Handleiding Metis Admin Inhoud 1. Inleiding 2. Registreren van publicaties tabblad Type tabblad Auteurs tabblad Bibliografische beschrijving tabblad Onderzoek tabblad Extra kenmerken tabblad Samenvatting en tekst opslaan van de gegevens 3. Raadplegen / Wijzigen publicaties 4. Uploaden naar VU-DARE 5. Exporteren
1. Inleiding Metis Admin is een gebruiksvriendelijke module exclusief bestemd voor het ingevoeren en wijzigen van resultaten. Metis Admin is alleen toegankelijk via de rechtstreekse url http://metis-app.vu.nl:7779/metis/ Inloggen - kan met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord die ook gebruikt worden voor andere Metismodules. Beschik je nog niet over een Metis-account, neem dan contact op met de facultair beheerder.
2. Registreren van publicaties Na klikken op de knop Registreren verschijnt het volgende scherm: Tabblad Type Allereerst wordt je gevraagd een keuze te maken voor het soort resultaat. Of daarna ook nog de classificatie ingevoerd moet worden, hangt af van de instelling bij je eigen faculteit; bij sommige faculteiten is de classificatie gecombineerd met de resultaatsoorten. De status staat bij nieuw ingevoerde resultaten standaard op gevalideerd.
Tabblad Auteurs uitleg knoppen opent de hulplijst met VU-onderzoeksmedewerkers toont de gekoppelde werkrelatiegegevens van de betreffende auteur verwijdert de betreffende auteur hulplijst VU-onderzoeksmedewerkers Je kunt in deze lijst zoeken op (een deel van) de achternaam van VU-onderzoekmedewerkers. Hierbij wordt eerst gezocht binnen co-auteurs, vervolgens binnen de afdeling waar de onderzoeker in dienst is en indien dit geen treffers oplevert in het totale bestand. Indien een VU-medewerker niet voorkomt in de lijst, neem dan contact op met je facultair beheerder. Voor een juiste koppeling van een publicatie aan afdeling en functiecategorie in Metis is het van belang dat de juiste werkrelaties van de auteurs eraan gekoppeld zijn. De standaardinstelling is zodanig dat álle actuele werkrelaties van een medewerker automatisch zijn geselecteerd. Via de knop kan de selectie worden aangepast:
naamsvarianten Auteurs kunnen onder verschillende namen publiceren. Denk hierbij aan een verandering in titulatuur, de meisjesnaam, verschil in voorletters, gebruik van de roepnaam enz. METIS registreert auteurs via een uniek onderzoekernummer. Aan dit nummer kunnen verschillende namen worden gekoppeld; een voorkeursnaam en één of meerdere aliassen. Deze naamsvormen zijn in de hulplijsten te herkennen: voor auteurs met meerdere naamsvormen verschijnt een V voor de voorkeursnaam, en een A om een alias aan te duiden. Naamsvarianten kunnen worden toegevoegd via de Data Entry & Control module: Beheer > Naamgeving Medewerkers externe auteurs Indien een auteur geen aanstelling heeft bij de VU vul dan handmatig de naamvelden in en toets enter. METIS zal deze invoer als een nieuwe auteur herkennen en vragen om bevestiging. Indien er sprake is van een externe auteur met dezelfde naam en voorletters als een medewerker van de VU: - Selecteer de gegevens van de interne medewerker. - Typ op de plaats van de voorletters de tekst 'extern'. METIS weet nu dat de betreffende auteur weliswaar dezelfde naam heeft als een interne medewerker, maar toch als externe auteur geregistreerd moet worden. Titulatuur kan worden toegevoegd Tabblad Bibliografische beschrijving De invoervelden van dit tabblad verschillen per resultaattype. Voor een meer uitgebreide beschrijving, zie: Handleiding voor het invoeren van resultaten in METIS
Velden gemarkeerd met een rood * zijn verplicht. De overige velden graag zo volledig mogelijk invullen. Bij het veld tijdschrift is een keuzelijst beschikbaar met een autocomplete functie. Via een zoekscherm geopend worden waarin gezocht kan worden op titelvarianten en issn. kan ook Indien een tijdschrift niet in de lijst voorkomt, selecteer dan het tijdschrift Onbekend xxx van je faculteit (bv Onbekend FSW) en vraag je facultair beheerder het tijdschrift toe te voegen aan METIS. Tabblad Onderzoek Bij de meeste faculteiten worden automatisch de juiste onderzoekprogramma s aan de publicatie gekoppeld en hoeft je hier dus niets in te vullen. Twijfel je of dit bij je faculteit het geval is neem dan contact op met de facultair beheerder. Dien je zelf de onderzoekprogramma s toe te voegen, gebruik dan de hulplijst om de juiste programmacodes te selecteren. U kunt hierin zoeken op de code of de titel van het onderzoek.
Tabblad Extra kenmerken Deze zijn in het algemeen niet verplicht. Twijfel je of dit bij je faculteit het geval is neem dan contact op met de facultair beheerder. Je kunt hier de publicatie als vertrouwelijk markeren; de publicatie wordt dan bv niet getoond in het Metis-publicatieoverzicht op de persoonlijke webpagina s. Tabblad Samenvatting en tekst Hier is ruimte voor een abstract en eventuele opmerkingen bij de publicatie. Ook kan in het veld URL een verwijzing URL naar een full-text-versie worden opgenomen. Het veld URL IR wordt automatisch gevuld na het uploaden van de full-text naar VU-DARE. Opslaan van de gegevens Sla de ingevoerde gegevens op door op de knop met de diskette te klikken.
3. Raadplegen / Wijzigen Bij deze optie wordt een zoekscherm geopend waarmee via een aantal criteria een selectie kan worden samengesteld. Deze kunnen handmatig worden ingevuld of indien beschikbaar geselecteerd uit een hulplijst: Publicaties inzien die je zelf hebt ingevoerd, kan via Metis gebruiker Vervolgens kies je de optie overzicht [voor exporteren zie hoofdstuk 5)]
Overzicht Het scherm met het publicatieoverzicht ziet er als volgt uit: geeft aan dat je de publicatie nog zelf kunt wijzigen upload full-text naar VU-DARE, het online archief van de VU (zie hoofdstuk 5) Door een publicatie aan te klikken, krijg je de tabs met beschrijvende gegevens te zien en kun je indien mogelijk de gegevens aanpassen (zie ook hoofdstuk 2. Registreren van publicaties)
Uitleg knoppen Geeft aan wanneer en door wie een resultaat is geregistreerd. Ook worden de mutatiedata van de laatste twee mutaties bijgehouden. verwijderen van het gehele resultaat. bladeren door de resultatenlijst vastleggen zoekt de publicatie in de diverse full-text en bibliografische databestanden van de UB upload full-text naar VU-DARE
4. Uploaden naar VU-DARE Na het opslaan van een publicatie kun je kiezen voor upload full-text. Je kunt ook vanuit het overzichtsscherm uploaden via de knop Er wordt nu een nieuw scherm geopend waarin bovenaan de beschrijvende gegevens van de publicatie worden getoond. Via File: kun je het full-text-bestand toevoegen. Als het een tekstbestand is, dient dit in pdf-formaat te zijn. Via Select Open Access or Embargo kun je aangeven óf en zo ja, tot wanneer er een embargo moet gelden voor online openbaarmaking. De optie Check Copyright Policy wordt alleen getoond indien er een tijdschrift mét issn is geselecteerd. Met deze knop wordt in de Sherpa-Romeo database gezocht wat het beleid van de betreffende uitgever is mbt online archiving. Door te klikken op I agree to the license gaat men akkoord met opname in VU-DARE.
Na klikken op Publish in VU-DARE verschijnt een scherm waarin je kunt kiezen voor Upload more files. Hiermee kun je een tweede bestand toevoegen aan dezelfde titel. Om terug te gaan naar Personal METIS dient het browserscherm te worden afgesloten. Nadat de publicatie is goedgekeurd door een medewerker van de UB ontvang per e-mail de permanente url. Deze url zal vervolgens worden ingelezen in METIS en ook aanklikbaar worden via de vanuit Metis gegenereerde publicatieoverzichten op persoonlijke webpagina s.
5. Exporteren De functie Export is te gebruiken om verschillende typen overzichten te kunnen maken in een uitvoerformaat naar keuze. De groepeer- en sorteeropties zijn alleen beschikbaar voor APA / Metis lijst / Vancouver overzichten sorteren bepaalt de volgorde waarin de lijst gesorteerd wordt groepering incl. labels biedt de mogelijkheid te groeperen op een criterium naar keuze classificatie biedt de mogelijkheid om resultaten met een specifieke externe classificatie uit te sluiten. dissertaties toont al dan niet dissertaties waarbij u (co-) promotor bent uitvoer APA: het standaard voorschrift voor de bibliografische weergave van wetenschappelijke resultaten.
Metis lijst: in deze lijst wordt het resultaat getoond volgens het APA voorschrift, aangevuld met de code onderzoek, externe classificatie en het soort resultaat. RIS format: dit is een format dat door een aantal bibliotheekprogramma s wordt gebruikt. Ook zijn bestanden in RIS-format in te lezen in programma s als Endnote. Bibtex: BibTeX is een pakket om literatuurlijsten aan te leggen en te gebruiken binnen LaTeX-documenten. Het format wordt gebruikt binnen de technische wetenschap. Bibtex origineel Vancouver: de weergave is gebaseerd op de 'ANSI' (American National Standards Institute) standaard en wordt veel gebruikt door medici. Het format wordt ook toegepast in databases zoals MEDLINE. bestandstype Het opvragen van RTF via Internet Explorer kan geblokkeerd worden door een beveiligingsinstelling van Explorer. Dit kan omzeild worden door de Ctrl-toets ingedrukt te houden tijdens het opvragen.