Tarieven aanpassen Geen eenvoudige kwestie De burger zegt dat sport duur is, maar is dat wel zo? Het beleid kiest vaak voor sociale tarieven die maar zelden kostendekkend zijn. Is dat wel een goede keuze? Want als je sportaanbod of -accommodaties niet goed gerund worden, komt het duurzaam aanbod hiervan in het gedrang. Dus, wil je een sportaanbod creëren en behouden, een accommodatie ten volle laten benutten door clubs en individuele gebruikers met aandacht voor een gezonde financiële huishouding, dan moet je een visie rond tariefbeleid uitbouwen. Aan de hand van onderstaande tien stappen kan je jouw bestuur verder helpen als ze je de vraag stellen om het tariefbeleid in jouw gemeente op vlak van sport eens van naderbij te bekijken. De sportdiensten van Bonheiden en Sint-Truiden, ervaringsdeskundigen en experts van dienst, lichtten toe vanuit hun ervaringen. STAP 1 Wat is het huidige dekkingspercentage [(inkomsten/uitgaven)*100] van de accommodatie/activiteit? Krijg zicht op de reële kostprijs. Krijg zicht op de verhoudingen tussen kostenposten. Hoe neem je subsidies op in je overzicht? Een indeling van de kostenposten voor een accommodatie of het sportaanbod is een hulpmiddel om te weten waar de kosten zich situeren en op welk posten je indien nodig kan besparen. Hieronder vind je een mogelijke indeling. De gedetailleerde kostenindeling binnen die posten is uiteraard verschillend per gemeente. Belangrijk is vooral om hier consequent in te zijn zodat je gegronde vergelijkingen (op jaarbasis, voor en na tariefaanpassing ) kan maken. Accommodatie 1 onderhoud (dagelijks en groot); exploitatielasten (water, energie, administratie, verzekering, belasting ); personeelslasten (direct en indirect); kapitaallasten (kosten voor rente en afschrijvingen). Sportaanbod accommodatie (indien gemeentelijk = kosten nihil); activiteit (incl. transport) en begeleiding; lesgevers en begeleiding; Het verzamelen van de nodige informatie kan wat tijd vergen. communicatie; catering (indien van toepassing); varia. Personeelskosten en inkomsten van subsidies zitten in dit voorbeeld niet mee in deze posten. Dit zou uiteraard ook kunnen. Enkele meer gedetailleerde voorbeelden zijn in de ISB-Kennisbank opgenomen. STAP 2 Wat is het gewenste dekkingspercentage van de accommodatie/activiteit? Hoe wil je de tarieven inzetten? Wegen de bedrijfseconomische factoren door of de beleidsafweging voor sociale/laagdrempelige tarieven? Is er een algemene visie hieromtrent van het gemeentebestuur? Hoe pakken de andere vrijetijdsdiensten van je gemeente het aan? Geldt de gewenste dekkingsgraad voor elk type sportaccommodatie of ga je hierin differentiëren? Of kies je voor een gemiddelde dekkingsgraad voor alle gemeentelijke sportaccommodaties? Geldt de gewenste dekkingsgraad voor elke activiteit op zich (lessenreeks aquagym, week 1 zomersportkamp ), per soort activiteit (lessenreeksen (aquagym, start to run ), sportkampen (sportkamp krokus en alle zomersportkampen ) of voor het sportaanbod in het algemeen? 1 Indeling gebaseerd op de indeling die het Mulier Instituut hanteerde in de publicatie Een veld voor de helft: over sociale tarieven en subsidies: een tarieven- en subsidievergelijking vanuit verenigingsperspectief voor Brabant Stad (2011, Hoekman R., Romijn D., Rutten T.) Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N 229 101
Een blik op de discussie om visie op tarieven te bepalen De deelnemers kregen enkele stellingen voorgeschoteld om hierbij hun bedenkingen te geven. Een weergave Het is logisch dat je in een gemeentelijke sporthal waar een toezichter is aangesteld een hoger tarief aanrekent dan een sporthal waar geen toezichter aanwezig is. Anders betekent dat dat de taak van de toezichter geen meerwaarde heeft. Meerwaarde is niet altijd voor de klant zichtbaar, wel voor de beheerder. Voor duurzaamheid van materiaal, stiptheid van de gebruikers en onderhoud van de zaal en kleedkamers is toezicht nodig. Dus dit mag verrekend worden in de prijs. Dit zijn twee verschillende systemen, dus een verschil in kostprijs moet kunnen. Het is oneerlijke concurrentie wanneer de gemeente een goedkoop sportkamp aanbiedt tegenover een privéaanbieder. De overheid mag niet concurrerend optreden, daarom bieden we onze sportkampen aan aan commerciële tarieven. Belastingen van de stad/gemeente vullen tarieven van activiteiten aan. Inwoners betalen hier al voor. Het is de taak van de gemeente om kampen aan laag tarief aan te bieden zodat iedereen kan deelnemen. Het doel is aanzetten tot sporten, een toegankelijk aanbod is dus geen concurrentie. Als er een kwalitatieve aanbieder is, moet je het dan als gemeente zelf doen? Welk aanbod is er? Wat moeten we ondersteunen? Waar moeten we aanvullen? Commerciële initiatieven mogen niet beconcurreerd worden, sociale tarieven voor sociale activiteiten, commerciële tarieven voor commerciële activiteiten. Om een laagdrempelig sportaanbod te realiseren, moet je verlies maken. Prijzen moeten democratisch zijn: sociale dienstverlening dus sociale prijzen. Indien dit verlies inhoudt, dan kan dit. Verlies kan, want we worden ook gesubsidieerd. Indien kostendekkend wordt gewerkt, moeten er kortingen zijn (OCMW, sportcheques). Laagdrempelig oké, maar niet noodzakelijk door verlies te maken, tenzij de politiek daar anders over beslist. Moeten: neen, mogen: ja (beleidskeuze). De kosten van accommodaties voor veldsporten zijn verhoudingsgewijs laag, die van een ijsbaan of zwembad hoog. Omdat we van mening zijn dat alle sporten voor de inwoners goed toegankelijk moeten zijn, stellen we de tarieven zo vast dat sportdeelname voor iedereen mogelijk moet zijn, ook voor de dure sporten. Streven naar globale kostendekking over alle accommodaties heen (gemiddelde van lage en hoge kostendekking). Via de gemeentebelastingen betaalt de inwoner reeds mee aan infrastructuur. Iedereen kiest zijn sport, je moet er misschien een prijs voor over hebben. Er zijn altijd mensen die uit de boot vallen. De deelnemers kregen enkele stellingen over tariefbeleid voorgeschoteld en gaven hun bedenkingen 102
STAP 3 Hoe kun je de gewenste dekkingsgraad realiseren? Hoe groot is het verschil tussen de huidige en de gewenste dekkingsgraad? Kies je voor opbrengsten- of kostenoptimalisatie of een combinatie? Is investeren in functie van optimalisatie een optie (! terugverdientijd)? Welke kosten- of opbrengstenposten bieden mogelijkheden (zie tabel 1)? STAP 4 Wie wil je betrekken bij het proces? Betrek en informeer de sportraad. Op wie heeft de aanpassing van de tarieven veel invloed? Overweeg of het zinvol is enkele vertegenwoordigers hiervan te betrekken bij het proces van de tariefwijziging. Maar weet wel dat niemand blij is met prijsverhogingen en hoe meer mensen, hoe meer meningen. Welke collega s van de sportdienst of van andere diensten wil je betrekken? Zijn er bepaalde (praktijk)experts die je kunnen helpen? Zorg dat het efficiënter inzetten van middelen niet resulteert in een daling van de kwaliteit, dus gediplomeerde en/of ervaren lesgevers en kwaliteitsmateriaal blijven wel een must. KEUZE OM TARIEVEN AAN TE PASSEN IS GEMAAKT STAP 5 Ken je klant Weet je wat de klant bereid is te betalen? Waarom kan een privéaanbieder meer vragen dan de sportdienst? Of kan de sportdienst dat wel (maar wil ze dit niet)? Welke doelgroepen spreek je nu vooral aan? Zal een prijsstijging invloed hebben op hun sportdeelname? Wil je je ook in de toekomst tot deze doelgroepen blijven richten of wil je nieuwe markten aanboren? tabel 1: Mogelijkheden om kosten te verlagen en/of opbrengsten te verhogen Kosten verlagen Opbrengsten verhogen Infrastructuur Aanbod Zijn toezichters noodzakelijk? Tref energiebesparende maatregelen (eenvoudig tot uitgebreid). (her)onderhandel de rentevoet. Specifiek voor buitensportinfrastructuur: clubs staan zelf in voor onderhoud (al dan niet subsidie of materiaal voorzien), inschakelen sociale werkplaats Organiseer minder uitstappen met busvervoer. Een cafetaria huren heeft invloed op de kosten van de drankjes. Verminder de uitgaven op versnaperingen, gadgets, T-shirts Maak een keuze in activiteiten. uitbesteding van sportkampen aan sportclubs via één onkostennota voor de club Schakel clubs in voor sporten met duur materiaal, bv. kajak, boogschieten Schakel clublesgevers in met vrijwilligersvergoeding. Een sportclub die één keer per jaar een sportkamp geeft komt in een hogere subsidieschaal. Is een dure slotactiviteit noodzakelijk? Digitaliseer het drukwerk. Automatiseer bestanden en verzendingen. Werk met sponsoring in natura. Doe een tariefbepaling bij concessie. Specifiek voor buitensportinfrastructuur: clubs betalen een vergoeding per maaibeurt. Maak voor- en naopvang betalend. Zoek een evenwicht in kostprijs met de reguliere kinderopvang (is sportkamp een goedkope kinderopvang?). Bepaal het minimumaantal deelnemers dat nodig is om de activiteit te laten plaatsvinden. Voorzie een hoger tarief voor niet-inwoners. Werk met sponsoring. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N 229 103
STAP 6 Wil je een differentiatie in de tarieven aanbrengen? Iedereen gelijk? Of toch niet helemaal? Maak een bewuste keuze of iedereen hetzelfde (nieuwe) basistarief zal betalen of of je met kortingen en/of supplementen zal werken. Of leg je een aantal categorieën vast? Welke criteria zul je gebruiken om kortingen en/of supplementen toe te kennen? Zijn deze criteria ook in de praktijk toepasbaar? Gelden deze criteria enkel voor sport of voor het hele vrijetijdsaanbod van de gemeente? Wil je ook werken aan klantenbinding? Keep it simple: beperk het aantal categorieën/ tarieven (! haalbaarheid en transparantie), werk met logische regeltjes (vb. + 50%), ga voor een transparante prijzenstructuur Hou rekening met de mogelijkheden van de reservatie-, kassa- en facturatiesoftware: kun je zelf aanpassingen doen of moet je daarvoor een beroep doen op de leverancier? Geef een aantal zalen dezelfde prijzen tabel 2: Mogelijke criteria voor prijsdifferentiatie en ideeën voor klantenbinding Mogelijke criteria Ideeën voor klantenbinding Infrastructuur Aanbod Binnen vs. buiten de gemeente; erkende vs. niet-erkende vereniging, lid sportraad vs. niet-lid sportraad; speciaal tarief voor scholen; daluur vs. piekuur (definieer!) ; aantal uren; match vs. training; vereniging/school vs. individu; vaste gebruikers vs. occasionele gebruikers; gevraagde lichtintensiteit of temperatuur; jeugd vs. volwassenen; sport vs. niet-sport, commercieel tarief voor bedrijven/niet-sportieve evenementen (energiekosten aanrekenen? waarborgsom?); verschil indien men al dan niet toegangsgeld vraagt; type sportvloer/accommodatie. Tweede lid van een gezin; gezinstarief; sociaal tarief, omniostatuut; sportpas, vriendenpas (uitgebreid aanbod cultuur, jeugd, cinema, middenstand...). Voorrang bij intekening voor zaalbezetting. Stempelkaarten/11 de sportkamp gratis; bij aankoop abonnement: één beurt gratis vriend(in) meebrengen; T-shirt bij aankoop abonnement. PRAKTIJK Praktijkvoorbeelden Bonheiden en Sint-Truiden leren ons dat er verschillende visies zijn. In de gemeente Bonheiden is het sportaanbod in handen van een vzw. Deze moet zorgen dat de balans voor de activiteiten op zich in evenwicht is. Geen winst maken, maar ook geen verlies. Resultaat: een uitgebreid aanbod tegen prijzen die hoger liggen dan andere gemeenten, maar waar dit niet als drempel wordt beschouwd want de deelnamegraad ligt steeds hoog. De graad van kostendekking is er 106% (noot: exclusief personeel en accommodatie (gratis)). In de stad Sint-Truiden wordt met zeer democratische tarieven gewerkt, en de graad van kostendekking van het sportaanbod op zich bedraagt 65%. Als criterium hanteren gemeenten nu vooral tarieven van de omringende gemeenten, wat voor gemeentelijke sportkampen meestal resulteert in een kostendekkingsgraad van 50 tot 70%. Johan Van Dijcke (Bonheiden) en Jo Lesuisse (Sint-Truiden) delen hun ervaringen 104
STAP 7 Kijk vooruit Denk ook al na over hoe de tarieven verder zullen evolueren. Kies je voor een jaarlijkse indexatie met een evaluatie (= nieuwe berekening) over y jaar? Of kies je voor een vaste prijs en een herberekening na x jaar? Of zijn er nog andere mogelijke formules? Bedenk ook dat bij elke prijsaanpassing de website, folders (werk met inlegblaadjes) aangepast moeten worden. VOORSTEL NIEUWE TARIEVEN IS UITGEWERKT STAP 8 Creëer draagvlak Leef je in in degenen die de prijsstijging zullen voelen. - Verklaar waarom een tariefaanpassing nodig is (renovatie, overgang naar andere beheersvorm, duurzaamheid van het aanbod ). - Reken uit wat de tariefwijziging betekent voor de gemiddelde gebruiker. Zo wordt het tastbaarder. - Reken om wat de verhoging van het huurtarief voor een vereniging per lid betekent. Een minimale stijging van het lidgeld kan de ontstane meerkost misschien al compenseren. (Hoe groot is trouwens het aandeel van de kostenpost infrastructuur op de totale uitgaven van een sportclub?) (Een rekenvoorbeeld is opgenomen in de ISB- Kennisbank.) Zul je een overgangstermijn voorzien (cfr. leefbaarheid clubs)? Denk je aan een soort compensatie via een alternatief subsidiesysteem? STAP 9 Communiceer de wijzigingen Intern: het personeel moet goed op de hoogte zijn van de nieuwe prijzen en het waarom van de aanpassing. Spreek af hoe er bij klachten gereageerd wordt. Extern: informeer de klanten, kader de aanpassingen, voorzie folders, pas de website aan. Wees in elk geval helder en duidelijk. Organiseer zonodig een infomoment. STAP 10 Plan een evaluatiemoment Zijn de tarieven ook in de praktijk werkbaar/hanteerbaar? Wat zijn de reacties van de gebruikers/deelnemers? Wordt het beoogde effect bereikt? Bedenkingen en conclusies Er is een duidelijke tendens naar een strikter financieel beleid in gemeenten. Er is meer aandacht voor de kosten-batenbalans waarbij er vooral druk komt op de kosten. Bij het bepalen van een gemeentelijk tariefbeleid voor sport is er een duidelijk verschil in de visie rond sportinfrastructuur en die omtrent het sportaanbod. Dit zijn dus twee verschillende denkoefeningen. In een gemeentelijke werking heeft de sportdienst soms geen zicht op werkelijke inkomsten omdat dit op een heel andere post wordt geboekt. Het is dan ook soms moeilijk om de gemeente te overtuigen dat een groter budget nodig is wegens een stijgend aantal deelnemers. Dit zou in de toekomst wel moeten veranderen bij het invoeren van de beleids- en beheerscyclus. Gezien de gemeenteraadsverkiezingen in 2012 zullen tariefaanpassingen waarschijnlijk pas in 2013 aan de orde zijn. Keuzesessie Tariefbeleid Jo Lesuisse sportfunctionaris Sint-Truiden Johan Van Dijcke sportfunctionaris Bonheiden Lien Van Belle Marjolein van Poppel Marjolein van Poppel Lien Van Belle Trefwoorden: ISB-Congres, tarieven Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N 229 105