REGLEMENT 1
Versie 26 oktober 2018 2018 Stichting Zorgplannen Auteur: Drs W.E. Deen MSc. Postbus 404 2130 AK Hoofddorp info@stichtingzorgplannen.nl Opdrachtgever: FysioTopics Opdrachtnemer: Ed Deen, Partners in gezondheidszorg Uitgegeven in eigen beheer Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Zorgplannen en/of de auteur. 2
Inhoud Inhoudsopgave 3 Aanleiding 4 Inleiding 4 Aanmelding Praktijkaudit 6 - Algemeen 6 - Status van de Praktijkaudit op praktijkorganisatie niveau 6 - Uitkomsten van de Praktijk audit 7 Management rapport, zelfwaarderingsdocument procedure en audit 10 - Algemeen 10 - Tijdschema Praktijkaudit traject 10 - De Praktijkaudit 11 - De Praktijk heraudit 11 - De beoordeling van de Praktijkaudit 11 - Privacy 11 - Klachtenprocedure 12 - Onvoorziene gevallen 12 3
Aanleiding In het kwaliteitsdenken binnen de fysiotherapie is een transitie zichtbaar van HKZ / ISO via PLUS (structuur- en procesindicatoren) naar OUTCOME (uitkomstindicatoren). Binnen de organisatie van een fysiotherapie praktijk is het belangrijk dat de structuur en (werk)processen op orde zijn, maar waar het in de kern om draait is; wat levert de zorg voor de patiënt op. Een andere belangrijke en relevante ontwikkeling is dat zorgverzekeraars het mandaat voor het definiëren en operationaliseren van kwaliteit van fysiotherapeutische zorg heeft teruggelegd bij de beroepsgroep. Het betekent dat de beroepsgroep zelf kwaliteit definieert en dat niet exclusief over laat aan één of meerdere externe partijen. Het schept ook de verplichting om onderscheidende kwaliteit te operationaliseren door middel van objectieve en transparante indicatoren. Misschien wel de meest relevante ontwikkeling in de Nederlandse gezondheidszorg is de paradigma shift van volume naar waarde. Binnen het concept van Value Based Healthcare gaat het vooral om accountable care en het optimaliseren van de uitkomsten van zorg 1. FysioTopics heeft in oktober 2017 een breed gedragen kwaliteitsdocument vastgesteld waarin kwaliteit wordt gedefinieerd (kwaliteitskader) en geoperationaliseerd in objectieve criteria en daaraan gekoppelde indicatoren (toetsingskader). FysioTopics is van mening dat een onafhankelijke externe toets, door middel van een audit, onderdeel moet blijven uitmaken van de verantwoording van de geleverde kwaliteit in de praktijk. Dit nieuwe kwaliteitsdenken vraagt ook om een andere manier om de kwaliteit te toetsen. Een toetsing die recht doet aan de gedefinieerde uitgangspunten van kwaliteit, gebaseerd is op vertrouwen en wordt gedreven door de intrinsieke motivatie om kwaliteit continu te verbeteren. Een audit die zich richt op de mate waarin praktijken in staat zijn om conform de zorgplansystematiek te werken en de wijze waarop de verschillende zorgplannen zijn geïmplementeerd. Niet langer staat de vraag centraal of de dossiers voldoen aan de eisen van het Fysiotherapeutisch Methodisch handelen, maar wat levert de zorg op aan klantwaarden. De is het concrete product dat in co-creatie door de Stichting Zorgplannen en HealthCare Auditing (HCA) is ontwikkeld. Elke fysiotherapiepraktijk in Nederland die de zorgplansystematiek heeft omarmd en zorgplannen heeft geïmplementeerd kan zich door middel van deze audit laten toetsen en zich daarmee verantwoorden over de geleverde kwaliteit van fysiotherapeutische zorg. Inleiding Met dit audit reglement geven wij een overzicht van de gemaakte afspraken, de verschillende criteria en de procedures die van toepassing zijn ten aanzien van de (verder te noemen Praktijkaudit). Dit reglement heeft als doel dat de audit criteria, zoals opgenomen in het Praktijkaudit product op een uniforme en transparante wijze uitgevraagd kunnen worden. De Stichting Zorgplannen heeft op basis van het kwaliteitsdocument 1 objectieve audit criteria en indicatoren geformuleerd. De Praktijkaudit kent een formatief karakter 2. Er vindt een beoordeling plaats van de criteria en indicatoren op basis van de door de praktijk aangeleverde managementrapportage over de mate waarin de zorgplansystematiek en de zorgplannen succesvol zijn geïmplementeerd. De door HCA toegepaste audit systematiek is gericht op het beheersen, bewaken en implementeren van de PDCA cyclus, waarbij alle audit bevindingen in het teken staan van eventueel verbeteren. 1 Deen W.E. (2017). Van onderscheid in kwaliteit naar onderscheidende kwaliteit, i.o.v. FysioTopics. Hoofddorp, versie 23 oktober 2017. 2 Voor criterium 1. en de bijbehorende indicatoren (1 t/m 5) geldt dat er een normatieve beoordeling plaatsvindt, waarbij een NC op één van de indicatoren betekent dat de audit niet is behaald. 4
De in de Praktijkaudit opgenomen criteria zijn grotendeels geformuleerd rondom de zorgplansystematiek en het gebruik en implementatie van de verschillende zorgplannen. De criteria zorgen voor een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van zorg. De criteria van de Praktijkaudit zijn bovenal bedoeld om de eigen prestaties te vergelijken met andere praktijken door middel van een benchmark. Op deze wijze is het voor de deelnemende praktijken mogelijk om verbeteracties te signaleren en verbeterpotentieel te herkennen en waar relevant op te nemen in een verbeterplan en verbetercyclus. De Praktijkaudit bestaat uit twee componenten: 1. Het managementrapport en zelfwaarderingsdocument; Het managementrapport en zelfwaarderingsdocument geldt als verplicht document ter voorbereiding op de Praktijkaudit. Het helpt zowel de praktijk als de auditor om de Praktijkaudit goed voor te bereiden en vooraf een helder beeld te vormen van het niveau van implementatie van de zorgplansystematiek en de zorgplannen. 2. De Praktijkaudit; Tijdens de Praktijkaudit bespreekt de auditor samen met een vertegenwoordiging van de praktijk de criteria en indicatoren uit het toetsingskader zoals gerapporteerd in het managementrapport en de analyse van de praktijk beschreven in het zelfwaarderingsdocument. 5
Aanmelding Praktijkaudit Algemeen De Praktijkaudit is voor iedere praktijk beschikbaar, die zich wil laten toetsen op de zorgplansystematiek en de implementatie van zorgplannen in de praktijk, waarbij met name de verzamelde klinimetrie of OUTCOME het ondersteunende bewijs leveren voor het implementatieniveau. De Praktijkaudit wordt voorafgegaan door het insturen van het managementrapport en een analyse van de gegevens door de praktijk in het zelfwaarderingsdocument. 1. Voor leden van de Vereniging FysioTopics: De deelnemende praktijk wordt door de Stichting Zorgplannen geïnformeerd over de planning van de audit datum (per kwartaal wordt een badge vastgesteld) en wordt voor het uitvoeren van de Praktijkaudit rechtstreeks benaderd door HCA. Vervolgens gaat de aanmeldprocedure in werking. Voor niet leden van de Vereniging FysioTopics: De deelnemende praktijk kan zich via de website van HCA (www.healthcareauditing.nl) aanmelden voor een Praktijkaudit. Aanmelden kan door het volledig invullen van het aanmeldformulier. Na ontvangst van het aanmeldformulier start de aanmeldprocedure. De Stichting Zorgplannen dient vooraf toestemming te verlenen dat de deelnemende praktijk gebruik mag maken van de Praktijkaudit en onder welke condities. 2. Iedere praktijk die zich wil laten toetsen op de zorgplansystematiek en de implementatie van zorgplannen in de praktijk en dit naar eigen inzicht voldoende heeft geborgd kan zich aanmelden. Na ontvangst van de aanmelding worden de volgende vervolgstappen door HCA uitgevoerd, te weten: a. Verzoek om het managementrapport 3 inclusief een analyse van de gegevens door de praktijk in het zelfwaarderingsdocument in te zenden ter voorbereiding op de Praktijkaudit; b. Plannen van een audit datum; c. Toezenden van de audit overeenkomst tussen HCA en praktijk; d. Toezenden van een factuur. 3. De praktijk onderneemt de volgende verplichte stappen ter voorbereiding op de Praktijkaudit. Het niet voldoen aan één van onderstaande punten betekent dat er geen Praktijkaudit kan worden uitgevoerd. - Het minimaal 2 weken voorafgaand aan de geplande audit datum aanleveren van een zo volledig mogelijk ingevuld managementrapport inclusief analyse van de praktijk (zelfwaarderingsdocument); - Invullen en retourneren van de audit overeenkomst; - Het voldoen van de factuur; Status van de Praktijkaudit op praktijkorganisatie niveau 1. Iedere deelnemende praktijk laat een Praktijkaudit in principe uitvoeren op praktijk niveau (AGB code). Van deze regel kan worden afgeweken als blijkt dat de praktijkorganisatie als één operationele eenheid functioneert. Dit ter beoordeling van HCA en de Stichting Zorgplannen. 2. Als een praktijkorganisatie uit meerdere operationeel zelfstandige entiteiten bestaat, die ook zelfstandig data aanleveren en een benchmark rapport hebben ontvangen, dan wordt per zelfstandige entiteit een Praktijkaudit uitgevoerd. 3. Er wordt per praktijkorganisatie één audit certificaat afgegeven. 3 Managementrapport van de Stichting Zorgplannen of anderszins verzamelde benchmark gegevens 6
Uitkomst van de Praktijkaudit De Praktijkaudit toetst of een praktijk de zorgplansystematiek en de daar aan gekoppelde zorgplannen voldoende heeft geborgd in de praktijk. Dat wordt beoordeeld aan de hand van het managementrapport, de analyse van de praktijk (zelfwaarderingsdocument) die daar onlosmakelijk mee verbonden is, in combinatie met audit gesprek op locatie (Praktijkaudit). De Praktijkaudit kent drie mogelijke uitkomsten: 1. De Praktijkaudit is behaald met het advies om de resultaten te borgen; 2. De Praktijkaudit is behaald met het niet vrijblijvende advies voor het opstellen van een verbeterplan; 3. De Praktijkaudit is niet behaald. Ad.1: De praktijk ontvangt een rapportage 4 van HCA met de bevindingen van de Praktijkaudit. Tevens ontvangt de praktijk van HCA een audit certificaat met een geldigheidsduur van 2 jaar. De praktijk heeft de zorgplansystematiek en de zorgplannen goed geborgd en heeft de uitdaging om de goede resultaten ook naar de toekomst vast te houden (borging). De praktijk laat 2 jaar na het behalen van de Praktijkaudit opnieuw een Praktijkaudit uitvoeren in het geval dat de praktijk de keuze heeft gemaakt om de geldigheidsduur van het certificaat te verlengen. In de tussenliggende periode wordt de praktijk op afstand gemonitord (data aanlevering zorgplannen) en doet de praktijk mee met kwaliteitsmethoden die ook vereist zijn door de kwaliteitsregisters (intervisie peer review). Ad.2: De praktijk ontvangt een rapportage van HCA met de bevindingen van de Praktijkaudit. Tevens ontvangt de praktijk van HCA een audit certificaat met een geldigheidsduur van 2 jaar waar wel een aantal voorwaarden aan zijn verbonden. De Praktijkaudit heeft op meerdere indicatoren verbetermogelijkheden geïdentificeerd waarmee de zorgplansystematiek en de zorgplannen op procesniveau (verder) verbeterd kan worden. Dit leidt tot het niet vrijblijvende advies om een verbeterplan op te stellen. De praktijk stelt samen met de auditor de belangrijkste indicatoren vast die een plek moeten krijgen in het verbeterplan. In het verbeterplan formuleert de praktijk de verbeteracties die voldoen aan de SMART 5 principes. Het verbeterplan wordt gestuurd naar de Stichting Zorgplannen en HCA. De Stichting Zorgplannen bewaakt in eerste instantie (een deel van) de voortgang door middel van de data monitoring. De verbeteracties zijn bovendien onderdeel van de kwaliteitsmethoden die ook vereist zijn door de kwaliteitsregisters (intervisie peer review). Indien de praktijk de doelstellingen, zoals benoemd in het verbeterplan, niet binnen de gestelde termijn van 6 maanden behaalt, wordt de praktijk gevraagd om het verbeterplan te evalueren en te onderzoeken welke oorzaken hier aan ten grondslag liggen. De praktijk kan zich daarbij, op eigen kosten, laten ondersteunen door de HCA auditor; Het geactualiseerde verbeterplan wordt door de praktijk direct geïmplementeerd. Na drie maanden wordt door de Stichting Zorgplannen vastgesteld of het verbeterplan in voldoende mate is geïmplementeerd en de resultaten zijn behaald; Indien dit niet het geval is volgt er een tussentijdse Praktijkaudit (op eigen kosten); Ultimo remedium is dat de praktijk de Praktijkaudit niet behaald en daarmee haar audit certificaat verliest. 4 De rapportage wordt door HCA tevens ter beschikking gesteld aan de Stichting Zorgplannen die voor de moitoring zorgt. 5 De doelstellingen moeten in een periode van 6 maanden realiseerbaar zijn. 7
Praktijkaudit Borging Praktijkaudit 01-06-2018 01-06-2020 Borgingsplan Continu verbeteren Implementatie zorgplannen Data verzamelen Plan Do Assess Check Analyse Intervisie Peer review Benchmark Kwantiteit Kwaliteit Schema 1: Visuele weergave Praktijkaudit traject in geval van borging Praktijkaudit Verbeterplan (Niet vrijblijvend) Praktijkaudit 01-06-2018 01-06-2020 Verbeterplan (PvA) SMART doelstellingen Implementatie zorgplannen Data verzamelen Uitvoeren PvA Plan Do Doelstellingen behaald Vervolg schema 1 Assess Check Analyse Intervisie Peer review Benchmark Kwantiteit Kwaliteit Progressie PvA Doelstellingen niet behaald Verbetertraject (dwingend) Doelstellingen niet behaald Praktijk (her)audit Schema 2: Visuele weergave Praktijkaudit traject in geval van verbeteren 8
Ad 3. De praktijk ontvangt een rapportage van HCA met de bevindingen van de Praktijkaudit. De praktijk ontvangt van HCA geen audit certificaat. De Praktijkaudit heeft op cruciale indicatoren van de zorgplansystematiek en de zorgplannen dusdanig tekortkomingen geconstateerd dat de conclusie gerechtvaardigd is dat de zorgplansystematiek en de zorgplannen op procesniveau niet geborgd is. De praktijk ontvangt van de auditor een overzicht van de belangrijkste indicatoren waar de prestaties verbeterd moeten worden. De praktijk kan zich op een zelf gekozen tijdstip weer aanmelden voor een Praktijkaudit (zie aanmeldprocedure). 4. Indien een praktijk zonder geldig audit certificaat (Praktijkaudit) een praktijk met een geldig audit certificaat (Praktijkaudit) overneemt, geldt het audit certificaat niet voor de nieuwe praktijkorganisatie. Het audit certificaat van de overgenomen praktijk blijft geldig zo lang de overgenomen praktijk als zelfstandige entiteit binnen de nieuwe organisatie blijft functioneren. Als de nieuwe praktijkorganisatie aanspraak wenst te maken op een geldig audit certificaat (Praktijkaudit) moet er een Praktijkaudit traject worden doorlopen. Dit geldt ook als er sprake is van opsplitsing binnen een praktijk met een geldig audit certificaat (Praktijkaudit). Bijvoorbeeld: Wanneer een praktijkmedewerker een deel van de praktijk overneemt en zich elders gaat vestigen. In dat geval moet de nieuwe organisatie het Praktijkaudit traject in z n geheel opnieuw doorlopen. 5. Indien twee of meerdere praktijkorganisaties met een geldig audit certificaat (Praktijkaudit) fuseren en als één (nieuwe) praktijkorganisatie gaan werken, blijft het audit certificaat (Praktijkaudit) geldig voor de nieuwe praktijkorganisatie tot de verloopdatum van het oudste certificaat. Bijvoorbeeld: Praktijk A heeft een audit certificaat (Praktijkaudit) met een geldigheidsduur tot datum 12-06-2019, praktijk B heeft een audit certificaat (Praktijkaudit) met een geldigheidsduur tot datum 13-03-20208. Als de praktijken fuseren per 1 november 2018 moet de Praktijkaudit voor de nieuwe praktijkorganisatie uiterlijk op 12-06-2019 plaatsvinden. 9
Managementrapport, zelfwaarderingsdocument procedure en audit Algemeen Het managementrapport en zelfwaarderingsdocument maakt onlosmakelijk deel uit van het Praktijkaudit traject. Dat betekent dat het document altijd voorafgaand aan de Praktijkaudit bij HCA moeten worden aangeleverd. Het document helpt zowel de praktijk als de auditor om de Praktijkaudit goed voor te bereiden en vooraf een helder beeld te vormen van het niveau van implementatie van de zorgplansystematiek en de zorgplannen. 1. Minimaal 2 weken voorafgaand aan de geplande Praktijkaudit datum dient de praktijk het management rapport en zelfwaarderingsdocument zo volledig mogelijk in te vullen en voorzien van alle gevraagde informatie (in de vorm van bijvoorbeeld bijlagen) bij HCA ingediend te hebben; 2. De aangeleverde documenten worden verstrekt aan de auditor die de uitkomsten van de documenten gebruikt ter voorbereiding. Tijdens de Praktijkaudit worden de criteria en indicatoren uit het toetsingskader zoals gerapporteerd in het managementrapport en de analyse van de praktijk beschreven in het zelfwaarderingsdocument besproken en getoetst. Tijdschema Praktijkaudit traject Het Praktijkaudit traject kent de volgende tijdsindeling: a. Voorbereidingsfase; b. Uitvoering van de Praktijk audit en rapportage; c. Na de audit: borging of een niet vrijblijvend verbeterplan. Ad a: In de voorbereidingsfase levert de praktijk het managementrapport en het zelfwaarderingsdocument aan en verzamelt waar nodig ondersteunde informatie documenten, welke als bijlage worden meegestuurd naar HCA. Deze documenten vormen het kernmateriaal voor tijdens de audit en zijn een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van de Praktijkaudit. Als de documenten door HCA ontvangen zijn, bereidt de toegewezen auditor zich zorgvuldig voor op de Praktijkaudit en behandelt alle praktijkinformatie vertrouwelijk en handelt conform vigerende wet- en regelgeving inzake privacy van praktijk- en eventuele patiëntgegevens. Bij de toegestuurde documenten worden geen patiënt herleidbare gegevens meegestuurd. Als voorbereiding op de Praktijkaudit heeft de auditor gemiddeld 1 uur voorbereidingstijd nodig. Ad b: De Praktijkaudit inclusief de rapportage vraagt gemiddeld 5 uur arbeidstijd van de auditor, waarbij de volgende criteria worden uitgevraagd en besproken. Basiskwaliteit; Organisatie rondom zorgplannen; Zorgplan implementatie; Minimale Data Set (MDS) op praktijkniveau; Continu verbeteren en externe benchmark. Na afloop van de Praktijkaudit ontvangt de praktijk een rapportage van HCA met de bevindingen van de Praktijkaudit en de uitkomst van de Praktijkaudit. De Praktijkaudit kent drie mogelijke uitkomsten; 1. De Praktijkaudit is behaald met het advies om de resultaten te borgen; 10
2. De Praktijkaudit is behaald met het niet vrijblijvende advies voor het opstellen van een verbeterplan; 3. De Praktijkaudit is niet behaald. De Praktijkaudit 1. De Praktijkaudit wordt vanaf mei 2018 ingezet en wordt uitgevoerd door één auditor van HCA en kent een formatief karakter. Bij een positieve uitkomst is de geldigheid van het Praktijkaudit certificaat 2 jaar. Dit impliceert dat een tweede Praktijkaudit wordt uitgevoerd twee jaar na dato van de 1 e Praktijkaudit, indien de praktijk kiest voor continuering van het Praktijkaudit traject; 2. Tijdens de Praktijkaudit wordt verwacht dat de praktijk zich door een representatieve groep collegae laat vertegenwoordigen; 3. De Praktijkaudit vindt plaats op de praktijk (hoofd)locatie. Het audit team van het audit bureau bestaat uit één auditor, die zowel als lead auditor en als materiedeskundige zal optreden. De auditor is altijd een fysiotherapeut/paramedicus en bekend met de zorgplansystematiek en de zorgplannen; 4. Na afloop van de Praktijkaudit ontvangt de praktijk een rapportage met de bevindingen en de uitkomst van de Praktijkaudit. De Praktijk heraudit 1. Indien de praktijk de doelstellingen, zoals geformuleerd in het verbeterplan, niet binnen de gestelde termijn van 6 maanden heeft behaald wordt een verbetertraject ingesteld van maximaal 3 maanden. Indien de praktijk de dwingende doelstellingen niet binnen een termijn van 3 maanden behaald volgt (op eigen kosten) een nieuwe Praktijkaudit; 2. De Praktijk heraudit vindt plaats op de praktijk(hoofd)locatie en volgt verder dezelfde procedure als de Praktijkaudit; 3. Bij een negatieve uitkomst van de Praktijk heraudit vervalt het eerder afgegeven audit certificaat (Praktijkaudit). De beoordeling van de Praktijkaudit 1. Na afloop van de Praktijkaudit worden de bevindingen en uitkomst van de Praktijkaudit direct gecommuniceerd met de praktijk; 2. Het audit rapport wordt door het audit bureau binnen 5 werkdagen verzonden naar de praktijk en de Stichting Zorgplannen; 3. Bij een positieve uitkomst van de Praktijkaudit ontvangt de praktijk binnen 5 werkdagen van HCA een Praktijkaudit certificaat, met een geldigheidsduur van 2 jaar; 4. Met dit Praktijkaudit certificaat kan de praktijk aantonen dat de Praktijkaudit met goed gevolg is afgelegd; 5. De praktijk is zelf verantwoordelijk voor het versturen van het audit certificaat naar de betreffende externe instanties zoals zorgverzekeraar(s). Privacy 1. Ten aanzien van de privacy van patiëntgegevens worden vooraf afspraken gemaakt in de overeenkomst met het betreffende audit bureau. Deze voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving, conform de AVGbepalingen welke vanaf mei 2018 van kracht worden als het gaat om de bescherming van patiëntgegevens. 11
Klachtenprocedure Het kan voorkomen dat een praktijk niet tevreden is over de geleverde dienstverlening van HCA. In eerste instantie dient dit gemeld te worden bij HCA om zo tot een oplossing te komen. Indien dit na aantoonbare inspanning niet gelukt is kan de praktijk dit melden bij de Stichting Zorgplannen. Indien en voor zover partijen in onderling overleg niet tot een oplossing kunnen komen worden geschillen voorgelegd aan de bevoegd rechter te Den Haag. Onvoorziene gevallen In onvoorziene gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Stichting Zorgplannen 12