PROBIS Inkomende Digitale facturen Algemene systeem beschrijving Documentversie: 1.0 Copyright 2011 Kraan Bouwcomputing B.V.
Documentversie: 1.0 Copyright 2011 Kraan Bouwcomputing B.V. Alle rechten voorbehouden. Alle gegevens in dit document vallen onder het auteursrecht. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, opgeslagen in een retrievalsysteem, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kraan Bouwcomputing B.V. Uit het gebruik van dit document vloeien geen garanties van Kraan Bouwcomputing B.V. voort. Kraan Bouwcomputing B.V. is niet aansprakelijk voor fouten in dit document noch voor schade die kan optreden als gevolg van de instructies in dit document. Kraan Bouwcomputing B.V. behoudt zich het recht voor wijzigingen in dit document door te voeren zonder voorafgaande berichtgeving.
Inhoudsopgave Algemene systeem beschrijving... 1 1 Introductie... 1 1.1 Doel... 1 1.2 Doelgroep... 1 1.3 Licentie... 1 2 Instellingen... 2 2.1 PROBIS Windows... 2 3 Werking... 4 3.1 PROBIS Windows Financiële Administratie... 4 Kraan Bouwcomputing B.V. I
1 Introductie 1.1 Doel Het doel van dit document is het toelichten van het inlezen van digitale facturen, aangeleverd door een derde in de opmaak van GS1/S@les in de Bouw. 1.2 Doelgroep De doelgroep voor dit document bestaat uit klanten die digitale facturen van derden krijgen aangeleverd, bij voorbeeld per email, direct of via een BSP (Billing Service Provider), zoals Z- Factuur. Uitgangspunt is dat de digitale factuur bestaat uit een PDF (Portable Document Format) met een grafische weergave van de factuur en een XML bestand met de metadata van de factuur in het bovengenoemde GS1/S@les in de Bouw formaat. 1.3 Licentie De in dit document beschreven functionaliteit is beschikbaar voor klanten van Kraan Bouwcomputing in een aparte licentieoptie, e-facturering. Kraan Bouwcomputing B.V. 1
Inkomende Digitale facturen 2 Instellingen 2.1 PROBIS Windows De applicatiebeheerder van PROBIS Windows Financiële Administratie kan deze applicatie opstarten met de parameter /regscan. Deze parameter zorgt voor het navolgende instellingenscherm. In dit scherm kan bij Pad voor facturen een map gedefinieerd worden waar nieuwe digitale facturen worden geplaatst. 2 Kraan Bouwcomputing B.V.
Inkomende Digitale facturen 2.2 PROBIS i-series De applicatiebeheerder van PROBIS i-series Financiële Administratie kan binnen het bedrijfsstuurrecord aangegeven waar de digitale documenten staan, zoals uit de navolgende afbeelding blijkt. Kraan Bouwcomputing B.V. 3
Inkomende Digitale facturen 3 Werking 3.1 PROBIS Windows Financiële Administratie Start het Boeken (Ctrl+B) Nieuwe digitale facturen worden geboekt in het Inkoopregister. Indien er digitale facturen in de Inbox zijn geplaatst, wordt dit onderin het bovenstaande scherm aangegeven. In dit voorbeeld is er 1 digitale factuur aangetroffen. Indien men deze wil inlezen kan het selectievakje voor Digitale facturen worden geselecteerd. Bij Ok wordt het boekingsscherm geopend en kan de digitale factuur geboekt worden. De velden in in het bijbehorende XML bericht worden in het corresponderende veld ingevuld. De gebruiker kan de boeking verder aanvullen. 4 Kraan Bouwcomputing B.V.
Inkomende Digitale facturen Indien er meerdere digitale facturen aanwezig zijn in de Inbox wordt na het opslaan van de boeking de volgende digitale factuur geopend, tot dat er geen nieuwe digitale facturen meer zijn. De digitale factuur wordt na inlezen verplaatst naar het documenten systeem (Project Beheer Systeem) in de projectmap van het het betreffende project, een en ander conform de gemaakte instellingen (zie hoofdstuk 2). Kraan Bouwcomputing B.V. 5
Inkomende Digitale facturen 3.2 PROBIS i-series Binnen het boekingsscherm kan vervolgens aangegeven worden dat er gewerkt wordt met digitale facturen Hierbij is het mogelijk een selectiescherm van nog te verwerken digitale facturen op te roepen door het selectievakje bij Laat selectiescherm met facturen zien in te schakelen. Vervolgens wordt het boekingsscherm getoond met daarnaast de digitale factuur. 6 Kraan Bouwcomputing B.V.
Inkomende Digitale facturen De gegevens uit het XML bericht worden in het boekingsscherm ingevuld en de gebruiker kan de boeking verder aanvullen. Kraan Bouwcomputing B.V. 7
Woordenlijst Introductie Doel... 1 Doelgroep... 4 Kraan Bouwcomputing B.V. 9