Dienstverlening: vraag en antwoord Informatie en ondersteuning door de Belastingdienst Vanaf het begin van 2004 communiceert de Belastingdienst met de markt over elektronisch aangeven. In eerste instantie waren de activiteiten gericht op de softwareleveranciers. Vervolgens zijn ook fiscaal intermediairs en ondernemers in de communicatie betrokken. Softwareleveranciers De eerste activiteiten waren het informeren van de softwareleveranciers en het opbouwen van een relatie met hen. Zo werd een team van accountmanagers geïnstalleerd alsmede diverse communicatie-instrumenten ontwikkeld en ingezet. Een voorbeeld hiervan is het zogenoemde ondersteuningsabonnement. Door zich hiervoor aan te melden verzekerden de softwareleveranciers zich van de meest actuele informatie en testmogelijkheden voor het ontwikkelen van geschikte software. Naast de specifieke activiteiten voor de softwareleverancier vond, in meer algemene zin en ook gericht op fiscaal intermediairs en ondernemers, een communicatiecampagne plaats in het tweede kwartaal van dit jaar. Deze campagne had tot doel het informeren van de doelgroepen (softwareleveranciers, fiscaal intermediairs en ondernemers) over de aanstaande verplichting tot elektronisch aangeven. Ondernemers Begin september 2004 is de tweede campagne van start gegaan en hebben alle ondernemers in Nederland een folder ontvangen over elektronisch aangeven. Daarin zijn zij gewezen op de wettelijke verplichting om met ingang van 2005 elektronisch aangifte te doen. Ondernemers zonder computer zijn gewezen op de mogelijkheid om ontheffing aan te vragen. Ook zijn en zullen radiospots, advertenties in dagbladen en vakbladen worden ingezet. Binnenkort ontvangen alle belastingplichtige ondernemers een tweede brief en een derde brief, waarin respectievelijk de gebruikersnaam en het initiële wachtwoord staan vermeld die zij nodig hebben om toegang te krijgen tot de beveiligde omgeving op de internetsite van de Belastingdienst. In 2005 blijven ondernemers doorlopend geïnformeerd via folders, advertenties en artikelen in vakbladen en via de internetsite van de Belastingdienst, onderdeel zakelijk. 1
De boodschap In de campagnes die de Belastingdienst is gestart komen onder andere de drie methodes van elektronische aangeven aan bod. Ondernemers kunnen zowel via een beveiligd gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst als via eigen software hun belastingaangifte doen. Werken zij met een fiscaal intermediair dan kunnen zij deze aangifte ook via hem laten doen. Ook de fiscaal intermediair dient daarvoor geschikte software aan te schaffen of de huidige te laten aanpassen. Voor wat betreft de software wordt ook over de twee manieren van ondertekening en beveiliging gecommuniceerd. Dit kan via een pincode die de handtekening vervangt of via certificaten, de zogenoemde PKI-beveiliging, die worden verstrekt door een derde partij. Deze PKI-beveiliging bestaat uit twee delen. Het eerste deel, het authenticatiecertificaat, staat garant voor de identiteit. Het tweede deel, het encryptiecertificaat, zorgt voor de versleuteling van de gegevens, zodat derden de inhoud niet kunnen lezen. Een voordeel van elektronische aangeven is dat fiscaal intermediairs elektronische kopieaanslagen (EKA) kunnen ontvangen. Dit zijn kopieën van de (papieren) aanslagen die aan hun cliënten worden verstuurd. Voorwaarde is wel dat fiscaal intermediairs over PKI-beveiliging beschikken. EKA geldt voor de inkomstenbelasting (IB) met winst uit onderneming, vennootschapsbelasting (Vpb), omzetbelasting (OB) en loonbelasting (LB). Kortom, er wordt stilgestaan bij de belangrijkste veranderingen rondom elektronisch aangeven. Over de voorbereidingen daarop wordt zo duidelijk en vroegtijdig mogelijk geadviseerd. Ondersteunende diensten van de Belastingdienst Ondersteuning bij vragen en problemen vindt plaats via internet en de BelastingTelefoon. De internetsite van de Belastingdienst is een belangrijk informatiekanaal. In alle communicatie-uitingen over elektronisch aangeven wordt primair naar het internet verwezen, vanwege het feit dat daar uitgebreide en actuele informatie wordt gegeven. Omdat aangiften en andere diensten alleen via internet beschikbaar zijn, zullen ondernemers ook via hetzelfde medium ondersteuning verwachten en zoeken. Daarnaast worden uiteraard ook andere middelen ingezet voor de communicatie en voorlichting. 2
Internet Op de internetsite van de Belastingdienst is informatie over elektronisch aangeven beschikbaar voor drie specifieke doelgroepen: de softwareleverancier (toegespitst op de ontwikkeling van de software), de fiscaal intermediair en de ondernemer. Hierbij wordt ingegaan op de veranderingen die elektronisch aangeven voor de drie doelgroepen met zich meebrengt. De informatie wordt zeer regelmatig geactualiseerd. De internetsite van de Belastingdienst, onderdeel zakelijk, is een praktisch hulpmiddel voor de (snelle) beantwoording van uw vragen. Softwareleveranciers kunnen door middel van een abonnement gebruikmaken van een afgeschermd gedeelte van de internetsite. Hierop zijn technische specificaties en testattributen beschikbaar gesteld. BelastingTelefoon Naast de internetsite is er ook de mogelijkheid om de BelastingTelefoon te raadplegen. Deze telefonische dienstverlening is aangepast met betrekking tot elektronisch aangeven in de vorm van een specifiek onderwerp in het keuzemenu. Daarnaast is achter de BelastingTelefoon een tweedelijnsondersteuning actief die kan helpen bij specifieke vragen, bijvoorbeeld op het gebied van techniek, wachtwoorden en dergelijke. Deze tweedelijnsondersteuning ondersteunt de medewerkers van de BelastingTelefoon en is niet rechtstreeks te benaderen. Let op! De invoering van het verplicht elektronisch aangeven wordt bij de Belastingdienst landelijk geregeld. Daarom is alle kennis over dit onderwerp telefonisch uitsluitend beschikbaar via de BelastingTelefoon. Voor vragen over algemene en technische zaken rondom elektronisch aangeven heeft het geen zin om uw Regiokantoor te benaderen. Regiokantoren zullen u doorverwijzen naar de BelastingTelefoon. Kijk voor informatie op de internetsite of bel: 0800 0543. Veel gestelde vragen De Belastingdienst heeft enkele veel gestelde vragen die door fiscaal intermediairs zijn gesteld, verzameld. Deze vragen zijn samen met het antwoord per onderwerp op de volgende pagina s weergegeven. Veel gestelde vragen zijn ook op de internetsite van de Belastingdienst te vinden. 3
Aangifte op papier Accepteert de Belastingdienst nog aangiften per brief of per fax? Aangiften per brief of per fax accepteert de Belastingdienst niet. Als u geen ontheffing voor het doen van elektronische aangifte heeft, dan kunt u alleen elektronisch aangifte doen. Als u wel ontheffing heeft gekregen, dan accepteert de Belastingdienst alleen het aangereikte en ingevulde aangiftebiljet als aangifte. Alleen in bijzondere situaties maakt de Belastingdienst uitzonderingen, zoals bij incidentele aangevers. Certificaten Ik wil gebruikmaken van PKI-beveiliging en moet certificaten aanvragen. Waarom zijn die certificaten nodig? Indien u kiest voor beveiliging via Public Key Infrastructure moet u certificaten aanvragen. Een onafhankelijke derde partij, DigiNotar, verstrekt het zogenoemd Digitaal Certificaat. Dit Digitaal Certificaat maakt gebruik van twee verschillende certificaten: één voor het zetten van de digitale handtekening om te identificeren van wie de aangifte afkomstig is en één voor het onleesbaar versturen van de vertrouwelijke aangifte (encryptie). Hoe kan ik mijn elektronische aangifte ondertekenen met een Digitaal Certificaat? Voor ondertekening met een certificaat heeft u een digitaal identiteitsbewijs nodig van een onafhankelijke derde partij (DigiNotar). De procedure voor het aanvragen van de certificaten en voor de installatie van de certificaten in uw software, is in uw software verwerkt. Ik heb certificaten, een postbus en een inbelaccount nodig. Hoe vraag ik die aan? Om met gebruik van certificaten elektronische aangiften te ondertekenen en te versturen, moet u beschikken over: - een postbus; - een procesidentificatie (proces-id) per aangiftesoort; - een inbelaccount bij KPN (alleen als de aangiften via een inbelvoorziening naar de Belastingdienst worden verzonden). U kunt deze voorzieningen aanvragen bij de Belastingdienst met een aanvraagformulier dat in uw software is verwerkt. Vervolgens ontvangt u van de Belastingdienst een brief met de postbusgegevens, uw procesidentificatie(s) en eventueel uw inbelaccount. 4
Editax Ik maak nu gebruik van Editax. Moet ik een nieuw certificaat aanvragen om elektronisch aangifte te kunnen doen? Editax maakt gebruik van een ander soort beveiliging. Als u gebruikmaakt van Editax, dan moet u een Digitaal Certificaat aanvragen als u elektronische kopieaanslagen wilt ontvangen. U kunt een pincode aanvragen als u alleen aangiften wilt doen. Foutmelding Ik krijg een foutmelding na het inzenden van mijn elektronische aangifte. Wat moet ik nu doen? U krijgt altijd een melding als u uw elektronische aangifte inzendt: een ontvangstbevestiging of een foutmelding. Als u een foutmelding krijgt, neem dan contact op met uw softwareleverancier. Internet Ik heb wel een computer, maar geen internet. Hoe kan ik dan de aangifte voor mijn cliënt doen? Als u wel een computer heeft, maar geen internetaansluiting, dan komt u niet in aanmerking voor ontheffing van het doen van elektronische aangifte. U moet zelf zorgen voor een internetaansluiting. Internet versus software Kan mijn cliënt voor de omzetbelasting aangifte doen via internet, terwijl ik zijn aangifte inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting via een softwarepakket doe? Uw cliënt kan ervoor kiezen om een bepaalde elektronische aangifte te laten verzorgen door een fiscaal intermediair, maar niet alle elektronische aangiften via u te laten doen. Het is dus heel goed mogelijk dat hij bijvoorbeeld de aangifte omzetbelasting zelf doet via de internetsite van de Belastingdienst, terwijl u zijn aangifte inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting via een softwarepakket doet. Ondertekening Kan ik de elektronische aangifte voor mijn cliënt ook ondertekenen? U kunt de elektronische aangifte ondertekenen. U moet hiervoor wel gemachtigd worden door uw cliënt. Uw cliënt kan er echter ook voor kiezen om de aangifte zelf te ondertekenen. 5
Kan ik met een pincode de aangifte van mijn cliënt verzenden? U kunt met behulp van een softwarepakket de aangifte van uw cliënt doen. Voor de ondertekening kunt u gebruikmaken van een Digitaal Certificaat of een pincode. Als uw cliënt zelf een pincode heeft aangevraagd, dan kan hij daarmee de aangifte bij u ondertekenen. Ontheffing Hoe kan mijn cliënt ontheffing aanvragen? Een formulier voor het aanvragen van ontheffing kan uw cliënt bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800-0543 (gratis), bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. Geldt de ontheffing ook voor de subnummers van de fi-nummers van mijn cliënten? De ontheffing wordt verleend op fi-nummers. Als er meerdere subnummers onder het fi-nummer bestaan, dan geldt de ontheffing ook voor die subnummers. Moet mijn cliënt voor elk belastingmiddel een nieuwe ontheffing aanvragen? De ontheffing wordt per belastingsoort en per (so)fi-nummer vastgesteld. Wilt u dus ontheffing voor zowel de aangifte omzetbelasting als de aangifte inkomenstenbelasting/vennootschapsbelasting, dan moet uw cliënt daarvoor aparte verzoeken indienen. Hetzelfde geldt voor elk (so)fi-nummer waarvoor uw cliënt ontheffing wil aanvragen. Kan mijn cliënt ook zonder ontheffingsbeschikking een aangifte op papier doen? Vanaf 1 januari 2005 kan zonder ontheffing geen papieren aangifte meer gedaan worden. Uw cliënt ontvangt dan geen aangifteformulier, maar een uitnodiging om elektronische aangifte te doen. Als u toch gegevens op papier aanlevert, is dat geen aangifte in de zin van de wet. Ontvangstbevestiging Ik krijg geen ontvangstbevestiging na het inzenden van mijn elektronische aangifte. Wat moet ik nu doen? U krijgt altijd een melding als u uw elektronische aangifte inzendt: een ontvangstbevestiging of een foutmelding. Als u geen ontvangstbevestiging krijgt, neem dan contact op met uw softwareleverancier. Ontvangstdatum Welke datum geldt als ontvangstdatum voor een elektronische aangifte? Het moment waarop de elektronische aangifte in de systemen van de Belastingdienst aankomt, geldt als ontvangstdatum voor een elektronische 6
aangifte. De ontvangstdatum en tijd worden aan het bericht toegevoegd op het moment dat het in de systemen van de Belastingdienst binnenkomt. PIN Zijn voor de aangifte inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting, de aangifte omzetbelasting en de opgaaf intracommunautaire leveringen een aparte pincode nodig? Per (so)fi-nummer heeft uw cliënt een aparte pincode nodig. Software Moet ik mijn aangifte- en administratiesoftware aanpassen? Als u aangifte gaat doen met uw aangifte- of administratiesoftware, moet uw softwareleverancier u een nieuwe release leveren die geschikt is gemaakt voor elektronische aangifte. Het is dus verstandig om op korte termijn contact op te nemen met uw softwareleverancier om vast te stellen of zijn software straks geschikt is voor elektronische aangifte. Als u gebruikmaakt van software die u zelf heeft ontwikkeld, en u hierover nog geen contact heeft gehad met de Belastingdienst, vul dan het Antwoordformulier Softwareontwikkelaar in. U kunt dit formulier downloaden van het onderdeel zakelijk van de internetsite van de Belastingdienst. Suppletieaangiften Kan ik elektronisch suppletieaangiften omzetbelasting indienen? U kunt suppletieaangiften omzetbelasting niet elektronisch indienen. Dergelijke aangiften zijn namelijk ongestructureerd. Daardoor kunnen ze niet zonder meer in een systeem worden verwerkt. Suppletieaangiften moet u daarom voorlopig nog op papier indienen bij uw belastingkantoor. Testaangifte Kan ik een testaangifte inzenden? Alleen softwareleveranciers kunnen testaangiften inzenden. Als gebruiker van de software kunt u geen testaangiften doen. Dit is een uitgave van: Belastingdienst september 2004 7