12 Vervolg programma Groepsontwikkeling na 2015 De landelijke raad wordt gevraagd een besluit te nemen over het vervolg van het programma Groepsontwikkeling. Inleiding Voorafgaand aan de besluitvorming over het vervolg op het programma Groepsontwikkeling is het zinvol om te kijken naar de ontwikkelingen die de afgelopen jaren op het gebied van dienstverlening en innovatie binnen Scouting hebben plaatsgevonden. Dit samenspel, inclusief het additionele ondersteuningsaanbod van het totale pakket Groepsontwikkeling, heeft geleid tot de ondersteuning die er voor Scoutinggroepen op dit moment beschikbaar is en de daarmee samenhangende hoogte van de contributie. Het is daarmee ook van invloed op het voorstel over het vervolg van het programma Groepsontwikkeling. Basisdienstverlening Scouting Nederland In 2004 heeft de landelijke overheid de subsidie aan Scouting Nederland teruggedraaid. Dit heeft geleid tot een besluit in de landelijke raad over de, op dat moment, gewenste dienstverlening en een daarbij passende contributie. In de praktijk betekende dit dat de beroepsorganisatie met een derde teruggebracht is en er alleen de meest noodzakelijk gevonden dienstverlening (zie bijlage) werd uitgevoerd. Het idee was indertijd dat veel dienstverlening digitaal zou kunnen plaatsvinden en er ook via internet veel ondersteuning van leden aan leden gegeven zou kunnen worden. Scouting was hierin geen uitzondering. De ontwikkeling van de website en Scouts Online zijn hier een resultaat van. In 2007 werden de eerste plannen gemaakt om alle spelondersteuning en de trainingen aan te passen aan de huidige tijd. Het project Scouting 2010 paste niet binnen de bovenstaande basisformatie en is volledig gefinancierd uit de overige middelen, zoals een bijdrage van het Scouting Nederland Fonds en bijdragen van de VriendenLoterij. Het 100-jarig bestaan in 2010 werd een combinatie van een feest voor de leden met een extern vernieuwd gezicht in kleding (nu Scoutfit genoemd), materialen (de eerste nieuwe spelboeken en Scouting Academy werden gepresenteerd) met een frisse en moderne uitstraling. Om een zorgvuldig besluit te nemen over de gewenste ondersteuning vanaf 2016 is het van belang het verschil te weten tussen de basisdienstverlening en de keuzes over elementen die we, vanuit de opgedane ontwikkelingen met het programma Groepsontwikkeling, additioneel aan de basisdienstverlening willen toevoegen (of niet). In de bijlage treft u een overzicht van de basisdienstverlening, zonder de extra ondersteuning die vanuit het programma Groepsontwikkeling geleverd is. De ledendaling die zich vanaf 1996 ingezet heeft, bleef ook in het jubileumjaar gestaag doorgaan. Aan de ene kant was de hoop dat een verbeterde kwaliteit van de ondersteuning ook een kwalitatief beter programma-aanbod in groepen tot gevolg zou hebben, aan de andere kant werd een uitgebreid onderzoek afgerond, waarin aangetoond werd dat er meer factoren in het spel zijn rondom de continuïteit van groepen. Groepen bepalen voor een groot deel zelf de mate waarin een groep florerend is of niet. Er speelt een veelheid aan (succes)factoren mee en vooral de wijze waarop de groep slagvaardig met veranderingen omgaat en in staat is hierin samen te werken, bepaalt de eigen toekomst en succes. De methodiek Groepsontwikkeling (met twee externe coaches bij een groep op basis van onderzoek bij de eigen leden een verbeterplan op maat) was een antwoord hierop. Bij een pilot bleek dat dit groepen helpt om met enthousiasme in de eigen groep een analyse te maken over sterke en minder sterke punten van de groep, gericht ook op continuïteit en in veel gevallen resulterend in werving van nieuwe leden en kaderleden. Agenda landelijke raad 13 december 2014 116
In december 2010 heeft de landelijke raad ingestemd met het programma Groepsontwikkeling. Met dit programma worden verschillende doelen nagestreefd: Groepen met behulp van een kwaliteitsinstrument inzicht geven in de eigen ontwikkelkansen. Groepen ondersteunen bij de totstandkoming van kwaliteitsplannen. Groepen ondersteunen bij werving en groei van kader- en jeugdleden. Monitoren van en kennisontwikkeling op het gebied van groepsmanagement en ledenontwikkeling. Hierbij wordt gebruik gemaakt van (marketing)onderzoek en analyses. Bij groepen bekendmaking en gebruik van de 2010-producten in gang zetten. Bij de analyse onder het voorstel werden ook posten begroot om nieuwe ontwikkelingen die voor de uitvoering en begeleiding nodig waren te financieren (de posten personeel ICT en backoffice). Het ging hierbij om extra formatie bij het ICT-team en Team communicatie en extra inzet om de gegevens uit Scouts Online te analyseren en te interpreteren. Ook was de gedachte dat, als groepen eenmaal beter zouden weten wat ze wilden, er meer vragen naar de accommodatieconsultenten en andere landelijke experts zouden ontstaan. De beschikbare vrijwilligerspool zou moeten worden uitgebreid en ondersteund. Dit heeft tot de aanstelling van een vrijwilligerscoördinator voor het kennisnetwerk geleid. Een wijze van werken die vervolgens ook bij andere landelijke teams werd toegepast en die aansluit bij de uitgangspunten van de dienstverlening die past bij Scouting. Daar waar vrijwilligers begeleiding en advies willen en kunnen leveren, is dat voor iedereen wenselijk. Het programma Groepsontwikkeling is gefinancierd door een tijdelijke extra contributieverhoging af te spreken, aangevuld met een jaarlijkse projectmatige bijdrage vanuit het Scouting Nederland Fonds. Zoals afgesproken met de landelijke raad, heeft er afgelopen juni een uitvoerige evaluatie van de resultaten en effecten van het programma plaatsgevonden. In de tussenevaluatie van juni 2014 kunnen we constateren dat het programma tot nu toe aan haar doelstelling beantwoord heeft en een aantoonbare bijdrage aan kwaliteitsverbetering en de groei van risicogroepen heeft geleverd (zie ook de evaluatie in de stukken van de vergadering van juni en de uitkomsten van het DSP-onderzoek). In deze evaluatie is stilgestaan bij het kwalitatieve en kwantitatieve effect en de meerwaarde voor de vereniging in de vorm van extra producten en diensten. Een belangrijke conclusie was dat het begeleiden van groepen op continuïteit om structurele inzet vraagt en een voortdurend aandachtspunt moet zijn. De behoefte voor het ondersteunen van besturen is de afgelopen jaren duidelijk geworden. Besluit landelijke raad juni 2014 Tijdens de landelijke raad is in het ochtenddeel gesproken of en hoe het programma na 2015 vervolgd kan worden. Hierbij werden vier scenario s voorgelegd: 1. Groepsontwikkeling afbouwen en beëindigen. 2. Groepsontwikkeling als methodiek in een lagere intensiteit continueren. 3. Een nieuwe afweging maken welke elementen van het programma behouden blijven en welke vorm hier het meest effectief in lijkt. 4. Groepsontwikkeling in haar huidige vorm en werkwijze continueren. Aan de landelijke raad is ter besluitvorming voorgelegd: Tijdens het meningsvormend deel wordt de landelijke raad gevraagd mee te denken over de toekomst na het programma Groepsontwikkeling en daarbij advies en commitment te geven over de richting waarin het definitief voorstel uitgewerkt zal worden voor de landelijke raad van december 2014. Hierbij wordt de landelijke raad gevraagd akkoord te gaan met het voorstel van het landelijk bestuur om scenario 3 verder uit te werken voor besluitvorming in december 2014, waarbij de raad eerder tijdens het meningsvormend deel advies heeft kunnen geven over de voorkeuren binnen de bouwstenen. Agenda landelijke raad 13 december 2014 117
Vervolgens heeft de landelijke raad in de middagvergadering het volgende besloten: De voorzitter: het is de bedoeling scenario 3 ook samen met jullie uit te werken. We gaan hiervoor een voorstel maken en dit de komende tijd met jullie delen. Daarbij wordt ook meegenomen wat eerder is gezegd over het financieel uitwerken van elke bouwsteen en welke bouwstenen eventueel in de reguliere werkzaamheden van het landelijk niveau ingebed kunnen worden. De landelijke raad besluit met algemene stemmen om, met medeneming van bovenstaande aandachtspunten, scenario 3 verder uit te werken voor besluitvorming in december 2014. Als het programma Groepsontwikkeling in 2015 eindigt, eindigt daarmee ook de tijdelijke extra contributieverhoging. Op 5 oktober 2014 heeft in Zeewolde een consultatiebijeenkomst met leden van de landelijke raad plaatsgevonden. Hierbij waren 15 leden van de landelijke raad aanwezig. Een aantal niet aanwezige leden heeft input op andere wijze geleverd. Ook tijdens het regiovoorzittersoverleg van 11 oktober 2014 is kort stilgestaan bij het vervolg van Groepsontwikkeling. Uitwerking scenario s Hieronder wordt ingegaan op de vier scenario s. Hierbij wordt ingegaan op de inhoud, de wijze van inbedding, mogelijkheden om te kiezen voor varianten en de wijze van financiering. De gevolgen van de keuze worden geëffectueerd in 2016. Bij scenario 1 gaat het vooral om de diensten die niet meer geleverd worden na het beëindigen van het programma Groepsontwikkeling, omdat deze vanuit het projectbudget gefinancierd werden, bij scenario 2 en 3 wordt ingegaan op de wijze waarop de diverse onderdelen een structureel onderdeel van de dienstverlening van de landelijke organisatie kunnen worden. Hierbij is aangegeven waarom het wenselijk is de betreffende ondersteuning toe te voegen aan de basisdienstverlening, welke gevolgen dit heeft voor de organisatie en welke kosten hiermee gemoeid zijn. Scenario 4 bestaat uit het onveranderd voorzetten van het programma. Scenario 1, 2 en 4 zijn in de ogen van het landelijk bestuur geen wenselijke en realistische keuzes. Deze zijn daarom beperkt uitgewerkt in overeenstemming met het besluit van de landelijke raad van juni 2014. Scenario 1: Het programma Groepsontwikkeling afbouwen en beëindigen Besloten kan worden het programma af te bouwen en te beëindigen. Alle producten en activiteiten stoppen in het najaar 2015. Een deel van de resterende tijd is noodzakelijk voor een verantwoorde afbouw. Dit scenario heeft de volgende effecten voor groepen en regio s: Als groep ben je afhankelijk van de mogelijkheden binnen je eigen regio of ondersteuning en informatie over het versterken van de eigen continuïteit van de groep beschikbaar is. Groepen fluctueren in ledenontwikkeling. Groepen die nu floreren, hebben mogelijk over enkele jaren wel ondersteuning nodig. De vereniging biedt (nog steeds) geen ondersteuning aan besturen. De ontwikkeling richting ledenwinst buigt terug naar krimp. Ook vergroot dit de druk op de hoogte van de contributie om de basisondersteuning te kunnen blijven financieren. Het programma is deels gebruikt om extra inzet in dienstverlening op te pakken en met het beëindigen stopt deze inzet, omdat in de oorspronkelijke formatie geen ruimte is. Concreet betekent dit voor groepen en regio s dat de managementinformatie voorlopig online blijft, maar er geen nieuwe aanvullingen mogelijk zijn, bijvoorbeeld om regio s een snel zicht op de ledenontwikkeling van groepen te geven of wat de status van de behaalde kwalificaties binnen de groep of regio is. Omdat er geen mogelijkheden voor onderhoud zijn, zal deze Agenda landelijke raad 13 december 2014 118
informatie te zijner tijd offline gaan. Een ander voorbeeld is dat, door het wegvallen van de vrijwilligerscoördinator van het Kennisnetwerk, het huidige team vrijwilligers weer uit elkaar valt. Dit heeft effect op het niet meer beschikbaar zijn van ondersteuning bij vragen rond verzekeringen, veiligheid of juridische zaken. Scenario 2: De methodiek Groepsontwikkeling in een lagere intensiteit continueren, maar de rest van de inhoud van het programma afbouwen en beëindigen Scenario 2 gaat uit van het continueren van de methodiek Groepsontwikkeling met een lagere intensiteit (inzet op continuïteit groepen), zonder de overige activiteiten toe te voegen aan de basisondersteuning. De methodiek Groepsontwikkeling wordt dan beschikbaar gehouden voor de groepen die deze ondersteuning het hardste nodig hebben. Nadeel van dit scenario is dat er geen uitbreiding van de basisdienstverlening plaatsvindt, waardoor de effecten minder groot zijn dan ze in de huidige situatie zijn. De groep die enthousiast met vragen rond de accommodatie aan de slag wil gaan, moet bijvoorbeeld afwachten of haar vragen snel beantwoord worden omdat het Kennisnetwerk niet meer ondersteund wordt. De regio die wil zien hoe de ledenontwikkeling van de groepen in de regio verloopt of de kwalificaties Scouting Academy per groep wil zien, zal dit zelf bij moeten houden, omdat de managementinformatie mogelijk offline is gegaan. Verder vindt er geen ondersteuning aan (regio)besturen plaats, zoals in scenario 3 wordt bedoeld. Scenario 3: Elementen van het programma Groepsontwikkeling behouden Het succes van het programma geeft alle aanleiding om te overwegen delen ervan te continueren en waar nodig te versterken. De ervaring en ontwikkeling van het programma geven ook aanleiding om ons te realiseren dat er aanpassingen en keuzes gemaakt moeten worden. Wat gaat de vereniging het meest helpen in de komende jaren en waar liggen prioriteiten? Het landelijke bestuur heeft een voorkeur voor scenario 3. De belangrijkste redenen hiervoor zijn dat er: Aanpassingen in de basisondersteuning nodig zijn om de dienstverlening op het peil te houden waarvan gedacht wordt dat dit binnen de vereniging verwacht wordt. De uiteindelijke keus welke dienstverlening wenselijk is (en tegen welke kosten) is aan de landelijke raad. Er zijn de afgelopen jaren systematisch aanpassingen gedaan om efficiënter met tijd van beroepskrachten en geld om te gaan (bijvoorbeeld het niet meer organiseren van de Forumdag). Hierdoor is de dienstverlening aan groepen verbeterd, maar mogelijk is door de huidige hoeveelheid beschikbare ondersteuning het zicht in de vereniging op de basisdienstverlening wat uit het oog verloren. Als gevolg van deze aanpassingen kan de uitbreiding van de basisondersteuning met onderdelen uit het programma Groepsontwikkeling deels gefinancierd worden door bestaande middelen. Het nu terugdraaien van opgebouwde structuren en netwerken en dit op een later moment opnieuw heropbouwen kost de vereniging slagkracht en geld. De continuïteit van groepen is een thema waarvan het belang de afgelopen jaren steeds duidelijker aan het worden is. Het stopzetten van alle ondersteuning aan regiocoaches levert het risico op terugval bij groepen. Samen met regio s tot nieuwe begeleidingsvormen komen en de beproefde (maar arbeidsintensieve) methode Groepsontwikkeling hierin op beperktere schaal beschikbaar houden, lijkt logisch. Het inzicht vanuit het programma Groepsontwikkeling dat er binnen de basisondersteuning geen ruimte is om groeps-, maar ook regiobesturen in hun bestuurlijke rol te ondersteunen en te begeleiden, is een ongewenste situatie. Het landelijk bestuur maakt zich zorgen over de continuïteit van groepen (en daarmee de vereniging) in de toekomst. Agenda landelijke raad 13 december 2014 119
Onder andere door het programma Groepsontwikkeling is een aantal positieve impulsen gegeven dat ons als vereniging weer versterkt in zelfvertrouwen en waardering naar elkaar. Als we willen, zijn we er voor elkaar binnen de vereniging en dat is een belangrijk gegeven. In de huidige contributie is de vereniging afhankelijk van andere inkomstenbronnen voor innovatie. Het lijkt bestuurlijk juist om ruimte voor nieuwe ontwikkelingen te reserveren. Een goede samenwerking tussen landelijk bestuur en landelijke raad is nodig om de juiste thema s te kiezen waar groepen belang bij hebben. Uitwerking scenario 3 Binnen het programma Groepsontwikkeling is naast de methodiek Groepsontwikkeling ook een deel van de ondersteuning aan groepen en regio s gefinancierd om invulling te geven aan hun verbeterplannen rond werving, de vijf succesfactoren, kwaliteit van besturen en gebruik maken van ledendata (managementinformatie). Ook was in het project ruimte voor de ontwikkeling van ondersteuningsproducten. In de diverse rapportages en eerder in dit document is hier ook bij stilgestaan. Van een deel van deze ondersteuning kan achteraf geconstateerd worden dat dit gezien kan worden als basisondersteuning. Dit is één van de veelgehoorde commentaren uit het ochtenddeel van de landelijke raad en zo wordt het ook in een groot deel van de vereniging beleefd. Voorgesteld wordt om de onderstaande onderdelen die tot nu toe vanuit het budget Groepsontwikkeling gefinancierd werden, structureel toe te voegen aan de basisondersteuning. Managementinformatie Het beschikbaar houden en door ontwikkelen van managementinformatie voor groepen en regio s, onder andere via Scouts Online, om daarmee een bijdrage te leveren aan het besef over de situatie waarin de groep verkeert. Hierdoor wordt een verandering teweeg gebracht die leidt tot kwalitatieve en kwantitatieve groei. Het technisch beheer van de managementinformatie moet plaatsvinden binnen de beheercapaciteit van ICT. In de basisformatie van ICT is geen ruimte voor innovatie. De huidige projectmatige uitbreiding van ICT zal in de toekomst onderdeel van de formatie van de ICT-afdeling worden. Ondersteuning op het gebied van werving en behoud De komende 10 jaar zijn thema s als branding en het ambassadeurschap belangrijk voor de vereniging. Werving en behoud van jeugdleden en vrijwilligers is één van de grootste prioriteiten bij veel groepen. Het beschikbaar houden van promotiematerialen ter ondersteuning van deze werving is hierbij belangrijk. Het handhaven en door ontwikkelen van de Laat je uitdagen!-campagne wordt structureel belegd bij Team communicatie, waarbij de huidige werkwijze om te komen tot aanvullende producten gehandhaafd blijft (vraag van de groepen, betrokkenheid inhoudelijke teams, eind- en halffabricaten). Een deel van de projectmatige uitbreiding van Team communicatie zal daarom in de toekomst onderdeel van de structurele formatie van communicatie moeten worden. Ook andere vormen van werving en behoud, zoals de ondersteuning van de contactpersonen communicatie van groepen worden door veel groepen als basisondersteuning ervaren. Onderzoek en analyses Met het belang van de continuïteit voor groepen is kennis over ledenverloop, potentiele groei en succeskansen noodzakelijk. Het doen van onderzoek, de coördinatie en de integrale analyses zullen in de toekomst een vast onderdeel van de organisatie worden. Er wordt hierbij gedacht aan een combinatie tussen een beperkte coördinatie voor onderzoek, een deel vrije financiële ruimte om onderzoek uit te besteden en structureel capaciteit op ledenontwikkelingsanalyse. Agenda landelijke raad 13 december 2014 120
Kennisnetwerk Het Kennisnetwerk is de afgelopen periode verder uitgebreid met nieuwe vrijwilligers. De in het kader van Groepsontwikkeling projectmatige invulling van de vrijwilligerscoördinator willen we structureel inbedden. In de toekomst is het noodzakelijk blijvend te investeren, zodat de vrijwilligers in het Kennisnetwerk groepen optimaal kunnen ondersteunen. Innovatie Zoals ook in het ochtenddeel in de landelijke raad van juni in bijna alle groepjes geconstateerd werd, is dat er binnen de vereniging tijd en capaciteit beschikbaar moet blijven om innovatie en organisatieontwikkeling mogelijk te maken. Zo heeft Groepsontwikkeling bijvoorbeeld door gebruik te maken van enquêtes en het betrekken van alle kaderleden van de groep tijdens de workshops nieuwe methodieken ontwikkeld om de leden van de vereniging te betrekken bij nieuwe ontwikkelingen en keuzes. Dit betreft een breed scala aan onderwerpen, zoals nieuwe ontwikkelingen bij Scouting Academy, zoeken op welke wijze de leden van Scouting meer betrokken zijn bij verenigingskeuzes en speciale trainingen of producten om meiden voor Scouting te werven of te behouden (en hierdoor ook het Scoutingspel voor meiden én jongens uitdagender te maken). Ook in de toekomst is ruimte nodig om kritisch te blijven kijken naar nieuwe kansen, maar dit kost beroepsmatige inzet Regio s begeleiden bij het ondersteunen van groepsbesturen en het ondersteunen van continuïteit Het ondersteunen van groepsbesturen en het bewust begeleiden van groepen om als groep een gezonde toekomst te houden, is één van de taken van de regio. Ook de regio heeft baat bij begeleiding bij deze verantwoordelijkheid. Dit krijgt de komende jaren twee vormen: Allereerst het continueren van de begeleiding en uitwisseling tussen regiocoaches die het groepsproces binnen de groep ondersteunen. Regiocoaches kunnen structureel de methodiek in hun regio blijven aanbieden aan groepen die hier baat bij hebben. Hiervoor blijft ondersteuning bij het uitzetten van de enquêtes beschikbaar. Voor de begeleiding van een beperkt aantal regio s en voor de begeleiding van regiocoaches (training on the job) blijft er op beperkte schaal gebruik gemaakt worden van beroepsmatige seniorcoaches. Het is reëel om te kijken wie de kosten hiervoor draagt. De inschatting met de huidige kennis van zaken is, dat jaarlijks zo n vijftig groepen behoefte zullen hebben aan het traject Groepsontwikkeling, samen met zowel een regio- als een seniorcoach. De kosten van de inzet van deze beroepsmatige ondersteuning bedragen per groep 1.600,00. Tellen we ook de indirecte kosten mee, dan betreft dit zelfs meer geld. Voorstel is de kosten hiervan ongeveer een derde door de groep zelf te laten betalen ( 500,00) en het overige deel door de vereniging. Kan de groep deze kosten niet betalen, dan kan de regio gevraagd worden dit deel voor zijn rekening te nemen. De vertaling hiervan is te zien in de begroting van het derde scenario. Ruimte te houden om besturen binnen de vereniging blijvend te ondersteunen om niet alleen het belangrijke werk voor besturen te ondersteunen, maar hierdoor ook meer florerende groepen te creëren. De komende jaren zullen gebruikt worden voor het verder ontwikkelen van ondersteuning aan groepsbesturen. Door het project BestuursCoaching in combinatie uit te voeren met meerdere groepsbesturen en de regio wordt er binnen de regio een besturennetwerk opgebouwd. Regio s die zelf in staat zijn dit uit te voeren, kunnen hier mee aan de slag. Landelijk vindt coördinatie en doorontwikkeling hiervan plaats en worden uitwisselingen tussen en training van bestuurscoaches gefaciliteerd. Daarnaast kunnen regio s die niet zelf in staat zijn groepsbesturen te ondersteunen, tijdelijk vanuit de landelijke organisatie ondersteund worden, zodat betreffende regio hier daarna zelfstandig mee verder kan. De huidige opzet voor BestuursCoaching zal in 2017 geëvalueerd worden om tot een steeds passender ondersteuningsaanbod voor besturen te komen. Agenda landelijke raad 13 december 2014 121
Groepsmonitor Het effect van de light-scan op groei van groepen lijkt minimaal. Tijdens de consultatiebijeenkomst met leden van de landelijke raad werd voorgesteld om de light-scan om te vormen naar een jaarlijkse groepsmonitor. Dit idee wil het landelijk bestuur overnemen. Alle groepen wordt gevraagd op basis van kwalitatieve informatie in de groep een vragenlijst in te vullen die in Scouts Online opgenomen kan worden. De uitkomsten per groep blijven alleen toegankelijk voor de groep en de ondersteuningsorganisatie. Anonieme vergelijkingen met uitkomsten van andere groepen zijn automatisch te genereren. Dit levert de groep veel interessante informatie op over hoe de groep ervoor staat ten opzichte van andere groepen. De vereniging kan deze informatie gebruiken om de ondersteuning te verbeteren en effectief in te zetten. Kwalitatieve en kwantitatieve informatie zijn dan te combineren en bieden veel aanknopingspunten voor de gewenste ondersteuning. Keuze voor dit onderdeel betekent dat komend jaar eenmalig ingezet moet worden op ontwikkelen van de monitor, terwijl jaarlijks budget noodzakelijk is voor het uitzetten en analyseren. Scenario 4: Groepsontwikkeling in haar huidige vorm en werkwijze continueren Besloten kan worden het programma Groepsontwikkeling te continueren in haar huidige vorm. Dit heeft niet de voorkeur van het landelijk bestuur omdat dit de duurste variant is, waarbij het effect niet in verhouding staat tot de kosten. In de afgelopen jaren hebben alle groepen de gelegenheid gekregen aan het programma deel te nemen. De belangstelling om het programma door te zetten in de huidige vorm zal in de komende jaren minder groot zijn en er is juist bij de groepen die al aan het programma deelgenomen hebben behoefte aan een verdiepingsslag. Ook groepen die geen behoefte hadden aan de methodiek Groepsontwikkeling geven aan wel behoefte te hebben aan ondersteuning van besturen. Het lijkt zinvoller in te zetten op andere oplossingen en vormen om groepen te blijven ondersteunen om continuïteit en kwaliteit van de groep in stand te houden of verbeteren. Dit komt tot uiting in de uitwerking van scenario 3. Inbedding in de organisatie Het programma Groepsontwikkeling maakt op dit moment deel uit van de organisatiestructuur op landelijk niveau. Zoals in eerdere rapportages is aangegeven, vind coördinatie en aansturing plaats met beroepscapaciteit in de staande organisatie, die niet doorbelast wordt op het project Groepsontwikkeling. Komend jaar wordt nagegaan hoe de landelijke organisatie aangepast moet worden voor het vervolg van Groepsontwikkeling. Bij keuze voor scenario 2, 3 of 4 zal ook coördinatie en aansturing plaats moeten vinden. Daarnaast kan een deel van de beschikbare beroepsmatige capaciteit ingezet worden voor de wenselijke innovatieruimte. Dit loopt gelijktijdig op met de totstandkoming van het voorgenomen meerjarenbeleid in de vereniging (zie agendapunt 16). Agenda landelijke raad 13 december 2014 122
12.1 Financiën In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de kosten van de diverse scenario s en de wijze waarop de kosten gedekt kunnen worden. Kosten scenario s Scenario 1: Programma Groepsontwikkeling afbouwen en beëindigen Bij dit scenario wordt het volledige bedrag aan contributieverhoging ( 5,25 inclusief indexering) per 1 januari 2016 teruggedraaid. De projectmatige uitbreiding om de methodiek Groepsontwikkeling uit te kunnen voeren en voor de backoffice wordt gestopt. De basisondersteuning wordt teruggedraaid naar de situatie 2010. Scenario 2: Methodiek Groepsontwikkeling in een lagere intensiteit continueren, maar de rest van de inhoud van het programma afbouwen en beëindigen Scenario 2 gaat uit van het continueren van de methodiek Groepsontwikkeling met een lagere intensiteit (inzet op continuïteit groepen), zonder de overige activiteiten toe te voegen aan de basisondersteuning. Kosten Ondersteuning op continuïteit groepen Werkbudgetten (Groepsontwikkeling) Secretariaat (0,4 fte) Coaches (50 trajecten) Inzet coaches en secretariaat flexibel en afhankelijk van aantal trajecten. 105.000 25.000 20.000 60.000 Scenario 3: Elementen van Groepsontwikkeling behouden Scenario 3 zet in op het behoud van de goede elementen uit Groepsontwikkeling met de ruimte om aan te passen en te innoveren. Er is in onderstaand overzicht uitgegaan van 50 groepen die het traject Groepsontwikkeling uit willen voeren met inzet van betaalde ondersteuning. Kosten Toevoegen aan basispakket Managementinformatie, beheer en ontwikkeling ICT (1,5 fte) Communicatieondersteuning behoud en werving (0,7 fte) Onderzoek en analyse (beroepsmatige inzet en werkbudget) Kennisnetwerk (0,5 fte) Innovatie Ondersteuning op continuïteit groepen Werkbudgeten (Groepsontwikkeling en BestuursCoaching) Secretariaat (0,4 fte) Coaches (50 trajecten) Inzet coaches en secretariaat flexibel en afhankelijk van aantal trajecten. Groepsmonitor Jaarlijkse kosten uitvoeren en analyse 200.000 85.000 35.000 55.000 25.000 Deels basisformatie 130.000 50.000 20.000 60.000 25.000 Om de huidige light-scan om te bouwen tot een groepsmonitor zal er eenmalig een investering gedaan moeten worden. Een deel van het voorziene overschot van Groepsontwikkeling in 2015 kan hiervoor aangewend worden ( 25.000). Agenda landelijke raad 13 december 2014 123
Variant 4: Groepsontwikkeling in haar huidige vorm en werkwijze continueren In deze variant wordt het programma Groepsontwikkeling in haar huidige vorm ingebed in de landelijke organisatie en worden alle kosten gedekt door contributieverhoging. In onderstaand overzicht is uitgegaan van de kosten voor Groepsontwikkeling zoals opgenomen in de begroting 2015. Kosten Personeelskosten Coaches Secretariaat ICT Extra formatie Werkplekkosten 455.000 186.000 25.000 82.000 101.000 61.000 Activiteitenkosten - werkbudget 75.000 Totaal 530.000 Dekking van de kosten Dekking van de kosten voor de toekomstige inbedding van Groepsontwikkeling kan gevonden in een mix van mogelijkheden. a) Gebruik maken van het bedrag dat jaarlijks in de begroting toegerekend wordt aan het eigen vermogen (exploitatieresultaat). b) Gebruik maken van de extra contributie-inkomsten door de ingezette groei van leden. c) Eigen bijdrage van groepen/regio s die deelproducten van de dienstverlening afnemen. d) Verhoging van de contributie. Daarnaast is het mogelijk om incidentele kosten te dekken door: e) Het aanboren van bijdragen van derden. f) De inzet van het voorziene overschot uit het project Groepsontwikkeling 2010-2015. Ad a. Door efficiënter te werken en op deelgebieden bezuinigingen door te voeren, is de afgelopen jaren structureel een positief exploitatieresultaat gerealiseerd. Jaarlijks zou hiermee een bedrag van 55.000 gebruikt kunnen worden voor de uitbreiding van de basisdienstverlening of het ondersteunen van de continuïteit van groepen. Ad b. Als de reeds ingezette groei van 1.000 leden per jaar doorzet, zou jaarlijks een bedrag van 22.000 extra beschikbaar zijn voor de financiering van de uitbreiding van de basisdienstverlening of het ondersteunen van de continuïteit van groepen. Dit positieve effect is in de begroting van 2015 nog toegevoegd aan het exploitatieresultaat. Voor 2016 zou daarmee een bedrag van 2.000 leden t.o.v. 2014 beschikbaar komen ( 45.000). Gebruik maken van deze optie heeft als risico dat als de ledengroei achterblijft op de prognose, het begrote bedrag niet beschikbaar komt. Ad c. De inzet op de continuïteit van groepen bestaat uit de methodiek Groepsontwikkeling en BestuursCoaching. De kosten van de methodiek zijn opgebouwd uit vaste kosten (onafhankelijk van het aantal deelnemende groepen) en variabele kosten door de inzet van coaches voor die groepen en regio s die het traject niet zelf kunnen begeleiden. Er kan voor gekozen worden om groepen die hier Agenda landelijke raad 13 december 2014 124
gebruik van willen maken, om een eigen bijdrage te vragen. In onderstaand voorstel is uitgegaan van deelname door 50 groepen die ieder 500,00 per groep bijdragen. In het geval dat groepen zelf niet zouden bijdragen, wordt de contributie behorende bij scenario 3 met 0,23 verhoogd. Ad d. In onderstaande berekeningen is aangegeven wat de effecten van de keuze zijn op de hoogte van de contributie, na inzet van de mogelijkheden a, b en c. Ad e. Bijdragen van derden (subsidies en fondsen) kunnen over het algemeen slechts ingezet worden voor projectmatige activiteiten en niet voor structurele kosten binnen de exploitatie. Ervaringen in de afgelopen jaren laten zien dat het aanboren van deze bijdragen onzeker is. Ad f. Bij het opstellen van de begroting 2015 is voorzien dat het programma Groepsontwikkeling met een positief resultaat zal afsluiten. Dit bedrag is in de begroting opgenomen bij het werkbudget Groepsontwikkeling. Mochten het aantal aanvragen voor coachingstrajecten in 2015 hoger zijn dan voorzien, dan zal dit bedrag daarvoor aangewend worden. Daarnaast is voorzien dat in de tweede helft van 2015 en Scout-In15, afhankelijk van de besluitvorming in de landelijke raad, kosten gemaakt zullen worden voor implementatie, inbedding of eventuele afbouw van het project. Kosten Bijdrage verenigingsbegroting (a, b) Bijdrage deelnemende groepen (c) Dekken uit contributie Scenario 1 0 Effect op contributie Scenario 2 Ondersteuning op continuïteit groepen (50 groepen/jaar) 105.000 100.000 (a en b) 5.000 0,05 Scenario 3 Toevoegen aan basispakket 200.000 100.000 (a en b) 100.000 0,93 Ondersteuning op 130.000 25.000 (c) 105.000 0,97 continuïteit groepen (50 groepen/jaar) Groepsmonitor 25.000 25.000 0,23 Totaal 230.000 2,13 Scenario 4 530.000 100.000 (a en b) 430.000 3,98 Bij de berekening van de contributieverhoging is uitgegaan van een geprognosticeerd ledenaantal in 2016 van 108.000. De genoemde bedragen zijn bedragen voor verhoging van de contributie in 2016 na het stoppen van het project Groepsontwikkeling (en het terugdraaien van de contributieverhoging inclusief indexering met 5,25). Agenda landelijke raad 13 december 2014 125
Het voorstel is om een besluit te nemen over het volgende: Conform het besluit van de landelijke raad in december 2010 zal na beëindiging van het project Groepsontwikkeling de contributieverhoging van 5,25 (inclusief indexering) eind december 2015 beëindigd worden. Het landelijk bestuur stelt voor om te kiezen voor scenario 3 om daarmee onderdelen van het programma Groepsontwikkeling in de organisatie op te nemen met een contributieverhoging van 2,13 per lid per jaar. Over het totale contributiebedrag zal in de toekomst, conform staand beleid, een jaarlijkse indexering plaatsvinden. Agenda landelijke raad 13 december 2014 126
12.2 Bijlage Basisdienstverlening Scouting Nederland 2014 De basisdienstverlening voorziet in de ondersteuning van Scoutinggroepen door de landelijke organisatie, waarvan de kosten betaald worden uit de (basis)contributie-inkomsten van de leden. Dit staat los van de extra ondersteuning (en extra contributie) die gekoppeld is aan het programma Groepsontwikkeling of van de aanspraak die op het Scouting Nederland Fonds gedaan kan worden. De ondersteuning van speltakleiding en jeugdleden om het spel van Scouting zo optimaal mogelijk te spelen heeft prioriteit. Dit betekent dat er voor groepen door de inzet van beroepskrachten en vrijwilligers op landelijk niveau, het volgende aan ondersteuning beschikbaar is: Basismateriaal voor leiding en jeugdleden (per leeftijdsgroep zijn er gidsen en kompassen). Bij specialistische vragen op het gebied van Spel, en wanneer de regio niet in staat is of niet beschikbaar is om de groep antwoord te geven, zijn er landelijk vrijwilligers die deze vragen beantwoorden. Deze vrijwilligers worden hierin door een vrijwilligerscoördinator (=beroepskracht) begeleid. Activiteitenbank (www.scouting.nl/activiteitenbank). Website van Scouting Nederland, jeugdwebsites, social media, @-scout en Scouting Magazine met artikelen, informatie en downloads voor leiding, jeugdleden en ouders. Scouts Online als hulpmiddel voor de eigen ledenadministratie van de groep, met een aantal extra mogelijkheden zoals contributie-inning, de registratie van opleidingen, etc. Begeleiding van het landelijk opvangteam (LOT) in geval van calamiteiten. ScoutShop, waar diverse producten te koop zijn. Veel vrijwilligers zijn actief om dit mogelijk te maken. De winst van de ScoutShop vloeit terug naar het Scouting Nederland Fonds. Inkoop, distributie en management van de ScoutShop vindt plaats door beroepskrachten. Inzet van de vereniging om kamperen in Nederland mogelijk te houden. Onder andere door de Labelterreinen, maar ook de ontwikkeling van Scoutinglandgoed Zeewolde. Veel vrijwilligers zetten zich in om de Labelterreinen te beheren of het nieuwe landgoed kampeer klaar te maken. Daarnaast is er een betaalde rentmeester en ondersteuning vanuit het landelijk servicecentrum om de financiën te beheren en te verantwoorden en is het voortbestaan van deze terreinen ook afhankelijk van lobby en belangenbehartiging, waarin beroepskrachten een rol spelen. Specialistische vragen bij de bouw of verbouw van accommodaties en juridische dienstverlening door professionele vrijwilligers. De beschikbare tijd van de juridisch medewerker is gelimiteerd. Deelname aan landelijke ledenactiviteiten en landelijke trainingen (Zeilschool, Gilwell-cursus, bijeenkomst voor groepen scouts met een beperking en Scoutiviteit). De kosten hiervan zijn budgettair neutraal. Ondersteuning van groepen om andere inkomsten te verwerven, onder andere door middel van de Nationale Scoutingloterij. De regio neemt met veel vrijwilligers ook een belangrijke rol in bij de ondersteuning van groepen. Op haar beurt wordt de regio hierin weer ondersteunt door landelijk vrijwilligers en beroepskrachten op het landelijk servicecentrum. Dit heeft de volgende betekenis voor de landelijke ondersteuning: Jaarlijkse nieuwe input voor de organisatie van regiospelen (ook als speltak te gebruiken). De ontwikkeling hiervan vindt plaats door vrijwilligers met een begeleidende rol voor de beroepskracht Spel. Mogelijkheden voor deskundigheidsontwikkeling van speltakleiding en praktijkbegeleiders. Scouting Academy biedt een basiskwalificatie en een kampkwalificatie aan, die door Agenda landelijke raad 13 december 2014 127
regiotrainers en door de praktijkcoach worden aangeboden in de regio. De regiotrainers en praktijkcoaches worden opgeleid vanuit het land. Ook bij specialistische vragen op het gebied van deskundigheidsontwikkeling kan een beroep gedaan worden op de landelijk vrijwilligers (die hierin ondersteund worden door een vrijwilligerscoördinator). Team regiosupport ondersteunt regio s en organiseert het regiovoorzittersoverleg. Ondersteuning van de regio bij de inning van de regiocontributie. Het zijn van een landelijke vereniging vraagt ook inzet van beroepskrachten en groepen merken hier indirect, maar vaak ook direct het effect van: Financiële administratie (om verantwoording te kunnen afleggen over inkomsten en uitgaven). Centrale regelingen, zoals een verzekeringspakket. Organisatie van de landelijke raad en de ondersteuning van het landelijk bestuur. Belangenbehartiging waardoor de VOG gratis aangeboden wordt, alles rondom BUMA/Sena. Samenwerking met andere organisaties (NL doet, Natuurwerkdag, CWO, etc.). Externe publiciteit in kranten, tijdschriften en op tv. Samengevat kan er onderhouden worden wat beschikbaar is, maar zijn er zeer beperkt middelen en menskracht om tot nieuwe ontwikkelingen te komen. Dit alles vindt plaats met behulp van een beroepsformatie van 30.1 fte en ontelbare (en onbetaalbare) vrijwilligers. Agenda landelijke raad 13 december 2014 128