Opening nieuw boekjaar Het is mogelijk om een nieuw boekjaar te openen in Sage DBFACT zonder het vorige boekjaar af te sluiten. Dit kan via de volgende procedure (menu 3.7). 1. Jaartal van het nieuwe boekjaar invullen in het veld Boekjaar. 2. Begindatum van het boekjaar invullen in het veld Begindatum. Dit is de eerste dag van het nieuwe boekjaar. In Sage DBFACT is dit steeds de eerste dag van een maand. 3. Einddatum van het boekjaar invullen in het veld Einddatum. Dit is de laatste dag van het boekjaar en wordt door Sage DBFACT zelf berekend op basis van een boekjaar van 12 maanden. Deze datum kan worden gewijzigd wanneer het boekjaar zou moeten worden verlengd. 4. Aantal gewenste periodes voor het boekjaar invullen in het veld Periodes. Standaard is het aantal periodes gelijk aan het aantal maanden. Er kan ook geopteerd worden voor periodes van drie maanden. In dat geval zijn er dus 4 periodes voor een volledig kalenderjaar. 5. Gewenst aantal btw-aangiften per jaar invullen in het veld Aangiftes. Dit is steeds 12 indien maandelijkse btw-aangiften moeten worden opgesteld, en 4 voor driemaandelijkse aangiften. 1
6. Gewenste documentnummering instellen. a. Indien er niet met meerdere journalen wordt gewerkt (tabblad Journalen niet beschikbaar): i. Document aanmaken voor elk documenttype, met als datum 01/01/2015. ii. Nummer manueel wijzigen naar vb. 14000001. Zorg ervoor dat het nieuwe nummer groter is dan het vorige nummer. iii. Puntartikel ingeven met als prijs 0 en aantal 1. iv. Twee lijnen ingeven voor aankoopfacturen (en creditnota s op aankopen): Een - eerste op rekening 499000 voor 0,01 debet. - eerste op rekening 499000 voor 0,01 debet. v. Document opslaan. Sage DBFACT zal vervolgens verder tellen met de nieuwe nummering. Indien er nog een nieuw document moet opgesteld worden in het oude boekjaar, volstaat het om met de rechtermuisknop te klikken op het documentnummer en te kiezen voor Vrij nummer vorig boekjaar. b. Indien met meerdere journalen wordt gewerkt (tabblad Journalen beschikbaar). i. Nummering definiëren in het tabblad Journalen. Elk type journaal moet een unieke nummering krijgen. ii. Nummering diverse bewerkingen van 150001 tot 159999 (waarbij 15 staat voor het boekjaar). iii. Nummering aankopen de reeks eveneens van 15XX0001 tot 15XX9999. Hierbij dient een onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende aankoopjournalen (vb. 15 = jaar / XX = maand). 2
Opgelet : Tip : De divisies moeten worden ingevuld indien met journalen per divisie wordt gewerkt. Ook de datums voor elk journaal moeten rechts onderaan in het scherm worden ingevuld. Indien er geen journalen werden aangemaakt voor de commerciële documenten, kan de nummering ervan worden aangepast zoals beschreven in punt 6a. Indien er wordt gewerkt met meerdere journalen, kan de nummering van het vorige boekjaar worden overgenomen door te klikken op de knop Overnemen en vervolgens op Wijzigen. Het enige dat u nog moet doen, is het begincijfer 14 (voor boekjaar 2014) vervangen door het nieuwe cijfer 15 (voor boekjaar 2015). Opening nieuw boekjaar 3 Sage - December 2014
Wanneer foutmelding Dit document nummer is verschillend van het voor dit jaar ingestelde nummer verschijnt, kan dit als volgt worden opgelost: i. Menu 1/3 Documenten Alg Document Documentnummer openen. ii. Veld Controle op documentnummers nakijken en het aantal cijfers instellen (vb. op eerste twee cijfers). iii. Veld Moet zeker gelijk zijn aan nakijken en het gewenst aantal cijfers invullen (vb. 14). 4
Meer info kan steeds worden geraadpleegd via: http://www.dbfact-support.be/helpfile/nl/dbfactwhelp.html?afsluiten_boekjaar_-_openen_ni.htm Uiteraard kan onze Service Desk u steeds helpen bij deze procedures (remote). Deze dient echter wel te worden ingepland en zal worden gefactureerd vermits dergelijke ondersteuning niet inbegrepen is in de serviceovereenkomst. 3