Aan: Alle directies en IB-ers van de scholen aangesloten bij Berséba, regio Midden/Ede Loket Ede Postbus 560 6710 BN Ede Verlengde Parkweg 47b-49 6717 GL Ede 0318-665266 Betreft: Loket-zaken Berséba-regio Midden Ede, 20 maart 2014 Geachte heer / mevrouw, Het is inmiddels weer enige tijd geleden dat wij u geïnformeerd hebben over Het Loket. Na de eerste Loketbrief van januari jl. en de inventarisatie van de LGF-leerlingen, lijkt het ons goed u nader te informeren over allerlei ontwikkelingen rondom Het Loket. Puntsgewijs hopen wij weer een aantal zaken kort toe te lichten. U zult merken dat er al veel werk verzet is door ons Loket, maar dat er ook nog veel te doen valt. Ook zijn wij benieuwd naar uw ervaringen. Er ligt een periode van onzekerheden en onduidelijkheden achter ons en we hopen door middel van deze brief helderheid te kunnen bieden bij alle vragen die er leven. 1. Informatie Loket op website Berseba: Om u goed op de hoogte te kunnen houden van alle ontwikkelingen rondom ons Loket willen wij u graag nogmaals wijzen op de website van Berséba. Het Loket is van plan om binnenkort (vanaf april 2014) alle informatie en documenten, die voor u relevant zijn, op de website van Berséba te plaatsen. Op deze manier hopen wij u optimaal op de hoogte te houden en kunt u op elk gewenst moment de meest recente informatie raadplegen. Daarom nodigen wij u uit om binnenkort onze website eens een keertje te bezoeken -> www.berseba.nl -> kies Ede -> ga naar: Het Loket -> ga naar: informatie (blauwe letters, rechts van de pagina). Mochten uw vragen niet beantwoord worden na het bezoeken van de site, dan kunt u ook altijd nog per mail of telefonisch contact opnemen met onze zorgmakelaar (Karianne van Dam) -> k.c.vandam@berseba.nl 2. Flexibele leden van het Loket Zoals u al in Samenhang hebt kunnen lezen, bestaat ons Loket uit een kerngroep met een aantal vaste leden én uit een aantal mensen die op flexibele basis inzetbaar zijn voor Het Loket. De vaste leden van ons Loket zijn:
dhr. A.G.J. van Berkum (voorzitter Het Loket, werkzaam als adjunct directeur en IB-er binnen de Eben-Haëzerschool te Rhenen) mw. drs. K.C. van Dam- van Sabben (zorgmakelaar en orthopedagoge) mw. J. le Comte (2 e /vervangend zorgmakelaar, werkzaam als onderwijsadviseur bij het Kerstencentrum) mw. E.C. Jansen (vertegenwoordiger S(B)O, werkzaam als locatie-leider bij de ds. Detmarschool en Rehobothschool te Ede) We zijn blij dat we u inmiddels ook kunnen meedelen dat we 2 mensen beschikbaar hebben gevonden om als flexibel lid werkzaam te willen zijn voor ons Loket, namelijk: dr. H. Vos (revalidatiearts en deskundige op het gebied van cluster 3 problematiek) mw. drs. M. Kuijpers (GZ-psycholoog en 2 e gedragsdeskundige; veel ervaring met diagnostiek op cl.3 en 4 gebied) 3. Inventarisatie LGF-leerlingen binnen onze basisscholen Alle kinderen met een indicatie/ rugzakje, die momenteel één van onze basisscholen bezoeken, zijn inmiddels geïnventariseerd. Iedereen hartelijk dank voor het aanleveren van de benodigde informatie. Op grond van deze inventarisatie heeft Het Loket in februari een planning gemaakt van leerlingen, die in ieder geval in aanmerking komen voor een bespreking binnen de pilotfase van Het Loket. Dat zijn op dit moment dus niet alle leerlingen die via de inventarisatie-tabel zijn doorgegeven. Het betreft voornamelijk leerlingen met een indicatie cluster 3 of cluster 4, die afloopt per 1 augustus 2014. Een groot gedeelte van de doorgegeven LGF-leerlingen komt pas in aanmerking voor een bespreking binnen Het Loket in het cursusjaar 2014-2015. Voor leerlingen met een cluster 2 indicatie, die afloopt per 1 augustus 2014, loopt de route voor het aanvragen van een arrangement voor komend cursusjaar via de commissie van de ambulante dienstverlening Kentalis/ Het Rotsoord. Wel is afgesproken dat alle basisscholen via Kindkans een melding doen bij het Loket, wanneer zij voor een leerling een arrangement bij cluster 2 aanvragen. Dit is vergelijkbaar met de huidige constructie/ route wanneer er bij de PCL een verklaring van ontoereikendheid van zorg wordt aangevraagd op het moment dat school en ouders een indicatie-aanvraag bij het REC-cl.2 willen indienen. Op deze manier houden wij er als SWV zicht op hoeveel leerlingen met een cluster 2 indicatie/ arrangement binnen onze basisscholen zitten. Alle scholen die LGF-leerlingen hebben, die in aanmerking komen voor een bespreking binnen de pilot-fase van Het Loket (april-juni 2014), krijgen daarvan één dezer dagen per mail een bericht. In dat mailbericht staan de namen van desbetreffende leerlingen genoemd + een datumvoorstel voor bespreking binnen Het Loket. LET OP: Scholen zijn er zelf verantwoordelijk voor om leerlingen (die ná 1 okt 2013 een rugzak hebben gekregen én zeker de leerlingen waarvoor nog ná de inventarisatie in januari 2014 een rugzak is aangevraagd/toegekend) aan te melden bij Het Loket voor het aanvragen van een arrangement, indien dat gewenst is in het nieuwe cursusjaar. Er kan per mail of telefonisch contact opgenomen worden met Karianne van Dam om een afspraak te maken binnen welke vergadering desbetreffende kinderen het best ingepland kunnen worden.
4. Loket-data pilotfase april-juni 2014 Na de inventarisatie van de LGF-leerlingen bleek dat het aantal leerlingen, dat binnen de pilotfase van Het Loket besproken moet worden, relatief beperkt is. Daarom zijn er een aantal wijzigingen aangebracht in de reeds eerder genoemde Loket-data, zoals die in de 1 e Loketbrief staan. In de periode april tot en met juni 2014 hoopt Het Loket nu op de volgende data te vergaderen: Woensdag 9 april 2014 -> bedoeld voor het arrangeren van leerlingen met cl.3 én/of cl. 4 problematiek, zowel oude leerlingen (herindicaties), als nieuwe leerlingen, dwz leerlingen die nu nog geen rugzak hebben, maar waarvoor volgend cursusjaar wel direct extra ondersteuning/ een arrangement nodig is. Dat kunnen ook leerlingen zijn die nu bijvoorbeeld via een PAB-traject begeleid worden. Woensdag 23 april 2014 -> bedoeld voor het arrangeren van leerlingen met cl-4-achtige problematiek; zowel oude als nieuwe leerlingen. Donderdag 22 mei 2014 -> bedoeld voor het arrangeren van leerlingen met cl-3-achtige problematiek; zowel oude als nieuwe leerlingen. Woensdag 25 juni 2014 -> bedoeld voor het arrangeren van leerlingen met cl.3 én/of cl. 4 problematiek, in principe alleen nieuwe leerlingen 5. GROEI-model arrangeren en indiceren Loket Berseba regio Midden/Ede In de achterliggende maanden is er door Het Loket, de regionale projectgroep arrangeren, de regiomanager en de BAD (Brede Ambulante Dienst) intensief nagedacht over de manier waarop we het arrangeren in onze regio het best gestalte kunnen geven. Hierbij zijn we afhankelijk van landelijke criteria en richtlijnen, wensen vanuit het veld en de praktische haalbaarheid qua uitvoering en organisatie. Zomaar wat opmerkingen: het moet handelingsgericht zijn, ondersteuningsbehoeften staan centraal, zoveel mogelijk maatwerk, kortdurend waar het kan en langdurend waar het nodig is. Met al deze zaken in ons achterhoofd zijn we op dit moment tot een GROEI-model arrangeren en indiceren gekomen, waarmee we de komende pilotperiode en in het nieuwe cursusjaar aan de slag willen gaan. We noemen het bewust een GROEI-model, omdat we de ruimte willen hebben om dit model (naar aanleiding van de ervaringen van de scholen, Het Loket en de BAD) in de toekomst bij te kunnen stellen. Kort samengevat is de basis van ons GROEI-model een kruistabel waarbij we de type arrangementen onderverdeeld hebben in 3 hoofdgebieden, waarop zich de problematiek kan voor doen, namelijk het medisch-lichamelijk functioneren, het cognitief functioneren en het sociaalemotioneel functioneren + gedrag en werkhouding. Binnen deze gebieden hebben we een onderverdeling gemaakt in zwaarte (-> intensiteit van benodigde begeleiding = aantal begeleidingsuren/ ondersteuning): namelijk licht, medium en intensief. Zie voor een nadere inhoudelijke uitwerking bijlage 1! 6. Werkwijze en aandachtspunten voor het aanvragen van een arrangement of TLV bij Het Loket Hieronder volgt wat praktische informatie die van belang is voor het aanvragen van een arrangement of een TLV bij het Loket: Alle aanvragen voor Het Loket moeten altijd digitaal ingediend worden via KINDKANS. Dit kan vanuit Parnassys gedaan worden. Het is de bedoeling dat veel onderdelen in Kindkans automatisch geladen worden vanuit Parnassys. Hoe deze digitale aanmeldingsroute via Kindkans precies in zijn werk gaat, kunt u nalezen in de Instructie-wijzer van Parnassys naar Kindkans. Deze instructiewijzer is vanaf begin april te vinden op de website van Berséba, regio Ede onder informatie Loket. KINDKANS is dus het digitale aanmeldingssysteem voor Het Loket. Daarnaast fungeert
Kindkans ook als digitaal monitorsysteem voor Het Loket/ het SWV. Alle stappen (als aanmelding, bespreking binnen het Loket, toekenning arrangementen en afgifte TLV) zijn binnen dit systeem te volgen, zowel voor de scholen, als de zorgmakelaar, Het Loket, de regiomanager en de AB-ers. De aanmelding dient 2 weken voorafgaand aan de vergadering in Kindkans te staan. De enige uitzondering hierop zijn de vergaderingen van 9 en 23 april 2014 D.V. Omdat deze 2 besprekingen in de pilot-fase al vrij snel zijn, is het akkoord als de aanmeldingsgegevens 1 week van te voren in Kindkans staan. Formulieren die ingevuld, ondertekend en als bijlagen bij de hulpvraag van een arrangement in Kindkans meegestuurd moeten worden, zijn voor de pilotfase nog hetzelfde als de documenten die ingediend moeten worden bij de huidige REC s/cvi s voor het aanvragen van een (her)indicatie -> we bedoelen dan het Onderwijskundig Rapport (OKR) van het REC. Voor een concreet overzicht van de aan te leveren rapportage wordt verwezen naar de checklists op de sites van de diverse REC s. Daarnaast moet er nog 1 extra bijlage ingevuld en toegevoegd worden, namelijk het formulier Onderwijs- en ondersteuningsbehoeften, zoals die bij de 1 e Loketbrief van januari jl. als bijlage is meegestuurd. Dit formulier is ook te downloaden vanaf de site van Berséba. Vanaf 1 augustus 2014 gaan we niet meer werken met de REC-formulieren, maar gebruiken we ons eigen OPP/aanmeldingsformulier. Dit document is inmiddels in concept gereed, maar moet nog definitief vastgesteld worden en gekoppeld worden aan Parnassys en Kindkans. De verwachting is dat dit in april/mei rond is. Dit document zal dan ook op de site van Berséba gezet worden en in de volgende Loketbrief hopen we hier uitgebreid op in te gaan. Binnen het OPP willen we dan diverse stappen aanbrengen, waaruit duidelijk wordt wanneer je welke onderdelen moet invullen voor het aanvragen van een specifiek arrangement. Voor het aanvragen van een licht arrangement hoeft minder ingevuld te worden dan voor het aanvragen van bijv. een intensief arrangement of een TLV. AB-ers, die eventueel al betrokken zijn bij bepaalde leerlingen, kunnen scholen helpen bij het gereed maken van een aanvraag van en een hulpvraag voor een arrangement bij Het Loket. Zij zijn ook goed op de hoogte van documenten die aangeleverd moeten worden. We gaan werken met vaste hulpvragen/titels die in Kindkans geplaatst kunnen worden bij het aanvragen van een arrangement. Zie hiervoor bijlage 4. Scholen en ouders krijgen een week van te voren een uitnodiging via de administratie van Het Loket om persoonlijk ter vergadering aanwezig te zijn bij de bespreking van bepaalde soorten hulpvragen. Telefonische bereikbaarheid behoort ook tot de mogelijkheden. Het gaat dan om de volgende typen hulpvragen: het aanvragen van een intensief arrangement, een gecombineerd arrangement, een TLV, een TLV + een arrangement of een adviesvraag. Voor de overige typen hulpvragen is het persoonlijk bezoeken van de Loket-vergaderingen niet strikt noodzakelijk. Indien school en/of ouders er wel behoefte aan hebben, kan dit altijd kenbaar gemaakt worden bij de zorgmakelaar en wordt dat natuurlijk geregeld. 7. Toelaatbaarheidsverklaringen (TLV s) en plaatsing direct na 1 aug. 2014 Ook in deze 2 e Loketbrief willen wij nogmaals van de gelegenheid gebruik maken u te wijzen op de cruciale datum van 1 augustus 2014. Het is belangrijk dat leerlingen die komend cursusjaar gebruik willen maken van een plaatsje binnen het S(B)O vóór 1 augustus ingeschreven staan bij het S(B)O. Om desbetreffende leerlingen te kunnen inschrijven bij het S(B)O moeten zij in het bezit zijn van een geldige indicatie cluster 3 of 4 (voor plaatsing SO) of een beschikking van toelaatbaarheid (voor plaatsing binnen het SBO). Beide documenten kunnen/moeten tot 1 augustus aangevraagd worden volgens de huidige/ oude routes bij de daarvoor bekende commissies. Een indicatie cluster 3 of 4 moet vóór 1 mei 2014 aangevraagd worden bij het CvI van het REC en een beschikking van toelaatbaarheid voor het SBO uiterlijk 4 juni 2014 bij de PCL.
Voor alle leerlingen die niet vóór 1 augustus ingeschreven kunnen worden bij het S(B)O, omdat ze (nog) niet in het bezit zijn van een geldige indicatie of beschikking, geldt dat ze aan het begin van het nieuwe cursusjaar eerst Het Loket moeten passeren voor het aanvragen van een TLV. In de praktijk betekent dit dan wel dat ze níet gelijk bij de start van het nieuwe cursusjaar kunnen starten binnen het S(B)O, omdat Het Loket pas medio september voor de eerste keer vergadert. 8. Landelijk vastgestelde criteria voor afgifte TLV Door de landelijke werkgroep arrangeren en indiceren zijn er criteria opgesteld voor het afgeven van een toelaatbaarheidsverklaring (TLV) door Het Loket. Het lijkt ons goed deze criteria ook met het scholenveld te delen, zodat ook bij de scholen/ IB-ers/ het OT bekend is welke criteria Het Loket hanteert bij de afgifte van de diverse TLV s. Het Loket verwacht dan ook dat scholen/ het OT, vóórdat ze een aanvraag voor een TLV indienen bij Het Loket, eerst de criteria langslopen om na te gaan of hieraan voldaan wordt. Indien aan meerdere criteria niet wordt voldaan, moet afgewogen worden of een TLV-aanvraag op dat moment wel zinvol is, omdat dan de kans groot is dat Het Loket de aanvraag zal afwijzen. Zeker ook met het oog op verwachtingen die soms bij ouders leven, is het van belang dit goed met hen te communiceren. Zie voor een uitwerking van de criteria bijlage 3! 9. Vergaderdata en vergaderlocatie Loket cursusjaar 2014-2015 Er is inmiddels een planning gemaakt van de data waarop Het Loket in het nieuwe cursusjaar hoopt te vergaderen. Zie hiervoor bijlage 2! We willen u vragen deze data nauwkeurig te bewaren en eventueel te noteren in uw agenda of op te nemen in de jaarplanning van school. Deze vergaderdata zijn vanaf april 2014 D.V. ook op te vinden op de site van Berséba, regio Midden, onder informatie van Het Loket. De vergaderingen van Het Loket in de pilot-fase vinden allemaal plaats in de WSNS-vergaderzaal, behorend bij de ds. Detmarschool, Verlengde Parkweg 47 b te Ede, BEHALVE op donderdag 22 mei 2014, dan is het in het Kerstencentrum aan de Nieuweweg-Noord 251 te Veenendaal. De vergaderingen van Het Loket in het cursusjaar 2014-2015 zullen allemaal plaatsvinden in de vergaderzaal van het Kerstencentrum aan de Nieuweweg-Noord 251 te Veenendaal. Dit wordt de vaste vergaderplek van Het Loket Berséba regio Midden én de werkplek van de zorgmakelaar. Er is voor deze plek gekozen, omdat Veenendaal geografisch gezien het meest centraal ligt wat betreft de spreiding van de scholen binnen ons SWV. Een ander voordeel is dat het Kerstencentrum zeer gunstig ligt wat betreft bereikbaarheid vanaf de snelwegen. 10. Woensdagochtend 21 MEI 2014 D.V : Uitgebreide informatie-bijeenkomst over Het Loket Woensdagochtend 21 mei 2014 D.V. (IB-netwerk van 9.00-12.00 uur, in de Adventkerk te Veenendaal) hopen wij ons als Het Loket van Berséba regio Midden te presenteren aan het scholenveld. Noteert u deze datum alvast in uw agenda? Iedereen is van harte welkom, maar in het bijzonder de IB-ers en contactpersonen van het OT worden uitgenodigd. Het belooft een interessante bijeenkomst te worden, waarbij u uitgebreid kunt kennismaken met de Loket-leden (flexibele leden hopen indien mogelijk ook aanwezig te zijn) én met de werkwijze van het Loket. Er wordt een informatieve presentatie gegeven, maar er zal ook in groepjes aan de hand van concrete casuïstiek geëxperimenteerd worden met het nieuwe arrangeren. IB-ers, OT-leden en overige belangstellenden kunnen dan zelf aan den lijve ervaren wat het werk van de Loket-leden inhoudt, tegen welke probleempunten en vragen Het Loket regelmatig aanloopt en welke afwegingen soms gemaakt
moeten worden. Natuurlijk zal er door Het Loket ook ruim tijd ingepland worden om vragen vanuit het scholenveld te beantwoorden. We hopen u hiermee voorlopig weer voldoende geïnformeerd te hebben. Mochten er toch nog vragen of opmerkingen zijn, dan kan contact opgenomen worden met ondergetekenden. Met vriendelijke groet, Namens het (pré)-loket Ede, Mw. drs. K.C. (Karianne) van Dam- van Sabben, Zorgmakelaar en orthopedagoge Loket Ede Dhr. A.G.J. (Anne) van Berkum, voorzitter Loket Ede Bijlagen: - Bijlage 1: GROEI-model arrangeren en indiceren Berséba regio Midden/Ede - Bijlage 2: Loket-data cursusjaar 2014-2015 - Bijlage 3: Landelijk vastgestelde criteria voor afgifte TLV - Bijlage 4: Titels hulpvragen in Kindkans voor aanvraag arrangement of TLV bij het Loket