JAARVERSLAG 2007 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE HOUTEN Rekenkamercommissie Houten Postbus 30 3990 DA Houten telefoon 038-3314589 (voorzitter) telefoon 030-2328680 (secretaris) februari 2008
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 1. Inleiding... 2 2. Samenstelling van de commissie... 2 3. De commissie en haar omgeving... 2 4. Overige onderwerpen... 4 5. Werkzaamheden in het jaar 2007... 5 6. Financiële verantwoording... 7 7. Tot slot... 7 Bijlagen Bijlage 1 Overzicht uitgevoerde onderzoeken... 8 Bijlage 2 Artikel Binnenlands Bestuur... 9 Jaarverslag 2007 1
1. Inleiding Met genoegen brengt de rekenkamercommissie daarmee gevolg gevend aan artikel 1.2. van de Verordening rekenkamercommissie 2006 verslag uit van haar werkzaamheden over haar werkzaamheden in het jaar 2007 en legt ze verantwoording af over de besteding van het beschikbare budget. Verantwoording (laten) afleggen is een kerntaak van de commissie en geldt dan ook zeker voor de commissie zelf. 2. Samenstelling van de commissie Na de gemeenteraadsverkiezingen op 7 maart 2006 is de commissie op basis van de (gewijzigde) verordening opnieuw samengesteld. In de loop van het verslagjaar heeft de commissie afscheid moeten nemen van de heer G. Zandbergen als lid/raadslid. Van zijn financiële deskundigheid en betrokkenheid heeft de commissie slechts een korte tijd mogen profiteren. De commissie bedankt de heer G. Zandbergen voor zijn actieve bijdrage aan onze werkzaamheden. Met de benoeming van mevrouw M.R. de Beer werd weer een ervaren lid binnen gehaald. De huidige samenstelling is: leden/raads- c.q. commissielid Mw. M.R. de Beer Mw. E.C.F. Timmermans-Venema Mw. Y. Rietveld-Hessing Dhr. A. Mouahbi leden (extern) Mw. J.C.M. de Boer Dhr. Th. Lieverse (tevens secretaris) voorzitter/lid Dhr. O. Pol 3. De commissie en haar omgeving Ondanks haar positie als onafhankelijk bestuursorgaan hecht de commissie eraan goede en duurzame contacten te onderhouden met andere spelers op het bestuurlijk en ambtelijk speelveld. Over de verschillende vormen van relatiebeheer zal kort worden gerapporteerd. 3.1. intern overleg In het kader van de onderzoeken is er geregeld contact met de ambtelijke organisatie. Deze verlopen in een goede en constructieve sfeer. De commissie is tevreden over de medewerking die wordt verkregen. Ook zijn er functionele contacten met leden van het college. De commissie heeft met name contact met de portefeuillehouder financiën als gevolg van haar taak met betrekking tot de beoordeling van de jaarstukken en in mindere mate de begroting. Dit overleg heeft in de afgelopen jaren meer structuur gekregen waardoor er meer doelgericht kan worden gewerkt. Incidenteel heeft afstemming over het werk van de commissie plaatsgevonden met de burgemeester in zijn functie van bestuurlijke coördinator. De commissie heeft ook in dit verslagjaar overleg gehad met de accountant. Dit verliep in een constructieve sfeer. Beide gesprekspartners hebben hiermee hun voordeel gedaan. De commissie heeft in het verslagjaar afscheid moeten nemen van de griffier, mevrouw E. Scholten. Zij heeft vanaf de start van de commissie haar betekenis onderkend en dat ook tot uitdrukking gebracht in de facilitering van de commissie. Haar betrokkenheid was groot. Bij haar vertrek is de erkentelijkheid voor haar gewaardeerde adviserende rol met woorden en met een geschenk tot uitdrukking gebracht. Niet onvermeld mag blijven dat de overige medewerkers van de griffie in die ondersteuning ook van grote betekenis zijn. Met de nieuwe griffier, de heer P.M.H. van Ruitenbeek, heeft de commissie kennis gemaakt. Jaarverslag 2007 2
3.2. externe contacten Deze zijn van velerlei aard. Het overleg met andere rekenkamers in de regio heeft zich voortgezet met een gemeenschappelijk overleg in Houten. Het blijkt zinvol en nuttig te zijn om van elkanders ervaringen kennis te nemen en suggesties uit te wisselen. In het verlengde van enkele onderzoeken naar verbonden partijen is het initiatief vanuit onze commissie genomen om te bezien of een verdergaand en dan gemeenschappelijk onderzoek naar een van de verbonden partijen de moeite waard is. Gelet op de ontvangen reacties lijkt de kans op een onderzoek met enkele andere gemeenten redelijk aanwezig. Ook is wederom gebruik gemaakt van de diensten van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Haar publicaties zijn interessant en in het algemeen ook voor de praktijk bruikbaar. De periodieke bijeenkomsten voorzien in een behoefte. Onze secretaris neemt deel aan een secretarissenoverleg van de Vereniging. Daarnaast zijn er bilateraal contacten met personen in het rekenkamerveld. 3.3. relatie met de gemeenteraad Als onderdeel van de omgevingsreis zal last but not least aandacht worden besteed aan de founding father van de commissie: de gemeenteraad; waarbij meteen aangetekend wordt dat de raad geen keuze had, omdat een rekenkamer of rekenkamercommissie verplicht is. Het instellen van een rekenkamerfunctie op gemeentelijk niveau is uitvloeisel van de invoering van het dualistisch stelsel. In de Memorie van Toelichting zijn vier redenen genoemd voor het verplicht stellen van een lokale rekenkamer: a. de lokale rekenkamer versterkt de positie van de raad ten aanzien van de uitoefening van zijn controlerende functie; b. de aandacht voor en het belang van doelmatigheid en doeltreffendheid groeit burgers beoordelen de overheid steeds meer hierop; c. een verdere verbetering van de rechtmatigheids- en doelmatigheidstoets is gewenst; d. de rapportages van de lokale rekenkamer vormen een goed aanknopingspunt voor het afleggen van rekenschap aan de burgers. Hieruit blijkt duidelijk dat de commissie de gemeenteraad ondersteunt in zijn wettelijke taken. Dit gegeven moet uitgangspunt en maatstaf zijn bij onze werkzaamheden. De commissie moet daarom weten wat er bij de raad leeft. Daarom zijn vorig jaar ook gesprekken gevoerd met diverse fracties en hebben wij ook de raad gevraagd suggesties te doen voor onderzoeksonderwerpen. Ook begrotingen, notulen en verslagen van commissies vormen input voor het vinden van de juiste bestuurlijke snaar. De raadsleden in de commissie zijn niet alleen uit een oogpunt van het fungeren als informatiebron voor het werk van grote waarde. Er wordt nogal eens een discussie gevoerd over de voor- en nadelen van raadsleden in rekenkamercommissies. Mede door de wijze waarop onze raadsleden hun rol vervullen zijn wij verklaard voorstander van deelname van raadsleden in de commissies. (zie ook artikel in bijlage 2) Jaarverslag 2007 3
De verhouding met de raad als orgaan en met individuele leden ervaart de commissie als open en constructief. Uit de behandeling van onze rapporten menen wij te mogen opmaken dat het werk van de commissie wordt gewaardeerd. De besluiten van de raad over aanbevelingen wijzen ook daarop. Het is de commissie veel aan gelegen die vertrouwensband te behouden. Het ontbreken daarvan heeft in sommige gemeenten al geleid tot conflicten; er zijn zelfs commissies die hun rekenkamerstokje erbij neer hebben gegooid. De commissie heeft, wellicht met anderen, moeten wennen aan de vergaderstructuur nieuwe stijl. De rollen van commissie en college zijn daarbij (nog) niet altijd even duidelijk zoals bij het onderzoek verbonden partijen nader zal worden toegelicht. In overleg met de griffier wordt gewerkt aan een soort protocol die posities nader moet definiëren. 4. Overige onderwerpen In zijn algemeenheid willen wij rondom de ontwikkelingen van rekenkamercommissies nog bij twee zaken stilstaan. 4.1. voorlopige (landelijke) evaluatie rekenkamer(commissie)s De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het initiatief genomen in een voorlopige evaluatie een eerste licht te werpen op het wel en wee van de rekenkamers en rekenkamercommissies. Deze evaluatie is in oktober 2007 verschenen 1. Het rapport heeft vooral een inventariserend karakter. Een belangrijke conclusie is dat er geen sprake is van grote knelpunten. Forse interventies lijken dan op dit moment niet nodig, ook al omdat de lokale rekenkamerfunctie pas recent vorm heeft gekregen. Verder kan worden opgemerkt dat in de evaluatie veel zaken die in de praktijk spelen niet worden genoemd. Denk bijvoorbeeld aan het geheel uitbesteden van de RkC, de beloning van externe leden, de formele positie bij het verstekken van opdrachten. Het is interessant enkele wetenswaardigheden uit het rapport te vergelijken met de situatie in Houten. a. In driekwart van de gemeenten is de rekenkamerfunctie als rekenkamercommissie ingesteld; b. In 53% van rekenkamercommissies maken raadsleden deel uit van de commissie; c. Volgens griffiers en gemeentesecretarissen is in 53% van de gemeenten sprake van politieke invloedsuitoefening op het onderzoek van de rekenkamer(commissie)s; (Onze commissie herkent zich hierin niet) d. In gemeenten tussen 40.000 en 50.000 inwoners is het gemiddeld budget 62.100. Het budget in Houten was in 2007 71.000; e. Gemiddeld hebben rekenkamercommissies in 2007 1,0 onderzoek afgerond. In Houten was dat 2,5. 2 Vastgesteld kan worden dat het budget in Houten iets boven het landelijke gemiddelde ligt. Daarentegen doet onze commissie jaarlijks meer onderzoeken en heeft ze ook een taak bij de selectie van de accountant en advisering over de jaarstukken. 1 Rapport ligt bij de griffie ter inzage 2 Er zijn in 2007 3 rapporten afgeleverd, omdat rapport over jaarstukken geen 'echt' rekenkamercommissie rapport is telt die voor een 0,5. Jaarverslag 2007 4
4.2. Onderzoek in eigen beheer Uit het hiervoor vermeld onderzoek blijkt ook dat iets minder dan de helft (45%) van de commissies onderzoeken uitbesteden en de rest (55%) zelf doen. In onze gemeente wordt minstens 75% van de onderzoeken in eigen beheer, dat wil zeggen door de (externe) leden van de commissie uitgevoerd. De NVRR heeft onlangs gewezen op de belangenverstrengeling die op dit punt kan ontstaan. (Externe) leden fungeren gelijktijdig (deels) als opdrachtgever en opdrachtnemer. Zo kan er in theorie sprake zijn van een minder onafhankelijke positie. Wij zijn ons daarvan bewust. Daarom wordt ook nu al van externe leden gevraagd om tevoren een projectomschrijving met kostenraming in te dienen. Tot dusver is gebleken dat de (uur)tarieven van de eigen leden aan zienlijk lager liggen dan die van externe adviseurs. En het bedrag ( 57) is ook niet hoog als het wordt vergeleken met tarieven die bij andere rekenkamers worden gehanteerd. Deze variëren tussen de 50,-- en 130,-- (bron monitor Lokale Rekenkamer). Dit neemt niet weg dat waakzaamheid is en blijft geboden. Zelfs de schijn van bevoordeling moet worden voorkomen. De commissie heeft besloten met een protocol op dit punt te komen. De voorzitter zal hiertoe het initiatief nemen en daar ook de werkwijze in en ervaringen bij andere gemeenten betrekken. 5. Werkzaamheden in het jaar 2007 5.1. Algemeen In het verslagjaar heeft de commissie elf keer een reguliere vergadering gehouden. Daarnaast zijn enkele bijeenkomsten gewijd aan de jaarstukken 2006. De commissie was vertegenwoordigd bij enkele ronde tafel gesprekken en raadsvergaderingen. Er was overleg met vier rekenkamercommissies in de regio. 5.2. onderzoeksplan 2007 In het aan u aangeboden plan zijn opgenomen: Een onderzoek naar privatisering van sportvoorzieningen (overloop 2006); Een onderzoek naar het grondprijzenbeleid (overloop 2006); Een onderzoek naar de verbonden partijen; Een onderzoek naar de wet Werk en Bijstand Een (verdiepings)onderzoek naar een verbonden partij (in regionaal verband) Een onderzoek naar de effectiviteit van het samenscholingsverbod In de praktijk blijkt dat onderzoeken van enige omvang vanaf een eerste onderzoeksopzet tot en met behandeling in de raad al vrij snel een jaar in beslag nemen. Dat komt omdat in het proces verscheidene tussenstappen moeten worden genomen. Een snellere afronding zal ten koste gaan van de zorgvuldigheid. 5.2.1. onderzoek privatisering sportvoorzieningen Dit onderzoek vrij uitgebreid van omvang is begin 2007 aan u aangeboden. De aanbevelingen zijn onverkort overgenomen. 5.2.2. onderzoek grondprijzenbeleid In januari 2007 is dit onderzoek gestart met inschakeling van een extern bureau. Door de ingewikkeldheid van de materie heeft het verkrijgen van de juiste informatie behoorlijk wat tijd gevergd. Uit een oogpunt van zorgvuldigheid heeft de commissie een zogenaamde expertmeeting in het proces ingelast om tot goed onderbouwde conclusies en aanbevelingen te komen. In de 2 e helft van dit jaar was het rapport gereed voor ambtelijk wederhoor. Op basis hiervan was enige aanpassing nodig. Het rapport is begin januari 2008 voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het college. Het definitieve rapport zal u naar verwachting in maart 2008 worden aangeboden. 5.2.3. Onderzoek verbonden partijen Dit onderzoek is in eigen beheer uitgevoerd (mevr. De Boer is als onderzoeker opgetreden). Ons rapport, waarin een aantal belangwekkende aanbevelingen staan, heeft binnen uw raad niet de gebruikelijke besluitvormingsprocedure doorlopen. Het is min of meer ingekapseld in een voorstel van het college over zijn nota Verbonden Partijen. Daardoor is naar onze mening onvoldoende recht gedaan aan de resultaten van ons onderzoek. Nu is de rapportage van de commissie slechts voor kennisgeving aangenomen. Naar onze wijze van zien was het bestuurlijk juister geweest de twee voorstellen, eventueel in samenhang, maar wel afzonderlijk te behandelen. Jaarverslag 2007 5
Onze commissie gaat ervan uit dat hier sprake is geweest van een incident, die het gevolg was van een samenloop van omstandigheden. Afgezien van de gevolgde procedure, de commissie heeft met genoegen vastgesteld dat de aanbevelingen in de nota van het college veel aandacht hebben gekregen en in belangrijke mate zijn overgenomen. 5.2.4. Onderzoek Wet Werk en Bijstand Dit onderzoek in handen van de heer Lieverse verkeert in het stadium van het vergaren van informatie van de gemeente Houten en vergelijkbare gemeenten. Het blijkt dat het verzamelen van prestatiegegevens bij andere gemeenten moeizame is. In de loop van 2008 zal worden gerapporteerd. 5.2.5. Een regionaal onderzoek naar een verbonden partij De eerste contacten met regio-rekenkamercommissies over het kiezen van het onderwerp zijn gelegd. Naar verwachting zal in het 1 e kwartaal van 2008 de onderzoeksopzet worden vastgesteld. Voor wat betreft het onderwerp van het onderzoek zal een keuze worden gemaakt tussen de Veiligheidsregio Utrecht en de Afvalverwijdering Utrecht. 5.2.6. Onderzoek effectiviteit samenscholingsverbod De eerste resultaten van een oriëntatie op dit onderwerp onderzoeker is mevr. De Boer leverde nogal wat vragen op. Daarom is eerst een vooronderzoek gestart. Naar verwachting zal begin 2008 een besluit worden genomen over vervolgacties. Een aanpassing van de omschrijving van het onderzoek is niet uitgesloten. 5.3. Werkzaamheden rekeningcommissie Zoals bekend is de rekenkamercommissie tevens benoemd als gemeentelijke rekeningcommissie. In die hoedanigheid zijn in 2007 de volgende zaken aan de orde geweest. 5.3.1 Benoeming accountant In 2008 zal, vanwege het einde van het contract, de raad opnieuw een accountant moeten benoemen. De rekeningcommissie is belast met het uitbrengen van een advies hierover aan uw raad. In goed overleg met college en ambtelijke organisatie is eind dit jaar een voorstel over de procedure aan de raad uitgebracht. 5.3.2. onderzoek jaarstukken 2006 Om het gevaar van herhaling enigszins te beperken is er dit jaar voor gekozen om naast het algemene beeld ook een aantal andere aspecten te beoordelen. Die aspecten waren: de bestuursrapportages, de onderbesteding en de methodiek Verhoef. Algemene conclusie is dat de informatiewaarde van de verantwoording in de jaarstukken nog niet optimaal is. Jaarverslag 2007 6
6. Financiële verantwoording Volgens artikel 3.2 van de verordening is de rekenkamercommissie aan de raad verantwoording verschuldigd. over de besteding van het budget. In het onderstaande overzicht zijn niet alleen de lasten van 2007 opgenomen maar ook de cijfers over de twee voorgaande jaren. Samen met het overzicht van de uitgebrachte rapporten in bijlage 1, ontstaat dan een historisch beeld. 2005 2006 2007 begroting rekening begroting rekening begroting rekening Kosten voorzitter 2.500 2.545 5.000 6.940 5.000 5.000 Kosten secretaris 23.500 22.393 8.000 14.275 14.000 17.870 Kosten extern lid 1.200 1.200 2.400 2.800 Kosten secretariële ondersteuning 2.600 2.600 2.600 0 2.600 0 Kosten onderzoek 6.000 6.440 37.000 17.070 44.064 45.280 Kosten deskundigheidsbevordering 1.579 1.130 Vergaderkosten, communicatiekosten, drukwerk, e.d. pm 1.496 1.500 1500 Representatiekosten 551 138 Reis- en verblijfskosten 1.146 Onvoorzien 1.500 0 1.500 1.500 0 36.100 35.474 56.800 41.615 71.064 73.363 De lasten van 2007 hebben het budget met 3% overschreden. Uit het overzicht blijkt duidelijk dat de belangrijkste oorzaak daarvan de werkzaamheden van de secretaris zijn. Het grootste deel (54%) van de kosten van onderzoek is betaald aan onderzoeksbureaus. Even als vorig jaar zijn de kosten secretariële ondersteuning formeel nul. Materieel zijn er wel kosten gemaakt maar die worden niet ten laste van dit budget verantwoord. De kosten van het uitbesteden van onderzoek zijn ook de belangrijkste reden van de forse stijging van de lasten ten opzichte van 2006. 7. Tot slot De commissie heeft getracht een goed overzicht te gegeven van de activiteiten die in 2007 hebben plaatsgevonden. Ook hebben wij uw raad deelgenoot gemaakt van ontwikkelingen op het terrein van het rekenkameronderzoek. Vragen over of opmerkingen bij dit verslag zijn van harte welkom. Jaarverslag 2007 7
Bijlage 1 Uitgebrachte rapporten 1. Jaarrekening 2003, juni 2004; behandeld in gemeenteraad 22 juni 2004 2. Besteden of aanbesteden?, maart 2005; behandeld in gemeenteraad 21 juni 2005 3. Jaarrekening 2004, juni 2005; behandeld in gemeenteraad 21 juni 2005 4. Dossier Van Wulven, juli 2005; behandeld in gemeenteraad 27 september 2005 5. Bezwaarschriften, mei 2006; 16 mei naar alle raadsleden, niet geagendeerd 6. Jaarstukken 2005, juni 2006; behandeld in gemeenteraad 4 juli 2006 7. Quick scan Programmabegroting 2007, oktober 2006; behandeld in gemeenteraad 7 november 2006 8. Privatisering, het mag geen naam hebben, februari 2007; behandeld in commissie SAM 13 maart, gemeenteraad 3 april 2007 9. Jaarstukken 2006, juni 2007; behandeld in commissie Bestuur 3 juli 2007, gemeenteraad 17 juli 2007 10. Verbonden partijen: Hoe verbonden zijn we?; behandeld in ronde tafel gesprek 25 september en 4 december 2007, gemeenteraad 9 oktober en 18 december 2007 Jaarverslag 2007 8
Bijlage 2 Deelname van raadsleden aan rekenkameronderzoeken heeft meerwaarde In nummer 23 van Binnenlands Bestuur was een lezenswaardig essay van de heren Albeda en Castenmiller opgenomen over de positionering van rekenkamers. De analyse en de aandachtspunten zijn nuttig voor allen die op de een of andere wijze binnen rekenkamers werkzaam zijn of zich daarbij betrokken voelen. Daaruit kan lering worden getrokken. Een kritische benadering verdient de opvatting die als onderdeel van het kopje beginnersfouten geponeerd wordt over de gemengde rekenkamerfuncties. In enkele regels wordt afgerekend met deze variant. De auteurs beschouwen de keuze van diverse gemeenteraden voor dit model kennelijk als een beginnersfout die geen navolging verdient. Het enige argument daarvoor is dat het deelnemen van raadsleden het moeilijker maakt om kritisch ten opzichte van de raad te zijn. In meer publicaties wordt dit standpunt naar voren gebracht. Opvallend is dat deze wijsheid nogal eens van externe adviseurs afkomstig is. Raadsleden in rekenkamercommissies moeten zich wel erg ongemakkelijk gaan voelen. Er is alle reden de stelling van enige tegenargumenten te voorzien. Laat ik eerst maar een formeel punt noemen. De raden beslissen autonoom welke keuzes ze maken bij de samenstelling van de commissies. Zij maken de eigen afweging. Laat dat zo blijven. In ons bestuurlijk landje worden gemeenten al met te veel regels geconfronteerd over het inrichten van hun huishouding. Een meer inhoudelijk punt betreft de motivering van de stelling. Ik ben nog geen diepgaand onderzoek tegengekomen die ook maar enige onderbouwing geeft aan deze stellige opvatting. Mijn eigen ervaring gaat een heel andere richting op. In de gemeente Houten heeft de raad vanaf het begin gekozen voor een gemengde samenstelling van de rekenkamercommissie.bij de evaluatie vorig jaar is deze keuze herbevestigd. Momenteel telt ze 4 raadsleden (afkomstig uit collegeondersteunende en niet-college partijen) en 3 externe leden. Juist omdat raadsleden verankerd zijn in de plaatselijke samenleving en het politieke en bestuurlijke speelveld goed kennen bieden hun kennis en ervaring een meerwaarde bij het kiezen van de onderzoeken en het doen van aanbevelingen. Zij zijn in staat hun rol als commissielid en raadslid goed te onderscheiden. Mocht zich eens een schijn van rolverwisseling voordoen (hetgeen nauwelijks voorkomt) dan is er sprake van onderlinge correctie. Bovendien bieden de externe leden een waarborg tegen een mogelijke waan van de dag. Er wordt in het artikel gevreesd voor afbreuk aan het gezag. Naar mijn wijze van zien is het tegendeel het geval. Juist door de deelname van raadsleden winnen de adviezen aan gezag. Het zijn toch immers de eigen mensen die meegewerkt hebben? In de praktijk is gebleken dat de rekenkamercommissie in Houten een groot gezag heeft opgebouwd. Het gevaar van rekenkamers met uitsluitend externe leden is dat ze te veel buiten de bestuurlijke en politieke realiteit opereren. Dat kan afbreuk doen aan de effectiviteit van de onderzoeken. Tot de geachte auteurs zou ik willen zeggen: is het geen beginnersfout om slechts één kant van de medaille te belichten? mr. Okke Pol, voorzitter rekenkamercommissie Houten Jaarverslag 2007 9