instructie Secretariaatspraktijk 3 (CSE01.3/CREBO:50187)
pi.cse01.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 De agenda beheren (eindterm 1, 3 en 4) 5 Taak 2 Telefoonlijsten en adresbestanden bijhouden (Agendabeheer eindterm 2) 8 Taak 3 Ingekomen post (Postbehandeling eindterm 2, 3 en 4) 9 Taak 4 Uitgaande post (Postbehandeling eindterm 5 en 6) 11 Taak 5 Archiefstukken registreren en opbergen (Archiefwerkzaamheden eindterm 4) 13 Taak 6 Archiefstukken opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 6) 15 Taak 7 Het uitlenen van archiefstukken en dossiers (Archiefwerkzaamheden eindterm 7 en 8) 16 Taak 8 Het archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3) 18 Taak 9 Een archief opzetten (Archiefwerkzaamheden eindterm 2) 19 Taak 10 Teksten kopiëren, bundelen en binden (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 2) 20 Taak 11 Communicatie-apparatuur (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 4) 22 Taak 12 Taak 13 Taak 14 Taak 15 Vergaderingen plannen en voorbereiden (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 3, 4 en 5) 23 Vergaderstukken gereedmaken en verzenden (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 6, 7, 8 en 9) 25 Verslagen van vergaderingen maken en uitwerken (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 10) 28 Werkzaamheden die voortkomen uit vergaderingen/presentaties afhandelen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 11) 30 Secretariaatspraktijk 3
Secretariaatspraktijk 3 Praktijk
Inleiding De werkzaamheden op een secretariaat hangen nauw met elkaar samen. Bij het beleggen van een vergadering bijvoorbeeld komt heel wat kijken. Het kan gaan om een bijeenkomst die spoed vereist maar ook om een vergadering die lang van te voren gepland kan worden. Dan is er de vraag welke personen uitgenodigd moeten worden en waar ze bereikbaar zijn. Met een actuele telefoonlijst zijn ze snel te bereiken. Welke vergaderstukken zijn er nodig? Een aantal daarvan kan in het archief aanwezig zijn maar sommige stukken moeten nog worden opgesteld. Hoe snel kunnen ze worden gekopieerd? Wanneer moeten agenda en vergaderstukken met de post mee? Tal van vragen die met secretariaatswerkzaamheden te maken hebben. In deze praktijkinstructie komen eerst de onderwerpen agendabeheer, postbehandeling, archiefwerkzaamheden en repro- en communicatieapparatuur aan bod en de verschillende taken die daarbij horen. Daarna volgen de taken die te maken hebben met voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties. Secretariaatspraktijk 3 3
Secretariaatspraktijk 3 4
Taak 1 De agenda beheren Als je een drukbezette chef hebt, is het belangrijk dat je afspraken goed en nauwkeurig regelt. Stel je eens voor wat er zou gebeuren als de afspraken van de opdrachtgever niet zorgvuldig genoteerd worden: dubbele afspraken, klanten die moeten wachten en zakenrelaties die voor niets komen zouden het gevolg kunnen zijn. In deze taak leer je hoe je ervoor kunt zorgen dat afspraken goed gepland worden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: voor derden een (elektronische) agenda beheren (Agendabeheer eindterm 1) regelmatig terugkerende activiteiten planmatig in de agenda opnemen (Agendabeheer eindterm 3) op grond van een agenda een dagoverzicht voor de manager produceren (Agendabeheer eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Noteer telefoonnummers of e-mail adressen van de mensen met wie je voor je opdrachtgever een afspraak moet maken. Stap 2 Ga met behulp van de agenda na welke data en tijden voor de opdrachtgever de beste zijn en kies drie data met tijdstippen. Stap 3 Neem contact op met de deelnemers en informeer op welke van de uitgekozen data en tijdstippen zij kunnen. Stap 4 Bepaal de definitieve datum en uur van de afspraak, eventueel in overleg met de opdrachtgever. Stap 5 Stel de deelnemers schriftelijk of mondeling op de hoogte van de afgesproken datum, tijd en plaats. Stap 6 Vermeld de afspraak in de agenda van de opdrachtgever. In het werkplan staan de afspraken die je voor de chef maakt centraal. Bij het beheren van de agenda moet je ook de volgende activiteiten uitvoeren: - houd uren/dagdelen in de agenda vrij voor mensen (derden) die een afspraak willen maken met de chef - geef hierbij aan om welke uren/dagdelen het gaat, hoe lang je de tijd vrij moet houden en wanneer je een bevestiging van de afspraak kunt verwachten - wijzig afspraken in de agenda - als de wijziging plaatsvindt op verzoek van de chef, kun je volgens het werkplan te werk gaan - als de wijziging plaatsvindt op verzoek van anderen, kun je uren/dagdelen vrijhouden - neem regelmatig terugkerende activiteiten planmatig op in de agenda - noteer de regelmatig terugkerende activiteiten in de agenda, zodra de data en tijdstippen bekend zijn - maak dagelijks een overzicht van de afspraken die voor de betreffende dag in de agenda van de chef genoteerd staan. Taak 1 Secretariaatspraktijk 3 5
Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke standaardafspraken heeft de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? 2. Zijn er ook tijdstippen die de opdrachtgever altijd vrij wil houden voor bepaalde werkzaamheden of om privé-redenen? 3. Hoe zelfstandig kun je afspraken regelen voor de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? 4. Wordt er in de organisatie waar je werkt een elektronische agenda gebruikt? Zo ja, welk programma gebruik je voor het elektronisch agendabeheer en waar kun je de handleiding vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Maak voor de chef een afspraak met één andere persoon. Houd rekening met standaardafspraken, zoals vaste vergaderdagen. Deze staan niet altijd in de agenda vermeld. Houd ook rekening met reistijden bij het bepalen van een tijdstip voor de afspraak. 2. Maak voor de chef een afspraak met meer personen. Om overzicht te houden maak je een schema (matrix) waarin je noteert wie op welke data en welk tijdstip kan komen. Hieronder zie je een voorbeeld van zo'n matrix: Meneer A Mevrouw B Meneer C Dinsdag 2 januari 10.00 >>>> **** >>>> Woensdag 3 januari 15.00 **** **** **** Vrijdag 5 januari 9.30 >>>> >>>> **** >>>> = kan niet komen **** = kan wel komen Van deze matrix kun je aflezen dat woensdag drie uur de beste tijd is voor de afspraak. Alle personen kunnen dan tijd vrij maken. Op de andere genoemde dagen kunnen ze niet allemaal op de afspraak komen. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak. 3. Maak of verzet een afspraak voor de chef met meer personen die niet tot de werkorganisatie behoren. Overleg steeds met de chef. Om overzicht te houden maak je een matrix waarin je noteert wie op welke datum en welk tijdstip beschikbaar is. Eventueel overleg je met de chef wie of hoeveel van de deelnemers aanwezig moeten zijn op de afspraak. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak. Taak 1 Secretariaatspraktijk 3 6
4. Overleg met de praktijkopleider op welke dagen er een dagoverzicht gemaakt moet worden van de afspraken die in de agenda genoteerd staan. Maak vervolgens dagoverzichten op de gewenste data. Taak 1 Secretariaatspraktijk 3 7
Taak 2 Telefoonlijsten en adressenbestanden bijhouden Waarschijnlijk heb je tijdens je werk al gemerkt dat een goed bijgewerkt(e) telefoonlijst of adressenbestand erg handig is. In deze taak leer je hoe je deze relatiebestanden up-to-date houdt en hoe je wijzigingen doorgeeft. Doel Aan het eind van deze taak kun je: relatiebestanden beheren (Agendabeheer eindterm 2) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer of de mutaties (wijzigingen) die aan jou opgegeven zijn, juist zijn. Stap 2 Ga uit van de laatst gewijzigde telefoon- of adreslijst en verwerk hierin de mutaties. Stap 3 Controleer of je de mutaties goed in de telefoon- of adreslijst verwerkt hebt. Stap 4 Pas de datum van de lijst aan. Stap 5 Print de nieuwe lijst uit en maak kopieën. Stap 6 Verspreid de lijst onder de betrokken personen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. Welke telefoonnummers komen op welke telefoonlijst te staan? Zijn er bijvoorbeeld aparte lijsten voor interne en voor externe telefoonnummers? 2. Wie maken er gebruik van telefoonlijsten en adresbestanden? 3. Op welke afdeling houdt men de wijzigingen van de telefoonlijsten en adresbestanden bij? Aan wie worden wijzigingen doorgegeven? Wie verandert de lijsten? 4. Hoe vaak worden de telefoonlijsten en adresbestanden herzien? 5. Maakt men in de werkorganisatie gebruik van een database-pakket voor telefoonlijsten en adresbestanden? Waarom wel of waarom niet? 6. Wat is de naam van het database-pakket dat men in de organisatie gebruikt voor het maken van telefoonlijsten en adresbestanden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Werk een telefoonlijst bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in de telefoonlijst. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de telefoonlijsten bijwerkt. 2. Werk een adressenbestand bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in het adressenbestand. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de telefoonlijsten bijwerkt. Taak 2 Secretariaatspraktijk 3 8
Taak 3 Ingekomen post In deze taak leer je hoe post die bij de organisatie binnenkomt behandeld wordt. Aan het behandelen van ingekomen post zitten meer haken en ogen dan op het eerste gezicht lijkt. Het is vooral belangrijk om de verschillende soorten post goed uit elkaar te houden en de post op de juiste plaats te krijgen. Een ander aspect is het behandelen van faxberichten. Doel Aan het eind van deze taak kun je: ingekomen post op volgorde van belangrijkheid sorteren (Postbehandeling eindterm 2) ingekomen post (elektronisch) registreren (Postbehandeling eindterm 3) ingekomen post verspreiden (Postbehandeling eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Scheid persoonlijke en vertrouwelijke post van de overige post. Stap 2 Open de overige post. Stap 3 Scheid in te schrijven en niet in te schrijven post. Stap 4 Plaats de datum-poststempel op de poststukken. Let op: Controleer of de datum correct staat ingesteld. Stap 5 Bepaal waar de post naar toe moet. Stap 6 Schrijf de brieven in in het postboek of registreer ze elektronisch op uw pc. Let op: Drukwerk en reclamefolders schrijft u niet in. Stap 7 Vul de gegevens in op het stempel (nummer, afdeling, archief). Stap 8 Maak eventueel kopieën van de brieven. Stap 9 Ga na of iemand de post nog moet zien voordat je de post verspreidt. Stap 10 Sorteer de ingekomen post op volgorde van belangrijkheid (personen, afdelingen). Stap 11 Verspreid de post (via de postbakjes, interne postenveloppen, secretaresses). Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post? 2. Mag je in het bedrijf waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen? 3. Wie neemt in het bedrijf waar je werkt de aangetekende poststukken in ontvangst? 4. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, volgens welke procedure? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Controleren en sorteren Controleer of de post voor het bedrijf bestemd is. Sorteer daarna de post. Taak 3 Secretariaatspraktijk 3 9
2. Inschrijven Maak de post open en stempel de post met de poststempel. Vraag je praktijkopleider op welke wijze de post ingeschreven wordt. Kijk mee als je praktijkopleider de post inschrijft en stel vragen als iets je niet duidelijk is. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in onder toezicht van de praktijkopleider. 3. Kopiëren Als het in het bedrijf waar je werkt gebruikelijk is kopieën van poststukken te maken, maak dan de benodigde kopieën. 4. Sorteren en verspreiden Als alle posthandelingen verricht zijn, sorteer de post dan op afdeling en/of persoon. Twijfel je, vraag dan je praktijkopleider om raad. Verspreid de post als je klaar bent met sorteren. 5. Faxberichten Vraag je praktijkopleider of een collega, of hij je de werking van de telefax wil uitleggen. Kijk wat je moet doen, als een bericht binnenkomt. Verwerk zelf een aantal binnengekomen faxberichten en zorg dat ze bij de juiste persoon terechtkomen. Taak 3 Secretariaatspraktijk 3 10
Taak 4 Uitgaande post Een organisatie verstuurt meestal dagelijks post. Bij de afhandeling van uitgaande post zorgt de postkamer of het secretariaat ervoor, dat de verschillende poststukken juist geadresseerd en gefrankeerd worden. Je leert nu hoe je deze afdelingen kunt ondersteunen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: uitgaande post (elektronisch) registreren (Postbehandeling eindterm 5) uitgaande post verzendklaar maken (Postbehandeling eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Let op: Verwerk spoedbestellingen het eerst. Stap 1 Sorteer de post in in te schrijven en niet in te schrijven post. Stap 2 Schrijf de poststukken in in het postboek of registreer ze elektronisch op jouw pc. Stap 3 Controleer of de poststukken volledig zijn. Kijk bijvoorbeeld of alle bijlagen erbij zitten. Stap 4 Maak kopieën als dat nodig is. Stap 5 Adresseer de enveloppen. Stap 6 Zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Stap 7 Pak de poststukken in. Let op: Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde. Stap 8 Sorteer de post op verzendwijze (per expresse, aangetekend, drukwerk en dergelijke). Stap 9 Sorteer de post eventueel op postcode (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 10 Weeg de post. Stap 11 Frankeer de post aan de hand van het tarievenboek. Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is. Stap 12 Vul eventuele formulieren in (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 13 Breng de post naar de postkamer of het postkantoor. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Blader het tarievenboekje door en ga na hoe je de tarieven kunt vinden. 2. Is er in het bedrijf waar je werkt een frankeermachine? 3. Is er in het bedrijf waar je werkt een telefax? 4. Tot welke tijd kan de post afgeleverd worden bij de postkamer of op het postkantoor? 5. Vóór welke tijd moet een expressestuk afgeleverd worden op het postkantoor of bij de postkamer? 6. Hoe wordt de post geregistreerd in het bedrijf waar je werkt? 7. Maakt de organisatie waar je werkt gebruik van speciale koeriersdiensten? Zo ja, welke en wanneer. 8. Voor welke toepassingen maakt het bedrijf waar je werkt gebruik van speciale diensten als aantekenen, rembours, antwoordnummer? Waarom? Taak 4 Secretariaatspraktijk 3 11
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Sorteren en inschrijven Sorteer samen met je praktijkopleider in te schrijven en niet in te schrijven post. Kijk mee als je praktijkopleider de post inschrijft en/of registreert en stel vragen. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in. 2. Controleren Kijk of de poststukken volledig zijn en maak zonodig kopieën. Vraag je praktijkopleider voor wie de kopieën bestemd zijn. 3. Adresseren en inpakken Adresseer de enveloppen en zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Pak de poststukken in. 4. Frankeren Sorteer de poststukken op verzendwijze (aangetekend, per expresse enzovoort). Sorteer waar nodig op postcode. Kijk goed mee, als de praktijkopleider de post weegt en frankeert. Stel vragen als dat nodig is. Weeg daarna zelf een aantal brieven, zoek het tarief op in het tarievenboek en frankeer de post. Laat het werk controleren. 5. Wegbrengen Breng de post naar het postkantoor. Kijk goed waar je de post moet afgeven en waar de aangetekende post moet worden afgegeven. Taak 4 Secretariaatspraktijk 3 12
Taak 5 Archiefstukken registreren en opbergen Voordat je archiefstukken kunt opbergen, moet je eerst weten in welke rubriek of afdeling het stuk thuishoort. Alleen op die manier kun je het later makkelijk terugvinden. Daarna moet je vastleggen, waar het stuk in het archief opgeborgen is. Dit heet archiefstukken registreren. Het eerste wat je dus gaat leren, is archiefstukken rubriceren en registreren. Vervolgens berg je de stukken op. Hierbij kan blijken, dat een ordner vol is of dat een map vervangen moet worden. Het vervangen, of bijmaken van mappen, ordners etc. noemen we het onderhouden van het archief. Ook daarmee ga je oefenen in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatiedragers op grond van verschillende sorteringscriteria verwerken (Archiefwerkzaamheden eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Lees de archiefstukken om de kenmerkende gegevens te bepalen. Stap 2 Bepaal onder welke rubriek(en) deze archiefstukken opgeborgen moet worden. Stap 3 Registreer de archiefstukken. Let op: Behandel geheime of gevoelige informatie zorgvuldig. Stap 4 Berg de archiefstukken onder de juiste rubriek op. Let op: Berg nooit een archiefstuk op, als je niet zeker bent van je zaak. Het opzoeken van een verkeerd opgeborgen archiefstuk kan soms dagen kosten. Stap 5 Controleer of het opbergsysteem aan vervanging toe is. (Denk daarbij aan mappen en dergelijke). Stap 6 Vervang waar nodig het opbergsysteem. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Beschikt het bedrijf waar je werkt over een centraal archief? 2. Is er op de afdeling een afdelingsarchief? 3. Wie hebben toegang tot de archieven? 4. Wie is verantwoordelijk voor de archieven? 5. Welk systeem wordt voor sortering gebruikt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek)? 6. Mag je zelf een archiefstuk uit het archief halen of opbergen? 7. Wat doe je, als een archiefstuk niet te vinden is? 8. Wat doe je, als je niet weet onder welke rubriek je een archiefstuk moet zoeken of opbergen? 9. Hoe lang moet een archiefstuk bewaard worden? 10. Worden in het bedrijf waar je werkt archiefstukken dubbel gearchiveerd? Zo ja, in welke gevallen is dat gebruikelijk? Taak 5 Secretariaatspraktijk 3 13
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Opbouw van het archief Vraag je praktijkopleider, of hij je wil uitleggen hoe het archief is opgebouwd. Raadpleeg daarna het archiefplan als dat aanwezig is, of noteer zelf hoe het archief is opgezet. 2. Registreren Vraag je praktijkopleider op welke manier de archiefstukken geregistreerd worden. Kijk goed mee, als de praktijkopleider de archiefstukken registreert. Vraag om uitleg als je iets niet begrijpt. Registreer dan onder toezicht van de praktijkopleider zelf een aantal archiefstukken. 3. Opbergen Berg in overleg met je praktijkopleider een aantal archiefstukken op in het systeem. Stel vragen als iets niet duidelijk is. 4. Vervangen Vraag de praktijkopleider wat je moet doen, als een deel van het archiefopbergsysteem aan vervanging toe is. Vervang bijvoorbeeld een oude map. Taak 5 Secretariaatspraktijk 3 14
Taak 6 Archiefstukken opzoeken De chef of de collega's op de afdeling hebben regelmatig stukken uit het archief nodig. Ze kunnen jou vragen de betreffende stukken in het archief op te zoeken. In deze taak komt het opzoeken van archiefstukken aan de orde. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatiedragers opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal welk archiefstuk moet worden opgezocht. Stap 2 Bepaal onder welk onderdeel van het archief (welke rubriek, map, ordner, registratiecode) u moet zoeken. Stap 3 Zoek het archiefstuk op. Stap 4 Maak, als dat nodig is, een kopie van het archiefstuk en plaats het origineel terug in het archief. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. De vragen die bij taak 5 genoemd zijn, gelden ook voor deze taak. Bekijk de antwoorden nog eens goed. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Zoek onder toezicht van je praktijkopleider een aantal archiefstukken op en raadpleeg daarbij het archiefplan. 2. Zoek in opdracht van je praktijkopleider zelfstandig een aantal archiefstukken op en raadpleeg het archiefplan, als dat nodig is. Taak 6 Secretariaatspraktijk 3 15
Taak 7 Archiefstukken en dossiers uitlenen Net als in een openbare bibliotheek wordt voor archiefstukken een uitleensysteem gehanteerd. Als iemand iets komt lenen uit het archief, moet de archiefmedewerker snel weten, waar het stuk te vinden is. Vervolgens wordt vastgelegd wie welk stuk geleend heeft. Als die persoon het stuk erg lang bij zich houdt, moet hij een seintje krijgen dat het stuk weer terug moet naar het archief. Dit heet rappelleren en betekent letterlijk: waarschuwen. Zo blijft het archief compleet en is het beschikbaar voor medewerkers in het bedrijf. In deze taak leer je hoe je archiefstukken en dossiers uitleent en rappelleert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatiedragers uitlenen (Archiefwerkzaamheden eindterm 7) uitgeleende informatiedragers registreren en rappelleren (Archiefwerkzaamheden eindterm 8) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal onder welke rubriek het archiefstuk opgeborgen is (eventueel met hulp van de "lener"). Stap 2 Zoek het archiefstuk op. Let op: Controleer of het archiefstuk volledig is. Stap 3 Registreer welk archiefstuk uitgeleend wordt, wie het leent en voor welke afdeling het bestemd is. Stap 4 Spreek met de lener een datum af waarop het archiefstuk wordt teruggebracht. Stap 5 Maak zo nodig een kopie van het archiefstuk. Stap 6 Geef het archiefstuk af. Let op: Geef nooit een archiefstuk mee zonder het te registreren. Je raakt dan het overzicht kwijt. Stap 7 Berg de kopie op in het systeem. Stap 8 Controleer regelmatig of de afgesproken uitleentermijn niet verstreken is. Stap 9 Is de afgesproken termijn verstreken, neem dan contact op met de lener (rappelleren). Stap 10 Controleer regelmatig of onderdelen van het opbergsysteem aan vervanging toe zijn. Werk altijd nauwkeurig. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke medewerkers en afdelingen maken gebruik van het archief? 2. Welke regels zijn er voor het uitlenen van archiefstukken? 3. Hoe worden leners eraan herinnerd dat zij archiefstukken en dossiers op tijd terug moeten brengen? 4. Hoe wordt de inhoud van archiefstukken en dossiers samengevat? 5. Hoe worden die samenvattingen gebruikt en bewaard? Taak 7 Secretariaatspraktijk 3 16
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Opzoeken Zoek een aantal willekeurige archiefstukken op. 2. Uitlenen Leen een aantal archiefstukken uit aan collega s. Controleer met je praktijkopleider of het dossier volledig is en registreer het dossier onder zijn toezicht. Maak kopieën van de archiefstukken, als dat gebruikelijk is in de organisatie waar je werkt, en spreek met je collega s af wanneer de archiefstukken teruggebracht moeten worden. Noteer de datum. 3. Rappelleren Eén van je collega s heeft de archiefstukken uit opdracht 2 nog in zijn bezit. De uitleendatum van het geleende archiefstuk of dossier is echter verstreken. Rappelleer je collega. 4. Opbergen Berg de kopieën op in het systeem. 5. Ontvangen en opbergen Neem de uitgeleende stukken in ontvangst en noteer dit in het uitleensysteem. Berg de uitgeleende stukken op in het systeem, verwijder de kopie en vernietig die. Taak 7 Secretariaatspraktijk 3 17
Taak 8 Het archief beheren Een goed en systematisch beheerd archief geeft de garantie dat archiefstukken op de juiste plaats opgeborgen en teruggevonden kunnen worden. Bij het beheer van het archief hoort niet alleen het actueel houden van de dossiers en het verwijderen van oude archiefstukken maar ook het in orde houden van mappen, etiketten, omslagen en ruitertjes. In deze taak leer je hoe je het archief beheert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Houd het archief actueel door oude archiefstukken te verwijderen. - Voer nieuwe dossiers in, als dat nodig is, bijvoorbeeld bij nieuwe onderwerpen, rubrieken en bij splitsing van bestaande dossiers. - Breng stukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. - Onderhoud het archiefmateriaal door aanvulling en vervanging van ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enzovoort. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welk archiefmateriaal wordt in de organisatie waar je werkt gebruikt? 2. Hoe beheert men nu het archief? Is er sprake van regelmatig onderhoud aan de hand van een onderhoudsplan of pleegt men alleen onderhoud op het moment dat het noodzakelijk is? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Verwijder een aantal oude archiefstukken om het archief actueel te houden. 2. Maak één of meer nieuwe dossiers aan, als dat nodig is. 3 Breng archiefstukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. 4. Vervang archiefmateriaal dat verouderd is of vul het archief aan met ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enz. die nodig zijn. Taak 8 Secretariaatspraktijk 3 18
Taak 9 Een archief opzetten Een archief opzetten moet systematisch gebeuren. Er zijn praktische zaken als hangmappen of ordners en misschien kasten nodig. Een logische en gebruiksvriendelijke indeling zorgt ervoor dat het nieuwe archief gemakkelijk toegankelijk is. Of een alfabetisch, numeriek of alfanumeriek systeem gebruikt wordt, zal afhangen van het archiefplan. In deze taak leert je hoe je een archief kunt opzetten. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een archief opzetten (Archiefwerkzaamheden eindterm 2) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Raadpleeg het archiefplan, als dat er is. - Bepaal welk sorteringscriterium gebruikt wordt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek). - Bepaal welke rubrieken in het nieuwe archief moeten worden opgenomen. Let op: het kan hier gaan om een uitbreiding of splitsing van een bestaand archief. - Bepaal welke archiefmaterialen nodig zijn (hangmappen, ordners, etiketten, ruiters, archiefkasten). - Zet het nieuwe archief op. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Maakt men in de organisatie waar je werkt gebruik van een archiefplan? Zo ja, hoe is het archiefplan opgebouwd? 2. Voor wie is het op te zetten archief bestemd? (Bijvoorbeeld alleen voor de chef of voor jouw afdeling? Het kan ook onderdeel zijn van een groter of centraal archief.) Opdrachten De opdracht is een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdracht gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdracht uit. 1. Raadpleeg het archiefplan en zet aan de hand daarvan en in overleg met je praktijkopleider een archief op. Let daarbij op de volgende zaken: - het sorteringscriterium (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek) - de rubrieken in het nieuwe archief (geheel nieuw, bestaand maar uitbreiding, bestaand maar splitsing) - de archiefmaterialen (hangmappen, ordners, etiketten, ruiters, archiefkasten). Taak 9 Secretariaatspraktijk 3 19