Convenant tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw JES Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Bruno DE LILLE, Collegelid bevoegd voor Jeugd, enerzijds, en de vzw JES (0443.565.558), Werkhuizenstraat 3-5 te 1080 Brussel (Sint-Jans-Molenbeek), vertegenwoordigd door Truus ROESSEMS, voorzitter, hierna vermeld als JES, anderzijds, wordt overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1.- Opdrachten en doelstellingen llingen Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie JES verbindt zich ertoe om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de volgende doelstellingen uit het Jeugdbeleidsplan 2011-2015 van de Vlaamse Gemeenschapscommissie: - Er is een voldoende groot en gevarieerd Nederlandstalig jeugdwerkaanbod dat beantwoordt aan de noden en beleving van kinderen en jongeren; - Alle Brusselse kinderen en jongeren vinden hun gading in het jeugdwerk- en vrijetijdsaanbod; - Kinderen en jongeren krijgen de ruimte om zich te ontplooien in een grootstedelijke context; - Op (jeugd)cultureel vlak wordt er een kwaliteitsvolle diversiteit nagestreefd, zowel bij het publiek en de makers als in het aanbod; - De VGC streeft binnen haar beleidsdomeinen optimale en gelijke ontplooiingskansen na voor kinderen en jongeren. JES richt zich tot kinderen, jongeren en jongvolwassenen die opgroeien in een (groot)stedelijke context. Naar maatschappelijke, sociaal-economische en culturele achtergrond vormt het profiel van hun deelnemers een afspiegeling van de stedelijke realiteit. JES hanteert in hun werking 7 uitgangspunten, welke samen het DNA van de organisatie vormen: - De stad groeit, verjongt en verkleurt; - Innovatief stadslaboratorium; - Een geïntegreerde aanpak; - Vindplaatsgericht; - Focus op competenties; - Beleidsgericht; - Samen met anderen. De algemene en specifieke opdrachten van JES situeren zich op het vlak van: - Het op zoek gaan naar nieuwe methodes en producten die de participatiekansen van jongeren in de stedelijke, Brusselse context bevorderen, met expliciete aandacht voor (semi-)publieke ruimte; - Het ontwikkelen en ondersteunen van trajecten in de vrije tijd op vraag van Brusselse jeugdorganisaties of jongeren door middel van vorming, procesbegeleiding en productontwikkeling; - Het ontwikkelen en ondersteunen van trajecten op vlak van jeugdcultuur voor Brusselse kinderen en jongeren door middel van vorming, procesbegeleiding en productontwikkeling; - Het centraal stellen van competentie-ontwikkeling van jongeren in de werking; - Het realiseren van samenwerkingsverbanden en aandacht hebben voor een integrale en geïntegreerde benadering bij het uitvoeren van bovenstaande opdrachten, waarbij prioritaire aandacht gaat naar vrijetijdsorganisaties; 1
- Het verspreiden en delen van de expertise rond bovenstaande opdrachten naar alle belanghebbenden die werken met kinderen en jongeren in het algemeen en de Nederlandstalige jeugdsector in het Brussels hoofdstedelijk gewest in het bijzonder. Artikel 2.- Te bereiken resultaten De jaarlijks te bereiken resultaten m.b.t. de periode van 1 juli 2013 tot en met 31 december 2017 kunnen als volgt worden omschreven: - Het voorzien van een continu aanbod met minstens 120 eigen stadsavontuurlijke activiteiten voor kinderen, jongeren en jeugdorganisaties, waarvan 20 met aandacht voor het gebruik van en de aanwezigheid in de publieke ruimte; - Het opzetten en ondersteunen van minimum 4 participatietrajecten en dialoog, samen met kinderen, jongeren en jeugdorganisaties, voor de realisatie van een kind- en jongerenvriendelijk gewest, waarvan minstens 1 in het kader van (semi-)publieke ruimte in eigendom van of met een nauwe band met de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Voor de selectie van al deze trajecten wordt jaarlijks overlegd met de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, en wordt bij voorkeur aangesloten op de wijkcontracten; - Het verzorgen van vraaggestuurde en trajectmatige ondersteuning door middel van vormingen, gezamenlijke projecten en acties voor de Nederlandstalige Brusselse jeugdorganisaties in het algemeen en de door de Vlaamse Gemeenschapscommissie erkende jeugdateliers en kinderclubs in het bijzonder. Voor de jeugdateliers en kinderclubs resulteert dit in minstens 4 gezamenlijke overlegmomenten en minimum 2 geïntegreerde jaartrajecten, waarbij een diversiteit van werkingen wordt nagestreefd en minstens 5 jeugdateliers en kinderclubs per traject regelmatig betrokken zijn; - Het opzetten en ondersteunen van muziektrajecten via de deelwerking Rockfabriek met minimum 35 muziekgroepen en 20 muziekworkshops en het organiseren van de jaarlijkse organisatie van een Brusselse voorronde van een landelijk georganiseerde wedstrijd voor Brusselse jongeren met als doelstellingen de creativiteit van jongeren te bevorderen door podiumkansen te bieden. Indien de landelijk georganiseerde, jaarlijkse wedstrijd met als doelstellingen de creativiteit van jongeren te bevorderen door podiumkansen te bieden wordt stopgezet of een sterke inhoudelijke verschuiving kent, kan JES een nieuw initiatief ontwikkelen op maat van Brussel; - Het opzetten en ondersteunen van minimum 8 trajecten, waarvan minstens de helft een vormend karakter hebben en minimum 20 workshops, voor kinderen, jongeren en jeugdorganisaties rond multimedia, het gebruik ervan en mediageletterdheid, waarbij een netwerkfunctie wordt uitgebouwd inzake multimediaondersteuning in de Brusselse Nederlandstalige vrije tijdsector en geëxperimenteerd wordt met een open atelierwerking die op termijn ook door andere partners in het netwerk kan overgenomen worden; - Het integreren van het competentiegericht werken in minimum de helft van de verschillende projecten en trajecten in de vrije tijd waardoor er een bewustwordingsproces bij jongeren op gang wordt gebracht en elders of eerder verworven competenties gevaloriseerd worden. Op vraag van jeugdorganisaties wordt minimum 1 competentietraject op maat uitgewerkt; - Het regelmatig en consequent delen van de opgebouwde expertise naar de Brusselse Nederlandstalige jeugdsector en andere belanghebbenden door middel van minstens 6 studiedagen, toonmomenten of vormingen. Artikel 3.- Meetindicatoren De mate waarin de beoogde resultaten gerealiseerd zijn en de vereiste verantwoording indien deze niet gerealiseerd zijn, zullen blijken uit: - De programma s, de planning en de evaluatie van de verschillende activiteiten; - Het aantal en de aard van de ondersteunde initiatieven en hun bereik; - De registratie van de deelnemers en de deelnemersuren aan de verschillende initiatieven; - De beschrijving van de samenwerkingsverbanden en de betrokken partners. 2
Artikel 4.- Derden JES kan overeenkomsten sluiten met of opdrachten uitvoeren voor derden, voor zover ze de realisatie van de in artikel 1 omschreven opdrachten en doelstellingen niet in het gedrang brengen. Hoofdstuk 2.- Subsidie Artikel 5.- Bedrag De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt voor de duur van dit convenant, binnen de perken van de goedgekeurde begroting en de middelen van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd en Sport, jaarlijks 418.000 EUR ter beschikking van JES voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven opdracht. Een aanpassing van het subsidiebedrag is mogelijk mits aanpassing van de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen. Artikel 6.- Betaling De subsidie wordt trimestrieel uitbetaald aan de begunstigde organisatie op 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober, door overschrijving op 734-3251917-01. Artikel 7.- Verbintenis JES wendt de ontvangen subsidie uitsluitend aan om de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen te realiseren. Artikel 8.- Personeel De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt aan (naam of roepnaam organisatie) personeel voor de duur van dit convenant ter beschikking voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven werking. Het gaat om VTE waarvan VTE van niveau A / B / C. Voor wat deze door de Vlaamse Gemeenschapscommissie toegewezen functies betreft, worden de volgende bepalingen in acht genomen: - de personeelsleden die de Vlaamse Gemeenschapscommissie aan (naam of roepnaam organisatie) toewijst, zijn onderworpen aan het VGC-personeelsstatuut; - alle verplichtingen die voortvloeien uit de relatie werkgever werknemer worden door (naam of roepnaam organisatie) gerespecteerd volgens de geldende statutaire, reglementaire en wettelijke bepalingen; - aanwerving, ontslag en wijzigingen met betrekking tot deze personeelsinvulling worden bepaald door de Vlaamse Gemeenschapscommissie in overleg met (naam of roepnaam organisatie). Opmerking [NR1]: deze passage wordt nog gewijzigd met als doel overdracht personeel van VGC naar JES bij einde loopbaan, beëindiging contract etc 3
Hoofdstuk 3.- Inhoudelijke en financiële verantwoording Artikel 9.- Verantwoordingsstukken De verantwoording over de aanwending en besteding van de toegekende subsidie en het gebruik van middelen en diensten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen en opdrachten bepaald in hoofdstuk 1. De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van de activiteit waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van de activiteit zelf of uit andere bronnen werden verworven. De administratie stelt voor de financiële verantwoording formulieren ter beschikking. Deze formulieren worden als bijlage aan de convenant gevoegd en dienen verplicht gebruikt te worden. JES zendt tevens de volgende documenten naar de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor 15 juni van elk jaar: - een werkingsverslag en een evaluatie van het voorbije jaar; - de jaarrekening van het voorbije jaar; - de begroting van het lopende jaar. Artikel 10.- Boekhouding JES verbindt zich ertoe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften ter zake. Indien uit de jaarrekening blijkt dat de subsidietrekker een bedrag groter dan 100.000 EUR ontvangt van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, is de controle van een bedrijfsrevisor vereist. Het verslag van de bedrijfsrevisor wordt toegevoegd aan de verantwoording. Artikel 11.- Reserves Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat er een financiële reserve wordt gevormd, zal deze reserve het voorwerp uitmaken van een evaluatie. Excessieve reserves kunnen in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Hoofdstuk 4.- Toezicht en sancties Artikel 12.- Toezicht De administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie oefent toezicht uit over de aanwending van de subsidie. Dit toezicht brengt het recht met zich mee om de begunstigde organisatie te bezoeken en om kennis te nemen van alle stukken en bescheiden die met de uitoefening van dit toezicht verband houden. De begunstigde organisatie verleent haar volle medewerking aan de uitoefening van dit toezicht en bezorgt, op eenvoudig verzoek, aan de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de stukken en bescheiden vermeld in dit artikel. 4
Artikel 13.- Sancties De subsidie kan ambtshalve worden geschorst wanneer: 1. de subsidie wordt aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in deze overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of financiële verantwoording bedoeld in artikel 9 als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. onjuiste of bedrieglijke informatie werd verstrekt; 5. het toezicht bedoeld in artikel 12 werd verhinderd. In deze gevallen kan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toegekende en uitbetaalde subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de begunstigde organisatie van verdere subsidiëring uitsluiten, onverminderd de toepassing van wettelijke bepalingen inzake het afleggen van onjuiste verklaringen. De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan de begunstigde organisatie meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld. Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan de begunstigde organisatie binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De begunstigde organisatie kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen. Als de begunstigde organisatie geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd. Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden. Hoofdstuk 5.- Overige bepalingen Artikel 14.- Overleg Minstens jaarlijks vindt een overleg plaats tussen een afvaardiging van JES en de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de uitvoering van dit convenant. Naar aanleiding van dit overleg kan het bevoegde Collegelid een bijsturing van het convenant overeenkomen met JES en/of specifieke en andere opdrachten toekennen. Voor bijkomende algemene of specifieke opdrachten kan JES bijkomende middelen verwerven van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 15.- Waarnemerschap In de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van JES wordt een vertegenwoordiger van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aanvaard als waarnemer zonder stemrecht. Dit waarnemerschap verhindert of beperkt op generlei wijze de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie om verantwoording te vragen aan de Raad van Bestuur indien zou blijken dat de werking van JES in belangrijke mate afwijkt van de aangegane afspraken in het kader van de subsidiëring. 5
Artikel 16.- Kennisgevingen JES stelt de administratie van het College schriftelijk in kennis van iedere wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de algemene vergadering en raad van bestuur. Deze gegevens worden samen met de inhoudelijke en financiële verantwoording bezorgd. Het niet naleven van deze verplichting kan aanleiding geven tot de sancties vermeld in artikel 13. Artikel 17.- Vrijwaring Het feit dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie subsidies verstrekt, houdt geen enkele aansprakelijkheid in voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten in het kader van de uitvoering van dit convenant. JES vrijwaart de Vlaamse Gemeenschapscommissie tegen elke vordering door derden tot schadevergoeding. Artikel 18.- Communicatie De organisatie vermeldt in haar communicatie de steun van de Vlaamse Gemeenschapscommissie volgens de modaliteiten van het stijlhandboek zoals omschreven op de website http://stijlhandboek.vgc.be. JES behoort tot categorie C van het stijlhandboek. Artikel 19.- Taalbeleid De begunstigde organisatie engageert zich om de richtlijnen van de visietekst Taalbeleid in VGC-initiatieven en initiatieven die door de VGC ondersteund worden, toe te passen in de door de VGC gesubsidieerde opdrachten/werking. De visietekst staat op de website http://www.vgc.be. Artikel 20.- Rapportering JES verbindt zich ertoe gegevens te registreren in de registratietool van de meet- en weetcel zodra deze toepassing operationeel wordt. In een addendum aan deze overeenkomst zullen de modaliteiten van deze registratie en de concreet gevraagde gegevens vastgelegd worden. Artikel 21.- 2 Betwisting Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van dit convenant behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel. Dit convenant wordt beheerst door het Belgisch recht. Artikel 22.- Duur van het convenant Dit convenant gaat in op 1 juli 2013en eindigt op 31 december 2017. Dit convenant kan vroeger beëindigd worden in de volgende gevallen: - van rechtswege, indien JES wordt ontbonden; - bij wijziging van de doelstellingen van JES; - in onderling akkoord tussen JES en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. 6
Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op (datum). Elke partij bevestigt een exemplaar ontvangen te hebben. Namens het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Het Collegelid bevoegd voor Jeugd Namens JES Bruno DE LILLE Truus ROESSEMS 7