COLLEGEVOORSTEL Onderwerp Verzelfstandiging Kinderboerderij Klein Boveneind Te besluiten om Vaststellen subsidiebeleidsregel 1. Subsidiebeleidsregel 3.14 Beheer kinderboerderij Klein Boveneind (bijlage 1) vast te stellen. Aangaan subsidierelatie 2. De intentie uit te spreken voor een langdurige subsidierelatie met IJsselWerk (de handelsnaam van de Stichting CapelleWerkt te Capelle aan den IJssel) in verband met haar bereidheid om het beheer en de exploitatie van de Kinderboerderij Klein Boveneind over te nemen per 1 april 2017. 3. Op 1 april 2017 een samenwerkingsovereenkomst (bijlage 2) te ondertekenen. 4. Op basis van de subsidieaanvraag (bijlage 3) een projectsubsidie voor 1 april 2017 tot en met 31 december 2017 conform bijgevoegde beschikking (bijlage 4) aan IJsselWerk te verlenen. Frictiekosten 2017 5. Aan IJsselWerk een eenmalige frictiekostenvergoeding à 5.000 te verstrekken. Subsidieplafond 2017 6. Geadviseerd wordt om de gemeenteraad via een begrotingswijzing het subsidieplafond voor 2017 op 306.000 exclusief de huurprijs en exclusief BTW, maar inclusief de overdacht van de aanwezige personeelsformatie (gemeente en Promen) vast te laten stellen; 7. De personele overdracht van gemeentelijke medewerkers, middels detachering bij IJsselWerk, van 3,6 fte 1 te faciliteren (naast deze 3,6 fte is 0,9 fte bij Promen in dienst). 8. Voor het jaar 2017 geen huur in rekening te brengen. Zodra -na afronding van de nieuwbouwprojecten op de kinderboerderij- de huurprijs van de accommodatie bekend is, deze per 1 januari 2018 in rekening brengen en gelijktijdig hetzelfde bedrag te subsidiëren. Daartoe dient door de gemeente een huurcontract aan de Stichting te worden aangeboden. Eigenarenbeheer 9. Overdracht van middelen voor het planmatig eigenarenbeheer zal later in 2017 geregeld worden. Daarvoor is oplevering van de gebouwen nodig, inspectie van de oplevering en de opstelling van een meer jaren onderhoudsplan (MJOP). 10. Beoogd wordt de overdracht van het eigenarenbeheer per 1 september 2017 te faciliteren. Informeren gemeenteraad 11. De gemeenteraad conform bijgaande concept-raadsinformatiebrief (bijlage 5) te informeren over vorenstaande. 1 3,61 fte voor beheer en dierenverzorging en 0,89 fte voor de educatieve functie.
Samenwerkingsovereenkomsten 12. Uw College wordt voorgesteld wethouder Blankenberg te machtigen de officiële opening te verrichten en de samenwerkingsovereenkomst met de Stichting te tekenen (bijlage 2). Deze overeenkomst is de basis voor de subsidieverlening aan IJsselWerk. Overige overeenkomsten 13. Kennisnemen van de samenwerkingsovereenkomsten tussen Stichting CapelleWerkt en de Stichting Pameijer (bijlage 6) en tussen de Stichting Capelle Werkt en de door haar in te stellen adviescommissie (bijlage 7). Uw College wordt geadviseerd wethouder Blankenberg te machtigen beide overkomsten voor gezien en akkoord mede te ondertekenen, waarmee kenbaar gemaakt wordt dat van gemeentewege met instemming kennis genomen is van beide overeenkomsten. Accounthouder subsidierelatie 14. Met het aangaan van de subsidierelatie wordt het accounthouderschap bij afdeling Samenleving belegd. Hiermee valt de kinderboerderij (inclusief personeel) niet meer in de lijnorganisatie bij afdeling Ruimte. Inleiding Op 15 december 2016 heeft de gemeenteraad de kaders voor de verzelfstandiging (bijlage 8) inclusief amendement (bijlage 9) van de kinderboerderij vastgesteld. Na het besluit van de gemeenteraad zijn met IJsselWerk diverse gesprekken gevoerd over de wijze van beheer, de relatie met de adviescommissie en de verhouding tot de Vriendenstichting. Vaststellen subsidiebeleidsregel 1. Subsidiebeleidsregels vormen samen met subsidieplafond en de algemene subsidieverordening de (juridische) grondslag om tot subsidieverlening over te gaan. Aangaan subsidierelatie 2. De intentie langdurige subsidierelatie Conform de wijze van benadering bij de verzelfstandiging van de binnensport is bij de ambtelijke voorbereiding de intentie jegens IJsselWerk om te komen tot een langdurige subsidierelatie uitgesproken. Geadviseerd wordt om vast te stellen dat als IJsselWerk de taken naar behoren uitvoert een langdurige subsidierelatie mogelijk is. Daarbij kan overwogen worden om na een periode van 1 jaar de projectsubsidie om te zetten in een budgetsubsidie. 3. Samenwerkingsovereenkomst Op dit moment heeft de gemeenteraad nog geen subsidieplafond voor 2017 vastgesteld. Dit wordt via een begrotingswijziging opgelost. Voor IJsselWerk is het wel van belang om nu te weten of de subsidie verleend gaat worden. De stichting maakt immers kosten en bereidt zich voor op de beoogde nieuwe taken. Uw college wordt geadviseerd om een samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. Tevens dient deze ondertekening omlijst te worden met een persbericht (bijlage 10), het is voor scholen en inwoners van belang om te weten dat IJsselWerk het beheer van de kinderboerderij over gaat nemen. Voor subsidiejaar 2018 wordt het subsidieplafond opgenomen in de subsidieparagraaf van de gemeentelijke begroting. 2
4. Subsidiebeschikking De subsidiebeschikking is de schriftelijke bevestiging van uw besluit tot subsidieverlening aan IJsselWerk. In de beschikking worden naast de verplichtingen voor IJsselWerk opgenomen ook de financiële afwikkeling uitgewerkt. Frictiekosten 2017 5. Frictiekosten IJsselWerk heeft de komende weken nodig om zich voor te bereiden op de overname per 1 april 2017. Hierbij kan gedacht worden aan start- en aanloopkosten (waaronder communicatie, website enz.). Geadviseerd wordt om hiervoor een eenmalige frictiekostenvergoeding à 5.000 te verstrekken. Subsidieplafond 2017 6. Subsidieplafond 2017 De gemeenteraad heeft op 15 december 2016 als kader meegegeven dat de kinderboerderij niet meer mag kosten dan hetgeen opgenomen is in de meerjarenbegroting 2017-2020 (exclusief huurprijs). In dit financiële kader zijn kosten opgenomen die bij de gemeente Krimpen aan den IJssel blijven. Na aftrek van deze kosten kan het subsidieplafond voor IJsselWerk worden bepaald: Algemeen directe kosten 46.002 Personeel 202.373 Inzet Promen 31.081 Berekend plafond kaders 279.744 Ziekterisico (< 6 weken) 4.000 2 Loonkosten subsidie 9.430 Vastgoed direct 4.570 Vastgoed indirect 6.601 Management 1.123 Subtotaal 305.468 Opbrengsten 0 TOTAAL excl. Eigenarenbeheer 305.468 Eigenarenbeheer Totaal 12.710 Gemeentelijke lasten Totaal 49.806 Huur Totaal 83.745 TOTAAL KADER RAAD 447.728 Gelet op bovenstaande wordt geadviseerd om het subsidieplafond op 306.000 vast te laten stellen door de gemeenteraad. 2 Het bedrag van 4.000 is niet opgenomen in de meerjarenbegroting. Het risico ziekteverzuim wordt thans ten laste gebracht van een kostenpost bij de afdeling openbare werken en wordt niet doorbelast als een kostenpost van de kinderboerderij. 3
7. Detachering personeel Met IJsselWerk is afgesproken dat het gemeentelijk personeel bij hen gedetacheerd wordt voor de in de begroting van de gemeente opgenomen bedragen. De Stichting heeft nadrukkelijk aangegeven dat zij geen risico wenst te lopen voor situaties dat de loonkosten meer bedragen dan de genoemde bedragen. Om die reden is opgenomen dat het ziekteverzuimrisico gedurende de eerste 6 weken gecompenseerd wordt met een bedrag van 4.000 op jaarbasis. Voorts is de afspraak gemaakt dat de subsidiebedragen voor het gemeentelijk personeel beschouwd worden als een voorschot, waarbij definitieve afrekening kan plaatsvinden bij de indiening van de jaarrekening over enig jaar. Conform de in de gemeenteraad aangenomen amendement (d.d. 15 december 2016) staat het de Stichting niet vrij om ingeval van vacatures over te gaan tot directe invulling door een betaalde medeweker. Voorrang zal gegeven worden aan inzet van vrijwilligers of baanzoekenden, waarbij de Stichting wel oog dient te hebben voor de noodzakelijke deskundigheid. Mocht zij over willen gaan tot inzet van een betaalde kracht dan zal dat in overleg met de gemeente gebeuren. Bij de kinderboerderij is ook een Promen-medewerker werkzaam (0,9 fte). Ook hij zal geen wijziging in zijn rechtspositie ondergaan. IJsselWerk zal het dienstverband ongewijzigd overnemen. De loonkosten van deze medewerker zijn opgenomen in de meerjarenbegroting en derhalve in de beoogde subsidie aan IJsselWerk. 8. Huurprijzen De huurprijs bedraagt conform MPV in de jaarschijf 2017 83.745. Gelet op alle nieuwbouwactiviteiten zal de huurprijs opnieuw moeten worden vastgesteld. Gelet op dit feit en op het feit dat de nieuwbouw nog opgeleverd dient te worden ligt het niet voor de hand om in 2017 huur te gaan vragen (en te subsidiëren). Vanaf 1-1-2018 zal een huurcontract aangeboden worden en kan de huur enerzijds gesubsidieerd en anderzijds geïnd kunnen worden. Eigenarenbeheer 9. Planmatig eigenarenbeheer Met IJsselWerk zijn (nog) geen afspraken gemaakt over het planmatig eigenarenbeheer. Naar zich laat aanzien kan dat per 1-9-2017 gebeuren. In beginsel zullen dan dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd als bij de binnensport het geval was: volledige overdracht van de beschikbare middelen voor het planmatig eigenaren onderhoud, verplichting aan de Stichting op de gebouwen en inventaris op het overeengekomen onderhoudsniveau te houden in gezamenlijkheid opstellen van een meer jaren onderhoudsplan op basis waarvan het onderhoud ter hand genomen kan worden en periodieke tweejaarlijkse inspecties van de gemeente om na te gaan of het onderhoud op de gewenste wijze geschiedt. Het staat IJsselWerk vrij om voor het onderhoud gebruik te maken van vrijwilligerspools of onderhoudsploegen vanuit het eigen bedrijf. 10. De overdracht wordt op dit moment voorzien per 1 september 2017. Informeren gemeenteraad 11. De raad dient - voordat de samenwerkingsovereenkomst ondertekend wordt - middels een raadsinformatiebrief geïnformeerd te worden. 4
Samenwerkingsovereenkomsten 12. Op 1 april 2017 zullen drie overeenkomsten worden getekend. De gemeente is contractpartij bij de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de Stichting. Deze overeenkomst benoemt de elementen die relevant zijn voor de subsidieverlening. 13. Bij de beide andere overeenkomsten is de gemeente geen partij, zij tekent voor 'gezien en akkoord' om daarmee aan te geven dat de gemeente instemt met de tussen contractpartijen gemaakte afspraken. De belangrijkste reden om vanuit de gemeente feeling te houden met de gemaakte afspraken zijn de in de raad levende gevoelens. De raad heeft immers meer dan eens bepleit dat de kinderboerderij een rol zou moeten spelen in het bieden van werk c.q. dagbesteding aan inwoners van de gemeente met een verstandelijke beperking. De overeenkomst met de Stichting Pameijer voorziet daarin. Voorts heeft de raad zorgen geuit over de complexiteit van de organisatie van het beheer. Uit de overeenkomst tussen de Stichting en de beoogde adviescommissie blijkt nu op welke wijze deze samenwerking is vormgegeven. De gevreesde complexiteit is minder voelbaar nu de adviescommissie nadrukkelijk de status heeft gekregen van een adviesorgaan aan de Stichting. Het adviesrecht is zo vormgegeven dat bij cruciale thema's het gemeentebestuur kennis kan nemen van de door de adviescommissie gegeven adviezen. Accounthouderschap subsidierelatie 14. Het accounthouderschap wordt bij afdeling Samenleving belegd. Beoogd effect Verzelfstandiging kinderboerderij. Argumenten Voorstel passend binnen gestelde kaders gemeenteraad Het voorstel past binnen de gestelde kaders van de gemeenteraad. Kanttekeningen Er is, zoals bekend, een Stichting Vrienden van de Kinderboerderij Klein Boveneind. Deze Stichting staat feitelijk los van de verzelfstandiging. Zij kan haar werkzaamheden voortzetten. IJsselWerk zal het contact met de Vriendenstichting onderhouden en de werkzaamheden op een adequate wijze afstemmen. Financiën Financiële afspraken IJsselWerk Met IJsselWerk is een aantal aanvullende financiële randvoorwaarden overeengekomen: a) Na afloop van een subsidiejaar verantwoordt IJsselWerk zich door inzending van een jaarrekening en een accountantsverklaring. In deze rekening zijn de ontwikkeling van het vermogen, de baten en lasten van de kinderboerderij vermeld. Er bestaat geen bezwaar tegen het feit deze jaarverantwoording onderdeel is van de (bredere) jaarrekening van IJsselWerk. Met betrekking tot reservevorming (algemene reserve respectievelijk bestemmingsreserve) gelden de regels van de algemene subsidieverordening. 5
b) Voorafgaand aan een subsidiejaar dient IJsselWerk een subsidieaanvraag inclusief begroting in. Zij respecteert het geldende subsidieplafond en geeft concreet aan welke bezuinigingsmogelijkheden daarbij gerealiseerd kunnen worden. Daarbij gaat het om: Vervanging van de personele formatie door inzet van vrijwilligers (bij natuurlijk verloop). Door verwachte financiële bijdragen van de vriendenstichting Door ingeschatte opbrengsten uit verhuur aan derden van met name de bovenverdieping van de hooiberg. Door besparingen die IJsselWerk op onderhoudskosten kan realiseren door inzet van eigen personeel. Financieel kader (taakstelling 2018 en verder) Het financiële kader is geschetst in de inleiding. Dit is passend binnen de kaders van de gemeenteraad en de gemeentelijke begroting voor zover het 2017 betreft. Voor de latere jaarschijven dient de raad voorgesteld te worden af te zien van de aanvankelijk voorgenomen taakstellende bezuinigingen op de kinderboerderij ad 112.000 in de jaarschijven vanaf 2018. Nu besloten is dat het huidig personeel in gemeentelijke dienst blijft en er in de komende jaren geen zicht is op natuurlijk verloop ligt het in de rede de taakstellingen te schrappen. De raad dient ter zake geïnformeerd te worden bij de Kadernota 2018 (juli 2017). Subsidieplafond opnemen in H subsidie van de begroting Bij de voorbereidingen van de begroting 2018 wordt in de paragraaf subsidies het subsidieplafond (inclusief huurprijs) voor 2018 opgenomen. Communicatie Er komt een persmoment (bijlage 10) om de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. De formele ondertekening zal samenvallen met de officiële opening van de herbouwde kinderboerderij op zaterdagmiddag 1 april 2017. De raad wordt geïnformeerd conform concept. Uitvoering Geen bijzondere aandachtspunten. Bijlagen 1. Subsidiebeleidsregel 3.14 Beheer kinderboerderij Klein Boveneind 2. Samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en de Stichting 3. Subsidieaanvraag IJsselWerk (d.d. 14 maart 2017) 4. Concept beschikking aan IJsselWerk 5. Concept Raadsinformatiebrief 6. Samenwerkingsovereenkomst tussen de Stichting en de Stichting Pameijer 7. Samenwerkingsovereenkomst tussen de Stichting en de adviescommissie 8. Door de gemeenteraad vastgestelde kaders voor de verzelfstandiging van de kinderboerderij 9. Amendement aanpassing kaders (inzet vrijwilligers bij natuurlijk verloop personeel) 10. Persbericht 6