TOELICHTINGNOTA BIJ DE GEMEENTERAADSZITTING VAN MAANDAG 30 MAART 2009 OPENBARE ZITTING DAGORDEPUNT 1. BESLISSINGEN VAN DE VOORGAANDE ZITTING Art. 33, par. 2 van het Gemeentedecreet luidt als volgt. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de notulen ter beschikking worden gesteld. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. Voor wie een e-mail adres heeft werden deze reeds doorgemaild ; voor wie geen e-mail adres bezit, worden deze ontwerpnotulen schriftelijk meegestuurd met de dagorde. Elk lid van de Raad heeft dus het recht hetzij voor, hetzij tijdens de vergadering, bezwaren tegen de redactie in te brengen. Het betreft hier de notulen van de gemeenteraadszitting van 16 februari 2009. DAGORDEPUNT 2. STADSKAS. PROCES-VERBAAL VAN KASNAZICHT PER 31 DECEMBER 2008. AKTENAME. Door de stadsontvanger van de Stad Menen, de heer Peter Pille, wordt volgend Proces-Verbaal van Kasnazicht van de Stadskas, met toestand op 31 december 2008, voorgelegd: Synthesebalans van de algemene rekeningen: Het totaal van de balansrekeningen vertoont op de actiefzijde een totaal van 161.197.871,44 euro en op de passiefzijde een totaal van 161.197.871,44 euro en is dus in evenwicht. Het totaal van de resultatenrekeningen vertoont aan de kostenzijde een totaal van 42.591.315,70 euro en aan de opbrengstenzijde een totaal van 42.591.315,70 euro nadat het resultaat van het dienstjaar 2008 werd geboekt. Detail van de rekeningen van de klasse 5: Het globaal positief saldo van de financiële rekeningen bedraagt 14.123.810,39 euro waarvan 4.406,72 euro in kas van de ontvanger. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd akte te willen nemen. DAGORDEPUNT 3. VISUMPLICHT FINANCIEEL BEHEERDER RAPPORTAGE 2008. Volgens artikel 166 van het Gemeentedecreet dient de financieel beheerder tenminste éénmaal per semester in volle onafhankelijkheid te rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen beslissing. In zitting van 24 september 2007 heeft de Gemeenteraad de voor visum vrijgestelde verrichtingen vastgesteld. De grens van de vrijstelling ligt onder de 5.500 excl. BTW. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport.
DAGORDEPUNT 4. REGIE VEEMARKT. PROCES-VERBAAL VAN KASONDERZOEK 4 DE KWARTAAL 2008. AKTENAME. Door de bedrijfsontvanger van de Regie Veemarkt van de Stad Menen wordt volgend proces-verbaal van Kasonderzoek voorgelegd : Geldspeciën in Kas : 371,84 Postrekening : 82,82 Rekening-courant Dexia : 59.449,74 Beleggingsrekening Dexia : 36.000,00 Rekening Toel. en Leningen Dexia : 1.271,02 ---------------- Totaal verantwoord vermogen : 97.175,42 Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen. DAGORDEPUNT 5.PATRIMONIUM. COMITÉ TOT AANKOOP. VERWERVING VAN PERCELEN GROND GELEGEN ANNEESSENSSTRAAT, H. ROELSTRAETESTRAAT, R. GHESQUIERESTRAAT EN BUURTWEG IN MENEN, VOOR OPNAME IN OPENBAAR DOMEIN (WEGENIS). GOEDKEURING AKTE TOT OVERDRACHT. Het Comité tot Aankoop heeft voor de stad Menen de onderhandelingen afgerond met NV Matexi, de eigenaar, omtrent de overdracht van diverse stukken grond, nl. - Anneessensstraat, Herman Roelstraetestraat en Remi Ghesquièrestraat (77a 73 ca), wegenis, gekadastreerd sectie A nr 382 G 3 - Zijweg Buurtweg en voetweg naar de Emiel Hullebroeckstraat. (21a 69 ca ), wegenis, gekadastreerd sectie A deels nr 384 F 2 en deels nr 384 E2. De verwerving van deze stukken stuk grond gebeurt om reden van openbaar nut en meer bepaald voor opname in het openbaar domein als wegenis. De overdracht gebeurt kosteloos. De akte tot overdracht werd opgemaakt door het Aankoopcomité Kortrijk op 22 januari 2009 De opmetingsplannen werden opgemaakt door landmeter D. Cardoen op 3 april 2006 en 17 oktober 2008. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd om de akte dd. 22.01.2009 tot overdracht van de percelen grond gelegen - Anneessensstraat, Herman Roelstraetestraat, Remi Ghesquièrestraat en Buurtweg goed te keuren. DAGORDEPUNT 6. PATRIMONIUM - COMITÉ TOT AANKOOP - GOEDKEURING AKTE OVERDRACHT GRONDEN BERIJVENTERREIN GRENSLAND VOOR OPNAME IN OPENBAAR DOMEIN (GROEN/ WEGENIS). Het Comité tot Aankoop heeft de onderhandelingen afgerond met WVI omtrent de overdracht van wegenis en groenzone in het openbaar domein, het bedrijventerrein Grensland te Menen. Concreet betreft dit volgende percelen, gelegen te Menen, 1 e afdeling: grond gelegen Lageweg, perceel gekadastreerd sectie F nr 467 E (37a 12 ca) grond gelegen Industrielaan, percelen gekadastreerd sectie F nrs 456 C en 461 C (60a 82 ca) grond gelegen Leyemeerschen, perceel gekadastreerd sectie F nr 453 T (6a 04 ca) De verwerving van deze stukken stuk grond gebeurt om reden van openbaar nut en meer bepaald voor opname in het openbaar domein als groenzones en wegenis. De overdracht gebeurt kosteloos.
De akte tot overdracht werd opgemaakt door het Aankoopcomité Kortrijk op 27 januari 2009, onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de akte tot overdracht dd 27.01.2009 goed te keuren. DAGORDEPUNT 7. ONDERHOUD WATERLOPEN DIENSTJAAR 2009. VASTSTELLEN VAN DE WIJZE VAN GUNNEN EN DE GUNNINGSVOORWAARDEN. Het onderhoud van de waterlopen, met toenemend belang inzake de waterbeheersing, impliceert een jaarlijkse opdracht. Tot op heden werd die opdracht van werken steeds gegund na onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Dit veronderstelt ieder jaar het volledig uitwerken van een afzonderlijke procedure. Op het niveau van de dienst wordt vastgesteld en ervaren dat een verlengingsmogelijkheid in hoofde van dezelfde aannemer een meer aangewezen werkwijze kan zijn voor het jaarlijks beheer van deze opdracht. Voorwaarde hiertoe is dat wordt vertrokken van een openbare aanbesteding (art. 14 en 15 OOW 1993) als initiële procedure met daarbij voorzien een verlengingsclausule ogv art 17 2-2b (OOW 1993), zoals reeds geruime tijd van toepassing bij de opdrachten voetpaden en onderhoud wegen. Voorgesteld wordt aldus voor het dienstjaar 2009 de opdracht te introduceren bij openbare aanbesteding met verlengingsclausule. In zitting dd. 16 februari 2009 stelde de Gemeenteraad reeds de gunningswijze en voorwaarden vast. In het daarbij gevoegde bestek werd ondermeer een erkenningsvoorwaarde voorzien bij aanduiding categorie C klasse 3. Bij nader inzien blijkt de invoeging van deze voorwaarde ter zake niet relevant gezien de beperkte financiële waarde van de opdracht zoals te gunnen op jaarbasis, i.c. 30.000,00. De wettelijke regeling inzake de erkenning voorziet pas de erkenning vanaf een te gunnen waarde van 75.000,00 wat de categorie betreft en vanaf 50.000,00 wat de klasse betreft. Er wordt daarom voorgesteld in het bestek de erkenningsvoorwaarde niet op te leggen, wat het bereik van mogelijk te kiezen aannemers en dito de prijsvorming, kan ten goede komen. In het Gemeentebudget dj 2009 werd een budget voorzien met bedrag 30.000,00 artikel 482/732-60. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de voorgestelde wijze van gunnen en de in het bestek geformuleerde en gewijzigde gunningsvoorwaarden te willen vaststellen. DAGORDEPUNT 8. OCMW. VERSLAGEN 20 NOVEMBER 2008 EN 9 DECEMBER 2008 IVM HET OVERLEGCOMITÉ OCMW-STAD. KENNISNAME. Ingevolge art.26, 26bis, 26ter, 31 33 en 111par 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, dienen de notulen van de vergadering van het overlegcomité overgemaakt te worden aan de gemeenteraad, ter informatie. Het huishoudelijk reglement i.v.m. het overleg, bepaalt eveneens in artikel 4 par 3 dat de notulen zullen overgemaakt worden ter informatie aan de gemeenteraad. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen van de verslagen van het overlegcomité van 20 november 2008 en 9 december 2008. DAGORDEPUNT 9. PRINCIEPSBESLISSING IVM HET VASTSTELLEN VAN DE NAAM VAN OPENBARE WEGEN IN DE ENTITEIT MENEN. Er wordt een nieuwe verkaveling gepland, met nieuwe straten, dit aansluitend op de Moorselestraat te Menen.
Advies werd uitgebracht door de ad hoc commissie van straatnamen. Een verslag van deze zitting bevindt zich eveneens in het dossier. Voorstel : De straatnaam KLIMOPWINDESTRAAT wordt voorgesteld voor alle straten van deze verkaveling. In de nabijheid ligt de Hagewindestraat. De nieuwe straatnaam is een soortgelijke naam van dezelfde plantenfamilie. De verkaveling omvat maar een beperkt aantal straten en gezien de beperkte toegangsmogelijkheden naar de nieuwe straat wordt er gekozen voor één straatnaam voor deze verkaveling. Alle plannen bevinden zich eveneens in het dossier. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd deze naamgeving PRINCIPIEEL goed te keuren. DAGORDEPUNT 10. INTERLOKALE VERENIGING GEWESTELIJKE SPORTWERKING. GOEDKEURING KASVERSLAG WERKJAAR 2008 EN WERKINGSVERSLAG 2008. Tussen de steden en gemeenten Ledegem, Lendelede, Menen, Wervik en Wevelgem werd er overeengekomen om een interlokale vereniging op te richten beheerst door de toepasselijke bepalingen van het decreet van 06.07.2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. De jaarlijkse rekening en het werkingsverslag van het voorgaande jaar dient ieder jaar aan de gemeenteraad te worden voorgelegd (art. 17 van de statuten van de vereniging). Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de rekening 2008 en het werkingsverslag 2008 van de interlokale vereniging De Gewestelijke Sportwerking (G.S.W.) goed te keuren. DAGORDEPUNT 11. SUBSIDIEREGLEMENT IMPULSSUBSIDIE SPORT PERIODE 2009-2013. GOEDKEURING. Gelet op het decreet van 9 maart 2007, en het besluit van de Vlaamse regering van 19 juli 2007 houdende de subsidiëring van gemeentebesturen voor het voeren van een Sport voor Allen-beleid, en het verkrijgen van een impulssubsidie; Gevolggevend aan de beslissing van de Gemeenteraad in zitting van 22 december 2008 om impulssubsidie aan te vragen bij de Vlaamse Overheid; Wordt voorgesteld het reglement voor het bekomen van een impulssubsidie door sportclubs goed te keuren. Het totale te besteden subsidiebedrag bedraagt 0,80 /inwoner, en wordt door de Vlaamse Overheid ter beschikking gesteld. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd het subsidiereglement voor de periode 2009-2013 goed te keuren. DAGORDEPUNT 12. RENOVATIE VOETBALTERREINEN. VASTSTELLEN WIJZE VAN GUNNEN EN GUNNINGSVOORWAARDEN Gezien het intensieve gebruik van de voetbalterreinen binnen onze entiteit, en om een optimale veldkwaliteit na te streven, wordt de Gemeenteraad voorgesteld goedkeuring te verlenen om alle voetbalterreinen te renoveren. De kostprijsraming bedraagt 42.000. Er is krediet voorzien t.b.v. 42.000 in de Buitengewone Dienst onder artikel 76402/725-60. De werken worden toegewezen volgens onderhandelingsprocedure. Gehoord het College van Burgemeester en Schepenen in zijn verslag terzake, Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de wijze van gunnen en de gunningsvoorwaarden voor de renovatie van de voetbalterreinen goed te keuren.
DAGORDEPUNT 13. VERKEERSBORDENDATABANK. OVEREENKOMST OVER SAMENWERKING TUSSEN HET VLAAMS GEWEST EN DE STAD MENEN. De afdeling Beleid Mobiliteit en Verkeersveiligheid van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse Overheid werkt momenteel aan een inventarisatie van alle verticale verkeerssignalisatie op alle berijdbare wegen die niet onder het beheer vallen van het Vlaamse Gewest. Door middel van een camerawagen zullen alle verkeersborden in de stad opgenomen worden en verwerkt worden in een databank. De bedoeling is te komen tot de opbouw en instandhouding van een verkeersbordendatabank waarvan de gegevens tevens visualiseerbaar zijn op kaartmateriaal. Die databank zou dan kunnen geraadpleegd worden via een webtoepassing en als dusdanig als beheersinstrument bruikbaar zijn voor de gemeenten. Aan de stad wordt als wederprestatie gevraagd om elke wijziging aan de signalisatie in de databank in te voeren. Ook aanpassingen aan de wegenis en wijzigingen door nieuwe aanvullende politiereglementen moeten bijgehouden worden door de stad. Ten einde tot samenwerking hieromtrent te komen wordt de voorliggende samenwerkingsovereenkomst in dossier aanwezig, voorgesteld. Deze overeenkomst voorziet in de opmaak en ter beschikking stellen van een basisinventaris die geoperationaliseerd wordt binnen de databank en aldus raadpleegbaar. De realisatie geschiedt voor rekening van het Vlaams Gewest. De gegevens zullen ter beschikking gesteld worden via het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) door middel van een webtoepassing. Anderzijds wordt van de gemeente verlangd dat zij elke wijziging vanaf de start van de inventarisatie inzake de verticale signalisatie bijhoudt en invoert in de daartoe ter beschikking gestelde webtoepassing. Er wordt ook facultatief voorzien in de mogelijkheid van uitbreiding van de basisinventaris met bijkomende attributen zoals de ophangingstypes, de vrije hoogtes voor opstelling, type fabricage borden, fabrikant borden karakteristieken van de steunen, foto s van de richtingssignalisatie. Daartegenover staat een vergoeding van 18.548 voor rekening van de gemeente. De meerwaarde hiervan is niet aangetoond en daarom stelt het College de Raad voor bij het afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst het artikel ter zake met name artikel 4 buiten de toepassing te plaatsen. De basisinventarisatie en de webtoepassingen daarentegen zijn gratis raadpleegbaar voor de gemeente. Aan de Gemeenteraad wordt gevraagd de voorwaarden voor de afsluiting van de samenwerkingsovereenkomst Verkeersbordendatabank tussen de stad en het Vlaams Gewest te willen goedkeuren, met uitzondering van het artikel 4. DAGORDEPUNT 15. GOEDKEURING VERSLAG VORIGE ZITTING Zijn er opmerkingen te maken over de processen-verbaal van de vorige zitting van 16 februari 2009? Artikel 33, laatste alinea van het Gemeentedecreet luidt als volgt: Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. MENEN, vrijdag 20 maart 2009 namens het College van Burgemeester en Schepenen in opdracht de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad E. ALGOET G. BOSSUYT