Programma Groepsontwikkeling Werkwijze programma Groepsontwikkeling Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Beschrijving werkwijze 3. Uitvoerige toelichting werkwijze Stap 1: Voor de start Stap 2: Intake Stap 3: Uitvoeren onderzoeken Stap 4: Voorbereiden workshop 1 Stap 5: Voorbereiden workshop 2 Stap 6: Afsluiting en rapportage 1. Inleiding Wat is het programma Groepsontwikkeling? Het programma Groepsontwikkeling biedt groepen de gelegenheid zichzelf te toetsen en stil te staan bij gewenste veranderingen met de hulp van twee externe organisatiecoaches en een unieke methodiek. Met het inzicht dat een groep daarmee krijgt kunnen zij bewuster kijken naar het beleid op lange termijn en gewenste actiepunten op korte termijn. Daarnaast wordt de groep begeleid bij de uitvoering van het eigen actieplan. Het actieplan wordt binnen 5 maanden gemaakt. De uitvoering hiervan is het begin van een verbetercyclus voor de groep. Het doel van het programma Groepsontwikkeling is te komen tot: 1. vitale Scoutinggroepen 2. groei. Dit willen we bereiken door: groepen inzicht te geven in de eigen ontwikkelkansen groepen te ondersteunen bij de totstandkoming van kwaliteitsplannen groepen te ondersteunen bij de werving van kader- en jeugdleden. monitoren en kennisontwikkeling op het gebied van groepsmanagement en ledenontwikkeling. ondersteuning bij de implementatie van nieuwe producten en diensten in de vereniging. Werkwijze programma Groepsontwikkeling 1
2. Beschrijving werkwijze In de werkwijze wordt stap voor stap beschreven hoe het programma Groepsontwikkeling eruit ziet. Eerst in schema met een globale planning, daarna uitvoeriger beschreven. Toelichting schema: Aan de planning is te zien welke stap wanneer aan bod komt. Het is de bedoeling het traject van stap 1 tot en met stap 6 binnen een periode van 5 maanden af te ronden, zodat er weer ruimte voor deelname van nieuwe groepen aan het programma Groepsontwikkeling ontstaat. Planning en schematisch overzicht programma groepsontwikkeling 2011 2012 Stap 1 Bekend zijn van: Groep (1 per regio) Regiocoach Seniorcoach 1 september 2011 (week 35) 1 januari 2012 (week 1) Stap 2 Intake (avond): Kennismaken Afspraken maken 5 sept 7 oktober (week 36 40) 16 jan 17 feb (week 3 7) Stap 3 Uitvoeren onderzoeken bij: ouders jeugdleden kaderleden oud-leden 19 sept 21 okt (week 38 42) 30 jan 2 maart (week 5 9) Stap 4 Workshop 1 3 okt 17 dec (week 40 50) 13 feb 22 juni (week 7 25) Stap 5 Workshop 2 (kan aansluitend op workshop 1 of met maximaal 2 weken ertussen) 3 okt 17 dec (week 40 50) 13 feb 22 juni (week 7 25) Stap 6 Afronding en rapportage Binnen 1 week na 2 e workshop Binnen 1 week na 2 e workshop Stap 7 Vervolg Rol regiocoach Rol regiocoach Werkwijze programma Groepsontwikkeling 2
3. Uitvoerige toelichting werkwijze Programma Groepsontwikkeling Stap 1: Voor de start De regio coördineert de aanmeldingen en volgorde van groepen die aan het programma Groepsontwikkeling deelnemen. In principe worden de groepen voor de zomervakantie geworven. De start kan dan in september of januari hierop volgend zijn. De regio is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van regiocoaches. Mochten deze er (nog) niet zijn, dan kan er vanuit het programmateam Groepsontwikkeling hierin ondersteuning ingezet worden. Dit laatste in overleg met het regiobestuur. Groepen die zichzelf aanmelden (of aan wie gevraagd wordt deel te nemen), bespreken en besluiten dit in de groepsraad. Ter ondersteuning is een presentatie beschikbaar, die door de groep met de eigen gegevens wordt aangevuld. (zie ook www.scouting.nl. Inloggen op Mijn Scouting. De presentatie vind je dan bij downloads/bestuur en organsatie/groepsontwikkeling) De groep kiest 2 groepsbestuursleden en 1 speltakleider of -leidster die, namens de groep bij de intake aanwezig zijn. Het landelijke programmateam Groepsontwikkeling koppelt de groep, de regiocoach en de seniorcoach aan elkaar, waardoor het programma van start gaat. De seniorcoach is verantwoordelijk voor het initiatief om een datum voor de intake af te spreken (zie stap 2) en deze datum aan het Llandelijk servicecentrum door te geven. Stap 2: Intake De intake duurt ongeveer 2 uur. Bij de intake zijn aanwezig: twee leden uit het groepsbestuur en 1 speltakleider of - leidster. regiocoach senior coach Doelen van de intake zijn: kennismaken van betrokkenen. het verloop van het programma Groepsontwikkeling bespreken. Wat gaat er allemaal wanneer gebeuren en direct hierover de data en andere praktische afspraken maken. wederzijds de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen over het programma Groepsontwikkeling of achtergrondinformatie die voor een succesvol verloop van belang zou kunnen zijn. ` Checklist intake: Korte toelichting op de aanleiding van het doel en programma Groepsontwikkeling Kennismaking met de beide coaches en de groep Achtergrondinformatie over de groep Toelichten stappenplan Vertrouwelijkheid gegevens Afspraak data verzending enquêtes en workshops Benoeming coördinator voor de uitvoering van het actieplan in de groep Hoe kan de groep stimuleren dat zoveel mogelijk kaderleden bij de workshops aanwezig zijn. Uitwisselen contactgegevens. De seniorcoach is verantwoordelijk voor het doorgeven van de data waarop de onderzoeken verstuurd mogen worden en de data waarop beide workshops gepland worden. Werkwijze programma Groepsontwikkeling 3
Stap 3: Uitvoeren onderzoeken Enquêtes Er worden 5 verschillende onderzoeken door het landelijk servicecentrum uitgezet onder de leden, ouders en oud-leden van de groep: onderzoek bij jeugdleden: het betreft hier de scouts, explorers en roverscouts van de groep. onderzoek bij alle kaderleden en plusscouts van de groep. Belangrijk: niet alle kaderleden ontvangen dezelfde vragen. Sommige vragen zijn functiegebonden om de lijst met vragen zo overzichtelijk mogelijk te houden. onderzoek bij de ouders van bevers, welpen, scouts en explorers. onderzoek bij oud-jeugdleden (die de afgelopen 2 jaar uitgeschreven zijn) onderzoek bij oud-kaderleden (die de afgelopen 2 jaar uitgeschreven zijn). In volgorde worden alle betrokkenen door de groep zelf vooraf geïnformeerd over de uitnodiging om deel te nemen aan de enquêtes. Op de afgesproken datum worden via het landelijk servicecentrum aan alle betrokkenen uitnodigen per e-mail verstuurd met hierin opgenomen een link naar de juiste vragenlijst. Deze mail wordt door de groepsvoorzitter ondertekent (concept beschikbaar). Na 5 dagen ontvangen alle mensen die nog niet gereageerd hebben een herinneringsmail en opnieuw een verzoek tot deelname. Na 10 dagen wordt deelname aan het onderzoek stopgezet en ontvangen beide coaches de uitkomsten. Tijdsplanning: De groep heeft minimaal 1 week nodig om haar eigen leden vooraf te informeren en te checken of alle e-mailadressen in Scouts Online (SOL) actueel zijn. Tussen de verzending van de enquêtes en de eerste workshop zit minimaal 3 weken. Tijdens de eerste 2 weken is er tijd voor deelname aan het onderzoek. De laatste week is nodig ter voorbereiding van de presentatie door de coaches. De groep is verantwoordelijk voor: vooraf informeren van de eigen leden (jeugdleden en kaderleden) en de ouders van leden (bevers tot en met explorers). zorgddragen voor de juiste gegevens van haar leden en ouders in Scouts Online. De seniorcoach is verantwoordelijk voor: communicatie met het landelijk servicecentrum over de data waarop de verzending van de enquêtes plaatsvindt. beschikbaar stellen van de uitkomsten van de enquêtes aan de groep. beschikbaar stellen van een conceptbrief waarin de groep haar leden vooraf informeert. Stap 4: Voorbereiden workshop 1 (Presentatie uitkomsten onderzoek en analyse) In een aparte bijlage vind je een conceptdraaiboek voor beide workshops. Voor beide workshops is het van belang dat alle kaderleden (echt zoveel mogelijk) aanwezig zijn. Doelen van workshop 1 zijn: de groep is geïnformeerd over de uitkomsten van kwaliteitsscan, enquêtes en SOL-onderzoek de groep herkent en erkent de uitkomsten de groep heeft nagedacht over de vraag welke uitkomsten nadere analyse behoeven.. Werkwijze programma Groepsontwikkeling 4
Om de presentatie met de diverse uitkomsten voor te bereiden zijn nodig: uitkomsten alle enquêtes van de groep. Deze uitkomsten worden aan beide coaches tegelijk verstuurd door het landelijk servicecentrum. De meest opvallende uitkomsten worden gebruikt in de presentatie. uitkomsten kwaliteitsscan (deze maakt onderdeel uit van de vragenlijst aan de kaderleden) gegevens uit SOL en omgevingsfactoren. een herkenbare foto van de groep (te vinden op de website van de groep of op te vragen bij de groep zelf). Te bespreken tijdens en na afloop van de presentatie: Herkent de groep de uitkomsten? Nu de groep dit weet, veranderd dit iets? Wat zeggen deze uitkomsten volgens de groep? Van de coaches wordt verwacht: blijf benoemen waar de groep haar sterke kanten in heeft. Opzet is een aantal welgemeende complimenten uit te delen en op basis hiervan te kijken wat mogelijke punten voor verbetering zouden kunnen zijn. denk oplossingsgericht naar de toekomst. laat het aan de groep over om tot eigen oplossingen te komen. Stap 5: Voorbereiden workshop 2 (Opstellen plan van aanpak) Doelen van de tweede workshop zijn: de groep heeft een analyse, op basis van de uitkomsten in workshop 1, uitgevoerd de groep heeft prioriteiten gesteld met betrekking tot gewenste veranderingen de groep heeft voor de meest gewenste veranderingen een plan van aanpak omgezet. Er zijn meerdere vormen mogelijk om met de groep op een open creatieve wijze naar de toekomst te kijken en te komen tot een actieplan. Belangrijk:. Begin vanuit visie. Laat de groep positief geformuleerde doelen in de middellange toekomst uitwerken, waar mensen enthousiast voor worden om dit te bereiken. Prioriteiten kiezen die binnen 3 maanden afgehandeld kunnen zijn en welke binnen 1 jaar. Zorg dat aan het einde van deze sessie er een taakverdeling binnen de groep is, gekoppeld aan de actiepunten. Vraag de coördinator voor het actieplan in de groep de opgeschreven plannen verder uit te werken. Nog te overwegen: hoe krijgen we het plan van aanpak simpel op papier? Laat de groep haar eigen proces vormgeven! Evaluatie Wat is goed/ minder goed verlopen. Waar is de groep trots op. Wat kan vaker worden toegepast Wat is ervan geleerd en op welke aspecten zijn nieuwe initiatieven mogelijk? Welke doelen worden nu nagestreefd Werkwijze programma Groepsontwikkeling 5
Stap 6: Afronding en rapportage Afronding met de groep Inventariseren of er specifieke ondersteuning nodig is voor de realisatie van het actieplan of voor andere vragen. Zo ja, afspreken wie hierin initiatief neemt (seniorcoach of regiocoach). De ondersteuning kan binnen Scouting beschikbaar zijn, maar ook in de gemeente of anderszins (vrijwilligerscentrales, servicepunten, bedrijven die Maatschappelijk Ondernemen, etc) Vervolg De regiocoach heeft een belangrijke taak in het volgen en blijven stimuleren van de groep. Van hem/haar wordt verwacht op gerichte tijdstippen naar de voortgang te informeren en te overleggen of regio of landelijke vereniging nog iets kunnen betekenen voor de ontwikkeling binnen de groep. Tips: Denk eventueel ook aan nog een keer met de groep, nadat het plan van aanpak is uitgewerkt, het inhoudelijk doorlopen hiervan. Adviseer de groep om de ouders een samenvatting van de uitkomsten te laten geven, eventueel aangevuld met een beschrijving van het actieplan. Hierdoor zien ouders direct wat er met hun opmerkingen gebeurt. Overleg met de groep op welke wijze de kaderleden die niet aanwezig waren door de groep geïnformeerd worden. Daarnaast wordt er een vervolg ontwikkeld om ongeveer 1 jaar na dato met de groep terug en vooruit te kijken op de ontwikkeling van de groep. De bedoeling is het komen tot een continue leerproces, zowel binnen de groep, maar ook binnen de regio en het programma Groepsontwikkeling. Rapportage Ieder traject wordt afgerond met een rapportage waarin kort beschreven hoe het traject met de groep verlopen is, wat viel op en wat ging goed/minder goed. Natuurlijk ook met een overzicht van de afgesproken concrete doelen en acties van de groep. In de rapportage daarnaast aandacht voor een eigen indruk van de coaches van de groep: Beschrijving clubhuis (status onderhoud, hygiëne, indruk, omgeving) Wat zijn aandachtspunten om bij de verdere begeleiding in de gaten te houden? Aanbevelingen andere bijeenkomsten Waar zou deze groep voor andere groepen een goed voorbeeld in kunnen zijn? Voor de rapportage volgt een standaard formulier. De seniorcoach is verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van de rapportage. Werkwijze programma Groepsontwikkeling 6