Kascontrole VIVA 3.0 Kascontrole CORILUS BV - PELMOLEN 20-3994 XZ HOUTEN - T 0031 (0)30 634 72 50 - F: 0031 (0)30 606 78 71 - info@corilus.nl - www.corilus.nl
Inhoudsopgave 1. Kascontrole... 2 2. Kastelling... 6 2.1 Kastelling begin... 6 2.2 Kastelling eind... 7 1
1. Kascontrole Kascontrole betreft het overzicht van de contante betalingen binnen een bepaalde periode. Met contante betalingen wordt bedoeld kas-, pin-, creditcardbetalingen en betalingen met bijv. cadeaubonnen. Om de kascontrole uit te voeren klikt u op de tegel financiën en hierna op kascontrole. U ziet hier de vestiging waar u bent ingelogd (1) Let op!! De kascontrole geeft alleen het betalingsverkeer weer van deze specifieke vestiging. Indien u een kascontrole of -telling van een andere vestiging uit wilt voeren dan waar u op dat moment bent, dan dient u dus eerst uit te loggen en vervolgens opnieuw in te loggen bij de vestiging van de gewenste kastelling! Er wordt in eerste instantie het overzicht met als ingestelde periode gisteren en vandaag. (2) Over het algemeen is het raadzaam om aan het eind van de dag de kascontrole uit te voeren en hierbij zitten vaak ook kastransacties van de dag ervoor na sluitingstijd. Om deze reden staat de periode standaard op gisteren en vandaag, zodat deze niet vergeten worden. Als u over een andere periode de kascontrole wilt uitvoeren, kunt u dat wijzigen en klikt u op verversen (2). 2
Het overzicht laat de volgende gegevens per transactie zien: - De datum en het tijdstip, - de medewerker die de betaling heeft uitgevoerd (Mdw.), - de cliënt en het bedrag wat is afgerekend. - Achter de bedragen staat ook de manier van betalen. (3) Een K bij een contante betaling en een P voor een pinbetaling. Als u op het pijltje naar beneden rechts op de transactieregel klikt (4), ziet u hier meer informatie over deze transactie. 3
In dit overzicht kunt u als gebruiker finance specialist de betaling ongedaan maken. (1) 4
Ook ziet u het betalingsnummer (2), door hier op te klikken krijgt u een overzicht van de specifieke factuurregels die bij de transactie horen. De factuurregels kunt u in dit scherm niet wijzigen. Hiernaast is er de mogelijkheid om een transactie van betalingsmanier te wijzigen.(3) U kunt het bedrag bij contact, pin en credit card opnieuw invullen en hierna dient u de wijziging op te slaan. De gewijzigde bedragen zijn meteen zichtbaar in het overzicht rechts. Let op dat het totaal van de ingevulde bedragen evenveel moet zijn als het totaal van de transactie, anders kunt u niet opslaan! 5
2. Kastelling Met de optie kastelling kunt u de contanten van de kas bepalen en controleren of dit overeenkomt met wat er volgens Viva afgerekend is. De kastelling bestaat uit twee delen, te weten de begintelling (kasbegin) en de eindtelling (kasafsluiting) van een kas. Rechts bovenin het scherm van de kascontrole vindt u de knoppen voor de kastelling. (1) 2.1 Kastelling begin Het kasbegin is een overzicht van de kasinhoud aan het begin van de periode dat deze kas gebruikt wordt. Hierbij is dus enkel van belang hoeveel er van welke munteenheid in de kassa zit. U klikt op kasbegin en u komt in het scherm van de kastelling. Aangezien het een momentopname is, staat er een vaste datum, te weten de datum van het moment van invoeren. (1) Hetzelfde geldt voor het tijdstip, het is namelijk mogelijk om op meerdere momenten per dag een kastelling uit te voeren. Op de volgende regel staan de initialen van de ingelogde gebruiker. (2) Hier weer onder staat de vestiging waaronder is ingelogd. (3) Rechts bevindt zich een vak waar de gebruiker na uitprinten van de kastelling een paraaf kan zetten. (4) Ten slotte is er nog een veld voor specifieke opmerkingen behorend bij deze kastelling. (bv. pinstoring) 6
Het invullen van de velden gebeurt door met de muis op het gewenste veld te klikken en de 0 te vervangen door het aantal getelde briefjes of munten. Ook met de TAB-toets kan men van boven naar beneden de gewenste vakjes afgaan. Als alles is ingevuld klikt u op afdrukken (6) en zal de kastelling worden afgedrukt. Let op!! De kastelling wordt verder niet opgeslagen! Als u het document wilt bewaren kunt u ervoor kiezen het uit te printen met de PDF-printer en vanuit hier het bestand op te slaan. 2.2 Kastelling eind De kastelling eind is de uiteindelijke kasopmaak, nadat er betalingsverkeer heeft plaatsgevonden binnen een bepaalde periode, de kastelling zelf vindt plaats op één moment en dit moment komt ook op het formulier te staan. Vanuit kascontrole klikt u op de button kasafsluiting en dan komt u in het volgende scherm waar de kasopmaak ingevuld kan worden. Een deel zal automatisch berekend en ingevuld worden. Bovenaan vindt u weer de datum en het tijdstip van de kascontrole, de gebruiker en de vestiging, het vak voor de paraaf na uitprinten en een leeg veld voor eventuele opmerkingen. De kasafsluiting bestaat eigenlijk uit drie delen: 1 De kastelling 2 Het aangeven van de mutaties 3 De controle 7
8
1: De kastelling Links ziet u van boven naar beneden de verschillende munteenheden. In de tweede kolom in kas vult u de getelde aantallen van elke munteenheid in en Viva zal zelf de waarde berekenen en optellen. Onderaan bij totaal telling kas ziet u het eindbedrag. (1) 2: Mutaties Alle in- en uitgaven binnen de periode van de kascontrole dienen meegenomen te worden in de uiteindelijke controle en eindberekening. Onder de totaaltelling kas vult u bij kastelling begin eerst het startbedrag van deze kas in. (1) Indien er extra wisselgeld in de kas is gebracht betekent dit dat er geld in de kas zit wat geen omzet is, dit dient verrekend te worden en kunt u ingeven bij extra wisselgeld. (2) 1 kastelling Vaak zijn er ook betalingen uit de kas, welke niet gerelateerd zijn aan omzet of klanten. Denk hierbij aan betalen van gekochte kantoorartikelen of etenswaren. Dit is echter wel kasgeld wat mogelijk door omzet in de kas terecht is gekomen, dus dit zal ook weer verrekend moeten worden. Rechts heeft u de mogelijkheid deze uitgaven in te vullen met een omschrijving en het bedrag. Dit wordt bij elkaar opgeteld en links bij betalingen uit kas geplaatst. (3) Uiteindelijk houdt u hier een kasomzet over die aangeeft welk bedrag er in de ingestelde periode in deze kas is gekomen. Dit bedrag zou overeen moeten komen met het bedrag wat Viva als kas-betalingen heeft berekend. Indien er een bedrag wordt afgeroomd/ afgestort vanuit de kas, kan dit ingevuld worden in het vakje in envelop. (4) Het uiteindelijke bedrag wat in de kas blijft vindt u dan rechtsonder bij blijft in kas. 2 mutaties 9
3: Controle Uiteindelijk zal de kas overeen moeten komen met de kasbetalingen zoals in Viva geregistreerd. Dit geldt ook voor de pinbetalingen. Onderaan vindt u de bedragen contant, pin en indien gebruikt credit card of cadeaubon. De bedragen volgens Viva zijn hier vooraf ingevuld. (1) Het bedrag bij contant is de uiteindelijke kasomzet die berekend wordt aan de hand van de ingevulde bedragen bij de telling en de mutaties. (2) De bedragen bij pin en/of andere betalingsvormen kunt u zelf nog invullen aan de hand van respectievelijk de pinbon of de totale waarde van de andere betalingsvorm. (3) Als er een verschil is tussen de bedragen vanuit Viva en de ingevulde bedragen dan wordt dit rechts weergegeven bij verschil.(4) Een positief verschil betekent dat er meer in kas of vanuit pin is omgezet dan in Viva geregistreerd. Een negatief verschil (wordt rood weergegeven en met een - -teken ervoor) geeft aan dat er minder aan kas of pinbetalingen is geteld dan dat Viva heeft geregistreerd. 3 controle Als dit allemaal is ingevuld kan er rechts bovenin op afdrukken geklikt worden, waarna het document op dat moment wordt geprint. Let op!! Het document wordt op dit moment niet bewaard!! Als u het document wilt bewaren kunt u ervoor kiezen het uit te printen met de PDF-printer en vanuit hier het bestand op te slaan. 10