gebruikershandleiding Stichting LNP Westeinde 28 2275 AE Voorburg tel.: 070 300 4370 fax: 070 300 4380 email: info@stichtinglnp.nl www.stichtinglnp.nl www.niki.nl Versie 18 september 2006
pagina 1 van 8 Gebruikershandleiding niki.nl Deze gebruikershandleiding helpt u met het publiceren van uw woning aanbod op niki.nl. Belangrijk daarbij is dat een aantal velden in de database verplicht ingevuld moeten worden. Dit is gedaan om de consument een zo duidelijk en uitgebreid mogelijk beeld te geven van het woningaanbod. Een tweede reden is om in een later stadium de zoekfaciliteiten voor de consument (uitgebreid zoeken) aanzienlijk te kunnen vergroten. Om de zoekmachine goed te laten functioneren en betrouwbare statistieken te kunnen opleveren is het nodig om alle woningen van een project in te voeren, ook als deze al verkocht/verhuurd zijn. Vanzelfsprekend worden de verkochte/verhuurde woningen niet meegeteld in de afrekening. De gebruikershandleiding is als volgt opgezet: Hoe is de beheerkant opgezet? Hoe deelt u een project op in woning typen? Hoe gaat u om met appartementen? Hoe voert u een project in? Hoe actualiseert u de gegevens? Wie kunnen gegevens actualiseren? Bij een eerste invoer of problemen daarmee wordt u in het algemeen telefonisch bijgestaan door de helpdesk van de Stichting LNP. Indien meerdere gebruikers de invoer gaan verzorgen leert de ervaring dat het makkelijker is bij u op locatie een demonstratie te geven en gezamenlijk een eerste invoer te doen. Bij de eerste contacten met u wordt daarvan een inventarisatie gemaakt en kunt u uw behoeften kenbaar maken. Hoe is de beheerkant opgezet? (handmatig) Stichting LNP verzorgt na ontvangst van een door uw bedrijf ondertekende abonnementsovereenkomst het aanmaken en versturen van een persoonlijke inlognaam en wachtwoord aan de door u en overige door uw bedrijf aangewezen gebruikers. Met behulp van uw persoonlijke inlognaam en wachtwoord kunt u op de beveiligde beheerkant van Niki.nl inloggen. Het internetadres daarvan is: https://admin.niki.nl/ login.do. Op deze site kunt u gegevens invoeren en wijzigen. U krijgt na het verzenden van inlognaam en wachtwoord op uw mobiele telefoon per sms een 6-cijferige code die u moet invoeren als extra beveiligingsstap. Dit beveiligingssysteem wordt ook gebruikt bij bijvoorbeeld het internet bankieren (Tan-codes).
pagina 2 van 8 Als u problemen heeft met inloggen dan kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met de de helpdesk van de Stichting LNP. Per project, per woningtype en per woning kunnen allerlei gegevens worden ingevoerd waarvan sommigen verplicht zijn. Handmatig invoeren betekent overigens niet dat woning voor woning de gegevens moeten worden ingevoerd: er is een importmodule opgenomen in het systeem waarmee de gegevens van alle woningen binnen één project vanuit een Excel-sheet direct in de database van Niki.nl worden ingelezen. In het systeem kunt u projecten in verkoop/verhuur en projecten in voorbereiding invoeren. Of en waar een project getoond wordt, is afhankelijk van de projectstatus (in concept, in voorbereiding, in verkoop/verhuur, afgerond) die u daar zelf aan toekent. Even een paar aandachtspunten op een rijtje: Een project in verkoop/verhuur is een groep koop- of huurwoningen die op hetzelfde moment gezamenlijk in verkoop/verhuur gaan. Indien een project de status in concept of de status afgerond heeft, wordt het niet getoond op de website. Indien een project de status in voorbereiding heeft, zullen er op de website geen woningtypen of woningen worden getoond, ook al zijn ze wel ingevoerd in de database. Tijdens de handmatige invoer heeft een project automatisch de status in concept. Pas als de invoerprocedure helemaal is afgerond kan de status worden veranderd naar in voorbereiding of in verkoop/verhuur. Nadat alle woningen van een project zijn verkocht, dient de status op afgerond worden gezet en verdwijnt het project van de site naar het archief. Bij de invoer kan voor een project ook een datum worden meegegeven waarop de status automatisch overgaat van in concept naar in voorbereiding of in verkoop/verhuur, waardoor het systeem het project vanaf de aangegeven datum op de website zal tonen. Om een project de status in verkoop/verhuur te kunnen geven moeten alle woningtypen en woningen (dus alle bouwnummers van het project) ingevoerd zijn in de database. De zoekmachine doorzoekt met de door de bezoeker opgegeven zoekcriteria de database op woningniveau. Dit betekent dat een project niet wordt weergegeven op de resultatenpagina s indien de woningen niet zijn ingevoerd. De status afgerond wordt ook ingevoerd door middel van een datumveld. Wanneer een project deze status heeft, wordt het project niet meer getoond op de website en is het project ook niet meer zichtbaar in de standaardover zichten van de beheerkant. Op de website www.stichtinglnp.nl is een sectie Veel gestelde vragen over invoeren van gegevens en tips opgenomen. Deze zal in de loop van de tijd worden in- en aangevuld. gebruikershandleiding niki Versie 18 september 2006
pagina 3 van 8 Hoe is de beheerkant opgezet? (via XML) Indien u zelf een database beheerd van waaruit u naar verschillende sites uw woningaanbod publiceert dan is het mogelijk om via een XML koppeling automatisch de database van niki te voeden. Een beschrijving van de daartoe vereiste programmatuur is op te vragen bij de Stichting LNP. Hoe deelt u een project op in woningtypen? Op niki.nl kan de consument zoeken op een woningsoort zoals hoekwoning of rijwoning, appartement of penthouse. Op de zogenaamde resultatenlijst (aan de voorkant) worden alle woningtypen getoond die voldoen aan de zoekcriteria. De resultaten worden dus getoond per type. Om op niki.nl een project aantrekkelijk te presenteren voor de consument moet u het aantal woningtypen beperken. In ieder geval moet elk type dat wordt opgevoerd een unieke Artist Impression (afbeelding) en een unieke (fantasie)-naam te bevatten. Ook dient per type een unieke beschrijving ingevoerd te worden. Eventueel kunt u typen zoals u die gewend bent te gebruiken samenvoegen tot een nieuw hoofdtype. Voorbeeld: U voegt de Typen A1, A1s, A2, B1, B2, B2s, C1, C3, C4s samen en noemt ze allemaal Type At/m C. Vervolgens neemt u in de beschrijvende tekst van het Woning-type A t/m C de uitleg op over de verschillende typen. Vervolgens kunt u per woning bij de bijzonderheden opnemen dat het om variant B2s gaat. Hoe gaat u om met appartementen? Bij appartementen is een grovere indeling nodig dan de type-indeling die u nu waarschijnlijk gewend bent. Het aantal typen is te beperken door: 1. Samenvoegen in grootte: tot 2 kamer, 3 kamer 4/5 kamer appartementen 2. Samenvoegen tot éénlaags en tweelaags (maisonettes) 3. Samenvoegen door de ligging te duiden: singelzijde / parkzijde 4. Samenvoegen van alle typen appartementen in één project tot het nieuwe type diverse typen. Ook hier geldt één unieke afbeelding per type is verplicht. Op de detailpagina kunt u per woning onderscheidende kenmerken opvoeren.
pagina 4 van 8 Hoe voert u een project in verkoop/verhuur in? Op de volgende pagina s staan alle relevante velden voor het invoeren van een project in verkoop/verhuur, onderverdeeld in Projectniveau, Typeniveau en Woningniveau. De vetgedrukte velden zijn verplicht. Eerst dient het Project ingevoerd en opgeslagen te worden, waarna per project de Woningtypes worden toegevoegd en opgeslagen. Tot slot kunnen de woninggegevens worden ingevoerd en opgeslagen. Dit proces kunt u woning voor woning afhandelen, maar kan ook met behulp van een Excel-blad met een vaste indeling voor een geheel project gelijktijdig gebeuren. Deze indeling staat afgedrukt op een van de volgende pagina s. Let op: de vetgedrukte velden in de linkerkolom zijn verplichte invoervelden. De afbeeldingen die op Niki.nl worden getoond zijn vanuit kwaliteitsoogpunt verplicht op minimaal 1024x768 pixels gesteld.
pagina 5 van 8 Projectinvoer - Projectniveau Omschrijving Projectnaam Provincie Plaats Projectcode Projectbeschrijving Koop/huur (koop- en huurwoningen dienen in gescheiden projecten te worden ondergebracht) Projectstatus (in concept, in voorbereiding, in verkoop/verhuur, afgerond) Procesvoortgang (nog niet in aanbouw, in aanbouw, direct beschikbaar) Verkoopstatus tonen Disclaimer Projectlogo Url projectsite X-coördinaat Y-coördinaat Interesseformulier tonen E-mailadres(sen) voor interesseformulier Makelaar(s) Ontwikkelaar(s) Opmerking Keuze van de abonnee. Wordt gebruikt om lijst met plaatsnamen in te korten. Er kan geselecteerd worden uit de lijst plaatsnamen zoals jaarlijks gedefiniëerd door CBS. Eigen intern uniek projectnummer van de abonnee. Beschrijving van een project waarbij beperkte tekstopmaak mogelijk is. Defaultwaarde: - bij koop-aanbieder: koop - bij huur-aanbieder: huur - Wordt middels datumvelden gestuurd. - In concept betekent hier: al wel ingevoerd in de database maar nog niet zichtbaar. - Defaultwaarde: in concept Defaultwaarde: nog niet in aanbouw De aanbieder kan per project aangeven middels een vinkje of de verkoopstatus van de woningen wel of niet moet worden getoond. Indien verkoopstatus niet tonen wordt gekozen, zal in de prijslijst bij status van de woningen op aanvraag verschijnen. Default-waarde: Ja Defaulttekst aanwezig, eventueel per project te wijzigen Systeem verschaalt grotere beelden automatisch naar het juiste formaat Begint met http:// of https:// Voor weergeven locatie m.b.v. kaartje Voor weergeven locatie m.b.v. kaartje Defaultwaarde: Ja Resultaten worden opgeslagen in de LNP database. Daarnaast kan kopie worden verzonden naar bij dit punt ingevoerde e-mailadressen. Betreft externe makelaars en/of eigen verkooporganisatie Betreft ontwikkelaars of ontwikkelingscombinatie Format Max. 2000 karakters Selecteren Datumvelden Max. 2000 karakters Alleen jpg, gif of png; Max. 1 Mb Meerdere e-mailadressen in te voeren.
pagina 6 van 8 Projectinvoer - Typeniveau Omschrijving Typenaam Typebeschrijving Afbeeldingen (min. 1, max. 6 artist impressions) Plattegrond Brochure Opmerking Meestal fantasienaam. (Let op: hier geen soort woning invullen) Beperkte tekstopmaak is mogelijk Systeem verschaalt grotere beelden automatisch naar het juiste formaat, eerste afbeelding is hoofdafbeelding. Format Max. 8000 karakters Alleen jpg. gif of png. Max. 5 Mb Let op: minimaal 1024x768 pixels PDF, max. 5 Mb PDF, max. 5 Mb Projectinvoer - Woningniveau Omschrijving Bouwnummer Type Prijs Servicekosten (alleen bij huurwoningen in te vullen) Soort woning Verkoopstatus (te huur, te koop, in optie, verhuurd, verkocht) Actief/inactief Kaveloppervlak Woonoppervlak Inhoud woning Aantal kamers Bijzonderheden Opmerking Alfanumeriek Selectie van reeds ingevoerde typen In hele euro s Koopwoningen: koopprijs Huurwoningen: huurprijs/mnd. In hele euro s per maand Hoekwoning, appartement etc. Het betreft een limitatieve lijst. Defaultwaarde: - bij koop-aanbieder: koop - bij huur-aanbieder: huur Defaultwaarde: actief Vierkante meters (nvt bij appartement) Vierkante meters GBO volgens NEN 2580 Kubieke meters NEN 2580 (nvt bij appartement) Woonkamer en slaapkamers conform Bouwbesluit. Tekstveld Format Max. 2000 karakters Vaste kolomindeling Excel-blad voor invoer meerdere koopwoningen in één keer: Actief, Bouwnummer, Prijs, Status, Soort Woning, Woningtype, Kaveloppervlak Woonoppervlak, Inhoud, Kamers, Bijzonderheden Vaste kolomindeling Excel-blad voor invoer meerdere huurwoningen in één keer: Actief, Bouwnummer, Huurprijs, Servicekosten, Status, Soort Woning, Woningtype, Kaveloppervlak, Woonoppervlak, Inhoud, Kamers, Bijzonderheden Belangrijk: de schrijfwijze en format van Soort Woning dient gelijk te zijn aan schrijfwijze en format in de beheermodule; Woningtype dient in schrijfwijze en format gelijk te zijn aan datgene dat u zelf heeft aangemaakt; overige velden zijn numeriek (dus minstens 0 invullen), waarbij bij Prijs geen punt tussen (eventuele) nullen mag worden gebruikt.
pagina 7 van 8 Hoe voert u een project in voorbereiding in? Hieronder staan alle relevante velden voor het invoeren van een project in voorbereiding. De vetgedrukte velden zijn verplicht. Project in voorbereiding - Projectniveau Omschrijving Projectnaam Provincie Plaats Projectcode Projectbeschrijving Projectafbeelding(en) (min. 1, max 6 afbeeldingen) Verwachte datum Start verkoop/verhuur Koop/huur (koop- en huurwoningen dienen in gescheiden projecten te worden ondergebracht) Projectstatus (in concept, in voorbereiding, in verkoop/verhuur, afgerond) Projectlogo Url projectsite X-coördinaat Y-coördinaat Interesseformulier tonen E-mailadres(sen) voor interesseformulier Makelaar(s) Ontwikkelaar(s) Opmerking Keuze van de abonnee. Wordt gebruikt om lijst met plaatsnamen in te korten. Er kan geselecteerd worden uit de lijst plaatsnamen zoals jaarlijks gedefiniëerd door CBS. Eigen intern uniek projectnummer van de abonnee. Beschrijving van een project waarbij beperkte tekstopmaak mogelijk is. Wordt getoond bij Projecten in Voorbereiding. De afbeeldingen worden getoond bij Projecten in Voorbereiding, eerste afbeelding is hoofdafbeelding. - Zoekcriterium, wordt op de website afgerond op kwartalen weergegeven, bijv. 2e kwartaal 2008 - Is ander veld dan datum in verkoop/ verhuur dat de projectstatus bepaalt. Defaultwaarde: - bij koop-aanbieder: koop - bij huur-aanbieder: huur - Wordt middels datumvelden gestuurd. - In concept betekent hier: al wel ingevoerd in de database maar nog niet zichtbaar. - Defaultwaarde: in concept Systeem verschaalt grotere beelden automatisch naar het juiste formaat Begint met http:// of https:// Voor weergeven locatie m.b.v. kaartje Voor weergeven locatie m.b.v. kaartje Defaultwaarde: Ja Resultaten worden opgeslagen in de LNP database. Daarnaast kan kopie worden verzonden naar bij dit punt ingevoerde e-mailadressen. Betreft externe makelaars en/of eigen verkooporganisatie Betreft ontwikkelaars of ontwikkelingscombinatie Format Max. 2000 karakters Alleen jpg. gif of png. Max. 5 Mb Let op: minimaal 1024x768 pixels dd-mm-jjjj Selecteren Datumvelden Alleen jpg, gif of png; Max. 1 Mb Meerdere e-mailadressen in te voeren.
pagina 8 van 8 Hoe actualiseert u de gegevens? De actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens zijn van cruciaal belang voor de geïnteresseerde consument. Alle abonnees hebben zich verplicht om de gegevens niet alleen actueel maar ook volledig te houden: alle woningen en projecten in de vrije sector dienen te worden opgevoerd en mutaties in de gepubliceerde gegevens moeten uiterlijk binnen 2 werkdagen zijn doorgevoerd. Er zijn m.b.t. de actualiteit 2 onderdelen van belang: a) Status De aanbieder kan per bouwnummer middels een vinkje kiezen uit de volgende statussen: - te huur - in optie - verhuurd (bij huurprojecten) - te koop - in optie - verkocht (bij koopprojecten) Een woning is pas verkocht als de koop/aanneemovereenkomst door de consument is getekend. b) Procesvoortgang (nog niet in aanbouw, in aanbouw, direct beschikbaar) De procesvoortgang kan op projectniveau worden aangegeven en zal op de detailpagina van het woningtype worden weergegeven. Op de procesvoortgang kan in de zoekmachine niet worden gezocht. Ook kan het zoekresultaat niet op deze kenmerken worden gesorteerd en getoond. Wie kunnen de gegevens actualiseren? Om de gegevens goed te kunnen actualiseren zijn verschillende rollen gedefinieerd voor verschillende soorten gebruikers: (Sub)abonnee - kan zowel projecten aanmaken, project- en woninggegevens muteren als interesseresultaten beheren Makelaar uitgebreid - kan zowel project- en woninggegevens muteren als interesseresultaten beheren Makelaar beperkt - kan alleen de Status van woningen wijzigen Makelaar - kan zowel Status van woningen wijzigen als interesseresultaten beheren Op aangeven van de (sub)abonnee worden door de Stichting gebruiker aangemaakt met de gewenste rol. Noot: De abonnee of subabonnee is projecteigenaar en betaalt via een abonnement voor publicatie op niki.nl. Degene die het project invoert kan, indien gewenst, een consortium waar de (sub)abonnee deel van uitmaakt als ontwikkelaar in de lijst selecteren. Hierdoor wordt het consortium en niet de (sub)abonnee als betrokken partij bij het project op de website getoond.