Het aanvragen van een kopie van of inzage in een patiëntendossier
2
Deze folder is bestemd voor diegenen die inzage in het patiëntendossier willen hebben. Er kunnen verschillende redenen zijn voor het vragen van inzage of een kopie. Het originele dossier wordt echter nooit uitgeleend, of aan de patiënt of een derde in bezit gegeven. In deze folder leest u wat een patiëntendossier is, wie het in mag zien of een kopie mag ontvangen, wat de kosten zijn van inzage of kopieën en hoe u inzage of kopieën aanvraagt. Wat is een patiëntendossier? Een patiëntendossier is een beschrijving van de behandeling die iemand in het ziekenhuis heeft gehad. Als u in het ziekenhuis behandeld of onderzocht bent, leggen uw hulpverleners de gegevens hierover vast in een patiëntendossier. Zo n dossier bevat niet alleen tekst, zoals ontslagbrieven, aantekeningen van consulenten en resultaten van onderzoeken, maar bijvoorbeeld ook de röntgenfoto s die bij u zijn gemaakt. Uw dossier is niet één map, maar bestaat uit verschillende delen. Er is een dossier van al uw opnamen in het ziekenhuis, een dossier per specialisme voor poliklinisch bezoek en bijvoorbeeld röntgenfoto s worden in een apart archief bewaard. De bewaartermijn voor de dossiers is meestal 15 jaar na datum van het poliklinische bezoek of de opname. Wie heeft recht op inzage of kopie van een patiëntendossier? U, uw behandelaar en andere hulpverleners die bij uw behandeling betrokken zijn, mogen uw dossier inzien. Verder mag niemand dat, behalve als u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Natuurlijk heeft u zelf het recht om te zien wat er over u is vastgelegd, maar het is mogelijk dat uw dossier ook informatie over anderen bevat, bijvoorbeeld familieleden. Als dit gevoelige persoonlijke informatie is, mogen de hulpverleners die informatie niet zomaar verstrekken. Ze moeten dan eerst toestemming vragen aan die andere persoon. Als ze geen toestemming krijgen, zullen ze de desbetreffende passages afplakken of uit het dossier halen. Een patiënt kan een ander machtigen zijn dossier in te zien of een kopie op te vragen. De schriftelijke machtiging moet worden bijgesloten in de aanvraag. Iemand die als wettelijk vertegenwoordiger optreedt van een patiënt mag ook inzage en kopie van het dossier van de patiënt hebben. Dan wordt wel legitimatie en een bewijs van vertegenwoordiging gevraagd. 3
Recht op inzage in gegevens dossier van overleden patiënten De vraag of nabestaanden ook recht hebben op inzage in/afschrift van gegevens moet met een nee, tenzij... worden beantwoord. De patiënt behoudt ook na zijn overlijden recht op geheimhouding van zijn gegevens. Indien de patiënt echter nog tijdens zijn leven heeft ingestemd met het verstrekken van informatie aan zijn familieleden of indien zij tijdens het ziekteproces zeer nauw betrokken waren bij de patiënt, dan wel zij een aanmerkelijk en rechtmatig belang hebben bij inzage, kan tot het geven van inzage worden overgegaan. Eén en ander is ter beoordeling van de betreffende hulpverlener of zijn opvolger/waarnemer, voor zover deze in staat is tot een beoordeling. Is de hulpverlener niet meer aanwezig en ook de opvolger/waarnemer niet in staat om deze beoordeling te maken, dan moet in principe van 'inzage in/afschrift van' worden afgezien. Voor het opvragen van het medisch dossier is het noodzakelijk een kopie van de akte van overlijden mee te sturen. Hoe vraagt u een kopie aan? U vult het formulier in dat u bij deze folder vindt. Bij het formulier sluit u een kopie in van een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs). Als u een kopie van een dossier van iemand anders wilt hebben, moet u ook een bewijs van toestemming van de betreffende patiënt overleggen (een schriftelijke machtiging of een bewijs van vertegenwoordiging). U stuurt het formulier, een kopie van uw legitimatiebewijs en eventueel een bewijs van toestemming van de patiënt, naar het volgende adres; TweeSteden ziekenhuis Ta.v. Hoofd Medisch archief Postbus 90107 5000 LA Tilburg Uw dossier wordt dan gezocht en gekopieerd. Na goedkeuring van uw behandelend specialist wordt uw dossier bij de afdeling boekhouding klaargelegd. U krijgt vervolgens een bericht dat u een kopie van het dossier kunt ophalen bij de afdeling boekhouding. 4
Het medisch archief heeft niet altijd elk dossier in zijn bezit. Een dossier kan bijvoorbeeld op de polikliniek zijn of bij het secretariaat van de specialist. Bovendien is het niet zo dat daags na uw ontslag uit het ziekenhuis er direct een compleet, medisch dossier in het archief hangt met de gegevens van de meest recente opname(s). Na uw ontslag leggen de opnamegegevens een (administratief) traject af voordat de gegevens naar het archief gaan. Al met al kan het geruime tijd duren voordat het archief de gevraagde gegevens heeft ontvangen, en toestemming heeft verkregen voor het verstrekken van kopieën. Als u met spoed bepaalde medische gegevens nodig heeft (bijvoorbeeld als u zich wendt tot een ander ziekenhuis) dan gebruikt u het aanvraagformulier behorende bij deze brochure niet. U neemt dan contact op met het secretariaat van het desbetreffende specialisme. Als u een kopie van een röntgen foto of een cd-rom met röntgenbeelden wilt hebben, dan kunt u dit aanvragen bij de afdeling röntgen (ook met geldig legitimatiebewijs). TweeSteden ziekenhuis t.a.v. administratie Röntgen Postbus 90150 5000 LA Tilburg Als u een kopie van een dossier wilt dat onder verantwoording valt van een psychiater, dan dient u rechtstreeks met deze psychiater contact op te nemen. Dat kan telefonisch via het algemene nummer van het TweeSteden ziekenhuis (013) 4655655. Kosten kopieën Voor kopieën uit het dossier of een röntgenfoto mag een redelijke onkostenvergoeding gevraagd worden. In het TweeSteden ziekenhuis gelden de volgende tarieven: 1 t/m 100 kopieën: 4,50 totaal Meer dan 100 kopieën: 22,50 totaal Röntgenfoto: 11,35 per kopie cd-rom met foto s 11,35 per cd-rom Moeilijk toegankelijk dossier Maximaal 22,50 Bij het ophalen van de kopieën kunt u betalen met uw pinpas bij de balie van de afdeling Radiologie of contant betalen bij de balie van de afdeling Boekhouding. U dient een geldig legitimatiebewijs te kunnen tonen. 5
Bij het ophalen van röntgenfoto s op de afdeling Radiologie Waalwijk kunt u contant betalen aan de balie. Hoe vraagt u inzage aan? Inzage vraagt u rechtstreeks aan degene die u behandelt, bijvoorbeeld als u hem of haar spreekt op de polikliniek of op de verpleegafdeling. Als u het dossier van iemand anders in wilt zien, dient u een bewijs van toestemming van de betreffende patiënt te hebben. Kosten inzage Omdat inzage bij voorkeur onder begeleiding plaatsvindt, kunnen ook hiervoor kosten in rekening gebracht worden, namelijk de kosten van de hulpverlener die de inzage begeleidt. Hoeveel u moet betalen, bepaalt de hulpverlener die voor het dossier verantwoordelijk is. 6