Van uw offerte aanvraag tot onze pensioenadministratie Aanpak implementatietraject Stichting BASF Pensioenfonds in hoofdstappen
Inleiding In dit document is de aanpak van het implementatietraject in hoofdstappen omschreven. Op deze manier zorgt a.s.r. ervoor dat uw offerteaanvraag uitmondt in een goede uitvoering van de opgebouwde pensioenen van (gewezen) deelnemers en uitkeringsgerechtigden van Stichting BASF Pensioenfonds. Gezamenlijk op weg naar een succesvolle implementatie
Implementatietraject: hoofdstappen Processtap 1: Offerte en Zie pagina 4-7 Processtap 2: Inregelen pensioenadministratie Zie pagina 8-9 Deelnemerscommunicatie Zie pagina 10
Processtap 1: Offerte en Uw verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid a.s.r. pensioenen Offerteaanvraag Opstellen Offerte Beoordelen Offerte Akkoord Accorderen Offerte
Processtap 1: Offerte en Uw verantwoordelijkheid Opmaken concept Verantwoordelijkheid a.s.r. pensioenen Akkoord Opmaken definitieve Ondertekenen Juridische Vrijwaringsverklaring Akte van overdracht Opmaken concept Aanleveren bevindingen Reactie op bevindingen Akkoord Akkoord: opmaak definitieve Ondertekenen Niet akkoord: gezamenlijk overleg over de Opmaak definitieve Ondertekenen
Processtap 1: Offerte en zijn akkoord Akkoord Analyseren van: het dossier door het implementatieteam 1 Akkoord Overdragen dossier aan afdeling: administratieve inregeling 1 Het implementatieteam bestaat uit: offertemedewerker, medewerker opmaak, contractinrichter, salesmanager, pensioenspecialist en implementatiemanager
Toelichting processtap 1: Offerte en Het opstellen van de offerte en de loopt parallel. Bij het opstellen van de offerte wordt rekening gehouden met uw wensen en de randvoorwaarden om aan goede kwalitatieve dienstverlening te kunnen voldoen. De offerte wordt door u beoordeeld. Daarna bespreken wij deze met elkaar. Tegelijkertijd gaan wij aan de slag met het maken van een tekstvoorstel voor de vrijwaringsverklaring en de akte van overdracht. Wellicht is het nodig dat er bij het opstellen daarvan nog zaken worden afgestemd met u. Indien dat het geval is, nemen wij contact met u op. U beoordeelt de teksten. Indien u akkoord bent, vernemen wij dat van u. Wij zullen u vervolgens de definitieve versie opleveren. Indien u niet akkoord bent met de teksten dan vernemen wij dat ook graag van u. Wij zullen vervolgens de aangepaste teksten toesturen. Wij vernemen graag of u akkoord bent met de aangepaste teksten. Indien u zich niet kunt vinden in de aangepaste teksten zal een gezamenlijk overleg plaatsvinden. Tijdens dit overleg dient er tot een gezamenlijke oplossing te komen op de nog openstaande punten. Wij leveren u daarna de definitieve stukken op ter ondertekening. Er wordt een tekenmoment afgesproken. Dit is tevens het moment van overdracht van de risico s. De door ons ondertekende stukken zien wij dan graag door u ondertekend tegemoet. Wanneer u akkoord bent tekent u de akte van overdracht. Wij zijn blij dat wij uw pensioenregeling mogen uitvoeren. Ons implementatieteam gaat aan de slag.
Processtap 2: Inregelen pensioenadministratie Uw verantwoordelijkheid Start, na binnenkomst ondertekende akte van overdracht en akkoord op het dossier Verantwoordelijkheid a.s.r. pensioenen Pensioenregelingen in administratie opnemen Controleren invoerbestand deelnemers Invoeren deelnemers Controleren ingevoerde deelnemers Doorvoeren van eventuele correcties Verzenden van: pensioenoverzichten + pensioenbrief Overdragen dossier aan beheer
Toelichting processtap 2: Inregelen pensioenadministratie Uw handtekening op de akte van overdracht is ontvangen. Wij nemen nu de pensioenregeling in onze administratie op. U ontvangt van ons een plandatum voor het inregelen van de administratie. Wanneer de pensioenregeling gereed is, versturen wij de pensioenoverzichten aan de deelnemers. Om de administratie goed in te richten is het belangrijk dat de contractinrichter van a.s.r. tijdig de juiste en volledige gegevens aangeleverd krijgt. Voor de juiste aanlevering van de gegevens ontvangt u van ons een Excel bestand die wij graag volledig ingevuld retour ontvangen. N.B. Op een eerder moment verzoeken wij u om gedetailleerde informatie aan te leveren omtrent de lopende pensioenuitkeringen en de uitkeringen die op korte termijn zullen ingaan. Hiermee dragen we er met elkaar zorg voor dat de uitkeringen op een afgesproken moment, zo snel mogelijk na ondertekening, uitgevoerd gaan worden door a.s.r.
Toelichting deelnemerscommunicatie Het is belangrijk dat de deelnemers goed geïnformeerd worden. Dit is een apart aandachtspunt. Tijdens dit traject is het mogelijk gebruik te maken van diensten van onze afdeling pensioencommunicatie. De afdeling pensioencommunicatie van a.s.r. kan een communicatieplan opstellen. Daarnaast kunnen zij conceptteksten aanleveren voor de brieven die u aan uw deelnemers wilt versturen inzake de voorgenomen plannen en wijzigingen.