INLEIDENDE TEKST Het college van burgemeester en wethouders maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 november heeft besloten om het Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Het Besluit Informatiebeheer zoals vastgesteld op 27 november 2011, is komen te vervallen. Het Besluit Informatiebeheer bevat de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de beheerder en voorschriften voor de beheerder. Het Besluit Informatiebeheer treedt op de dag na bekendmaking in dit Gemeenteblad in werking. BESLUIT INFORMATIEBEHEER Hoofdstuk I. Bepalingen en voorschriften Artikel 1 In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. informatiesysteem: het geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen; b. overdracht: de procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats Artikel 2 De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het Stadhuis van Almere, gevestigd aan het Stadhuisplein 1, Almere. Hoofdstuk III. De beheerder Artikel 3 Als beheerder wordt aangewezen: a. De voor een taak gemandateerde organisatie of functionaris voor de archiefbescheiden die in die taak worden gevormd; b. De organisatie of functionaris aan wie archiefbescheiden zijn overgedragen. Gemeenteblad nr. 579 1
Artikel 4 De beheerder stelt jaarlijks een overzicht vast over het door hem uitgevoerde beheer van archiefbescheiden. Het overzicht geeft een actueel en volledig inzicht in de volgende aspecten van het beheer: a. de gehanteerde processen en procedures; b. de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden; c. de aanwezige archiefbescheiden, inclusief beschrijving, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarin zij gevormd zijn, de onderlinge relatie(-s), de bewaartermijnen en de gebruikte beheerapplicatie(-s); d. verbeterpunten en verbeterplannen; e. geplande overbrengingen. Artikel 5 De beheerder moet toestemming van de stadsarchivaris vragen voor: a. vervanging, vervreemding, vernietiging en overdracht; b. in gebruik neming van archiefruimten; c. in gebruik neming van informatiesystemen. Artikel 6 Ten bate van het uitoefenen van het archieftoezicht moet de beheerder: a. tijdig en volledig informatie verstrekken aan de stadsarchivaris of aan diegene die namens de stadsarchivaris het toezicht uitoefent; b. toegang geven aan de stadsarchivaris of aan degene die namens de stadsarchivaris het toezicht uitoefent, tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Hoofdstuk III. De gemeentesecretaris Gemeenteblad nr. 579 2
Artikel 7 De gemeentesecretaris stelt nadere regels vast voor de toepassing van het kwaliteitssysteem voor archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk IV. De stadsarchivaris Artikel 8 De stadsarchivaris stelt, indien deze het nodig acht, voorschriften op voor het beheer, voor het overbrengen en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden. Hoofdstuk V. Slotbepalingen Artikel 9 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer, zoals vastgesteld op 27 november 2011. Artikel 10 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer. Vastgesteld in de vergadering van het college op (...) De secretaris, De burgemeester, R. Wielinga F. Weerwind TOELICHTING Algemeen Dit besluit bevat de voorschriften die bedoeld zijn in artikel 3 van de Archiefverordening Almere. In de afgelopen jaren is gebleken dat deze voorschriften steeds explicieter moeten worden gesteld. Dat komt door vier, met elkaar verbonden, ontwikkelingen: a. Informatie wordt steeds meer en vaker verwerkt en beheerd door verschillende partijen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld leveranciers, ketenpartners en verbonden partijen. Gemeenteblad nr. 579 3
b. Informatie wordt steeds vaker verwerkt en beheerd in verschillende beheeromgevingen. Denk daarbij aan ontwikkelingen als cloud-computing. c. De maatschappelijke behoefte aan toegankelijke en openbare overheidsinformatie neemt toe. De overheid stelt in de afgelopen en waarschijnlijk ook in de komende jaren wetten vast die te maken hebben met openbaarheid van informatie enerzijds, en met informatieveiligheid en privacybescherming anderzijds. d. De bovenstaande ontwikkelingen worden uiteraard veroorzaakt én gevoed door de digitalisering van de maatschappij, met daaraan onlosmakelijk verbonden de digitalisering van de overheid. Deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk om ten aanzien van de toegankelijkheid, de ordening en de goede staat van archiefbescheiden expliciete maatregelen te nemen. De maatregelen zijn omschreven in de artikelen van het besluit, die hieronder waar nodig worden toegelicht. De toelichting kan de motivering van opname van het artikel in het besluit bevatten, maar kan ook een nadere uitleg bevatten. Over de naleving van artikelen 4 tot en met 8 dienen met de beheerder bindende afspraken te worden gemaakt. Het karakter van de afspraken is afhankelijk van de aard van de beheerder en van de eventuele uitbesteding van werkzaamheden: a. Voor een beheerder in de eigen gemeentelijke organisatie moeten bindende afspraken worden gemaakt in een strategisch informatie overleg. b. Wanneer een beheerder beheerprocessen uitbesteedt, dienen de verplichtingen vastgelegd te worden in de overeenkomst met de leveranciers en dienen vervolgens de afspraken in een strategisch informatie overleg te worden nageleefd. c. Indien een taak gemandateerd is naar een externe organisatie, bijvoorbeeld naar een verbonden partij, dan moeten in het mandaatbesluit afspraken worden vastgelegd over de naleving van de verplichtingen. Artikel 2. Het college geeft met dit artikel gevolg aan artikel 31 van de Archiefwet. Momenteel beschikt de gemeente over een archiefbewaarplaats voor het bewaren van analoge materialen. In de komende jaren wordt een archiefbewaarplaats gerealiseerd voor de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. Artikel 3. Het college geeft met dit artikel gevolg aan artikel 2 van de Archiefverordening. Het uitgangspunt van de aanwijzing is dat de mandatering van taken door het college Gemeenteblad nr. 579 4
leidend is voor de verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden die in die taken gevormd worden. Een belangrijke consequentie van dat uitgangspunt is dat bijvoorbeeld een verbonden partij die gemandateerd wordt voor een taak, daarmee automatisch beheerder in de zin van dit besluit wordt en de verplichtingen dient na te komen die in dit besluit worden beschreven. Het verdient aanbeveling om in een dergelijk mandaatbesluit expliciet aandacht te besteden aan de consequenties van deze plicht tot het beheren van archiefbescheiden, bijvoorbeeld door te beschrijven op welke wijze de beheerder de artikelen 4 tot en met 8 dient na te leven. Artikel 4. Dit artikel is een nadere uitwerking van artikel 18 uit de Archiefregeling. Het beschrijft de informatie waarover de beheerders de beschikking moeten hebben. Deze informatie kan dan gebruikt worden voor de eigen managementinformatie. De informatie dient ook overlegd te kunnen worden ten bate van de verantwoording in het kader van het interbestuurlijk toezicht, voortvloeiend uit de Wet Revitalisering Toezicht. De informatie dient uiteraard ook overlegd te kunnen worden aan de stadsarchivaris voor de uitoefening van diens toezichthoudende taak (zie artikel 6). Artikel 5. Dit artikel beschrijft een aantal situaties waarin de beheerder toestemming moet vragen aan de stadsarchivaris. Deze situaties staan bekend als risicovol ten aanzien van de toegankelijkheid, de ordening en de goede staat van archiefbescheiden. Bij het in gebruik nemen van nieuwe informatiesystemen moet men niet alleen denken aan de invoering van nieuwe ICT-toepassingen, maar ook aan alle maatregelen ten aanzien van het inrichten van processen, van de beschikbaarstelling van personele formatie, van afspraken met leveranciers, van procedures en van in gebruik nemen van andere hulpmiddelen. Artikel 6. Dit artikel is opgenomen om te waarborgen dat de stadsarchivaris toegang heeft tot alle informatie, inclusief de archiefbescheiden zelf, zodat de toezichthoudende taak uitgeoefend kan worden. Artikel 7. Gemeenteblad nr. 579 5
Dit artikel is een nadere uitwerking van artikel 16 van de Archiefregeling. Deze schrijft voor dat het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen van een door het college toe te passen kwaliteitssysteem. Het artikel bepaalt dat de vaststelling van die eisen dient te geschieden door de gemeentesecretaris. De reden om de gemeentesecretaris aan te wijzen is dat op deze manier aangesloten wordt op de in de gemeente gebruikelijke systematiek van mandatering aan de gemeentesecretaris. Deze heeft vervolgens de bevoegdheid om een ondermandaat te geven. De praktische consequentie is dat de toetsbare eisen voor alle beheerders gelijk zullen zijn, onafhankelijk van de aard van de beheerder (eigen gemeentelijke organisatie of gemandateerde verbonden partij) en onafhankelijk van de vraag of de werkzaamheden door de beheerder zelf worden uitgevoerd dan wel worden uitbesteed. Hiermee wordt bereikt dat alle archiefbescheiden van de gemeente op hetzelfde kwaliteitsniveau worden beheerd, onafhankelijk van de vraag door wie, waar en waarmee het archiefbeheer wordt uitgevoerd. Artikel 8. De stadsarchivaris kan voorschriften opstellen die de eisen neergelegd in de Archiefregeling nader specificeren. Gemeenteblad nr. 579 6