Functiebeschrijving:

Functiebeschrijving: Commercieel verantwoordelijke Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Naam functiehouder Datum + Handtekening 1

DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De afdeling commercieel beheer is verantwoordelijk voor het realiseren van de commerciële opdracht van W&Z zoals die werd bepaald in het Mission Statement van W&Z en werd verduidelijkt in het ondernemingsplan 2013. Meer concreet houdt dit in: - Het verzekeren en maximaliseren van de commerciële inkomsten van W&Z op basis van een efficiënte vermarkting van het beschikbare patrimonium/vastgoed o.a. via het afsluiten van concessieovereenkomsten en het initiëren van projecten. - Het beheer van het commercialiseerbaar patrimonium/vastgoed. - Het bewerken van de modal shift van de weg naar de waterweg (zowel wat betreft de binnenvaart als de Short Sea Shipping). - Het verhogen van het multifunctioneel gebruik van de waterwegen. - Het werven van nieuwe klanten en het verzorgen van de relaties met de bestaande klanten en andere overheden (gemeenten, provincies). De werking van de afdeling is proces- en project georiënteerd, dit wil zeggen dat de commerciële processen of projecten onder aansturing van het afdelingshoofd van de afdeling Commercieel Beheer dwars door de organisatie lopen en slechts met succes kunnen gerealiseerd worden in samenwerking met de territoriale afdelingen. Om de afstemming met de territoriale afdelingen te optimaliseren en de binding met de districtswerking te kunnen realiseren wordt voor de regio s van elke territoriale afdeling een regionale cel commercieel beheer voorzien. Deze regionale cellen worden aangestuurd door de directeur commerciële cellen van de afdeling Commercieel Beheer. De regionale cellen commercieel beheer staan in voor de operationele uitvoering op het lokale terrein van de commerciële strategie: - commerciële prospectie van de lokale markt; - het openen, het uitwerken, helpen implementeren, beheren en opvolgen van de commerciële dossiers; - het verdedigen op lokaal niveau van de commerciële belangen van Waterwegen en Zeekanaal en het voeren van account management (relatiebeheer) op lokaal niveau (overeenkomsten met lokale overheidsinstanties zoals gemeenten & de provincies, belangengroepen en/of particuliere bedrijven). 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 2

1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet. 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: 2. Doel Adviseren van, onderhandelen met en overeenkomsten afsluiten met bedrijven, particulieren en lokale en bovenlokale besturen met betrekking tot het vervoer via de waterweg en het vermarkten van de watergebonden gronden, dit alles in het bijzonder voor het territorium van één van de territoriale afdelingen om mee te werken aan de verdere ontwikkeling van het transport via het water en het multimodaal vervoer als alternatief voor het wegvervoer. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid en de Mission Statement. 3. Resultaatgebieden 3.1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Voorbereiden van de studie, het technisch advies of de opdracht om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Context: de functiehouder wordt voor de administratieve taken ondersteund door een administratief medewerker Voorbeelden van activiteiten: Opvragen, verzamelen en inventariseren van een aantal gegevens (ruimtelijke, juridische, technische, ) in het bijzonder aangaande opportuniteiten met betrekking tot de waterweg. Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van (potentiële) klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Checklist opmaken voor financiële gegevens 3.2. ANALYSE Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,. Voorbeelden van activiteiten: Interpreteren van statistische gegevens Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering 3

Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Onderzoeken van haalbaarheidsfactoren 3.3. BESLISSING Overeenkomsten formuleren om zichzelf en/of de bevoegde instantie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten : Uitwerken van een voorstel van overeenkomst Voeren van onderhandelingen inzake principeovereenkomsten, samenwerkingsverbanden, concessies, erfpachten, kaaidossiers, gebruik van de waterweg, grondverwerving. Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie Initiëren van de uitvoering van de overeenkomst Afsluiten van overeenkomsten met de potentiële klanten Aanspreken van lokale en provinciale overheden voor het verkrijgen van promotionele steun voor het transport over water 3.4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten : Het eerste aanspreekpunt vormen voor de regionale cel binnen de afdeling commercieel beheer Leggen van diverse contacten binnen de administratie en met klanten Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden Organiseren van werkoverleg De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier Doorgeven van informatie uit vergaderingen Inlichtingen verstrekken aan individuele personeelsleden, besturen en diensten Parlementaire vragen beantwoorden Opstellen van rapporten en nota s Deelnemen aan coördinatievergaderingen 4

3.5. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen 3.6. OPVOLGING Opvolgen van de afgesloten overeenkomsten om ervoor te zorgen dat de overeenkomsten worden nageleefd. Voorbeelden van activiteiten : Controle op het naleven van de overeenkomst Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend Personen responsabiliseren betreffende zaken die niet correct verlopen De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen 3.7. BELEIDSADVIES Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van, richtlijnen, procedures en normen om ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit Context: in het kader van het commercieel beleid en vergunningsbeleid Voorbeelden van activiteiten : verdedigen van het standpunt van de (deel)organisatie in vergaderingen en geven van feedback aan de directie of andere betrokken diensten; opstellen van rapporten en nota's; formuleren van adviezen mbt bouw-en milieuvergunningsaanvragen; leveren van elementen ter rapportering aan de hogere echelons (minister, Raad van Bestuur, enz.); formuleren van concrete voorstellen om een verdere modal shift naar de waterweg te realiseren 5

3.8. COÖRDINEREN (indien van toepassing) Coördineert en stuurt de medewerker(s) van een regionale cel binnen de afdeling commercieel beheer aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Voorbeelden van activiteiten: Richtlijnen opmaken en verstrekken aan de medewerker(s) Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met de medewerker(s) Begeleiden en coachen van de medewerker(s) DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties 1 4.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 6

Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7

4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 4.7. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 8

4.8. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 4.9. Richting geven (Enkel indien RG coördineren ) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan. - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld 4.10. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) (Enkel indien RG coördineren ) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 1 Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job 9

- Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): Kennis van logistiek en transportgebeuren (short sea shipping, binnenvaart, trein, wegtransport, intermodaal vervoer), bevaarbare wegen Noties van financiële begrippen Kennis van de organisatie en de formele structuren Beschikken over een commerciële reflex In het bezit zijn van rijbewijs B 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 10