Governance FUMO Samen aan het stuur Vastgesteld door het algemeen bestuur van de FUMO pm
Inhoud 1 Governance op hoofdlijnen... 3 1.1 Governance FUMO... 3 1.2 Doel... 3 2 De governance toegelicht... 4 2.1 Governancestructuur... 4 2.2 Algemeen bestuur... 5 2.3 Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken... 5 2.4 Auditcommissie... 6 2.5 Dagelijks bestuur... 6 2.6 Voorzitter... 6 2.7 Secretaris/directeur... 6 3 Ambtelijke voorbereiding en advisering... 7 3.1 Algemeen... 7 3.2 Ambtelijk Overleg Eigenaarsvraagstukken... 7 3.3 Ambtelijk Overleg Opdrachtgeversvraagstukken... 7-2 / 7 -
1 Governance op hoofdlijnen 1.1 Governance FUMO De FUMO is een zelfstandig openbaar lichaam. De FUMO is een verplichte 1 vorm van samenwerking tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De governance van de FUMO is gebaseerd op de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke regeling FUMO. De bestuursorganen van de FUMO zijn: het algemeen bestuur; het dagelijks bestuur en de voorzitter. Onder governance wordt verstaan: Het geheel aan (be)sturingsmechanismen van algemeen bestuur, dagelijks bestuur, voorzitter en deelnemers van de FUMO. 1.2 Doel Deze notitie beschrijft de governance van de FUMO. Het doel van deze notitie is dat alle betrokkenen, bestuurlijk en ambtelijk, een duidelijk beeld hebben van hoe het bestuur en de sturing van de gemeenschappelijke regeling FUMO is ingericht en daarmee de kwaliteit van bestuur van de FUMO verbeteren. De governance van de FUMO is zo vormgegeven dat optimaal kan worden bijgedragen aan: het (onder)scheiden van rollen; de kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming. (Onder)scheiden van rollen Binnen een gemeenschappelijke regeling als de FUMO hebben de deelnemers verschillende rollen. Dit zijn de rol van eigenaar, opdrachtgever en bevoegd gezag. Het is niet uitzonderlijk dat verschillende rollen binnen een college of bij bestuurder samenvallen. Voor het goed functioneren van de FUMO is het goed om de rollen te onderscheiden en, indien dienstig, ook te scheiden. Kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming Uitgangspunt is dat bestuurders besturen. Beraadslaging en besluitvorming vindt uiteindelijk op bestuurlijk niveau plaats binnen en door de verschillende bestuursorganen. De bestuurlijke besluitvormingsprocessen worden op ambtelijk niveau voorbereid. 1 Zie artikel 5.3, lid 1 en 3 Wet VTH. - 3 / 7 -
2 De governance toegelicht 2.1 Governancestructuur De gemeenschappelijke regeling FUMO is een collegeregeling. Dat wil zeggen dat de colleges uit hun midden de leden van het algemeen bestuur aanwijzen. De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling zijn: de colleges van burgemeester en wethouders van de Friese gemeenten; Gedeputeerde Staten van Fryslân; het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân. Naast de bestuursorganen (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter) kent de governance van de FUMO een Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken en een Auditcommissie. De secretaris/directeur is secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur en staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Ter voorbereiding op bestuurlijke besluitvorming vindt ambtelijk overleg en afstemming plaats binnen het Ambtelijk Overleg Eigenaarsvraagstukken en het Ambtelijk Overleg Opdrachtgeversvraagstukken. De structuur van de governance is weergegeven in de onderstaande figuur 2 en wordt in de volgende paragrafen nader toegelicht. De sturing op het goed functioneren van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, zoals de bewaking van de budgetten, het inrichten van de interne processen en het aantrekken van voldoende gekwalificeerd personeel gebeurt via de eigenaarskant. De sturing op het bereiken van de doelen van de deelnemers gebeurt via de opdrachtgeverskant. 2 De gestippelde pijlen geven de ambtelijke advieslijnen aan naar het individuele AB-lid/commissielid. - 4 / 7 -
2.2 Algemeen bestuur Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. In het algemeen bestuur zijn alle deelnemers vertegenwoordigd. Alle deelnemers hebben stemrecht. De besluitvorming is vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur is het kaderstellende en controlerende orgaan van de FUMO. De belangrijkste taak van het algemeen bestuur als vergadering van eigenaren is het waarborgen van de instandhouding, continuïteit, stabiliteit en financiering van het openbaar lichaam. Tot de taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur 3 behoren in elk geval: het vaststellen van de begroting; het vaststellen van de bijdragen van de deelnemers in de kosten van de regeling; het vaststellen van de jaarstukken. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de begroting vast. De begroting bevat het financieel kader voor de FUMO-organisatie waarmee middelen beschikbaar worden gesteld die nodig zijn voor de taakuitvoering. Als eigenaar stelt het algemeen bestuur vast welke producten de FUMO aanbiedt, van welk kwaliteitsniveau en tegen welke prijs. Het algemeen bestuur stelt ook een meerjaren perspectief vast. Dit schetst de ontwikkeling van de FUMO en geeft aan welke investeringen nodig zijn om de FUMO in de toekomst goed te laten (blijven) functioneren. Het dagelijks bestuur bereidt de vergadering van het algemeen bestuur voor. Voorstellen aan het algemeen bestuur worden door het dagelijks bestuur geagendeerd en ingebracht ter informatie, beraadslaging en besluitvorming. 2.3 Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken Het algemeen bestuur belegt opdrachtgeversvraagstukken bij de BcO en markeert zo duidelijk het onderscheid tussen de rollen eigenaar en opdrachtgever. Het algemeen bestuur stelt daartoe een Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken (BcO) in. Een bestuurscommissie heeft, anders dan een adviescommissie, eigen bevoegdheden. Deze worden door het algemeen bestuur geregeld in het Reglement Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken. Het BcO behandelt opdrachtgeversvraagstukken met (vooral) een collectief karakter. In de BcO zijn alle deelnemers vertegenwoordigd. Dit is nodig, omdat door de BcO besluiten worden genomen die bindend zijn voor de deelnemers. Voor besluiten van de BcO geldt dat deze moeten passen binnen de kaders zoals deze zijn gesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur blijft daarmee het hoogste bestuursorgaan van het openbaar lichaam FUMO. Voor besluitvorming binnen de BcO gelden dezelfde regels als voor besluitvorming in het algemeen bestuur. Toepassing van deze regels maakt dat besluiten kunnen rekenen op een meerderheid van de stemmen, die tenminste gedragen wordt door zes deelnemers. Het dagelijks bestuur bereidt de vergadering van de BcO voor. Voorstellen aan de BcO worden door het dagelijks bestuur geagendeerd en ingebracht ter informatie, beraadslaging en besluitvorming. 3 Zie artikel 19 gemeenschappelijke regeling FUMO. - 5 / 7 -
2.4 Auditcommissie De FUMO kent een Auditcommissie. Deze commissie is door het algemeen bestuur ingesteld 4 en bestaat uit vijf leden van het algemeen bestuur De Auditcommissie adviseert het algemeen bestuur primair over financiële vraagstukken en andere eigenaarsvraagstukken. De Auditcommissie treedt op als vertegenwoordiger van het algemeen bestuur en draagt zorg voor open communicatie en afstemming tussen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de controller, de accountant en het management van de FUMO. 2.5 Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur heeft tot taak bestuurlijk sturing te geven aan de FUMO. Het dagelijks bestuur bereidt de vergadering van het algemeen bestuur voor. Voorstellen aan het algemeen bestuur worden ambtelijk voorbereid, in het dagelijks bestuur behandeld en vervolgens ter informatie, beraadslaging en besluitvorming geagendeerd in het algemeen bestuur. Een en ander geldt straks ook voor de Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken. In de verhouding opdrachtgever (deelnemer) opdrachtnemer (FUMO) is het dagelijks bestuur de bestuurlijk opdrachtnemer. Binnen het dagelijks bestuur is sprake van collegiaal bestuur. Anders dan in het algemeen bestuur hebben de leden van het dagelijks bestuur elk één stem. Het dagelijks bestuur werkt met een portefeuilleverdeling. De inhoud en verdeling van portefeuilles is aan de leden van het dagelijks bestuur zelf. De portefeuilleverdeling doet niet af aan het uitgangspunt van collegiaal bestuur. 2.6 Voorzitter Het algemeen bestuur kiest uit zijn midden de voorzitter. De voorzitter is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur van de FUMO. De voorzitter leidt de vergaderingen van het algemeen en het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 2.7 Secretaris/directeur De secretaris/directeur is secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur en hoofd van de ambtelijke organisatie. De vergaderingen van het algemeen bestuur, de Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken het en dagelijks bestuur worden voorbereid door de secretaris/directeur, die zich daarbij laat ondersteunen vanuit de ambtelijke organisatie. De secretaris/directeur informeert en betrekt portefeuillehouders tijdig bij de voorbereiding. Het dagelijks bestuur belast de secretaris/directeur met de uitvoering van besluiten van het algemeen bestuur, de BcO en het dagelijks bestuur. 4 Zie artikel 15 gemeenschappelijke regeling FUMO. - 6 / 7 -
3 Ambtelijke voorbereiding en advisering 3.1 Algemeen Een adequate ambtelijke voorbereiding draagt bij aan het proces van besluitvorming. Hiertoe worden twee ambtelijke overleggen ingesteld: het Ambtelijk Overleg Eigenaarsvraagstukken (AOE); het Ambtelijk Overleg Opdrachtgeversvraagstukken (AOO). De taak van beide overleggen is onderwerpen voor te bereiden voor het algemeen bestuur en de BcO. Daartoe vindt op ambtelijk niveau overleg en afstemming plaats. Vanuit het dagelijks bestuur en/of de secretaris/directeur kan aan het AOE en het AOO gevraagd worden voorstellen in gezamenlijk overleg voor te bereiden. Het AOE en het AOO richten hun adviezen aan de secretaris/directeur en deze hebben de status van advies. De secretaris/directeur heeft een zelfstandige rol en verantwoordelijkheid bij de voorbereiding van voorstellen voor het dagelijks bestuur. Daarbij betrekt hij adviezen vanuit de ambtelijke overleggen en/of andere verkregen adviezen. De secretaris/directeur kan afwijken van het advies van het Ambtelijk Overleg. Het dagelijks bestuur brengt voorstellen (al dan niet gewijzigd) in in de vergadering van het algemeen bestuur dan wel de Bestuurscommissie Opdrachtgeversvraagstukken. 3.2 Ambtelijk Overleg Eigenaarsvraagstukken In het AOE buigen de deelnemende gemeenten, provincie, Wetterskip Fryslan en de FUMO zich over eigenaarsvraagstukken. De functie van het ambtelijk overleg is te komen tot overleg en afstemming. Het is aan het AOE te bepalen op welke wijze zij dat organiseert. Het resultaat van het AOE bestaat adviezen en/of conceptvoorstellen. De inzet daarbij is om, vanuit het perspectief van eigenaar, te komen tot een breed draagvlak. Het AOE kiest uit zijn midden een technisch voorzitter. Hij/zij leidt het overleg en is het aanspreek- en schakelpunt voor de bestuurlijke gremia en de secretaris/directeur van de FUMO. Alle organisaties zijn ambtelijk vertegenwoordigd. Deelnemers kunnen zich laten vertegenwoordigen door een andere deelnemer. De ambtelijke vertegenwoordigers beschikken over relevante kennis over eigenaarsvraagstukken en hebben ervaring met bestuurlijke advisering. Zij zijn in staat eigenaarsvraagstukken in hun onderlinge samenhang en vanuit een bredere context te bezien. 3.3 Ambtelijk Overleg Opdrachtgeversvraagstukken In het AOO buigen de deelnemende gemeenten, provincie en de FUMO zich over collectieve opdrachtgeversvraagstukken. De functie van het ambtelijk overleg is te komen tot overleg en afstemming. Het is aan het AOO te bepalen op welke wijze zij dat organiseert. Het resultaat van het AOO bestaat adviezen en/of conceptvoorstellen. De inzet daarbij is om, vanuit het gezamenlijk belang van goed opdrachtgeverschap, te komen tot breed gedragen voorstellen. Het AOO kiest uit zijn midden een technisch voorzitter. Hij/zij leidt het overleg en is het aanspreek- en schakelpunt voor de bestuurlijke gremia en de secretaris/directeur van de FUMO. Alle opdrachtgevers zijn ambtelijk vertegenwoordigd. Deelnemers kunnen zich laten vertegenwoordigen door een andere deelnemer. De ambtelijke vertegenwoordigers die deelnemen in het overleg zijn deskundig op het gebied van opdrachtgeversvraagstukken. Zij zijn vertrouwd met opdrachtgever- en opdrachtnemersrelaties en bestuurlijke advisering daaromtrent. Zij hebben een constructieve en op consensus gerichte attitude. - 7 / 7 -