Broodje CALI lunchsessies sessie 3: Student Financiën 22 juni 2011
Doel van de sessie Inzicht in financiële processen studenten - administratie high-level, eerste kennismaking Geen systeemsimulatie of demo
Agenda - Inleiding: wat is CALI? - Studentenfinanciën : - Huidige situatie - Toekomstige situatie - Nieuwe concepten in PSCS - Vragen?
Wat is CALI? Campus Lifecycle Transformatieproject studentenadministratie Proces, Organisatie, Systeem
Verbetervoorstellen Niveau Proces: bv. uniformisering aanmeldingsproces Niveau Organisatie: bv. oprichting van het Studentenadministratiecentrum (SAC) Niveau Systeem: aankoop PeopleSoft Campus Solutions (PSCS)
Financiën in de Studentencyclus Belangstelling & Aanmelding Aanmelder Inschrijving Student Studie Belang stellende Vakken & Cijfers Extra opleiding Slagen Alumni Administratie Werken Werk vinden voortgang 6
Studentenfinanciën Dienst Inschrijvingen Sociale Dienst Studenten Dienst Huisvesting IRMO (International Relations and Mobility Office)
8
bevindingen as-is studiegelden Geen real-time berekening van studiegeld Gegevens uit verschillende applicaties Afhankelijkheid van andere diensten Groot aantal wanbetalers Veel manueel werk, arbeidsintensief Ondoorzichtige studiegeldberekening
as-is Sociale dienst Studenten student Lening (lange termijn, korte termijn) Financiële tussenkomst Beurs Huurtoelage Gelijkstelling
Bevindingen as-is Sociale dienst Studenten Veelheid aan applicaties : Leningen, Sam, Fiche IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (studievoortgang studenten) Veel manueel werk (opmaken contracten, opvolgen terugbetalingen, )
as-is Dienst Huisvesting Kotenbeheer Toewijzing studentenkamers Opmaak huurcontracten Inning en opvolging huurgelden en waarborgbetalingen
Bevindingen Dienst Huisvesting Veelheid aan applicaties: Invoer, Kamernummer, Opzeg, Print, IT-applicaties bieden onvoldoende ondersteuning (geen inventaris, ) Veel manueel werk
as-is IRMO Beheer beurzenprogramma s (toekenning, uitbetaling, opvolging van beurzen) Rapportering VLIR-UOS
Bevindingen IRMO Geen centraal beheerde applicaties Afhankelijkheid van andere diensten voor rapportering Grote hoeveelheid manueel werk
Algemene conclusies Problematiek op vlak van IT-applicaties Hoge werklast door aanzienlijke hoeveelheid manueel werk Studiegeldberekening niet transparant, noch voor studenten, noch voor administratie
Toekomstige situatie
Toekomstige situatie Één geïntegreerd systeem : PSCS Meer automatisering, minder manueel werk Meer transparantie, zowel voor medewerkers als voor studenten
To be: Organisatie SAC Admission office Inschrijvingen Financiële cel
To be: Systeem (PSCS) Flexibele configuratie van studiegelden Real-time berekening studiegeld On-line betaling van studiegeld/huurgeld Automatische saldoberekening studiegeld bij stopzetten van studies Student kan rekeningenoverzicht raadplegen in Selfservice Opmaak van afbetalingsplannen of contracten voor uitgestelde betaling Rechtstreekse rapportering uit het systeem
Nieuwe concepten in PSCS 1/4 Student Financials Studiegelden Huurgelden Aanmeldingskosten Financial Aid Leningen Beurzenbeheer
Nieuwe concepten in PSCS 2/4 Business Units FISAC HUVE FISDS FIRMO
Lesgeldgroepen Nieuwe concepten 3/4 criteria Lesgeldgroepen correctiekalenders Periodekosten
Lesgeldgroepen VUB
Voorbeeld criteria
Criteriadetails
Voorbeeld correctiekalender
Voorbeeld periodekosten
Voorbeeld lesgeldgroep 1/4
Voorbeeld lesgeldgroep 2/4
Voorbeeld lesgeldgroep 3/4
Voorbeeld lesgeldgroep 4/4
Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS
Gebruik Lesgeldgroepen in PSCS
Financiën Selfservice Student
Rekeningoverzicht Selfservice Student
Nieuwe concepten 4/4 Service-indicatoren : bijzondere aanduiding bij een persoon kan positief of negatief zijn heeft bepaalde (systeem)gevolgen
Service-indicatoren in PSCS Enkele voorbeelden: FIN : wanbetalers SVB : bindende voorwaarden OVL : overleden studenten TSI : Tosportstatuut A-Internationaal DIV : diversiteitsstudenten
Service-indicatoren toekennen
Service-indicatoren in Selfservice
Service-indicatoren in Selfservice
Service-indicatoren in Selfservice
Prijsvraag Welk concept gebruiken we om te kunnen bepalen hoeveel studiegeld een student moet betalen? Antwoord: de lesgeldgroep