digitale goedkeuring en versiebeheer toegelicht. 1 Onderwerp De procedure beschrijft het proces van het tot stand komen, het wijzigen, goedkeuren, registreren, beheren, verspreiden en het actueel houden van BIP kwaliteitsdocumenten. 2 Begrippen 2.1 BIP kwaliteitsdocumenten BIP werkhandboek: handboek dat volgens de lijn van het kwaliteitshandboek specifieke zaken betreffende het werkterrein van de accreditatie van de BIP s, de werkwijze van de keuring en de aan de keuring gestelde wettelijke eisen of verwijzing daarnaar bevat. BIP procedures: een schriftelijke weergave van regels of afspraken over een bepaald onderwerp voor het uitvoeren van (een deel van) een werkproces dat betrekking heeft op de BIP s. BIP voorschriften: een schriftelijke weergave van de uitvoering van werkafspraken die betrekking hebben op één of meer BIP s. BIP formulieren: interne en externe formulieren, die betrekking hebben op de BIP s en daarmee gekoppeld zijn aan het kwaliteitssysteem. Import Veterinair Online (IVO): een applicatie die via internet van de NVWA beschikbaar is en tevens periodiek op een usb-stick wordt gezet. Hierin kan men nagaan wat de importeisen per product/diersoort per land zijn. Webdossiers import: gedeelte van het internet van de NVWA waar instructies over import van dieren en dierlijke producten worden gepubliceerd, anders dan via Import Veterinair Online wordt ontsloten. Interne instructies: instructies welke uitsluitend voor medewerk(st)ers NVWA relevant zijn en derhalve via intranet NVWA wordt gepubliceerd. Afspraken / Besluiten-formulier: Afspraken of besluiten die zijn genomen in een team en zijn beschreven op dit formulier. Na parafering van het formulier is de afspraak of besluit geldig voor het gehele team. 2.2 Overige begrippen BIP: Buitengrens Inspectie Post
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 2 van 8 TLO: Teamleidersoverleg Afdeling TUI Afdeling JZ: afdeling bestuurlijke en juridische zaken van Directie Staf Opdrachtgeversoverleg: overleg tussen de afdeling TO en de beleidsdepartementen LNV en VWS 3 Werkwijze 3.1 Eisen Met uitzondering van BIP formulieren hebben BIP kwaliteitsdocumenten vaste kop- en voetteksten (zie 3.3). BIP procedures en BIP voorschriften hebben een standaard hoofdstukindeling. Door de (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export wordt schriftelijk aangetoond dat dagelijks wordt nagegaan of relevante regelgeving voor de BIP staat beschreven op de website van de Europese Commissie. Via een attenderingsfunctie worden NVWA-medewerkers geïnformeerd over de wijzigingen die zijn aangebracht in de applicatie IVO en in de webdossiers import. 3.2 Hulpmiddelen Internet NVWA Intranet NVWA IVO is een applicatie die op het NVWA-internet staat. De webdossiers import maken deel uit van het NVWA-internet, interne instructies maken deel uit van het NVWA-intranet 3.3 Opmaak van BIP kwaliteitsdocumenten De opmaak van de BIP kwaliteitsdocumenten wordt globaal weergegeven in de bijlagen van de landelijke procedure NVWA-01 (Opstellen, wijzigen, beheren en publicatie van kwaliteitsdocumenten NVWA), nl.: Sjabloon procedure en voorschrift algemeen Sjabloon voorschrift inspectie en keuring Sjabloon voorschrift laboratorium 3.4 Opstellen en goedkeuren van BIP procedures De (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export gaat dagelijks na op de website van de Europese Commissie, of relevante regelgeving staat beschreven. Een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export zet de regelgeving om in een BIP procedure of een bestaande BIP procedure wordt aangepast. In de relevante regelgeving staat beschreven de termijn wanneer de regelgeving in een lidstaat geïmplementeerd moet worden. De BIP procedure wordt in conceptvorm voorgelegd in het TLO voor vaststelling. Indien nodig wordt advies ingewonnen bij de Afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken, Directie Staf.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 3 van 8 De BIP procedure wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de teamleider TO Import/Export. 3.5 Het opstellen en goedkeuren van instructies in webdossier / interne instructies De (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export gaat dagelijks na op de website van de Europese Commissie of relevante wetgeving staat beschreven die aanpassingen of toevoegingen in instructies in webdossier / interne instructies vereist. De gewijzigde instructies in webdossier / interne instructies worden ter goedkeuring voorgelegd aan de teamleider TO Import/Export. Een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export verwerkt de wijziging in de instructies in webdossiers / interne instructies. Over gewijzigde instructies in webdossier worden de NVWA-medewerkers, alsmede medewerkers van de Douane geïnformeerd via de onder 3.4 genoemde attenderingsfunctie. Over gewijzigde interne instructies (NVWA intranet) worden de teamleiders en de teamleden van de afdeling TUI, alsmede teamleiders van de Douane door de (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export per e-mail geïnformeerd. 3.6 Wijzigen en goedkeuren applicatie Import Veterinair Online De (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export gaat dagelijks na op de website van de Europese Commissie of relevante wetgeving staat beschreven die aanpassing van de applicatie IVO vereist. De wijziging in IVO wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de teamleider TO Import/Export, m.b.v. het formulier VWA/F-BIP-037. Een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export verwerkt de aanpassing in IVO en in de webdossiers. De termijn voor het aanpassen van onregelmatigheden in IVO is vanaf het ontvangen van de omissie tot het goedkeuren maximaal 10 dagen. 3.7 Opstellen en goedkeuren van het BIP werkhandboek en BIP voorschriften Het BIP werkhandboek wordt door een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export opgesteld in opdracht van de teamleider TO Import/Export Het BIP voorschrift wordt opgesteld door een medewerker BIP in opdracht van de teamleiders TUI of de teamleider TO Import/Export. Indien nodig wordt advies ingewonnen bij de Afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken, Directie Staf. Het werkhandboek en een BIP voorschrift wordt in conceptvorm ter vaststelling voorgelegd in het TLO en ter goedkeuring voorgelegd aan de teamleider TO Import/Export. 3.8 Opstellen en goedkeuren van BIP formulieren BIP formulieren worden door een medewerker BIP opgesteld in opdracht van de teamleiders TUI of de teamleider TO Import/Export.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 4 van 8 BIP formulieren die voortkomen uit een BIP kwaliteitsdocument worden gelijktijdig met de desbetreffende BIP kwaliteitsdocument in conceptvorm ter vaststelling voorgelegd in het TLO. Verder volgt het BIP formulier de weg van goedkeuring van het desbetreffende kwaliteitsdocument. BIP formulieren die niet voortkomen uit een kwaliteitsdocument worden ter goedkeuring voorgelegd in het TLO. 3.9 Opstellen Formulier Afspraken/Besluiten-formulier Indien in de teams afspraken, aanvullend op kwaliteitsdocumenten worden gemaakt of hierover besluiten worden genomen, wordt dit vastgelegd op een Afspraken/Besluiten-formulier (VWA/F- BIP-027). Nadat een leidinggevende dit formulier geparafeerd heeft, is de afspraak of besluit geldig voor het gehele team. 3.10 Wijzigen van BIP kwaliteitsdocumenten Het wijzigen van kwaliteitsdocumenten geldt niet voor een Afspraken/Besluiten - formulier. Het wijzigen van instructies in webdossiers / interne instructies staat beschreven in de subparagraaf 3.5 Het wijzigen van de applicatie IVO staat beschreven in de subparagraaf 3.6. Een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export wijzigt de BIP kwaliteitsdocumenten. Medewerkers BIP geven wijzigingen via de teamleider door aan de beheerder van BIP kwaliteitsdocumenten m.b.v. het formulier VWA/F-BIP-035. Wijzigingen worden voor commentaar verstuurd naar de leden van het TLO en de medewerkers TO Import/Export. De gewijzigde BIP procedure, BIP voorschriften of BIP werkhandboek worden in conceptvorm voorgelegd in het TLO voor vaststelling. Indien er in de EU wetgeving werkzaamheden staan beschreven waarbij een nadere uitleg nodig is, kan dit door de teamleider TO Import/Export bij de Afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken, Directie Staf worden voorgelegd Indien BIP formulieren inhoudelijk worden aangepast dan wordt dezelfde werkwijze gevolgd zoals beschreven in punt 3.8. Kleine aanpassingen aan BIP formulieren zoals o.a. het veranderen van een datum, het aanpassen van het logo, het aanpassen van een telefoonnummer, enz. en aanpassingen van BIP formulieren die niet voortkomen uit een kwaliteitsdocument worden afgehandeld door een (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export. De aangepaste BIP procedure, BIP voorschriften, BIP formulieren (indien van toepassing) en BIP werkhandboek worden voorgelegd bij de teamleider TO Import/Export voor goedkeuring. De aangebrachte veranderingen worden zichtbaar gemaakt door een zwarte streep aan de linkerkant van de pagina ter hoogte van de gewijzigde tekst met uitzondering van het BIP formulier. In een E-mail worden de leidinggevenden van de Afdeling TUI, teamleider(s) Douane, de teamleider TO Import/Export, alle TUI medewerkers en de kwaliteitsmedewerker van de Divisie Veterinair & Import op de hoogte gebracht van de verandering in het document.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 5 van 8 Een vervallen BIP kwaliteitsdocument wordt bewaard door de beheerder onder verantwoordelijkheid van de teamleider TO Import/Export Onregelmatigheden, geconstateerd door BIP medewerkers, in de BIP kwaliteitsdocumenten, worden doorgegeven aan de teamleider. De teamleider brengt dit in het TLO naar voren. 3.11 Beheer en verspreiden van BIP kwaliteitsdocumenten De teamleider TO Import/Export wijst een beheerder aan van de BIP kwaliteitsdocumenten, de applicatie IVO en het webdossier import. Van de BIP kwaliteitsdocumenten worden de volgende gegevens door de beheerder in een gegevensbestand vastgelegd: titel van het document uniek nummer datum van ingebruikneming editienummer met uitzondering van BIP formulieren De beheerder is verantwoordelijk voor de plaatsing van de BIP kwaliteitsdocumenten op het intranet. Publicatie van nieuwe kwaliteitsdocumenten wordt door de beheerder per E-mail aan de leidinggevenden van de afdeling TUI, teamleider(s) Douane, de directie Veterinair & Import, alle TUI medewerkers en de kwaliteitsmedewerker Divisie Veterinair & Import meegedeeld. De BIP kwaliteitsdocumenten worden beheerd door de beheerder onder verantwoordelijkheid van de teamleider TO Import/Export. De vervallen BIP kwaliteitsdocumenten worden bewaard door de beheerder onder verantwoordelijkheid van de teamleider TO Import/Export. De goedkeuring- en vervallenverklaring wordt aantoonbaar gemaakt door middel van een verklaring (bijvoorbeeld via e-mail of een daarvoor bestemd formulier) van de teamleider TO Import/Export. De kwaliteitsmedewerker archiveert deze verklaring in: T:\nVWA\Afdelingvwa6620s\Rotterdam\BIP\Dir\STAFMEDEWERKER\ACCREDITATIE\Concepten\kwaliteitsmonitor\arc hief e-mail kwaliteitssysteem\divisie V&I. Binnen deze map kan zelf nog een nadere indeling gekozen worden. De teamleiders zorgen voor de implementatie van de BIP kwaliteitsdocumenten in hun teams en leggen dit schriftelijk vast. 3.12 Actualisatie De BIP kwaliteitsdocumenten worden door de beheerder één maal per drie jaar gecontroleerd op juistheid, geschiktheid en volledigheid en eventueel geactualiseerd. Indien een kwaliteitsdocument wordt aangepast dan wordt de werkwijze gevolgd zoals beschreven in de subparagrafen 3.3 t/m 3.9.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 6 van 8 Van de BIP kwaliteitsdocumenten worden de volgende gegevens door de beheerder in een gegevensbestand vastgelegd: de datum van ingebruikneming de datum van controle op actualisatie de datum waarop de controle is uitgevoerd wie de controle heeft uitgevoerd.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 7 van 8 3.13 Registratie Gegevensbestand BIP kwaliteitsdocumenten. Gegevensbestand Import Veterinair Online. Gegevensbestand instructies in webdossiers import / interne instructies Gegevensbestand actualisatie BIP kwaliteitsdocumenten. Wijzigingsformulier kwaliteitsdocumenten (code BIP VWA/F-BIP-035). Wijzigingsformulier Import Veterinair Online (code BIP VWA/F-BIP-037). 3.14 Verantwoordelijkheden Het beheer, het archiveren en het actueel houden van BIP kwaliteitsdocumenten, het meedelen aan verschillende medewerkers van de BIP dat BIP kwaliteitsdocumenten zijn aangepast en het plaatsen van de BIP kwaliteitsdocumenten op het intranet: beheerder kwaliteitsdocumenten. Het dagelijks nagaan op de website van de Europese Commissie, of relevante regelgeving staat beschreven, het opstellen van BIP procedures, en het BIP werkhandboek, het wijzigen van BIP kwaliteitsdocumenten: (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export Het opstellen van BIP voorschriften en BIP formulieren: medewerker BIP / (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export Het implementeren van de BIP kwaliteitsdocumenten in zijn team: teamleider Het vaststellen van BIP kwaliteitsdocumenten m.u.v. Import Veterinair Online, instructies in webdossiers import / interne instructies en het goedkeuren van BIP formulieren die niet voortkomen uit een kwaliteitsdocument: TLO Het goedkeuren van BIP kwaliteitsdocumenten, zoals genoemd onder 2.1, alsmede het eventueel voorleggen hiervan voor advies bij de Afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken, Directie Staf: Teamleider TO Import/Export. 3.15 Opmerkingen Iedere maand worden alle onder 2.1 genoemde BIP kwaliteitsdocumenten (m.u.v. het Afspraken / Besluiten-formulier) door de (senior/assistent) inspecteur TO Import/Export in een map op een gedeelde share bijgewerkt. De map wordt voorzien van de datum van bijwerken en via de mail worden de teamleiders en/of de aangewezen persoon op de hoogte gesteld van een nieuwe versie. Een nieuwe backup versie wordt op de usb-stick geplaatst door de teamleider of de aangewezen medewerker.
BPR 15 versie 12 ingangsdatum 01-03-2013 pag. 8 van 8 4 Arbo, milieu en veiligheid N.v.t. 5 Divers Formulier VWA/F-BIP-035 Mutatieformulier kwaliteitsdocumenten BIP Formulier VWA/F-BIP-037 Mutatieformulier Import Veterinair