Notitie bij agendapunt 4 van de Bijzondere Ledenvergadering van AV Spiridon op vrijdag 10 januari 2014 Realisatie nieuwe atletiekaccommodatie De leden wordt tijdens de vergadering gevraagd om op de volgende punten een beslissing te nemen: 1. Instemmen met de in de fase van planvoorbereiding door het bestuur gevolgde werkwijze en het resultaat dat dit heeft opgeleverd; 2. Instemmen met de bijdrage die Spiridon zal leveren aan de exploitatie van de atletiekbaan. Het exploitatieoverzicht zal tijdens de BLV worden gepresenteerd en worden toegelicht. Onderdeel van de exploitatie is een hoeveelheid zelfwerkzaamheid van de zijde van Spiridon; 3. Instemmen met het voorstel dat Spiridon hoofdhuurder wordt van de atletiekbaan; 4. Het bestuur te mandateren om met de gemeente een realisatieovereenkomst en een meerjarige gebruikersovereenkomst te sluiten die passen binnen de door de ALV van 22 maart 2013 vastgestelde randvoorwaarden (zie het verslag); 5. Instemmen met de realisatie van de atletiekbaan door de gemeente en voortzetting tijdens de realisatiefase van de directievoering door Spiridon, zoals door de gemeente is voorgesteld; 6. Instemmen met de eventueel noodzakelijke overdracht van atletiekmaterialen die in eigendom zijn Spiridon aan de gemeente (i.v.m. eisen voor btw- compensatie); Toelichting bij de beslispunten: Het plan voor de atletiekbaan N.B.: In het navolgende wordt op onderdelen gesproken over atletiekbaan en parkeerterrein. In verband met de gewenste gesloten grondbalans zijn deze 2 voorzieningen in uitvoering aan elkaar verbonden. Voor de realisatie van het parkeerterrein behoeft de Ledenvergadering van Spiridon geen besluit te nemen omdat deze voorziening volledig tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoort. In de bijlage 1 bij deze notitie is ter informatie een chronologie opgenomen van de totstandkoming van het plan. Het directieteam dat het plan voor de atletiekbaan en parkeerterrein heeft ontwikkeld, bestaande uit de Spiridonleden Hermen Jacobs en Peter von Meijenfeldt, heeft zich breed georiënteerd voor de keuze van hoofdaannemer. In eerste aanleg is de firma Oranjewoud te Oosterhout verzocht een planvoorstel uit te werken. Met dit bedrijf was in 2010 al een eerste concept voor een atletiekbaan uitgewerkt. Het directieteam heeft de aanbieding van Oranjewoud terzijde geschoven om inhoudelijke en vooral prijstechnische redenen. Vervolgens heeft een verdere uitwerking plaatsgevonden met de firma Arcadis te s- Hertogenbosch/Rotterdam. Deze firma heeft, evenals Oranjewoud, ruime ervaring met 1
de aanleg van atletiekbanen in ons land. De offerte die Arcadis uitbracht voor atletiekbaan en parkeerterrein sluit op een bedrag van 925.000 euro, excl. BTW. Het directieteam heeft de aanbieding van Arcadis vergeleken met de aanbieding van een 3e firma, het bedrijf CSC te Zeewolde. CSC heeft een prijsaanbieding gedaan van 900.000 euro, excl. BTW. In tegenstelling tot de aanbieding van Arcadis is in deze aanbieding bovendien voorzien in een hoeveelheid extra kunstgras (i.c. de volledige inloopstrook rondom de atletiekbaan, cooling down plein, TRX veldje en een deel van het middenterrein tussen de discuskooi en de aanloop van het polshoog), wat een waarde omvat van ca. 45.000 euro, excl. BTW. Naast bovengenoemde firma s heeft het directieteam zich ook nog georiënteerd meerdere andere sportgerelateerde bouwbedrijven, die echter om uiteenlopende redenen zijn afgevallen. Het bestuur heeft op voorstel van het directieteam en onder meer op basis van de gunstiger prijsbieding de voorkeur om het bedrijf CSC te Zeewolde namens de leden van Spiridon bij de gemeente voor te dragen als hoofdaannemer. Argumenten voor deze voorkeur zijn onder meer: 1. De prijsstelling. Voor hetzelfde pakket voorzieningen rekent Arcadis 70.000 euro meer, excl. BTW. 2. Het risico. Door de verslechterende marktsituatie heeft Arcadis recent haar sporttak grotendeels afgestoten. Hiermee is veel deskundigheid weggevallen en is onzeker of ook na de realisatie de benodigde deskundigheid beschikbaar blijft voor garantie, onderhoud e.d. Bovendien zijn bij recent aangelegde atletiekbanen van Arcadis technische problemen opgetreden. 3. Hoewel laat bij het proces betrokken, heeft de firma CSC alle medewerking verleend en een zeer vertrouwenwekkende samenwerking getoond. Ook is verzekerd dat de firma een flexibele opstelling verkiest bij de aanleg, onderhoud en garantie in verband met het versterken van haar positie op de sportmarkt. 4. CSC is in ons land marktleider bij de aanleg van kunstgras hockey- en voetblvelden. De firma heeft het volledige vertrouwen, ook wat betreft de keuringen op basis van de normering van NOC*NSF, Atletiekunie en IAAF, van Lomme Siebenga, accommodatie- adviseur van de Atletiekunie, die tevens het planontwerp vervaardigde voor zowel Arcadis als CSC. 5. CSC legt bijzondere nadruk op duurzaamheid en MVO, waaronder SROI (Social Return of Investment). CSC geeft op de atletiekbaan een garantie van 10 jaar. CSC heeft op uitdrukkelijk verzoek van het directieteam van Spiridon een voorstel toegevoegd voor het noodzakelijke jaarlijks groot onderhoud. Ook voor de overige onderdelen van het project heeft het directieteam het bestuur een voorstel voorgelegd voor de keuze van de uitvoerders. Het betreft o.m. de uitvoering van het grondwerk (firma Hendrickx uit Molenschot), het verlichtingsplan voor de atletiekbaan en parkeerterrein (firma Strago/Geka uit Gorinchem/Rijen), de overige elektrotechnische voorzieningen, de geluidsvoorziening, de beregening van het middenterrein, en de aanschaf van atletiekmaterialen. Voorzien wordt in voorlopig loze - voorzieningen in de atletiekbaan voor elektronische tijdwaarneming, en in wifi- verbinding op de atletiekbaan. 2
Bij de keuze van leveranciers en uitvoerders is bijzondere aandacht gegeven aan de inschakeling van locale en regionale bedrijven. Hierin is Spiridon prima geslaagd. Alle prijsbiedingen die zijn ontvangen zijn prijsvast tot en met uitvoering in 2014. De prijsbiedingen voor de aanleg van de atletiekbaan, het parkeerterrein en de realisatie van de verlichting betreffen lumpsum bedragen. Hierdoor is het risico van prijsoverschrijdingen geminimaliseerd en kon volstaan worden met een gering bedrag voor de post onvoorzien.. Voor het bepalen van de noodzakelijke voorzieningen, een aantal detailoplossingen en de selectie van materialen heeft het directieteam een groot aantal atletiekbanen in ons land bezocht. En is daarbij met name ook nagegaan waarom bij enkele banen technische gebreken optraden aan o.m. de toplaag. Bij de keuze voor de baanverlichting is onder meer de mogelijke omschakeling op LED verlichting voor de atletiekbaan aan de orde geweest. Hiervoor is op dit moment echter nog geen bedrijfszekere en adequate verlichting beschikbaar. Wellicht kan onze atletiekbaan t.z.t gaan fungeren als pilot voor LED- armaturen van Philips. Het directieteam volgt daarvoor de ontwikkelingen m.b.t. de LED verlichting nauwlettend. Dit in samenwerking met o.m. de Atletiekunie en de gemeente Tilburg. Op het parkeerterrein wordt wel LED verlichting aangebracht. Footprint van de atletiekbaan en het parkeerterrein Het definitieve planontwerp d.d. december 2013 is als bijlage 2 bijgevoegd. Uitbouw van het clubgebouw Het directieteam heeft een plan uitgewerkt voor uitbouw van het clubgebouw. Dit plan moet nog in het bestuur aan de orde komen en zal op later moment aan de ALV worden voorgelegd.. Over het clubgebouw ( eventuele overdracht eigendom c.q. vestiging recht van opstal, onderhoud natte ruimten etc.) moet nog verder overleg plaatsvinden met de gemeente. Realisatiekosten van de atletiekbaan en het parkeerterrein De realisatiekosten van de atletiekbaan en het parkeerterrein zijn als volgt begroot: Atletiekbaan Atletiekbaan + bijbehorende voorzieningen techn. nummers 773.000 1 Baanverlichting en geluidsinstallatie 45.000 1 Aanschaf atletiekmaterialen buiten en binnen 80.000 Overige investeringskosten (sonderingen, leges, vergunningen e.d.) 26.150 Aanleg regenbassin t.b.v. beregening 12.000 Overige kosten(aanpassing stroomvoorziening e.d.) 14.000 1 Het betreft lumpsum bedragen 3
Onvoorzien 10.000 Totaal 960.150 Parkeerterrein Parkeerterrein + toegangsslagboom 127.000 1 Verlichting parkeerterrein 10.000 1 Totaal 137.000 Verantwoordelijkheid voor de realisatie en exploitatie van de voorzieningen In het overleg dat het directieteam voerde met de gemeente zijn 3 mogelijkheden voor het opdrachtgeverschap, de financiering en de exploitatie aan de orde geweest, te weten: 1. Spiridon is opdrachtgever en de gemeente verstrekt Spiridon een subsidie om de atletiekbaan te realiseren. In deze constructie is Spiridon btw verschuldigd over de investering, die niet kan worden verrekend. Uit financieel oogpunt is dit voor Spiridon geen interessante optie. 2. De gemeente is opdrachtgever en neemt de investering voor haar rekening. Spiridon huurt de atletiekbaan van de gemeente. In deze constructie kan de gemeente de btw verrekenen, als ze de accommodatie btw- belast verhuurt aan Spiridon als hoofdhuurder. 3. Er wordt een stichting opgericht die zich tot doel stelt om der atletiekbaan te realiseren en exploiteren. In deze situatie kan de stichting mogelijk de btw verrekenen als ze de atletiekbaan btw- belast verhuurt aan Spiridon en ook aan andere gebruikers. Het risico is dat de Belastingdienst deze variant beschouwt als een zogenaamde btw- constructie en de investering niet kan worden verrekend. De gemeente verkiest om zelf als opdrachtgever op te treden, derhalve variant 2. Naast het feit dat dit de grootste zekerheid geeft om het btw- voordeel te realiseren, is dit ook een consistente gemeentelijke gedragslijn ten opzichte van de andere buitensportaccommodaties. Wel wil de gemeente dat Spiridon zo veel mogelijk de projectbegeleiding verzorgt, in casu het huidige directieteam. Spiridon heeft toegezegd dit te willen doen. De afspraken tussen Spiridon en de gemeente worden na instemming door de gemeenteraad met het kredietvoorstel vastgelegd in een realisatieovereenkomst en in een gebruikersovereenkomst. Bovengenoemde keuze en bijbehorende afspraken stroken volledig met de uitgangspunten die de Bijzondere Ledenvergadering op 1 november 2013 formuleerde: - De gemeente realiseert en financiert de baan met bijbehorende voorzieningen, atletiekmaterialen en de parkeerplaats; - Spiridon heeft belangrijke rol bij uitvoering, wordt hoofdhuurder, draagt bij aan exploitatie en levert inzet voor exploitatie en onderhoud/beheer; - Medegebruik door derden is mogelijk maar wel onder voorwaarden; - Kapitaallasten worden niet meegenomen in de exploitatie; - Kosten van eventuele retopping van de baan komt op het moment dat dit nodig is ten laste van de gemeente. 1 Het betreft lumpsum bedragen 4
Exploitatieoverzicht Voor de exploitatie van de atletiekbaan, die zoals hierboven is aangegeven in handen ligt van de gemeente, is door het directieteam en penningmeester Kees Schulten een exploitatieoverzicht opgesteld en op basis hiervan de exploitatiebijdrage berekend die AV Spiridon aan de gemeente Gilze en Rijen zal moeten leveren als hoofdgebruiker van de voorzieningen. Kees Schulten zal dit overzicht en de financiële consequenties hiervan voor de vereniging presenteren en toelichten tijdens de Bijzondere Ledenvergadering op 10 januari 2014. Vervolg Na instemming door de BLV met de beslispunten, en nadat de gemeenteraad op 3 februari 2014 het kredietvoorstel goedkeurt, vindt direct nadien de verdere uitwerking plaats in bestekken, opdrachten, vergunning(en) etc. Op 31 maart 2014 start volgens planning de realisatiefase van de voorzieningen. Deze voorzieningen worden op 30 augustus 2014 afgerond en overgedragen aan de gemeente en Spiridon. Dit als de weerssituatie de opgestelde planning niet negatief beïnvloedt. Molenschot / Rijen, 29 december 2013 BIJLAGE1 Terugblik op totstandkoming van het projectplan; korte chronologie - In 2010 is op verzoek van het bestuur van Spiridon een eerste planontwerp gemaakt door de firma Oranjewoud. De reactie hierop van de gemeente was: Spiridon moet 50% uit eigen middelen bijdragen (ca. ½ miljoen ). Dit was ten ene male onmogelijk voor de vereniging. - De atletiekbaan werd niet opgenomen in Coalitieprogramma 2011 2014 van de gemeente. Dit betekende dat in 2011 de urgentie niet bestuurlijk werd onderkend. - Eind 2012 kreeg Spiridon het signaal dat de politiek rijp zou zijn voor het plan. - Begin januari 2013 heeft bestuur het startsein gegeven voor het maken van een nieuw planontwerp. - Twee leden, te weten Hermen Jacobs en voorzitter Peter von Meijenfeldt zijn bereid gevonden volledig belangeloos als vrijwilliger het project voor te bereiden i.c. de directievoering te verzorgen. Zij vormen gezamenlijk het directieteam voor het project. Hermen Jacobs, heeft een uitgebreid portfolio en veel ervaring op het gebied van ontwikkeling en begeleiding van zeer grote en complexe bouwprojecten in ons land. - Ondersteuning werd in de eerste maanden van 2013 geleverd door de accommodatiecommissie van Spiridon, bestaande uit Iwan Oprins, Paul Swart, Jeroen Farla en Henk Jonker. Deze werd bijgestaan door Jan Vermeulen, de adviseur accommodatiezaken van de Atletiekunie. 5
- Het was begin 2013 nu of nooit, lukt het dit jaar niet dan is er naar verwachting zeker een aantal jaren geen financiële ruimte bij de gemeente voor de realisatie. - De politieke bereidheid bleek begin 2013 inderdaad aanwezig. Alle raadsfracties brachten een bezoek aan de accommodatie van Spiridon om de huidige situatie in ogenschouw te nemen en een eerste presentatie te krijgen van de planvorming. Enkele reacties: t is even slikken bij het zien van de technische staat van de diverse onderdelen (Kern 75), De fractie is overtuigd van de noodzaak van de vernieuwing van de accommodatie voor deze vereniging (PvdA), Atletiekbaan met toebehoren verkeert in desolate toestand (CDA) - Op 8 maart 2013 werd een informatiebijeenkomst belegd voor de leden van Spiridon en werd het eerste ontwerp van het plan gepresenteerd. - In de algemene ledenvergadering op 22 maart jl. is uitvoerig stilgestaan bij het op dat moment beschikbare voorstel en het planontwerp voor de kunststofatletiekbaan en bijbehorende voorzieningen. De ALV heeft daarbij het Programma van Eisen vastgesteld en de randvoorwaarden geformuleerd die door de vereniging worden gehanteerd voor de realisatie en de (bijdrage aan de) exploitatie van de nieuwe accommodatie. Grosso modo waren deze (zie het verslag van de ALV): * Exploitatiebijdrage van maximaal 10.000,- (voor de baan); * Contributie verhogen met maximaal 20,- echter niet voor alle sporttakken; * Maximaal 50.000,- ter beschikking te stellen voor de realisatie (atletiekbaan + uitbouw clubgebouw). Op voorstel van een aantal leden werd een klankbordgroep ingesteld voor de begeleiding van de verdere uitwerking. Deze bestaat uit: Ad Broeders, Fred Soomers, Marionne Kat, Ton Beijsens, Paul Houtepen (heeft zich later teruggetrokken), Robert Jongh, Marlou de With, Ans Heikamp, Jaques Hameleers en Annemieke Govers. - Op 18 juni 2013 vond een eerste aanbieding en presentatie plaats aan de gemeente van het op dat moment beschikbare planontwerp. - Op 1 juli 2013 heeft de gemeenteraad bij de behandeling van de gemeentelijke Perspectiefnota 2014 de atletiekbaan meegenomen bij de investeringswensen voor de komende jaren. Het voorstel was om realisatie in 2016 mogelijk te maken. Vanuit de gemeenteraad is de wens naar voren gekomen om de realisatie in 2014 mogelijk te maken. Dit overeenkomstig de wens van Spiridon. - Op 4 oktober en 1 november is tijdens ingelaste Bijzondere Ledenvergaderingen van Spiridon een presentatie gegeven van de stand van zaken op dat moment. Hierbij is de wens naar voren gekomen om de uitbouw van het clubgebouw los te koppelen van de aanleg van de atletiekbaan. - Op 7 november 2013 besloot de gemeenteraad om in de gemeentelijke begroting 2014 een bestemmingsreserve op te nemen voor de atletiekbaan ter grootte van 989.000,-. - Op verzoek van het directieteam werd Jacques Hameleers toegevoegd aan het team ten behoeve van de financiële uitwerking. - Op 27 november 2013 verzorgde Spiridon (i.c. Marionne Kat, Jeroen Farla en Jaques Hameleers) een eerste presentatie van het op dat moment nagenoeg volledig uitgewerkte projectplan voor de raadscommissie Samenleving. De bijeenkomst werd bijgewoond door een groot aantal Spiridonners. - Op 24 december 2013 heeft het college van B&W ingestemd met het raadsvoorstel voor kredietverlening voor de realisatie van de kunststofatletiekbaan en parkeervoorziening. - Op 15 januari 2014 behandelt de raadscommissie Samenleving het kredietvoorstel. - Op 3 februari 2014 behandelt de gemeenteraad het kredietvoorstel. 6
Tijdens het voorbereidingstraject is de klankbordgroep intensief betrokken geweest. Ook is het bestuur van Spiridon diverse keren bijeen geweest, veelal gezamenlijk met de klankbordgroep, om de plannen te bespreken en input te leveren voor de verdere uitwerking. Bijdragen en input is ook diverse keren gevraagd aan en geleverd door zowel atletiek-, jeugd- en spinningtrainers van Spiridon. 7