functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Teamverantwoordelijke Congreswerking binnen Alden Biesen Contractueel onbepaalde duur Niveau: B Rang: B111 Graad: Deskundige Met standplaats: Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Alden Biesen is op zoek naar een gedreven en enthousiaste collega om het congres/events team te ondersteunen en actief mee aan te sturen en coachen. Je bent mee het uithangbord van het congrescentrum en optimaliseert de werking ervan, maar werkt ook zelf mee met de verkoop, input en uitvoering van evenementen. Met een zakelijke ingesteldheid coördineer je diverse projecten, en help je mee om het MICE segment te vergroten, trek je nieuwe klanten aan, onderhoud je bestaande relaties, verzorg je site inspecties en sluit je contracten af. Omwille van het soort evenementen dat Alden Biesen aantrekt, is je aanwezigheid regelmatig vereist op avonden en weekends. Samen met je team analyseer je boekingen en trends, en overleg je met de algemeen directeur de mogelijke acties die ondernomen moeten worden. Ben je een go-getter en hou je van plannen en organiseren? Heb je ervaring met projectmanagement en affiniteit met de congres/event sector? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven.
Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: Kennis en Beleid Subsidiëren en erkennen Waarborgen en beheren Communicatie Interne organisatie Als Teamverantwoordelijke Congreswerking werk je binnen Alden Biesen. De landcommanderij van Alden Biesen kent, als een van de grootste kasteeldomeinen in Vlaanderen, een 800-jarige geschiedenis die tot de verbeelding spreekt. Evoluerend van ridderorde tot actieve erfgoedsite combineert Alden Biesen een imposant domein met een beschermd immaterieel erfgoedlandschap uniek in Vlaanderen. Alden Biesen vormt een inspirerend congres-en cultuurcentrum waar jaarlijks meer dan 500 kleine en grote evenementen plaatsvinden en 250.000 bezoekers worden ontvangen. Je werkt nauw samen met het congres/events team en met de algemeen directeur van Alden Biesen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden met als doel een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het congresteam en hierover rapporteren met als doel deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Je voert boekingen in, en volgt deze op via het CEROS boekingssysteem Je verdeelt opdrachten evenwichtig tussen jezelf en je medewerkers Je overlegt met medewerkers aangaande planning en timing Je stelt nieuwe procedures, handleidingen, richtlijnen, op Je bespreekt opportuniteiten en noden met de directeur en stafleden Je plant en overziet wekelijks een vergadering met het keuken en technische team om congresnoden te overleggen en af te stemmen pagina 2 van 10
2. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Je begeleidt en coacht je medewerkers Je organiseert on-the-job training Je wijst taken toe, rekening houdend met de kunde en ontwikkelingsnoden van de medewerker 3. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het congresteam van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Je controleert de kwaliteit van de geleverde diensten en producten Je kijkt regelmatig de prestaties van het team na, ook in functie van timing Je onderzoekt klachten en tracht die recht te zetten 4. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden met als doel alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Je overlegt de planningen met je collega s Je licht draaiboeken toe tijdens staf-en teamvergaderingen Je hebt aandacht voor interne kennisoverdracht Je verstrekt informatie aan interne en externe klanten Je stemt werkzaamheden af op de behoefte van de klant 5. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen met als doel de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Je waakt over en optimaliseert de toekenning van materiële en financiële middelen Je dient aanvragen in tot aankoop van nodig materieel Je onderzoekt, evalueert en maakt bestekken en prijsaanvragen op, conform de wet van aanbestedingen pagina 3 van 10
6. Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten met als doel het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Je voert probleemanalyses uit en stelt actieplannen op Je werkt mee aan de publiekswerking van Alden Biesen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je hebt een bachelor diploma Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/. Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). 2. Je hebt minimum zes jaar werkervaring op het vlak van organiseren van evenementen 3. Je hebt minimum drie jaar ervaring met leidinggeven aan medewerkers Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Julie Mengé, julie.menge@cjsm.vlaanderen.be en 02 553 46 64). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt aantoonbare affiniteit met de congres/event sector Je hebt ervaring met projectmanagement pagina 4 van 10
Je bent sociaal en communicatief sterk Je bent een go-getter, flexibel, stressbestendig en een echte teamspeler Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels, en hebt een goede werkingskennis van Frans Je bent iemand die zeer service en resultaatgericht te werk gaat Je kan vlot overweg met de Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, ) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (Niveau 2: Je handelt in het belang van de organisatie) Coachen: Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiënte van hun werk verhoogt (Niveau 1: Je ondersteunt bij het behalen van resultaten) Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (Niveau 1: Je trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese) Richting geven: Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (Niveau 1: Je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan) Innoveren: Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (Niveau 1: Je werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken) Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (Niveau 1: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. pagina 5 van 10
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag; 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 8 februari 2019 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing relevantie van de werkervaring Eerste toetsing motivatie Eerste toetsing inzicht in de functie Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 6.3 VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je relevante werkervaring Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie/organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op woensdag 13 februari 2019 (datum onder voorbehoud). pagina 7 van 10
6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREKKEN MET ZELFBESCHRIJVING EN CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek wordt gevraagd om een zelfbeschrijving in te vullen en krijg je een opdracht die je dient voor te bereiden voor het interview. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Bilzen op woensdag 20 februari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je recent al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op donderdag 31 januari 2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: pagina 8 van 10
bij voorkeur in PDF-formaat via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op donderdag 31 januari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op. Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Julie Mengé, tel. 02 553 46 64. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Patrick Cornelissen Algemeen Directeur Alden Biesen patrick.cornelissen@cjsm.vlaanderen.be 08 951 93 41 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Julie Mengé Selectieverantwoordelijke julie.menge@cjsm.vlaanderen.be 02 553 46 64 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op. 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 25 februari 2019 (datum onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar julie.menge@cjsm.vlaanderen.be. pagina 9 van 10
10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Teamverantwoordelijke Congreswerking Alden Biesen bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Teamverantwoordelijke Congreswerking Alden Biesen. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10