Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening Memo Aan Van e-mail Belangstellenden Bureau Aanbestedingen aanbestedingen@leiden.nl Onderwerp Datum 18 november 2010 Aanbesteding raamovereenkomst Stadsenquête 2011-2014 DIV-2010-13869-01 Geachte dames en heren, Conform 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 11 november 2010 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen. Let op! De minimumeisen bij deze aanbesteding zijn aangepast! Inleiding Aanbesteder streeft ernaar dat zoveel mogelijk bureaus meedoen aan de aanbesteding. Door de vele vragen van de belangstellenden over de minimumeisen 10, 11 en 12, heeft de Aanbesteder besloten om de minimumeisen 10, 11, 12 om te zetten naar gunningcriteria voor de kwaliteit. Op de criteria kunnen punten gescoord worden. In bijlage G van het Programma van Eisen is aan gunningcriteria 6 het volgende toegevoegd: 5. Inschrijver dient gecertificeerd te zijn volgens een ISO norm voor onderzoeks- en marketingbureau s en/of lidmaatschap en erkening van MOA (Markt Onderzoek Associatie) (5 punten). 6. Inschrijver beschikt over een kwaliteitshandboek c.q. een samenhangend stelstel van actuele, geautoriseerde werkinstructies. Inschrijver dient een samenvatting bij te voegen (5 punten). 7. Inschrijver beschikt over een klachtenprocedure en dient deze bij te voegen (5 punten). Het maximaal te behalen aantal punten komt voor gunningcriteria 6 komt op 40 punten (zie pag. 10, Uitnodiging tot Inschrijving paragraaf 3.3 gunningcriteria). Maximum Gunningcriteria kwaliteit aantal punten 1 Algemene indruk van de offerte 25 2 Advies t.a.v. onderzoeksmethode 100 3 Opstellen vragenlijsten 50 4 Uitwerking veldwerk 50 5 Analyse en rapportage 50 6 Overig: aanvullende eisen en wensen 40 Totaal 315 1
Nota van Inlichtingen 1. Kunt u aangeven wat verbeterpunten zijn in de wijze waarop het onderzoek door de huidige opdrachtnemer wordt uitgevoerd? Zoals in de uitnodiging is beschreven wordt met name gevraagd naar adviezen met betrekking tot de meest optimale onderzoeksmethodiek die inspeelt op de laatste ontwikkelingen en inzichten. Daarmee zijn niet zo zeer verbeterpunten bedoeld. Andere inzichten of ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld met betrekking tot de wijze van rapportage (zie ook vraag 5) of vormgeving van de rapportage kunnen ook ingestuurd worden en worden bij het betreffende onderdeel beoordeeld. 2. In uw uitnodiging tot inschrijving zitten de nodige bijlagen die moeten worden ingevuld. Heeft u dit document (of in ieder geval de bijlagen) ook beschikbaar als Worddocument? Ja, de invulbijlagen A, F en H kunnen worden opgevraagd bij aanbestedingen@leiden.nl 3. Paragraaf 2.2 (p. 5) Om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen is in de Stadsenquête 2010 begonnen een aantal vragenblokken telefonisch én via internet te enquêteren. Om in onze inschrijving een gedegen advies over het gebruik van verschillende onderzoeksmethoden (online in combinatie met telefonisch of schriftelijk onderzoek) te geven, is het van belang om te weten wat de uitkomsten zijn van dit experiment. Aangezien de partij die het experiment uitvoert veel voordeel van deze kennis heeft, lijkt het ons eerlijk dat u ook de andere partijen inlicht over de uitkomsten. Kunt u ons hierover inlichten? De rapportage over 2010 is inmiddels op de gemeentelijke website www.leidenincijfers.nl/onderzoeksbank.asp?entity=onderzoeksbank&entityid=5 beschikbaar. Indien gewenst kan een hoofdstuk waar de effecten van de nieuwe onderzoeksmethodiek in de cijfers zichtbaar is in het tabellenboek opgevraagd worden via aanbestedingen@leiden.nl 4. Paragraaf 2.3 (p. 5) Indien gewenst, maakt het onderzoeksbureau een deelonderzoek met bijbehorende aparte rapportage. Is deze aparte rapportage hetzelfde als de conceptrapportage per onderwerp, waarvan in paragraaf 2.6 melding wordt gemaakt? Nee. Het deelonderzoek is een aparte peiling onder een specifieke doelgroep zoals ouderen. Deze peiling wordt wel gelijktijdig met de Stadsenquête gehouden, heeft een eigen steekproef en een aparte rapportage. 2
5. Paragraaf 2.6 (p. 7) De rapportage van de Stadsenquête 2009 is een lijvig rapport dat bijna 200 pagina s beslaan. Hoe staat u tegenover een bondiger rapportage van de uitkomsten in PowerPoint teneinde de bruikbaarheid ervan te vergroten? Wij staan positief tegenover een bondige en toegankelijke samenvatting/presentatie van de resultaten, bijvoorbeeld in PowerPoint, maar de opdrachtgevers hechten daarnaast aan een uitgebreide rapportage van de eigen resultaten per deelonderwerp/vragenblok. 6. Paragraaf 3.5 (p. 12) Het is ons niet duidelijk wat u achter de tabbladen 10 t/m 15 (gunningscriteria 1 t/m 6) van de inschrijving wilt zien. Bij minimumeis 9 wordt immers al ingegaan op de verschillende onderwerpen. Kunt u aangeven wat de bedoeling is van de tabbladen 10 t/m 15? Zie nieuwe aangepaste tabindeling hieronder Aanbiedingsbrief achter Minimumeis 3:Algemene bedrijfsgegevens Inschrijver Tabblad 1 Minimumeis 4: Verklaring van Inschrijving bij de Kamer van Koophandel Tabblad 2 Minimumeis 5 Verklaring ontrent rechtsvorm van onderneming Tabblad 3 Minimumeis 6 Verklaring conform Bao artikel 45 (bijlage B) Tabblad 4 Minimumeis 7 Verklaring inzake kinderarbeid (bijlage C) Tabblad 5 Minimumeis 8: Referenties (2) inclusief getekende tevredenheidverklaring Tabblad 6 (bijlage F) Gunningcriteria 2: Advies m.b.t. onderzoeksmethode Tabblad 7 Gunningcriteria 3: Opstellen vragenlijsten Tabblad 8 Gunningcriteria 4: Uitwerking veldwerk Tabblad 9 Gunningcriteria 5: Analyse en rapportage Tabblad 10 Gunning criteria 6: overige: aanvullende Eisen en Wensen Tabblad 11 Prijzenbijlage H Tabblad 12 Eventuele vragen en opmerkingen over de conceptraamovereenkomst en de Tabblad 13 inkoopvoorwaarden Dienstverlening 7. Paragraaf 6.8 (p. 16) Een uitzondering wordt gemaakt voor bijlagen waarin voor vergelijkingsdoeleinden merknamen expliciet worden genoemd. Wat bedoelt u hiermee? Op die plaatsen waar in de Uitnodiging tot Inschrijving gesproken wordt over merknamen, types, fabricage procedés etc., is het artikel 23 lid 11 en 12 van de BAO (Besluit Aanbestedingregels voor overheidsopdrachten) van toepassing. Inschrijvers dienen dan daar waar in de tekst een merknaam staat aan de het bewuste tekstdeel de zinsnede of gelijkwaardig te lezen. Een uitzondering hierop geldt voor eventuele bijlagen die voor vergelijkingsdoeleinden merknamen noemt. Is hier niet van toepassing. 3
8. Onder 3.2 Minimumeisen staat onder 10, dat de inschrijver gecertificeerd moet zijn volgens de ISO norm voor onderzoeks- en marketingbureaus en/of lidmaatschap en erkenning van de MOA (Markt Onderzoek Associatie). Wij lezen hieruit dat het volstaat om als bedrijf lid te zijn van de MOA. Is dat een correcte interpretatie? Ja. zie ook de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 9. Onder 3.2 Minimumeisen staat onder 11 dat de inschrijver moet beschikken over een kwaliteitshandboek, c.q. een samenhangend stelsel van actuele, geautoriseerde werkinstructies, en dat daarvan een samenvatting bij de inschrijving gevoegd moet worden. Wij beschikken niet over zo n handboek. Betekent dit dat we niet kunnen voldoen aan de minimumeisen, of interpreteren we dat verkeerd? Zie de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 10. Onder 3.2 Minimumeisen staat onder 12 dat de inschrijver dient te beschikken over een klachtenprocedure, en dat deze bij de inschrijving moet worden bijgevoegd. Wij hebben als bedrijf geen eigen klachtenprocedure, maar zijn als MOA-lid wel onderworpen aan het geschillenreglement van de MOA. De MOA heeft hiervoor drie verschillende loketten: de geschillencommissie, de raad van toezicht en de beroepscommissie. Is dit voldoende, of betekent de eis dat wij los daarvan toch een eigen klachtenprocedure moeten hebben? Hier wordt gevraagd naar de eigen klachtenprocedure. Zie ook de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 11. pagina 6 Hier wordt gesproken over gebruik van briefpapier van de gemeente Leiden. Is het tevens de bedoeling om bij verzending enveloppen van gemeente Leiden te gebruiken. Ja, bij de verzending worden ook de enveloppen van de gemeente Leiden gebruikt. 12. Pagina 7 Moet voor de bespreking van de concepthoofdstukken met de opdrachtgevers ook een spreekuur worden gehouden (net als voor de vragenlijsten) of kan dit via email? Voor de bespreking van de concepthoofdstukken zijn geen spreekuren nodig. Dit overleg kan via e-mail en/of telefoon gebeuren. 4
13. Pagina 7 De uitkomsten moeten worden uitgesplitst naar achtergrondkenmerken. Om hoeveel achtergrondkenmerken gaat het, en/of om welke achtergrondkenmerken gaat het? Zie hiervoor de eerdere rapportages van de Stadsenquête. Het aantal is afhankelijk van de te rapporteren variabelen en de wensen van de opdrachtgever. De achtergrondkenmerken kunnen afkomstig zijn uit het GBA of uit het onderzoek zelf. Te denken valt aan leeftijd, sexe, buurt, inkomen, opleiding en herkomst. 14. Pagina 10 Het kwaliteitshandboek staat online op ons intranet en er is geen samenvatting. Volstaat een aantal screenprints van de applicatie? Bijvoorbeeld van de inhoudsopgave. Ja, een aantal relevante screenprints is voldoende. Zie ook de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 15. Bijlage G6. Wat wordt bedoeld met criterium verdeling inzet junior en seniorcapaciteit. Gaat het om evenwichtige spreiding, of een andere maatstaf? Verwacht wordt dat de inschrijver motiveert welke taken door de senior- en welke werkzaamheden door de junioronderzoekers worden uitgevoerd. 16. Bijlage H. Indien ons veldwerkadvies afwijkt van uw uiteindelijke besluit voor de veldwerkmethode, leidt dat dan tot uitsluiting van de aanbesteding? Nee, dit leidt niet tot uitsluiting. Zoals is beschreven op pag. 5 (1e alinea) en bij ad 2.1 van bijlage H wordt een visie gevraagd op de toe te passen veldwerkmethode. Bij de uiteindelijke gunning wordt de offerte die past bij de door de opdrachtgever gekozen methode, betrokken. NB Het is inschrijver daarom aan te raden offertes op te stellen voor alle methoden uit bijlage H. omdat de gunning gebaseerd wordt op gunningcriteria en de ingediende offertes. 5
17. In paragraaf 3.2 geeft u als minimumeis aan dat het onderzoeksbureau gecertificeerd moet zijn volgens een ISO norm voor onderzoeksbureaus en / of lid moet zijn van MOA. Is dit een wens of een harde uitsluitingsgrond? Zie de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 18. Certificering volgens welke specifieke ISO norm verlangt u? Er is volgens onze informatie en die van ons certificerende bureau (Lloyds Rotterdam) in Nederland nog geen geaccrediteerd certificerend bureau voor de ISO norm voor onderzoeks- en marketingbureas. Daarom hebben wij ons tot nu toe gericht op de ISO norm 9001 versie 2008. Voldoet deze certificering aan uw minimumeisen? Deze voldoet en zie ook de inleiding van deze Nota van Inlichtingen. 19. Wij hebben een kwaliteitshandboek dat voldoet aan de eisen die de ISO certificering volgens de norm 9001 versie 2008 stelt. Stelt u eisen ten aanzien van specifieke onderwerpen waarvoor werkinstructies in het kwaliteitshandboek moeten zijn opgenomen Nee 20. In verband met de projectmatige aanpak: is er binnen uw gemeente sprake van een algemene projectmethodiek en zo ja welke? De gemeente Leiden hanteert wel een projectmatige aanpak voor fysieke projecten, maar deze is niet van toepassing op de Stadsenquête. 21. Staat u open voor het gebruik van sociale media (Hyves, Twitter etc.) als instrument om bepaalde onderzoeksdoelgroepen beter te kunnen bereiken Nee, opdrachtgever maakt gebruik van een steekproef uit het GBA (zie ook vraag 22). Dat de aankondiging/oproep via de sociale media loopt kan een mogelijkheid zijn. Zie ook de beantwoording bij vraag 1. en 16. 6
22. U geeft aan dat de steekproef wordt getrokken uit de GBA, waarna het onderzoeksbureau de steekproef verrijkt met telefoonnummers. Hecht u aan het gebruik van het GBA of staat u ook open voor externe inkoop van a-selecte adressen met telefoonnummers door het onderzoeksbureau? Opdrachtgever gaat uit van een steekproef uit het GBA. 23. Is op basis van het vorige onderzoek aan te geven welke thema s zich met name lenen voor vernieuwingen in vragenlijst, aanpak etc.? Dit is niet aan te geven; dit blijkt bij aanvang van het onderzoek als opdrachtgevers hun gewenste vragen(blok) aanmelden. 24. Bijlage G, punt 6: verdeling inzet junior en senior onderzoekers. Is er wat u betreft een wenselijke verdeling waaraan het onderzoeksbureau moet voldoen? Zie het antwoord bij vraag 15. 25. Onder 2.5 Veldwerk, in de tabel op p.6 van de Uitnodiging tot Inschrijving, staat dat BOA verantwoordelijk is voor 'Verzorgen toegang online enquêtes op Leidse website'. In de tekst staat geen nadere toelichting op de technische inrichting van de online enquêtes. a) Moeten de online enquêtes per se via de Leidse website lopen of mag dat ook via een eigen URL van het onderzoeksbureau? b) Als de online enquêtes wel via de Leidse website moeten lopen, kan dat dan in de vorm van een link op die site die vervolgens direct naar een eigen URL van het onderzoeksbureau verwijst? De toegang tot de enquête voor de respondenten is op de Leidse website. Dat de feitelijke enquête door middel van een link bij het onderzoeksbureau zelf draait, is geen bezwaar. 26. Onder 2.6 Rapportage in de Uitnodiging tot Inschrijving staat op p.7: "De rapportage en het tabellenboek bevatten waar relevant (en mogelijk) de resultaten van voorgaande jaren, te vergelijken met de Stadsenquêtes uit de jaren 2001-2010." De voorgaande rapportages zijn beschikbaar via de onderzoeksbank op www.leidenincijfers.nl. Is het de bedoeling dat de cijfers worden overgenomen uit de pdf's van de rapportages van voorgaande jaren, of stelt Leiden databestanden en/of tabellenboeken beschikbaar op basis waarvan resultaten uit voorgaande jaren makkelijker (en in bepaalde gevallen wellicht nauwkeuriger) kunnen worden overgenomen? Bij de uitvoering van het onderzoek van het onderzoek zijn de databestanden en tabellenboeken uit voorgaande jaren op aanvraag beschikbaar. Zie ook de beantwoording bij vraag 3. 7
27. Onder 3.2 Minimumeisen in de Uitnodiging tot Inschrijving staat op p.9 bij punt 8: "Deze referenties dienen te bestaan uit opdrachten van vergelijkbare omvang en vergelijkbare werkzaamheden op het gebied van survey- en omnibusonderzoek." Moeten de projecten beide op het gebied van zowel survey- als omnibusonderzoek liggen, of moet de zinsnede gelezen worden als 'survey- of omnibusonderzoek'? Deze kan gelezen worden met - of-. 28. In de Uitnodiging tot Inschrijving wordt gesproken over gecombineerde opzet (schriftelijk, telefonisch en online). In bijlage H / prijzen zien we een dergelijke opzet voor offerte niet terug? Voor deze gecombineerde opzet wordt voor de vergelijkbaarheid van de inschrijvers niet gevraagd een offerte op te stellen. Als inschrijver in het advies deze onderzoeksmethodiek beargumenteerd adviseert, zal dit advies serieus in overweging worden genomen. Zie hiervoor ook de tekst ad 2.1 in bijlage G. NB Voor het vergelijken van de inschrijvingen is het is Inschrijver aan te raden alle offertes op te stellen voor de andere methoden uit bijlage H. 29. In bijlage H staat bij offerte II en III, punt 4 dat De kosten van de analyse van de online enquêtes en de rapportage moeten worden weergegeven. Klopt dit of moeten dit alle enquêtes (afkomstig van genoemde methodes in de kop van de offerte) zijn In de tekst is ten onrechte online blijven staan. Inderdaad zijn alle enquêtes bedoeld. 30. In bijlage H staat bij offerte II Mode Online + aanvullende schriftelijke enquêtes geen item voor het weergeven van de kosten van het opmaken en drukken van vragenlijsten, handling, porti, antwoordnummer etc. Moeten deze kosten onder punt 2 worden opgenomen of is opdrachtgever voornemens om deze werkzaamheden zelf uit te voeren en hoeft dit niet door het externe onderzoeksbureau te worden uitgevoerd. Deze kosten moeten ook meegenomen worden. Bedoeld is de totale handling. 8
31. In bijlage H wordt onder offerte II en III middels * aangegeven: De inschrijver geeft een toelichting van de inschatting van het benodigde aantal respondenten per mode. Eerder wordt gesteld dat uitgangspunt voor offerte moeten zijn dat er in totaal 4000 respondenten worden bereikt. a) Vraag is dus of het gaat om inschatting van benodigde of om verwachte aantal respondenten per mode? b) Bij offerte I ontbreekt toevoeging middels *. Hoeft hierbij geen inschatting gemaakt te worden / toelichting te worden gegeven? Voor de vergelijkbaarheid van de inschrijvers is in bijlage H een fictief, maar reëel onderzoek gepresenteerd met als uitgangspunt dat 4000 respondenten worden bereikt. Om ook de onderscheiden kostenposten te kunnen vergelijken is gevraagd een inschatting te geven van de verdeling van het aantal respondenten per mode voor een optimale representativiteit. Hiervan dient de inschrijver een inschatting te maken. 32. Zijn er algemene of specifieke responspercentages (per groep, per mode) beschikbaar van vorige metingen? Deze percentages zijn voor de totale onderzoekspopulatie te vinden bij de onderzoeksverantwoording in eerdere rapportages die op de gemeentelijke website te vinden zijn. Zie voor de gegevens van het jaar 2010 de beantwoording bij vraag 3. 33. Methode van onderzoek In de raamovereenkomst (pagina 5) wordt gevraagd welke van de voorgestelde methoden (online, telefonisch en schriftelijk) het meest geschikt wordt geacht voor de Stadsenquête. Daarna wordt bij het veldwerk aangegeven dat het extern bureau per onderwerp de onderzoeksmethode bepaalt en bij de kostenindicatie moeten drie prijsopgaven worden gegeven: een voor alleen online, een voor een combinatie met een telefonische enquête en een voor een combinatie met een schriftelijke enquête. Dit is erg verwarrend: waar moeten wij vanuit gaan? Daarnaast passen wij regelmatig een combinatie van de drie methoden toe. Is dit niet een betere optie? Bij Kwaliteit 2.1.in bijlage G is gevraagd naar een kritische en beargumenteerde overweging/advies van de toepassing van de onderscheiden onderzoeksmethoden met een daarbij behorende offerte. Argumenten voor andere opties/ontwikkelingen worden serieus in overweging genomen. Zie ook de beantwoording bij vraag 28. 9
34. Rapportage De resultaten van de Stadsenquête Leiden worden opgenomen in één totaalrapportage. De werkwijze voor de rapportage is opgenomen in paragraaf 2.6. In 2.3 wordt gesproken over mogelijke deelonderzoeken met bijbehorende aparte rapportages. Ons is niet duidelijk of en hoe dit in de offerte moet worden verwerkt. Deze deelonderzoeken hoeven nu niet in de offerte te worden opgenomen. Uitgangspunt is dat de kosten van deze rapportage naar rato van het hoofdonderzoek zijn. Zie ook de beantwoording bij vraag 4. 35. In de rapportage en het tabellenboek moet worden aangegeven of de resultaten verkregen zijn via online, telefonische en/of de schriftelijke onderzoeksmethode. Dit doet vermoeden dat er per vraagblok wordt gekozen voor één methode. Begrijpen we dit juist? En wat te doen als voor het gehele onderzoek wordt gekozen voor een mixed-mode (online, telefonisch en/of schriftelijk)? Moet dan de verdeling naar aantal enquêtes per methode worden weergegeven? Uitgangspunt is dat voor alle vragenblokken dezelfde onderzoeksmethodiek wordt gehanteerd. Bij de concrete uitwerking van de vragenblokken van de opdrachtgevers bij de aanvang van het onderzoek kan blijken dat o.a. voor de vergelijkbaarheid van de resultaten met voorgaande jaren of een goede representativiteit van de resultaten voor het betreffende vragenblok afgeweken moet worden van de gekozen onderzoeksmethodiek voor het totaal onderzoek. Zie ook de beantwoording bij vraag 28. en 33. 36. In paragraaf 2.2 van het aanbestedingsdocument staat vermeld dat in de Stadsenquête 2010 een aantal vragenblokken telefonisch en via internet zijn gesteld. Wat zijn de ervaring hiermee wat betreft de respons en de verschillen in manier van beantwoorden? Zie antwoord op vraag 3. 37. In paragraaf 2.6 van het aanbestedingsdocument staat dat er een tabellenboek gemaakt dient te worden, mogelijk uitgesplitst naar achtergrondkenmerken. Naar welke achtergrondkenmerken moeten de resultaten worden uitgesplitst? Zie hiervoor de beantwoording bij vraag 13. 10
38. In paragraaf 2.6 is aangegeven dat voor een vergelijking met voorgaande jaren zichtbaar moet zijn in de rapportage en het tabellenboek via welke methode de gegevens zijn verkregen. Moet in de tabellen in het rapport voor dit jaar een uitsplitsing worden gedaan naar methode of wordt hiermee iets anders bedoeld? Waar dit relevant is voor de interpretatie/vergelijkbaarheid van de resultaten wordt verwacht (de effecten van) de onderzoeksmethodiek aan te geven. 39. In paragraaf 3.5 staat bij tabblad 10 vermeld: Gunningcriteria 1: Algemene indruk van de offerte. Hier kunnen wij echter niets over schrijven, dus wat moet er achter tabblad 10 worden opgenomen? Zie antwoord vraag 6 voor nieuwe tabindeling. 40. In paragraaf 3.5 staat bij tabblad 3 vermeld: Verklaring omtrent rechtsvorm van onderneming. Is het opnemen van een organigram voldoende? Zo nee, wat wordt dan bedoeld aangezien de rechtsvorm al duidelijk wordt aan de hand van de inschrijving van de Kamer van Koophandel? Ja, een korte omschrijving van de onderneming en het opnemen van een organogram voldoet. 41. Met hoeveel verschillende vragenlijsten moet rekening worden gehouden bij de begroting? Uitgangspunt is een fictief, maar reëel onderzoek zoals beschreven in bijlage H. 42. Moet de begroting nog worden gespecificeerd of moeten alleen de totaal bedragen per onderdeel, zoals weergegeven in bijlage H, worden opgenomen? Er wordt gevraagd naar een specificatie per onderdeel zoals is aangegeven in bijlage H. Deze onderdelen hoeven niet verder te worden uitgesplitst. 43. Wat moet er worden toegelicht bij de begroting bij offerte I, mode online? Hier is een toelichting op het aantal respondenten niet relevant, maar het staat Inschrijver vrij in dit vlak toelichting te geven als deze dit relevant acht. Zie ook beantwoording bij vraag 44. 11
44. Moet er bij offerte II en III alleen een toelichting worden gegeven van het aantal respondenten per mode of moet er nog op andere onderdelen een toelichting worden gegeven, zoals bijvoorbeeld de bruto aantallen. De toelichting op het netto aantal respondenten is nodig om (de opgegeven kosten van) de Inschrijvers goed te kunnen vergelijken. Het staat Inschrijver vrij overige toelichting te geven als deze dit relevant acht. 45. In bijlage G is aangegeven dat er 25 punten kunnen worden behaald met de algemene indruk van de offerte. Er wordt echter geen aparte offerte gevraagd, maar achter 5 tabbladen dienen onderdelen te worden beschreven. Hoe moeten we dit gunningcriteria interpreteren? Bedoeld is dat Opdrachtgever zich een algemeen oordeel vormt over de totale offerte waarvoor punten worden toegekend. Zie antwoord vraag 6. 46. In bijlage G van het aanbestedingsdocument (programma van eisen en wensen) staat bij punt 5 (analyse en rapportage) onder punt 3: het geen gebruik maken van uit de data automatische gegenereerde rapportages. Wat wordt hiermee bedoeld? Het is mogelijk om met daarvoor geschikte software uit de data automatisch een rapportage op te stellen. Opdrachtgever gaat er van uit dat de rapportage handwerk en vooral maatwerk voor de Leidse situatie is. Zie ook de opmerkingen die hierover zijn gemaakt op pagina 4 van de aanvraag over de door de Opdrachtgever verwachte opstelling van het onderzoeksbureau (sparringpartner). 47. In verband met de vergelijkbaarheid met de voorgaande metingen, is het wenselijk om voor het zoeken van telefoonnummers een vergelijkbare methode te hanteren. Op welke manier zijn bij de vorige meting telefoonnummers bijgezocht. Is dit automatisch gebeurd of handmatig, op welke manier en op basis van welke bron? De telefoonnummers zijn automatisch en handmatig bijgezocht en aangekocht uit verschillende bronnen door het huidige onderzoeksbureau. Zie voor een korte toelichting de onderzoeksverantwoording in de rapportage. 12
48. Er wordt gesteld in de uitnodiging tot inschrijving (pag. 8) dat gunning plaatsvindt aan de meest economisch voordelige inschrijving, echter op pagina 10 is eerder benoemd `economisch voordelig` aspect niet terug te vinden in de gunningscriteria. Kunt u aangeven hoe prijs en kwaliteit (economisch voordelige inschrijving) zich verhoudt tot de gestelde gunningscriteria? Welke weegfactor heeft prijs binnen deze aanbesteding en hoe beziet men kwaliteit als weegfactor? Dit is beschreven op pagina 13, hoofdstuk 4 Beoordelingsprocedure, met name punt 5 49. Decentrale overheden zijn verplicht een aanbestedingsprocedure te starten als men verwacht met een dienst of product boven een landelijk gesteld drempelbedrag (193.000 euro) voor leveringen en diensten uit te komen. Deze waarden zijn middels de besluiten BAO en BASS in Nederland van toepassing in 2010 en 2011. We trachten in de aanbesteding aan te tonen dat een wijziging van onderzoeksmethodiek (van telefonisch naar online) een positieve invloed heeft op de kosten. Online onderzoek is eenmaal goedkoper dan telefonisch onderzoek. Wat is de procedure als een totaalofferte onder eerder genoemd drempelbedrag uitkomt? Wordt de aanvraag dan terzijde geschoven omdat de prijsstelling niet aanbestedingsplichtig is? De aanvraag zal in bovenbeschreven situatie niet terzijde geschoven worden. 50. Een gedeelte van vragenlijst gaat over contactmomenten van burgers met gemeentelijke instellingen. Bij ons bedrijf ontstond de vraag hoe deze contactmomenten op gemeentelijk niveau geregistreerd of geborgd worden en of het mogelijk zou zijn om resultaten gegenereerd uit (markt)onderzoek te vergelijken met geregistreerde contactmomenten? Uiteraard conform wetgeving bescherming persoonsgegevens. Steeds meer wordt de feitelijke dienstverlening (de contactmomenten) van de gemeente geregistreerd. Voor de analyse en rapportage kan hiervan gebruik gemaakt worden, echter alleen periodieke (jaar)overzichten en niet met behulp van burgerservicenummers e.d.. 51. In ons plan van aanpak gaan wij opbouw en facilitering van een eigen representatief Leids burgerpanel aanbevelen. Dit betreft in onze ogen een ander soort levering of dienst dan regulier marktonderzoek met veldwerk conform aanbesteding. Wat is de houding van de aanbestedende partij in deze? De gemeente heeft een eigen burgerpanel. Het staat de Inschrijver vrij om ontwikkelingen op dit vlak in de aanbesteding mee te nemen. Zie verder de beantwoording bij vraag 16. 13
52. Bijlage G bij Punt 1, Algemene indruk van de offerte: Aangezien dit punt achter een tabblad moet, is onze vraag of wij als indiener van de offerte op deze plaats aanvullende informatie moeten geven over onze indruk van de offerte of dat achter dit tabblad niets hoeft te worden ingediend (een lege pagina dus). Zie de beantwoording bij vraag 6. en vraag 45. Bureau Aanbestedingen Gemeente Leiden 14