Vrijwilligersbeleid AKV Atalante augustus 2004
2 Vrijwilligersbeleid AKV Atalante
INHOUD 1 Inleiding 2 Rechten en Plichten 3 Doel, middelen en organisatie 4 Invullen taken en functies 5 Doelgroepen 6 Persoonlijke benadering 7 Vrijwilligersenquête 8 Ons-kent-ons 9 Voordragen en benoemen 10 Begeleiden en ondersteunen 10.1 wat 10.2 wie 10.3 hoe 10.4 wanneer 10.5 niet functioneren 11 Deskundigheidsbevordering 12 Bijlagen Vrijwilligersbeleid AKV Atalante 3
Vrijwilligersbeleid AKV Atalante 1. INLEIDING De activiteiten binnen AKV Atalante worden uitgevoerd door vrijwilligers. Om duidelijkheid en overzichtelijkheid te scheppen is het vrijwilligerbeleid in deze notitie vastgelegd. Kern van het vrijwilligersbeleid is dat we zoveel mogelijk mensen bij AKV Atalante willen betrekken, streven naar een optimale functiebezetting, goede functieverdeling en invulling, met als gevolg tevreden vrijwilligers. 1a. Educatief aspect We streven zoveel mogelijk naar een win-win situatie, waarbij vrijwilligers niet alleen maar iets komen brengen bij de vereniging. Onze vrijwilligers kunnen ook iets halen, in de vorm van bestuurservaring of van een aanvulling op de eigen beroepservaring, bijvoorbeeld in het (sport-)onderwijs. Ook moeten we ons realiseren dat kinderen tijdens hun activiteiten bij AKV Atalante een stukje extra opvoeding meekrijgen. Ze leren zich sportief te gedragen, merken wat het betekent lid te zijn van een team en leren op een respectvolle manier te winnen en verliezen. Dat zijn normen en waarden die voor hun later van groot belang kunnen zijn. Zo bezien is het eerder zo dat wij mensen de gelegenheid geven indirect iets voor henzelf of hun kind te doen dan dat wij ze vragen om een gunst. We streven ernaar dat al onze vrijwilligers voldoening hebben over een zinvolle tijdsbesteding en hun activiteiten voor AKV Atalante als nuttige en plezierige bezigheden ervaren. 2. RECHTEN EN PLICHTEN Vrijwilligers van AKV Atalante hebben rechten en plichten. Vrijwilliger zijn is geen kwestie van vrijblijvendheid. Het bestuur van AKV Atalante stelt middelen beschikbaar en zorgt voor ondersteuning van de vrijwilligers. Daar staat tegenover dat we duidelijke verwachtingen hebben van onze vrijwilligers. We willen bij gelegenheid op een respectvolle maar ook duidelijke manier eisen kunnen stellen aan onze vrijwilligers. Het spreekt vanzelf dat we over en weer onze afspraken nakomen. Dat is de basis voor goede samenwerking. De vrijwilligers zijn bij het uitvoeren van hun taken/functies verzekerd middels een Aansprakelijkheid Verenigingen verzekering. Hoofdbestuursleden zijn tevens verzekerd middels Bestuursaansprakelijkheidverzekering. Sommige vrijwilligers kunnen een vaste onkostenvergoeding krijgen. 3. DOEL, MIDDELEN EN ORGANISATIE Doel Voor AKV Atalante geldt als doel voor het vrijwilligersbeleid: de juiste vrijwilliger op het juiste moment op de juiste plaats. Daarnaast is het zo, dat wij blij zijn met elke vrijwilliger die zich meldt. Organisatie en middelen Vrijwilligerscoördinator is een bestuursfunctie. 4
In de organisatie van AKV Atalante zijn duidelijke taken en verantwoordelijkheden aan bestuurs- en kaderleden toegewezen. In dit beleid zijn afspraken, middelen en procedures vastgelegd. Bij het werven, selecteren en begeleiden van vrijwilligers binnen de vereniging speelt de vrijwilligerscoördinator een belangrijke rol. Hij of zij heeft in een kaartenbak of in andere vorm het overzicht over de competenties van de personen die zich binnen de vereniging bewegen. Het overzicht van de vrijwilligerscoördinator ofwel de kaartenbak wordt door hem of haar zelf en door het verantwoordelijke bestuurslid actueel gehouden. Toegang tot de gegevens in de kaartenbak is voorbehouden aan de vrijwilligerscoördinator en secretaris van de vereniging. De vrijwilligerscoördinator zorgt dat (nieuwe) leden en/of ouders van (nieuwe) jeugdleden gevraagd worden vrijwilligerstaken op zich te nemen. 4. INVULLEN TAKEN EN FUNCTIES Een aantal taken en functies moeten altijd vervuld zijn. Deze zijn genoemd op bijlage 1. De vrijwilligers die deze taken en functies vervullen dienen ook lid te zijn van AKV Atalante. Voor genoemde functies worden kandidaten geworven zodra duidelijk wordt dat een functie vacant wordt. Het bestuur en de vrijwilligerscoördinator zorgen ervoor dat een vacante functie zo gauw mogelijk weer bezet wordt. We werven vrijwilligers als er vacatures zijn, maar ook als er mensen zijn die vanuit hun eigen ervaring of interesse een steentje willen bijdragen. Anders gezegd: we zullen mensen blijven zoeken bij bestaande taken, maar we zullen ook kijken of er taken te creëren zijn, passende in het beleid van de vereniging, voor bereidwillige nieuwelingen. Conflicterende functies kunnen niet door 1 vrijwilliger vervuld worden. Welke functies dit zijn staat vermeld op bijlage 2. 5. DOELGROEPEN Het is mogelijk de totale populatie (mogelijke) vrijwilligers te onderscheiden naar doelgroepen, die met betrekking tot werving elk hun eigen benadering vragen. Uiteraard kennen we verschillende doelgroepen waaruit vrijwilligers gezocht kunnen worden. Er moet voor sommige taken c.q. functies wel rekening worden gehouden met bepaalde eisen die aan de vrijwilliger gesteld moeten worden, te denken valt b.v. aan leeftijd, of men lid moet zijn e.d. Welke doelgroepen geschikt kunnen zijn voor welke functie/taak is ondergebracht in een schema op bijlage 3. 6. PERSOONLIJKE BENADERING Het belangrijkste middel bij werving van vrijwilligers is het persoonlijke gesprek. Bestuursleden spreken tijdens wedstrijden, trainingen en tijdens de derde helft van wedstrijden met bij de vereniging betrokken personen en leren zo potentiële vrijwilligers en hun competenties kennen. Op deze wijze kunnen we los van vacatures en functies mensen scouten. Van belang is dat we daarbij op een duidelijke manier te werk gaan. Vrijwilligersbeleid AKV Atalante 5
Vrijwilligersbeleid AKV Atalante In ieder geval vragen we aan potentiële vrijwilligers of we een aantal zaken mogen vastleggen over hun achtergrond en over hun bereidheid om eventueel werkzaamheden voor de club te verrichten. Daarmee voldoen we aan praktische criteria van zorgvuldigheid met betrekking tot het vastleggen van persoonlijke gegevens. 7. VRIJWILLIGERSENQUETE Aan alle nieuwe leden en ouders van jeugdleden zal een vrijwilligersenquête toegezonden worden met het verzoek deze in te vullen en retour te sturen (per post of via de website) 8. ONS-KENT-ONS Een ander, veel gebruikt, middel is coöptatie of ons kent ons : leden van een commissie vragen aan iemand die zij kennen of hij of zij een taak op zich wil nemen. Coöptatie heeft het voordeel dat teamvorming binnen een commissie/team gemakkelijker verloopt. Een nadeel is dat het vaak bekende mensen zijn die mogelijk al meerdere rollen in de vereniging vervullen of hebben vervuld. Daardoor blijven minder bekende personen misschien onnodig lang buiten het vrijwilligerscircuit. Ook bestaat het risico dat we te lang met heersende inzichten werken en dat nieuwe ideeën maar met moeite ingang vinden. 9. VOORDRAGEN EN BENOEMEN De vrijwilligerscoördinator is een van de kaderleden die belast is met de werving van vrijwilligers. Hij of zij moet ook op de hoogte zijn van de voordracht van iemand voor een taak of functie zodat het advies gegeven kan worden. Daarmee is gewaarborgd dat we van sommige vrijwilligers de ontwikkeling en doorgroei kunnen volgen en sturen. Omdat hij de zwaarte van de functies in de vereniging kent kan de vrijwilligerscoördinator nagaan of een vrijwilliger niet teveel taken of een te zware taak of functie op zich neemt. De vrijwilligerscoördinator geeft hierover aan het bestuurslid advies omtrent de geschiktheid van de kandidaat. 10. BEGELEIDEN EN ONDERSTEUNEN Doel van begeleiding en ondersteuning is een sfeer en een situatie te creëren waarin de vrijwilliger zich prettig voelt, zodat hij of zij optimaal kan functioneren. De vrijwilliger moet merken dat hij of zij belangrijk is voor de vereniging. Goede communicatie tussen de vrijwilliger en vereniging is heel belangrijk. Het moet duidelijk zijn waar de vrijwilliger terecht kan met vragen en opmerkingen. 6
10.1 Wat Bij de start van zijn of haar werkzaamheden vindt er een gesprek plaats met de vrijwilliger en de VC (dit kan in een persoonlijk gesprek, maar ook per e-mail of telefoon!). De VC geeft uitleg en geeft aan wie de begeleider is. Voortgangsgesprekken tussen vrijwilliger en zijn begeleider worden regelmatig (min. 1 x per seizoen) gevoerd. De gemaakte afspraken en eventuele opmerkingen worden in steekwoorden vastgelegd in een kort verslag. Persoonlijke en/of vertrouwelijke informatie wordt alleen met toestemming van betrokkenen vastgelegd. Als de werkzaamheden worden beëindigd wordt er een afsluitend gesprek gevoerd, waarin o.a. achterhaald moet worden waarom de vrijwilliger stopt. De VC zal de vrijwilliger een bedankbriefje sturen en een exitformulier met het verzoek om deze ingevuld weer terug te sturen. 10.2 Wie Elke vrijwilliger heeft een begeleider. Begeleiders van de vrijwilligers zijn bestuursleden, de vrijwilligerscoördinator of een contactpersoon uit één van de commissies. De begeleiders van onze vrijwilligers stellen zich op als coach en vraagbaak, dit is van belang voor waarborging van de continuïteit. 10.3 Hoe Begeleiding en ondersteuning vinden plaats door regelmatig met de vrijwilliger te praten over de samenwerking met en ondersteuning van andere commissieleden en het bestuur en door na te gaan of gemaakte afspraken worden nagekomen. Vrijwilligers krijgen bij aanvang voldoende informatie zoals het wie-wat-waar boekje en gegevens van zijn/haar begeleider, een declaratieformulier en een duidelijke toelichting daarvan. 10.4 Wanneer De begeleider van een vrijwilliger is in principe continu beschikbaar voor vragen en opmerkingen. Minimaal eens per jaar of vaker indien nodig wordt een voortgangsgesprek gevoerd. De vragen hoe gaat het en hoe kunnen we je helpen staan in dit gesprek centraal. Ook worden deze gesprekken gevoerd om zaken boven tafel te krijgen. 10.5 Niet functioneren Als opgemerkt wordt dat een vrijwilliger niet voldoet, vindt er een gesprek plaats tussen de desbetreffende vrijwilliger met vrijwilligerscoördinator (ter objectivering) en het desbetreffende bestuurslid (deze spreekt de vrijwilliger ook aan op het disfunctioneren). Als na (of tijdens) het gesprek blijkt dat de vrijwilliger niet functioneert, dan moet hij uit zijn functie gezet worden, ook al is er geen alternatief achter de hand. 11. DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Deskundigheidsbevordering kent een jaarlijkse cyclus en mondt uit in een, indien nodig, opleidingsplan. Jaarlijks wordt in april een inventarisatie gedaan van de beschikbare cursussen en trainingen versus de benodigde cursussen en trainingen. Op basis hiervan wordt een budget bepaald. Dit budget wordt een post op de begroting van AKV Atalante van het daaropvolgend seizoen. Het opleidingsplan en het opleidingsbudget worden beoordeeld door de algemene ledenvergadering. Vrijwilligersbeleid AKV Atalante 7
Vrijwilligersbeleid AKV Atalante Binnen het bestuur is (een van) de voorzitter(s) verantwoordelijke voor de deskundigheidsbevordering. De taken die hier bij horen worden gedelegeerd naar de voorzitters van de hoofdcommissies. Er vindt overleg plaats met de vrijwilligerscoördinator. Om inzicht te krijgen in de cursussen en trainingen die er mogelijk zijn wordt er extern en intern geïnventariseerd. Extern wordt informatie ingewonnen bij de GSF, het NCSU, de KNKV en het NOC/NSF. Ook consultatie door een deskundige van de GSF en het NCSU is mogelijk. Binnen de vereniging wordt ook bekeken welke capaciteiten er zijn om cursussen te geven, denk hierbij aan EHBO en JWL cursussen. Het totaal van beschikbare cursussen en trainingen wordt verzameld op een lijst, met een verwijzing naar de bron (waar is welke training beschikbaar). Deze lijst moet regelmatig geactualiseerd worden. Parallel hieraan wordt binnen de vereniging bekeken welke cursussen en trainingen gevraagd worden. Dit kunnen zowel cursussen zijn die iemand voor het vervullen van een rol gaat volgen als cursussen die iemand, of een groep mensen, tijdens het functioneren gaat volgen. Deze vraag naar cursussen en trainingen wordt per hoofdcommissie geïnventariseerd. De voorzitter van elke hoofdcommissie dient op basis hiervan een aanvraag in bij het bestuur. Dit alles in overleg met de vrijwilligerscoördinator. De voorzitter van de hoofdcommissie is aanspreekbaar voor het reilen en zeilen van hetgeen zich op dit gebied in de betreffende hoofdcommissie afspeelt. De vrijwilligerscoördinator verzamelt de aanvragen. Op basis hiervan worden door het bestuur het opleidingsplan en het budget per hoofdcommissie en het totaalbudget vastgesteld. Dit totaalbudget wordt een post op de begroting. Over deze begrotingspost en het opleidingsplan spreekt de ledenvergadering zich jaarlijks uit. Bij de start van een vrijwilliger in een functie wordt zijn of haar behoefte aan cursussen en training vastgesteld door de vrijwilligerscoördinator. Bij de reeds actieve vrijwilligers gebeurt dit periodiek, in voortgangsgesprekken. Door de voorzitter van het bestuur wordt, na overleg met de voorzitters van de hoofdcommissies en de vrijwilligerscoördinator, de criteria en de kosten per cursus of training bepaald. Het is voor de diverse verantwoordelijken én voor de vrijwilligerscoördinator een taak om uit te dragen welke mogelijkheden er zijn voor het volgen van een cursus of training en welke voorwaarden hier aan verbonden zijn. Ook is het hun taak om te stimuleren dat vrijwilligers deelnemen aan cursussen en trainingen. Als een vrijwilliger een cursus/opleiding volgt die door AKV Atalante betaalt wordt, en waarvan de kosten het bedrag van 250, te boven gaan, zal er een studiecontract gemaakt worden door het hoofdbestuurslid. 8
12. BIJLAGEN 1. Welke taken en functies moeten er altijd vervuld zijn. 2. Welke functies/taken kunnen niet door 1 vrijwilliger vervuld worden. 3. Welke vrijwilligers kunnen uit welke doelgroepen worden geput. Als voorbeeld bijgevoegd een aantal van de standaard brieven. Vrijwilligersbeleid AKV Atalante 9
Vrijwilligersbeleid AKV Atalante Bijlage 1 Altijd bezet Altijd bezet Bestuurslid KTZ 1 Trainers selectieteams 1 Trainers niet-selectieteams Coachesselectieteams 1 Coaches niet-selectieteams Teambegeleider senioren 1 Sportmasseur Scheidsrechter coördinator Wedstrijdsecretariaat 1 Adviescommissie Technische commissie Scheidsrechters 1 Bestuurslid KTZ jeugd 1 Trainers jeugdteams 1 Coaches jeugdteams 1 Scheidsrechter coördinator Wedstrijdsecretariaat 1 Technische commissie Scheidsrechters 1 Hoofdtrainer jeugd Regelaar pupil van de week Bestuurslid FZ 1 Schoonmakers 1 Discocommissie Kaartcommissie Jeugdkamp Juniorenkamp Nevenactiviteiten senioren Nevenactiviteiten jeugd Oud papier Kantine agenda Kantine inkopen 1 Regelaar kantinebezetting Barmedewerkers 1 Onderhoud kantine en kleedkamers 1 Onderhoud veld Onderhoud groenvoorziening Grote clubactie Oliebollen bakken Bestuurslid secretaris 1 Ledenadministratie 1 Lief & leed Bestuurslid PR & Sponsoring 1 Bezorgen clubblad Sponsorcommissie 1 Clubblad 1 Website Sponsorkleding herstellen Zaalvlaggen ophangen Veld- en zaalboeken Bestuurslid voorzitter 1 Vertrouwenspersoon 1 Bestuurslid vrijwilligerscoördinator 1 Commissie vrijwilligers Kascontrolecommissie 1 Club van 100 Bestuurslid Penningmeester 1 Inning contributie 1 Financiële administratie 1
Bijlage 2 Geen combi Geen combi Bestuurslid KTZ Grote clubactie Trainers selectieteams Oliebollen bakken Trainers niet-selectieteams Coachesselectieteams Bestuurslid secretaris Coaches niet-selectieteams Ledenadministratie Teambegeleider senioren 1 Lief & leed Sportmasseur Scheidsrechter coördinator Bestuurslid PR & Sponsoring Wedstrijdsecretariaat Bezorgen clubblad Adviescommissie Sponsorcommissie Technische commissie Clubblad Scheidsrechters Website Sponsorkleding herstellen Bestuurslid KTZ jeugd zaalvlaggen ophangen Trainers jeugdteams Veld- en zaalboeken Coaches jeugdteams Scheidsrechter coördinator Bestuurslid voorzitter Wedstrijdsecretariaat Vertrouwenspersoon Technische commissie Scheidsrechters Bestuurslid vrijwilligerscoördinator Hoofdtrainer jeugd Commissie vrijwilligers Regelaar pupil van de week Kascontrolecommissie Bestuurslid FZ Club van 100 Schoonmakers Discocommissie Kaartcommissie Jeugdkamp Juniorenkamp Nevenactiviteiten senioren Nevenactiviteiten jeugd Oud papier Kantine agenda Kantine inkopen Regelaar kantinebezetting Barmedewerkers Onderhoud kantine en kleedkamers Onderhoud veld Onderhoud groenvoorziening Bestuurslid Penningmeester Geen combi = Inning contributie persoon kan nooit 2 functies uit deze Financiële administratie kolom vervullen Vrijwilligersbeleid AKV Atalante
Vrijwilligersbeleid AKV Atalante Bijlage 3 Uit welke doelgroep Bestuurslid KTZ 1 Trainers selectieteams 1 Trainers niet-selectieteams 1, 4, 5, 6, 7, 8 Coachesselectieteams 1 Coaches niet-selectieteams 1, 4, 5, 6, 7, 8 Teambegeleider senioren 1 1, 4, 5, 6, 7, 8 Sportmasseur 1, 4, 5, 6, 7, 8 Scheidsrechter coördinator 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 Wedstrijdsecretariaat 1, 4, 5, 6, 7, 8 Adviescommissie 1, 7 Technische commissie 1, 7 Scheidsrechters 1, 2, 8 Bestuurslid KTZ jeugd 1 Trainers jeugdteams 1, 2, 7, 8 Coaches jeugdteams 1, 2, 7, 8 Scheidsrechter coördinator 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 Wedstrijdsecretariaat 1, 4, 5, 6, 7, 8 Technische commissie 1, 7 Scheidsrechters 1, 2, 3, 8 Hoofdtrainer jeugd 1, 2, 7, 8 Regelaar pupil van de week 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 Zelfde als trainer Combineerbaar met sen/jun. Bestuurslid FZ 1 Schoonmakers 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Discocommissie 1, 2, 5, 7 Kaartcommissie 1, 2, 4, 5, 6, 7 Jeugdkamp 1, 2, 4, 5, 7, 8 Juniorenkamp 1, 2, 4, 5, 7, 8 Nevenactiviteiten senioren 1, 2, 4, 5, 7, 8 Nevenactiviteiten jeugd 1, 2, 4, 5, 7, 8 Oud papier 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 Kantine agenda 1, 2, 4, 5, 7 Kantine inkopen 1, 5, 7 Regelaar kantinebezetting 1, 4, 5, 7 Barmedewerkers 1, 4, 5, 7, 8 Onderhoud kantine en kleedkamers 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 Onderhoud veld 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 Onderhoud groenvoorziening 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Bestuurslid Penningmeester 1 Inning contributie 1 Financiële administratie 1 Grote clubactie 1, 4, 5, 7 Oliebollen bakken 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Bestuurslid secretaris 1 Ledenadministratie 1, 4, 5, 7 Lief & leed 1, 4, 5, 7 Bestuurslid PR & Sponsoring 1 Bezorgen clubblad 1, 7 Sponsorcommissie 1, 4, 5, 7, 8 Clubblad 1, 4, 5, 7, 8 Website 1, 4, 5, 7, 8 Sponsorkleding herstellen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Zaalvlaggen ophangen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Veld- en zaalboeken 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Bestuurslid voorzitter 1 Vertrouwenspersoon 1, 7 Bestuurslid vrijwilligerscoördinator 1, 7 Commissie vrijwilligers 1, 4, 5, 7 Kascontrolecommissie 1, 7 Club van 100 1, 7 Uit welke doelgroepen kunnen wij vrijwilligers zoeken? 1 = leden vanaf 18 jaar 2 = leden vanaf 16 jaar 3 = leden vanaf 12 jaar 4 = ouders van jeugdleden 5 = niet leden b.v. partners van leden 6 = omwonenden 7 = donateurs 8 = extern i.v.m. ben. Diploma s/ kennis
VOORBEELDBRIEF Naam Adres Woonplaats Apeldoorn, Beste, Je hebt je aangemeld als lid bij Atalante waar wij natuurlijk heel erg blij mee zijn. Hierbij ontvang je het Wie Wat Waar boekje. In dit boekje staan eigenlijk de belangrijkste dingen van onze vereniging en tevens vind je hierin bijna alle belangrijke telefoonnummers. Tevens ontvang je hierbij een enquête, want zoals vrijwel iedere vereniging zitten wij ook vaak om hulp te springen, en willen wij graag weten of we misschien soms een beroep op je mogen doen. Wellicht ben je bij een andere vereniging als vrijwilliger bezig geweest en heb je misschien nog wel tips of trucs voor ons. Wij vragen je om deze enquête in te vullen en op te sturen naar: Leoni Krake Trommelaarshoeve 231 7326 VW Apeldoorn Deze enquête kan ook heel eenvoudig via onze site WWW.ATALANTE.NL ingevuld worden. Met sportgroeten, Leoni Krake Secretaris K.V. Atalante Secretaris A. K.V. Atalante: Leoni Krake-Huls, Trommelaarshoeve 231, 7326 VW te Apeldoorn Tel.nr.: 055-5425057 Postgiro nr. 1184802 - RABO Bank Rek. nr 10.31.75.822
VOORBEELDBRIEF Naam Adres Woonplaats Apeldoorn, Onderwerp: nieuw jeugdlid Geachte heer, mevrouw, Uw zoon/dochter is aangemeld als jeugdlid bij Atalante. U heeft via de afdeling KTZ jeugd al de benodigde informatie ontvangen over onze vereniging. Maar in het kader van ons vrijwilligersbeleid willen wij ook graag wat informatie van u ontvangen. Zoals vrijwel iedere vereniging zitten wij ook vaak om hulp te springen, mede daarom ontvangt u hierbij een enquête. Ons verzoek aan u is om deze in te vullen en op te sturen naar: Leoni Krake Trommelaarshoeve 231 7326 VW Apeldoorn Deze enquête kan ook heel eenvoudig via onze site WWW.ATALANTE.NL ingevuld worden. Ook als u geen tijd of mogelijkheden ziet om iets voor onze vereniging te doen, vult u dan toch s.v.p. het formulier in, zodat wij u ook niet lastig blijven vallen. Met sportgroeten, Leoni Krake Secretaris A.K.V. Atalante Secretaris A. K.V. Atalante: Leoni Krake-Huls, Trommelaarshoeve 231, 7326 VW te Apeldoorn Tel.nr.: 055-5425057 Postgiro nr. 1184802 - RABO Bank Rek. nr 10.31.75.822
Enquêteformulier voor nieuwe leden en ouders van nieuwe jeugdleden Een sportvereniging draait op vrijwilligers. Misschien is er wel interesse om vrijwilligerswerk te doen bij onze vereniging. Vele handen maken immers licht werk. Het invullen van dit formulier verplicht u tot niets, wel hopen we dat u het weer inlevert. Naam:... Bent u ouder van een jeugdlid, dan hier graag naam van uw kind invullen:... Telefoon:... E-mail:... Heeft u en/of uw partner eventueel tijd om wat voor de vereniging te doen? ja nee misschien Heeft u een specifiek beroep of hobby?... (bijvoorbeeld: loodgieter, elektricien, jurist, kleuterjuf, handig met kwast of naaimachine) Mogen wij een beroep op u doen als het gaat om dat beroep of die hobby? ja nee af en toe Bent u bereid om andere taken binnen de vereniging te verrichten? ja nee af en toe Waar zou uw interesse naar uit kunnen gaan? Bardienst draaien... Clubhuis schoonmaken... Trainen jeugdteam... Begeleiden van een jeugdteam... Wellicht heeft u in het verleden wel vrijwilligerswerk voor een andere vereniging gedaan, zo ja, wilt u hier dan aangeven wat.......... Als u in het bezit bent van diploma s op korfbalgebied (b.v. jeugdwedstrijdleider) wilt u dit dan hier aangeven?...... Als u heeft aangegeven wel iets voor onze vereniging te willen doen, dan nemen wij contact met u op om u meer informatie te geven over die onderwerpen. Zoals wat houdt het precies in, hoeveel tijd neemt het in beslag etc. Het volgen van een cursus behoort ook tot de mogelijkheden, dus zeg niet te snel dat kan ik niet. Vragen/opmerkingen......... Alvast hartelijk dank voor het invullen! Met vriendelijke groet, Leoni Krake, secretaris Atalante secretariaat: Trommelaarshoeve 231, 7326 VW Apeldoorn, tel 0555425057
VOORBEELDBRIEF Naam Adres Woonplaats Apeldoorn, Onderwerp: Welkom brief Beste..., In vervolg op het gesprek met..., hierbij de bevestiging van je benoeming voor de functie/taak..., welke valt onder bestuurslid... (bestuur + naam/tel bestuurslid). Wij gaan er van uit dat je deze functie/taak zeker voor 1 seizoen gaat vervullen, tenzij anders afgesproken. Om je snel wegwijs te maken hierbij het wie-wat-waar boekje en een declaratieformulier met uitleg en is..., tel... aangewezen als jouw contactpersoon. Met vragen en opmerkingen kun je altijd contact opnemen met het bestuurslid waar je onder valt, je contactpersoon of met mij. Veel plezier en succes als vrijwilliger bij Atalante! Namens het bestuur, Vrijwilligerscoördinator AKV Atalante Secretaris A. K.V. Atalante: Leoni Krake-Huls, Trommelaarshoeve 231, 7326 VW te Apeldoorn Tel.nr.: 055-5425057 Postgiro nr. 1184802 - RABO Bank Rek. nr 10.31.75.822
VOORBEELDBRIEF Naam Adres Woonplaats Apeldoorn, Onderwerp: nieuw jeugdlid Beste..., Helaas heb je aangegeven te stoppen met je functie/taak... bij AKV Atalante. Bijgaand het exit-formulier. Zou je dit in willen vullen en inleveren bij mij, je contactpersoon of opsturen naar het secretariaat? Wij willen je nogmaals hartelijk danken voor het werk wat je voor de vereniging hebt verricht en we hopen dat we in de toekomst nog eens een beroep op je mogen doen. Namens het bestuur, Vrijwilligerscoördinator AKV Atalante Secretaris A. K.V. Atalante: Leoni Krake-Huls, Trommelaarshoeve 231, 7326 VW te Apeldoorn Tel.nr.: 055-5425057 Postgiro nr. 1184802 - RABO Bank Rek. nr 10.31.75.822
Exit-formulier U hebt bedankt als vrijwilliger en we willen graag weten waarom. Met deze informatie kunnen we zeker ons voordeel doen en verbeteringen in de organisatie realiseren. We verzoeken u daarom vriendelijk onderstaande vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden. Persoonlijke gegevens: Naam : Adres : Pc/plaats : Telefoon : E-mail: Functie/taak : Periode : van tot Persoonlijk oordeel over de commissie, werkgroep etc. waarvan u deel heeft uitgemaakt. (Zet een kruisje in het vierkantje van uw keuze) Algemene indruk: Prima Goed Matig Slecht Oordeel organisatie: Prima Goed Matig Slecht Oordeel sfeer: Prima Goed Matig Slecht Redenen voor bedanken: Hieronder een opsomming van motieven/redenen waarom iemand stopt met vrijwilligerswerk. (Geef d.m.v. een kruisje in het betreffende vierkantje aan wat uw reden is.) Gebrek aan tijd. Verhuizing. Geen zin meer Studie elders. Te veel taken. Onderwaardering verrichte werkzaamheden. Te weinig ondersteuning en/of begeleiding. Afwijzen beleid Verkeerde aanpak manier van werken. Andere redenen: Lang genoeg gedaan Welke verbeteringen zou u adviseren: Eventueel andere opmerkingen/aanvullingen: Bent u wel bereid om in een andere functie ingezet te worden: ja nee voorlopig niet Indien ja: - Op projectbasis Ja Nee - Voor welke omvang: uren per week uren per maand uren per jaar - Binnen werkgebied:......... - Op: landelijk districts- of verenigingsniveau Hartelijk dank voor uw medewerking. Graag dit formulier geven of verzenden aan de vrijwilligerscoördinator. secretariaat: Trommelaarshoeve 231, 7326 VW Apeldoorn, tel 0555425057