departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer:. 1600624 Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Huysmanhoeve Eeklo aanpassing bestek dienstencontract Eddy Couckuyt Mevrouwen en mijne Heren, In zitting van 23 juli 2014 stelt het Vlaams Regeerakkoord dat de bevoegdheden die door sectorale decreten zijn toegewezen aan provinciebesturen, oa het decreet van 6 juli 2012 houdende het Vlaams cultureel erfgoedbeleid, worden geschrapt. De bevoegdheid betreffende depotwerking is hierdoor in principe bedreigd maar niets werd definitief vastgelegd. In eerste instantie besliste de Deputatie dan ook geen rekening te houden met de eventuele gevolgen van het Vlaams Regeerakkoord en de werking van een open erfgoeddepotbeleid nog voorzien is. In zitting van 9 oktober 2014 ging de Deputatie principieel akkoord met de opmaak van een bestek voor de aanstelling van een ontwerpteam voor het ontwerp van een Erfgoeddepot op de site van het provinciaal Streekcentrum de Huysmanhoeve te Eeklo. In zitting van 17 juni 2015 ging de Provincieraad akkoord met de voorwaarden voor het aanstellen van een ontwerpteam voor het ontwerp van een Erfgoeddepot op de site van het provinciaal Streekcentrum de Huysmanhoeve te Eeklo. De Vlaamse Gemeenschap geeft op 17 juli 2015 in een principiële nota mee dat : - Het erfgoedbeleid en het consulentschap ipv een provinciale een Vlaamse bevoegdheid wordt; - Gelet op de inbedding binnen provinciale sites, de depotinfrastructuur wel bij de provincies blijft. De publicatie voor de dienstenopdracht wordt in augustus 2015 on hold gesteld in functie van een definitieve beleidsbeslissing of de Provincie wenst te investeren voor de uitbouw van een Vlaams Regionaal Erfgoeddepot en de infrastructuur verhuurt aan de Vlaamse gemeenschap.
In zitting van 17 december 2015 heeft de deputatie beslist om geen volwaardige Erfgoeddepot te realiseren en een open, dynamische polyvalente ontmoetingsplek uit te bouwen waarbij de focus op de uitbouw van erfgoeddepot verdwijnt maar regionale collecties (in het bijzonder van VVV Eeklo) en erfgoed wel één van de thema s blijft binnen de vooropgestelde publieksgerichte, toeristische en educatieve werking. Het bestek en het programma der eisen met vermindering van de oppervlaktebehoefte is opgemaakt in overleg met de betrokken diensten en terug voor te leggen aan de Provincieraad. De doelstelling en ambitie blijft de hoeve in haar totaliteit uit te bouwen als Poort van het Meetjesland en op te waarderen als drager van (landbouw)geschiedenis met een innovatieve, polyvalente ontsluiting van landbouwgerelateerde thema s in verband met platteland, toerisme, educatie, cultuur en erfgoed cfr het goedgekeurde masterplan van 24 februari 2011. Hieronder volgt de samenvatting van de belangrijkste punten 1 Dienstencontract 1.1 Open offerteaanvraag Een procedure open offerteaanvraag blijft voorgesteld. 1.2 Voorwerp van de opdracht; Deel 1 de volledige ontwerp- en studieopdracht in functie van herbestemming: Renovatie en uitbreiding van de schuur, achterliggende afgebroken stallingen en koeienstal tot polyvalente cafetariaruimte, fietsenberging, polyvalente ruimtes voor oa educatieve werking, vorming, leskeuken, tijdelijke tentoonstellingen, opslagruimte, atelierruimte, bergingen. De algemene conceptuele krachtlijnen en functies zijn verwerkt in de projectdefinitie en het programma der eisen. Deel 2 het uitwerken van een voorstel voor buitenaanleg conform de krachtlijnen van het masterplan. Deze opdracht is beperkt tot fase schetsontwerp. Uitwerking tot ontwerp en realisatie zal geschieden door dienst Patrimonium. 1.3 Locatie op de site De polyvalente, educatieve ruimtes met opslagmogelijkheden en de cafetariaruimte met dienstruimten en sanitair krijgen binnen het geheel een plaats binnen en rond de bestaande koeienstal uit 1958 en de alleenstaande schuur. 1.4 Programma der eisen De totale oppervlaktebehoefte vermindert voornamelijk door het verdwijnen van de depotwerking met nooddepot van netto 1 593 m² naar circa
1 092 m² netto. De bruto oppervlakte wordt ingeschat op 1 092 m² x coëff 1.4 =1 529 m² bruto. Polyvalente ruimtes koeienstal totaal netto opp 847 m² Inkom / onthaal 12 m² Flexibele ruimtes voor flexwerkplekken (personeel, bezoekers, vrijwilligers,..) 45 m² educatieve werking (3 lokalen 20 25 pers) 150 m² polyvalent gebruik (wisseltentoonstelling, workshops, vorming, overleg,..) 150 m² Leskeuken cfr HACCP + nevenruimtes 140 m² Werk/atelierruimte 50 m² Transitzone dispaching 20 m² Gesloten opslagruimte 200 m² Dienstruimtes (kichenette, sanitair personeel, publiek) 50 m² Berging allerhande 30 m² Polyvalente cafetariaruimte totaal netto opp 235 m² Cafetaria met toog (80 personen) 100 m² Terras 100 personen Nevenfuncties (keuken, berging, koeling, sanitair..) 90 m² Fietsenberging 45 m² 1.5 Aangepaste raming: Raming uitvoering In het meerjarenplan 2014-2019 stond 3 073 000 EUR (inclusief btw) ingeschreven voor renovatie van schuur, koeienstal en realisatie van een gedeelte nieuwbouw.
Het aangepast investeringsbudget voor de renovatie en uitbreiding van schuur en koeienstal wordt nu geraamd op circa 2 200 000 EUR (inclusief btw). Dit komt neer op een gemiddelde eenheidsprijs van circa 1438 EUR/m² inclusief btw. Raming Dienstencontract: In het meerjarenplan is 300 000 EUR voorzien voor toewijzing van dienstcontract voor renovatie van de schuur, koeienstal en realisatie van een gedeelte nieuwbouw Het uiteindelijk toe te wijzen bedrag is afhankelijk van het forfaitair ereloonpercentage in de offerte en wordt geraamd op Voor deel 1 (renovatie) tussen 176 000 EUR (8%) en 264 000 EUR (12%) Het bouwbudget is te indexeren vanaf principiële goedkeuring. Aan de ontwerpers wordt opgelegd het vooropgesteld investeringsbudget te hanteren als maximumbudget voor realisatie. Voor deel 2 (voorstel buitenaanleg) op ongeveer 16 000 EUR inclusief btw. De inschrijver dient een forfaitair bedrag op te geven in zijn offerte. De totale raming deel 1 + deel 2 bedraagt bij een inschrijving van 8% 192 000 EUR inclusief btw en bedraagt bij een inschrijving van 12% 280 000 EUR inclusief btw 1.6 Gestanddoeningstermijn De gestanddoeningstermijn van de offerte is vastgelegd op 180 werkdagen. 1.7 Gunningscriteria 1. Ereloon voor de dienst is voor deel 1 forfaitair in x-% op het vastgesteld plafondbudget en voor deel 2 forfaitair in EUR. Weging; 55% punten (50% voor deel 1 en 5% voor deel 2) 2. Visie van het ontwerpteam op de invulling van de diverse ruimtelijke, inhoudelijke en technische aspecten van het project Weging; 30 % punten 3. Kwaliteit van de architecturale, stedenbouwkundige en bouwtechnische referenties. Weging; 15% punten 1.8 Timingsvoorstel februari 2016 goedkeuring Provincieraad + aansluitende publicatie
2 Subsidies eind mei 2016 toewijzing ontwerpteam door deputatie februari 2017 goedkeuring bestek in Provincieraad mei 2017 toewijzing werken eind 2018 einde bouwwerken Ingebruikname tegen seizoen 2019 2.1 Stad Eeklo. Voor uitbouw van de site cfr het masterplan, oa voor de voorliggende dossiers, geeft stad Eeklo in totaal al 750 000 EUR subsidie gegeven in het kader van de opgemaakte samenwerkingsovereenkomst voor uitbouw van de site als Poort van het Meetjesland infrastructurele investeringen met respect van erfgoedwaarde van de site een geleidelijke en selectieve overbrenging van de collectie van VVV Eeklo De bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst blijven gehandhaafd binnen de huidige vooropgestelde educatieve en toeristische werking op de site. 2.2 Subsidie FOCI De investeringsubsidie van 500 000 EUR van de Vlaamse Regering voor culturele infrastructuur met bovenlokaal belang voor een cultureelerfgoeddepot vervalt. Gevraagd wordt : - De voorwaarden vast te stellen voor het aanstellen van een ontwerpteam voor het ontwerp voor de restauratie van de schuur en de koeienstal voor het geraamde totaalbedrag tussen 192 000 EUR incl btw en 280 000 EUR incl btw alsook voor de realisatie van een nieuwbouwgedeelte in het provinciaal Streekcentrum de Huysmanhoeve te Eeklo voor het geraamde bedrag van 2 200 000 EUR incl btw; - Toe te staan dat deze opdracht zal gegund worden bij wijze van open offertevraag; - In bevestigend geval het bestek, het programma der eisen en het besluit te ondertekenen. Gent,.
p. 6./... namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Eddy Couckuyt