Vergadering Raad van Bestuur Vlaamse Judofederatie vzw Warandestraat 1A 9240 Zele Telefoon : 052 44 90 16 Fax : 052 44 97 20 E-mail : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : www.vjf.be Publieke versie verslaggeving Dag en datum: dinsdag, 14 november 2017 Plaats: Zele, Warandestraat 1A Uur: 19:00 uur Verslagnemer en redactie: Sylvie De Graeve
afgelast 1 Administratieve toelichtingen voor de RvB 1.1 Aanwezigheden (voorzitter, Kristof Van de Putte) 2017 Mandaat tot 10/01 14/02 21/02 14/03 11/04 09/05 29/05 dringend BESTUURDERS 13/06 08/08 12/09 10/10 14/11 28/11 12/12 Kristof Van de Putte (KVdP) 2018 A A A A A A A A A A A Bart Demuynck (BDM) 2023 A A V A A V A A V V A Denise Baeten (DB) 2021 A A A A A A A A A V A Mike Van de Rostyne (MVdR) 2018 A A A A A A A V A A A Rik Joye (RJ) 2018 A A A A A A A A A A A V Ronny Nilsen (RN) 2023 (ziek) V A A A A A V A A A Koen Sleeckx (KS) 2023 NVT NVT NVT A A A A V A A A Bart Vermeire (BV) 2021 V (VJF) V A A A A A A A A A Gery Verthé (GV) 2021 A A A A A V A A A A A PERSONEEL Bart Geelen (BG) NVT A A V V A NVT A A A V V Sylvie De Graeve (SDG) NVT A A A A A NVT A A A A A A : aanwezig V : verontschuldigd AF : afwezig 2 Beslissingen/communicatie m.b.t. projecten Goed bestuur Voorbereiding technische cel 28/11/2017 De RvB beslist unaniem dat het cruciaal vraagstuk Hoe bewerkstelligen we het aspect bestuurlijke eenheid zoals opgelegd in harde indicator democratie 2.9 teneinde de betrokkenheid van de achterban te stimuleren in een open debat met de provincies dient besproken te worden. De RvB beslist, teneinde een open debatcultuur tijdens de vergadering te stimuleren om : o voorafgaand aan de vergadering geen vragenlijst ter beschikking te stellen. o Per provincie slechts een maximale afvaardiging van 2 personen per provincie toe te laten. o Slechts 1 bestuurder, de personeelsverantwoordelijke, Ronny Nilsen, af te vaardigen. o De door de provincies aangereikte vraagstukken rond operationele werking niet te bespreken tijdens deze vergadering. Voor dringende topics kan, teneinde in een snelle opvolging te voorzien, steeds contact opgenomen worden met het secretariaat. Vraagstukken rond topsportsport zullen voorgelegd worden aan de nieuw aan te stellen directeur topsport. De RvB beslist, gelet op het feit dat een verdere opstart van de denkoefening rond eventuele concrete toekomstgerichte noodzakelijke wijzigingen pas verder kan opgestart worden na het analyseren van de Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 2/7
noden, om heden nog geen structurele wijzigingen m.b.t. de werking van de provinciale comités te voorzien. Dit houdt concreet in : o Dat in alle verdere communicatie m.b.t. de provinciale AV deze benaming voorlopig verder gebruikt wordt o dat de provinciale afdelingen de provinciale AV 2018 incl. verkiezingen voorlopig verder kunnen organiseren volgens de in het HR hoofdstuk 7 voorziene voorwaarden. De RvB verneemt via de verslaggeving PC ANT dat in terugbetaling vergunningsgelden ereleden werd voorzien en maakt melding geen akkoord te verlenen deze terugbetaling vanuit de dotatie te voorzien, gezien terugbetaling vergunningsgelden ereleden geen onderdeel uitmaakt van het beleid VJF. De RvB kan zich vinden in de door PC ANT via het verslag dd. 07/11/2017 gemeld voorstel naamswijziging provinciale AV in, Trefmoment PC en zal dit voorstel voorleggen aan de technische cel van 28/11/2017. Open debat toekomstgerichte invulling RvB (voorstel aanpassing HR + profielen zie bijlagen) De RvB debateert over het vraagstuk : Welke vorm dienen we aan de RvB te geven om succesvol atleten en clubs te ondersteunen 1. De grootte van de RvB weerspiegelt best de grootte en het activiteitenniveau van de organisatie Hoe meer kennis en ervaring vereist, idealiter hoe groter Effectieve en efficiënte werking noodzaakt RvB die niet te klein maar ook niet te groot is Kleine federatie 5 leden, grote max. 9 12 leden In de huidige situatie beschikken we over 10 bestuurders die 13 verschillende dossiers met inbegrip van de functies voorzitter, ondervoorzitter, secretarisgeneraal en financieel verantwoordelijke opnemen. De RvB beslist dat het aantal bestuurders (10) in verhouding staat met de grootte van haar werking. De RvB denkt na over: o het nauwe verwantschap van de verschillende dossiers die toekomstgericht mogelijks gebundeld kunnen worden IKZ, administratieve vereenvoudiging en IT Pers, communicatie, social media, marketing en promotie, externe relaties en sponsoring naast de bestaande dossiers eventueel een juridisch dossier te voorzien Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 3/7
2. Gedifferentieerde, evenwichtige en competente raad van bestuur : Teneinde te kunnen voorzien in een gedifferentieerde (genderverhoudingen, leeftijd en etniciteit), evenwichtige en competente raad van bestuur (principe 12 code goed bestuur) die handelt in het belang van de organisatie beslist de RvB dat bestuurders volgende eigenschappen in zich dienen te dragen : Persoonlijke eigenschappen zoals integriteit en verantwoordelijkheidszin, een geïnformeerd oordeelsvermogen, financiële kennis, zelfvertrouwen en hoge standaarden Kernbekwaamheden zoals strategische inzichten omtrent managementbeleid en basiskennis van de wettelijke en decretale verplichtingen van de sportfederatie Toewijding of loyauteit aan de Vlaamse Judofederatie vzw, met inbegrip van het actief bijwonen van de vergaderingen van de raad van bestuur De raad van bestuur beslist tevens, via bijlage aan het HR eventuele bijkomende gewenste eigenschappen voor specifieke dossiers te omschrijven. De bijkomende bestuurdersprofielen zullen opgesteld worden op basis van de visie, misie en strategische doelen van de organisatie en ter goedkeuring voorgelegd worden aan de AV 2018. Het basisprofiel en de bijkomende functieprofielen worden periodiek en bij het ontstaan van elke vacature geëvalueerd. Elke wijziging wordt opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. De RvB beslist dat aanstelling van gecoöpteerde leden in gemotiveerde gevallen op korte termijn kan helpen om eventuele hiaten inzake vaardigheid en deskundigheid op te vangen. Gecoöpteerde leden dienen een minderheid te vormen in de raad van bestuur en mogen slechts voor een beperkte periode, die in voorkomend geval zal bepaald worden, worden aangesteld. Na deze periode kunnen gecoöpteerde leden zich eventueel kandidaat stellen voor een bestuursfunctie. De RvB beslist om hoofdstuk 3 van het huishoudelijk reglement aan te passen met de hierboven vermelde topics. De RvB beslist om onderstaande reeds eerder opgenomen bepalingen in het HR te schrappen gezien bovenstaande nieuw besliste zaken deze vervangen : Van iedere bestuurder hebben we volgende verwachtingen: Hij/zij kan relevante ervaringen voorleggen binnen zijn toegewezen domein; Hij/zij stuurt initiatieven binnen zijn domein, in overleg met de coördinatoren, en in samenwerking met de diverse commissies / werkgroepen. Hij/zij kan nieuwe ideeën brengen binnen zijn toegewezen domein. Hij/zij biedt binnen zijn domein ondersteuning aan het professioneel kader, hij/zij daagt hen op een constructieve manier uit en zorgt voor de nodige opvolging. Hij/zij zal deel uitmaken van commissies/werkgroepen in kader van zijn/haar domein. Elke bestuurder zal dossierbeheerder zijn van een beleidsopdracht. De functieverantwoordelijkheden staan beschreven in de respectievelijke bestuurdersprofielen. Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 4/7
De RvB is van mening dat een kandidaat-bestuurder en surplus op de algemene en bijkomende individuele eigenschappen dient te voldoen aan onderstaande voorwaarden tot voordracht die mee opgenomen worden in hoofdstuk 3 van het huishoudelijk reglement : Voorwaarde Reden 21 jaar zijn Zekere maturiteit bezitten Houder zijn van tenminste 1 e DAN-graad (Sho-dan) Verzekert een reeds langer functioneren binnen de werking van de VJF De Nederlandse taal machtig zijn Optimaal kunnen volgen bestuursvergaderingen Over al zijn burgerlijke en politieke rechten Onberispelijke staat beschikken Voorgedragen worden door een club waarbij de De federatie staat ten dienste van haar clubs dus is kandidaat minstens 2 jaar vergunninghouder is. De voordracht vanuit de clubs een evidentie. voordracht dient ondertekend te worden door ten Kleine drempel om bestuurder te worden minste twee geregistreerde mandatarissen van het bestuur van de club, waaronder de voorzitter, en ook door de kandidaat zelf en moet uiterlijk twee maanden voor de algemene vergadering aangetekend toekomen Samen met zijn curriculum vitae, zal de kandidaat bij zijn kandidatuurstelling meteen kenbaar maken, welke opengestelde functie of dossier zijn voorkeur heeft en zijn visie over de invulling ervan via een uitgeschreven visietekst voorstellen. Elke club kan slechts 1 kandidaat voordragen De RvB inlichten over eventuele nevenfuncties Herverkiesbare bestuurders moeten bij herverkiezing een evaluatie maken van hun werken binnen de RVB en dit toevoegen aan hun nieuwe motivatie voor een komend bestuursmandaat. Profielen op basis van de visie, misie en strategische doelen van de organisatie Tegengaan belangenvermenging Eventuele belangenconflicten in kaart kunnen brengen Aantonen prestaties + verdere motivatie De kandidaat-bestuurder moet zijn kandidatuur toelichten tijdens de AV VJF. Na eventuele verkiezing bereid zijn tot ondertekening onderstaande documenten : Gedragscode Registratie belangen bestuurders Kennismaking AV potentieel bestuurder Interne waarden en normen hanteren In kaart brengen mogelijke belangenvermenging 3. De raad van bestuur komt op regelmatige basis samen (principe 17 code goed bestuur) Het is genoodzaakt dat de RvB op regelmatige basis samenkomt zodat het zijn functie naar behoren kan vervullen. Het exact aantal vergaderingen hangt af van de grootte van de organisatie en specifieke interne en externe omstandigheden. Op jaarbasis dienen minstens 5 vergaderingen gehouden te worden. Grote organisaties houden vaak 12 vergaderingen per jaar. De RvB zorgt ervoor dat de agendapunten betrekking hebben op de strategische doelstellingen van de organisatie Huidige situatie : 10 bestuursvergaderingen + 2 vergaderingen technische cel De RvB beslist dat in functie van haar werking 8 vergaderingen op jaarbasis, waarvan 1 dagvergadering, aan te bevelen zijn. De RvB bespreekt in de vergadering van 12/2017 de vergaderplanning 2018 en maakt deze kenbaar via de website. Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 5/7
4. De organisatie legt in de statuten de onverenigbaarheden met lidmaatschap van de raad van bestuur vast (principe 29) De RvB beslist, teneinde de besluitvorming van de organisatie te vrijwaren van beïnvloeding door oneigenlijke belangen, om onderstaande onverenigbaarheden met het lidmaatschap RvB op te nemen in de statuten, die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de AV 2018 : Personen met een arbeidsrelatie met een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met de organisatie (sponsors) Personen die lid zijn van een rechtsprekend orgaan binnen de organisatie Cumulatie voorzitterschap directeur Een band als werknemer van de Vlaamse Judofederatie Een band als consultant van de Vlaamse Judofederatie De RvB bespreekt op de technische cel van 28/11 de eventuele noodzaak tot ontdubbeling RvB provincies (zie beslissing RvB dd. 12/09/2017) 5. De RvB legt procedures inzake belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van de RvB (principe 39) De RvB bespreekt onderstaande mogelijkheden van belangenconflicten (principe 39) doch is om onderstaande reden van mening dat deze geen uitdrukkelijke onverenigbaarheid met het bestuurderschap inhouden : Clubbestuurder/hoofdtrainer bij één van de aangesloten clubs (Management)functie vervuld hebben binnen de VJF Controlewerkzaamheden uitgevoerd hebben als revisor gedurende de voorbije 3 jaar Personen die een vergoeding krijgen van de VJF. (m.u.v. de onkostenvergoeding als bestuurder) groter dan het maximaal bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers Behalen van eigen doelen (sportief of graad) Extra voeling met clubgebeuren vormt meerwaarde Extra voeling met werking VJF Geen actieve functie meer maar in omgekeerde richting niet mogelijk : De bedrijfsrevisor mag geen enkele revisorale opdracht aanvaarden in een onderneming waar hij gedurende de drie voorafgaande jaren de functie van bestuurder, zaakvoerder, afgevaardigde voor het dagelijks bestuur of lid van het directiecomité bekleedt of heeft bekleed. (Koninklijk Besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren (B.S. 18 januari 1994) Mits duidelijke voorafgaandelijke afspraken over inhoud, tijdsduur en hoegrootheid vergoeding en goedkeuring RvB Betrokkenheid werking VJF De RvB zal verder nadenken over procedures rond omgaan met eventuele belangenconflicten binnen haar werking. Deze procedures zullen waarborgen dat gepercipieerde of daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld in de notulen en bijgehouden worden in een register. De procedures zullen waarborgen dat de leden van de raad van bestuur in bepaalde beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet mogen deelnemen aan de stemming. De RvB beslist onderstaande wijziging in het kader van belangenvermenging op te nemen in de statuten die ter goedkeuring zullen voorgelegd worden aan de AV 2018 : De aangesloten leden kunnen zich, met uitzondering van de verkozen bestuursleden, door gelijk wie van de bij hun aangesloten vergunninghouders, die van zijn aanstelling doet blijken laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering en eventueel geplande buitengewone Algemene Vergaderingen. Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 6/7
Actieplan 2018 Impact nieuw statuut Verenigingswerk Algemeen : Startdatum 1/1/2018 WN die 4/5 werken, zelfstandigen in hoofdberoep en gepensioneerden kunnen onbelast bijverdienen tot grensbedrag 6000/jaar en max. 1000/maand Sportlessen, lesgevers, SR, juryleden, materiaalmeester Occassionele en kleinschalige basis administratieve ondersteuning incl. opstellen nieuwsbrieven en andere publicaties Verstrekker opleidingen, lezingen, presentaties en voorstellingen bij sportverenigingen Aangifte via nog ter beschikking te stellen app overheid Vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdrage voor WG Verplichting afsluiting verzekering BA en lichamelijke ongevallen De nieuwe wetgeving belooft een stuk professionalisme naar de club te brengen doch roept inhoudelijk nog heel wat vragen op. De RvB beslist om pas een standpunt rond mogelijke implementatie in te nemen na voldoende duidelijkheid van deze materie op onze werking. Reglementswijziging IJF opleiding SR De RvB beslist, gelet op de kennis van de SRC en WOC in deze materie, pas standpunt in te nemen rond noodzaak voorziening opleidingsmoment, invoeringsdatum en noodzakelijke aanpassing scoreborden na contactname Gery met regionale SRC en Bart met WOC. Personeel Stand van zaken vacatures technisch directeur topsport Timing afronding 2 e ronde : eind november 2017 3 Verslaggeving De RvB neemt akte van onderstaande verslaggeving : RvB KBJB dd. 7/10/2017 SR dd. 19/09/2017 PC ANT dd. 03/10/2017 PC WVL dd. 3/10/2017 PC OVL dd. 6/11/2017 Kristof Van de Putte voorzitter Einde vergadering : 22.15 uur Publieke versie verslag raad van bestuur 14/11/2017 blz. 7/7