Jaarplan 2012 RGF Hollands Midden & Rotterdam NOVEMBER 2011
Voorwoord Namens het bestuur RGF HMR, Harry Wagemakers 1
Inhoudsopgave Inleiding... 3 De missie van het RGF Hollands Midden & Rotterdam... 3 Opbouw Jaarplan... 3 Missie, Visie en strategie Traject... 3 Visie... 4 Strategie... 4 Basisactiviteiten... 5 Ledencontact en betrokkenheid... 5 Positionering van de fysiotherapie in de regio... 5 Bijdragen aan de vakinhoudelijke kennis van leden... 5 Vereniging en verenigingsdemocratie... 5 Regiospecifieke speerpunten... 7 Activiteiten horende bij strategische keuze 1: communicatie.... 7 Activiteiten horende bij strategische keuze 2: op de hoogte zijn.... 7 Activiteiten horende bij strategische keuze 3: netwerken.... 8 Organisatie van het RGF... 10 Het regionale bestuur... 10 Service Level Agreement (SLA)... 12 2
Inleiding De missie van het RGF Hollands Midden & Rotterdam De missie van het RGF is de verzameling van doelstellingen zoals die in de statuten zijn verwoord. Onder de missie verstaat het RGF datgene wat zijn op dit moment doet. Verderop in dit Jaarplan wordt aangegeven wat het RGF verstaat onder haar visie (datgene het RGF wil worden) en haar strategie (de verzameling activiteiten die worden ingezet om de visie te realiseren). De vereniging stelt zich binnen het kader van de statuten, reglementen en besluiten van het KNGF de volgende doelen: - het regionaal bevorderen van de fysiotherapie als professie, zowel inhoudelijk als sociaal-maatschappelijk; - het stimuleren van de wederzijdse beïnvloeding tussen het KNGF en zijn individuele leden; - het versterken van de samenwerking tussen fysiotherapeuten; - het versterken van de relaties van (de organisaties van) fysiotherapeuten met (de organisaties van) andere zorgaanbieders en de (organisaties van) zorggebruikers. - Bron: Statuten RGF Hollands Midden & Rotterdam, 15 juni 2010 Opbouw Jaarplan In dit eerste hoofdstuk wordt ingegaan op de visie van het RGF HMR op de nabije komst. Om deze visie te kunnen realiseren moeten strategische keuzen worden gemaakt. Deze keuzen zijn de richtlijnen voor het beleid van het RGF in de komende jaren. Het RGF HMR is onderdeel van het KNGF en heeft de statuaire doelstelling om het beleid van het KNGF mede vorm te geven en uit te voeren. Het KNGF faciliteert het RGF HMR hierin door personele ondersteuning (in de vorm van het Regioteam). Een aantal activiteiten worden altijd uitgevoerd dit zijn de zogenaamde basisactiviteiten. Deze basisactiviteiten worden in hoofdstuk 2 beschreven. Daarnaast heeft het RGF HMR de plicht en de ruimte om om eigen regionaal beleid te maken. De activiteiten die specifiek hiervoor worden ingericht worden de aanvullende activiteiten of de regionale speerpunten genoemd. In hoofdstuk 3 worden deze activiteiten beschreven. De visie van het RGF HMR is, bij de ontwikkeling van beide vormen van activiteiten, als uitgangspunt genomen. Het vierde hoofdstuk omvat de begroting van alle activiteiten van het RGF HMR in 2012. In het laatste hoofdstuk wordt ingegaan op organisatie van het RGF en het Regioteam. Missie, Visie en strategie Traject In het jaar 2010 heeft het RGF HMR het project Missie en Visie uitgevoerd. Met de uitvoering van dit project heeft RGF zich afgevraagd wat de komende vijf jaren voor fysiotherapeuten de belangrijkste ontwikkelingen zijn, welke ondersteuning fysiotherapeuten nodig zullen hebben en hoe het RGF HMR de ondersteuning van fysiotherapeuten kan realiseren. De uitkomst van dit proces is de formulering van de visie van het RGF HMR voor de toekomst. Om de visie de komende jaren te kunnen realiseren zijn er door het bestuur enkele strategische keuzen gemaakt. Deze strategische keuzen zijn het uitgangspunt voor het beleid van de komende jaren. 3
Visie Het bestuur van het RGF HMR verstaat onder een visie datgene wat zij in de komende jaren wil gaan bereiken. Deze visie moet ambitieus, maar ook te realiseren zijn. De visie van het RGF HMR voor 2015 is: Het RGF Hollands Midden Rotterdam is de beste belangenbehartiger van fysiotherapeuten in de regio. Strategie Om de visie van het RGF HMR te realiseren heeft het bestuur strategische doelen opgesteld. Dit zijn doelen die het RGF in de komende vijf jaar wil realiseren. 1. Communicatie Om een goede belangenbehartiger te zijn, moet het RGF weten wat onder haar leden leeft. Hiervoor is een goede communicatie met de leden van essentieel belang. Deze communicatie moet op de meest effectieve en efficiënte manier worden ingericht. Om dit te realiseren werkt het RGF aan: a. het realiseren van meer kennis en vaardigheden rondom effectieve communicatie, b. de juiste structuur en middelen om de communicatie zo efficiënt en effectief te laten verlopen. c. spant het RGF zich in om binnen de communicatie met leden niet alleen de informatie te brengen, maar vooral ook de informatie bij leden op te halen 2. Op de hoogte zijn De beste belangenbehartiger stelt zijn leden in staat om optimaal op de hoogte te raken van de voor hem relevante informatie. De voor onze leden Politieke, Economische, Sociaal / demografische en Technologische ontwikkelingen worden op een overzichtelijke manier gepresenteerd, maar ook op een objectieve en onafhankelijke manier geduid. Op deze manier zijn leden in staat om altijd op de hoogte te komen van de informatie die van belang is voor hun specifieke situatie. Deze informatie wordt op een duidelijke manier en langs korte lijnen geboden. 3. Netwerken a. De beste belangenbehartiger werkt samen met alle voor fysiotherapeuten relevante partijen. Het RGF participeert zelf in netwerken, maar stimuleert en faciliteert leden om zelf ook in netwerken te participeren of om netwerken op te zetten. b. Het bestuur beschikt over een eigen netwerk van dienstverleners waar fysiotherapeuten heen verwezen kunnen worden, wanneer zij zich melden met een (professioneel) probleem van sociaal economische of beroepsinhoudelijke aard. c. De beste belangenbehartiger stelt zijn leden in staat om zelf actief aan de ontwikkeling van hun omgeving deel te nemen. Het RGF trekt onder onze leden in de regio, ambassadeurs aan die het RGF voeden en als sparringpartner voor het bestuur dienen. 4
Basisactiviteiten In dit hoofdstuk worden de basisactiviteiten van het RGF HMR beschreven. Dit zijn activiteiten die altijd door ieder Regionaal Genootschap Fysiotherapie in Nederland worden uitgevoerd. Denk hierbij aan activiteiten als het organiseren van Regionale Leden Vergaderingen, vakinhoudelijke bijeenkomsten en de kwaliteitsconferentie. Het bestuur zal per activiteit bepalen hoe zij bijdragen aan de realisatie van de missie en de visie, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, vormgeeft. Ledencontact en betrokkenheid Eén van de functies van het RGF is het uitwisselen van informatie van het KNGF naar de fysiotherapeut en van de fysiotherapeut naar het KNGF. Hierdoor kan adequaat beleid worden ontwikkeld en vastgesteld. Regelmatig contact met leden is hierbij van wezenlijk belang. Alleen dan weet het RGF wat er leeft onder de leden, kan het RGF leden gericht ondersteunen en kan het RGF de leden in de regio optimaal vertegenwoordigen, zowel binnen het grotere geheel van de vereniging als in de regio bij de belangrijkste stakeholders. Het RGF geeft vorm aan deze doelstellingen door het organiseren van beleidsavonden, het houden van regionale ledenvergaderingen, het afleggen van werkbezoeken en het informeren van leden middels de regionale website en de digitale RGF Infomail. Met deze activiteiten wil het RGF leden betrekken bij het ontwikkelen en vaststellen van landelijk en regionaal beleid en haar leden informeren over actuele ontwikkelingen. Positionering van de fysiotherapie in de regio Positionering van de fysiotherapie in de regio is een belangrijke taak van het RGF. Dit jaar zal het RGF nader bepalen welk beleid richting welke stakeholders wordt gevoerd. Dit beleid zal gebasseerd zijn op een uitgebreide stakeholdersanalyse (welke in 2011 is uitgevoerd) en maakt onderdeel uit van de strategische keuze Netwerken. Daarnaast speelt het RGF in op actuele ontwikkelingen die bijdragen aan de positionering van de regionale fysiotherapie en treedt daarvoor zo nodig in contact met (andere) organisaties op het terrein van zorg, overheid, politiek, onderwijs en media. Bijdragen aan de vakinhoudelijke kennis van leden Het vak fysiotherapie is in beweging. Er worden regelmatig nieuwe onderzoeken uitgevoerd en nieuwe bevindingen gedaan. Voor fysiotherapeuten is het van belang zich hierin te verdiepen om hun kennis op peil te houden. Het bestuur vindt het belangrijk dat leden zich in hun eigen regio kunnen verdiepen in hun vak. Hiervoor organiseert het RGF in samenwerking met het KNGF regiokantoor Holland Zuid in Maassluis diverse bijeenkomsten zoals lezingen en een kwaliteitsconferentie in de regio van het RGF HMR. Deze bijeenkomsten dienen tevens om de binding tussen leden onderling en met het bestuur te vergroten. Naast deze bijeenkomsten onderhoudt het bestuur contact met Hogeschool Rotterdam Vereniging en verenigingsdemocratie Binnen de landelijke vereniging (KNGF) heeft het RGF een specifieke plaats. Het RGF speelt een belangrijke rol in de binding en het contact met leden en stelt zo het KNGF in staat om haar rol adequaat in te vullen. Het RGF richt zich met name op contact met leden door regionale bijeenkomsten te organiseren, het ondersteunen van leden middels 5
vakinhoudelijke bijeenkomsten en het faciliteren van netwerken en/of samenwerkinsgverbanden. Daarnaast draagt het RGF de fysiotherapie uit in de regio door contacten te onderhouden met stakeholders en te participeren in regionale werkgroepen. Tenslotte is het RGF van belang bij de verenigingsdemocratie: het betrekken van leden bij de beleidsontwikkeling en organiseren en uitvoeren van de formele besluitvormings-procedures middels stemming op de RLV en het mandaat van de regiovoorzitter of diens plaatsvervanger in de AV. Het KNGF daarentegen richt zich met name op landelijke onderwerpen zoals het ontwikkelen van algemeen beleid, het ondersteunen en stimuleren van vakinhoudelijke ontwikkeling, de wetenschappelijke onderbouwing, producten en diensten, het onderhouden van contacten met landelijke koepels en beleidsbepalers zoals VWS, NZa en NPCF en de onderhandelingen met zorgverzekeraars. Een aantal RGF-activiteiten behoort tot de standaard terugkerende activiteiten die het fundament vormen van de vereniging. Deze activiteiten spelen ook een rol bij de verenigingsdemocratie. De activiteiten die hiertoe bijdragen zijn het houden van bestuursvergaderingen en regionale ledenvergaderingen, het vertegenwoordigen van de regio in de beleidscyclus, in het voorzittersoverleg en op de algemene vergaderingen (AV) van het KNGF. Ook zullen bestuursleden aanwezig zijn bij de landelijke kaderdagen, waar het landelijke beleid centraal staat. 6
Regiospecifieke speerpunten In dit hoofdstuk zal per strategische keuze worden beschreven welke activiteiten in 2012 worden uitgevoerd om de realisatie van diezelfde strategische keuze te realiseren. Activiteiten horende bij strategische keuze 1: communicatie. De eerste strategische keuze gaat over communicatie. Om de beste belangenbehartiger te worden is het van belang dat het bestuur weet wat onder haar leden leeft. Goede communicatie met leden is daarom van essentieel belang. Onder communicatie verstaat het RGF de uitwisseling van informatie tussen leden en het bestuur. Het is dus niet alleen het bestuur die de informatie brengt, maar communicatie gaat ook over het actief ophalen van informatie door middel van bijvoorbeeld enquêtes, een opiniepanel, etc.. In 2011 is door het bestuur een communicatieplan opgesteld. In dit plan staat beschreven met welke middelen de communicatie tussen leden en het bestuur en leden onderling het beste kan worden vormgegeven. In het communicatieplan heeft het gebruik van nieuwe media een prominente plaats gekregen. In 2011 is via de site www.fysionetwerken.nl een opiniepanel voor de leden van het RGF HMR opgericht. De doelstelling voor 2011 was dat een substantieel aantal leden aan dit opiniepanel zouden deelnemen. Met het opiniepanel heeft het bestuur een middel in handen waarmee leden bevraagd kunnen worden naar hun mening over vakinhoudelijke of beleidsmatige thema s. In het komende jaar wil het bestuur het gebruik van het opiniepanel gaan intensiveren. Op verschillende momenten in het jaar nodigt het bestuur leden uit om hun mening te geven. In de praktijk houdt dit in dat wanneer een stelling of vraag wordt uitgezet, duidelijk wordt gemaakt wanneer leden hun reacties kunnen geven en met elkaar in discussie kunnen. Het bestuur zal ook deelnemen aan deze online discussies. Om te voorkomen dat discussies te lang blijven voortduren zal het bestuur vooraf aangeven wanneer een discussie weer gesloten wordt. Wanneer de discussie gesloten is, zal het bestuur een samenvatting van de discussie publiceren en aangeven wat het bestuur met de uitkomst gaat doen. Communica;e in 2011 Communica;eplan uitvoeren Opiniepanel gericht op doelgroepen gebruik social media Plaatsen en beheren van discussies Uitkomsten verwerken Beleidsvorming Activiteiten horende bij strategische keuze 2: op de hoogte zijn. Het bestuur is van mening dat leden van de beste belangenbehartiger mogen verwachten dat hij op de hoogte is van alle voor fysiotherapeuten relevante politieke, economische, sociaal / demografische en technologische ontwikkelingen. Het gaat hier om relevante ontwikkelingen in 7
het algemeen, maar ook om ontwikkelingen waar specifieke groepen van leden (denk aan bijvoorbeeld leden met een solo praktijk) mee te maken hebben. De volledige realisatie van deze keuze zal niet in één jaar plaatsvinden. In 2011 is een start gemaakt met het ontsluiten van voor fysiotherapeuten relevante informatie. Een voorbeeld hiervan is het beschikbaar stellen van de gegevens van de VAAM. Het RGF heeft voor alle gemeenten in haar werkgebied bepaald (via het NIVEL) hoe de demografische opbouw van de gemeente en hoe de vraag naar chronische zorg zich de komende jaren ontwikkelt. Deze informatie is aangeboden aan de leden en te vinden op de website van het RGF. Het RGF houdt de data zo up to date als mogelijk. De rol van de lokale overheid als organisator en financier van de gezondheidszorg wordt steeds groter op grond van veranderende wet- en regelgeving. Gemeenten zijn op zoek naar partners om deze verantwoordelijkheid invulling te geven. Het RGF ziet hier vooral kansen voor fysiotherapeuten. In 2012 gaat het bestuur zelf met gemeenten in gesprek, maar stimuleert het ook leden om zelf of via een samenwerkingsverband met de gemeenten in gesprek te gaan. Het RGF zorgt dat voor fysiotherapeuten alle relevante informatie op een overzichtelijke wijze hiervoor aanwezig is. Daarnaast organiseert het bestuur bijeenkomsten waar best practices worden gepresenteerd. Hier vertellen fysiotherapeuten aan fysiotherapeuten hoe zij in contact met hun gemeente zijn gekomen, wat men daar bereikt heeft en wat men er van geleerd heeft. Hieronder staat schematische weergegeven welke activiteiten in 2012 ondernomen worden om de realisatie van de strategische keuze de juiste informatie dichter bij te brengen. De juiste informa;e 2012 Bronnen PEST ontsluiten VAAM up to date Gemeenten Contact bestuur Bijeenkomsten best prac;ces Activiteiten horende bij strategische keuze 3: netwerken. De beste belangenbehartiger participeert in de voor fysiotherapeuten belangrijkste netwerken en onderhoudt contacten met de juiste stakeholders. Onder stakeholders worden personen en/of instellingen en organisaties verstaan wiens gedrag invloed heeft op het RGF en op wie het RGF zelf ook invloed kan hebben. In 2011 is een stakholderanalyse uitgevoerd en gepresenteerd aan leden en bestuur. Het bestuur heeft nu een overzicht van de voor fysiotherapeuten en het RGF belangrijkste stakeholders. Per stakeholder kan nu bepaald worden hoe zij ingezet kunnen worden om de doelen van het RGF te realiseren. In 2012 wordt een capaciteitenanalyse uitgevoerd op het geïnventariseerde bestand van stakeholders. De insteek is om dat een terugkerend instrument te laten zijn voor een jaarlijkse evaluatie en herwaardering van het stakeholdersnetwerk en een basis vormt voor een Customer Relationship Management (CRM) waar leden en stakeholders uit kunnen putten. Het bestuur wil ook de samenwerking tussen leden onderling stimuleren om zelf in netwerken te participeren en gezamenlijk een beleid richting stakeholders op te zetten. Het RGF wil middelen ontwikkelen om dit vorm te geven. Het RGF-bestuur wil dit niet zelf doen, maar wil hier haar ambassadeurs voor inzetten. In 2011 heeft het RGF enkele ambassadeurs aangesteld en met 8
hen vastgesteld hoe zij het RGF kunnen versterken. In 2012 wordt het ambassadeurs netwerk geleidelijk verder uitgebouwd. Om leden te kunnen ondersteunen wil het RGF ook een eigen netwerk opstellen van partners met een specifieke expertise. Wanneer een lid bijvoorbeeld een probleem heeft op fiscaal of juridisch, beroepsinhoudelijk of ander gebied, wil het RGF dit lid kunnen doorverwijzen naar partijen waarvan het RGF weet dat zij ervaring hebben met het probleem, en de context van de fysiotherapie begrijpen. Het RGF denkt hierbij ook specifiek aan leden van het RGF. Binnen het RGF zullen leden actief zijn die specifieke expertise hebben en collega s willen ondersteunen met het oplossen van hun problemen. Het RGF wil dergelijke contacten tussen leden stimuleren. Het RGF wil zelf ook de samenwerking met de twee andere RGF n (ZuidWest Nederland en Randstad West) binnen het cluster Holland Zuid gaan intensiveren. Zo zullen de vakinhoudelijke avonden in 2012 door de drie RGF n gezamenlijk georganiseerd worden. Dit houdt in dat over de invulling van de avonden gezamenlijk wordt besloten. Daarnaast wordt aan de leden de mogelijkheid geboden om de vakinhoudelijk bijeenkomsten van de andere RGF n te bezoeken. Leden hebben hierdoor de mogelijkheid om op een voor hen geschikte datum en locatie naar een vakinhoudelijke bijeenkomst te gaan. Voor het bestuur betekent dit dat zij door de bijeenkomsten op deze efficiënte te organiseren, meer tijd overhouden om contact met leden te onderhouden. Daarnaast zal het bestuur van RGF HMR in gesprek gaan met de andere besturen om te onderzoeken welke andere samenwerkingsmogelijkheden er zijn. In onderstaande afbeelding staat geschetst hoe de strategische keuze Netwerken gerealiseerd wordt en welke activiteiten daarvoor in 2012 worden opgestart. Netwerken 2011 Inventariseren Ambassadeurs aanstellen Eigen netwerk van experts Leden s;muleren Samenwerken met andere RGF n Fijnere netwerkanalyse Leden doorverwijzen in netwerk Netwerk opbouwen Best prac;ces Organiseren gezamenlijke bijeenkomsten Beïnvloedingsplan Via ervaringen van leden Bestaand netwerk KNGF 9
Organisatie van het RGF In dit hoofdstuk worden de regionale bestuursleden en medewerkers van het KNGF regiokantoor voorgesteld. Het regionale bestuur Het RGF bestuur kent de volgende portefeuilles, die ingevuld worden door een aantal bestuursleden: Bestuur RGF Hollands Midden & Rotterdam Portefeuille Voorzitter Algemene Zaken Secretaris / Penningmeester Kwaliteit Portefeuille Markt Naam Zittingstermijn Harry Wagemakers 2015 Robert Liesveld 2015 Jan van der Wel 2014 (h) Het RGF-bestuur heeft haar taken en verantwoordelijkheden als volgt onderling verdeeld: De voorzitter is als eerste verantwoordelijk voor de vertegenwoordiging in de regio naar buiten en is bepalend voor het regionale imago van het KNGF. De voorzitter vertegenwoordigt het RGF in de vereniging, onder andere bij beleidsvergaderingen en zit de vergaderingen van het regionaal bestuur voor. De voorzitter onderhoudt de contacten met de regionale media en de regionale overheid. De secretaris is de vervangende voorzitter en de eerste contactpersoon voor leden ten aanzien van bestuurlijke vragen. De penningmeester draagt de verantwoording voor de financiën van de regionale vereniging, stelt jaarlijks de begroting op en doet voorstellen voor hoogte contributie en vergoeding bestuursleden. Daarnaast is de penningmeester verantwoordelijk voor regionaal financieel verslag, waaronder het financieel jaarverslag. De algemeen bestuursleden hebben naast de algemene taken en verantwoordelijkheden zoals hierboven beschreven, specifieke taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de activiteiten die zijn opgenomen in het 10
jaarplan. De verantwoordelijkheid voor alle in het jaarplan opgenomen activiteiten worden in overleg verdeeld onder alle bestuursleden. Het regioteam Het regioteam Holland Zuid werkt vanuit het kantoor in Maassluis. De medewerkers van het regioteam hebben tot taak het RGF-bestuur te ondersteunen bij regionale beleidsvorming en de uitvoering van het jaarplan. Daarnaast is het regioteam het aanspreekpunt in de regio voor individuele leden. Men kan bij hen terecht met allerlei vragen over bijvoorbeeld bedrijfsvoering en vakinhoud. Het regioteam bestaat uit zeven medewerkers, die allen een eigen bijdrage leveren aan de regionale fysiotherapie: Vacature Rinus van Bergeijk Anjo Pluijemers Verhagen Vacature Anne Langedijk Monique Boon Tamara Zonnenberg Manager Senior Verenigingsadviseur Verenigingsadviseur Regiomedewerker Secretaresse Secretaresse Secretaresse De manager verenigingszaken is verantwoordelijk voor het functioneren van het regioteam. De verenigingsadviseur heeft de dagelijkse leiding over het regioteam. Daarnaast is de verenigingsadviseur nauw betrokken bij het RGF-bestuur door het geven van ondersteuning en advies bij beleidsvorming, positionering en overige vraagstukken. De regiomedewerker houdt zich bezig met het coördineren van regionale projecten zoals het opzetten van ketenzorg en het organiseren van regionale vakinhoudelijke bijeenkomsten zoals lezingen, themadagen en workshops. De secretaresse ondersteunt bovengenoemde medewerkers bij alle faciliterende werkzaamheden zoals het verzenden van uitnodigingen, het beantwoorden van vragen via telefoon of mail en het bijhouden van de administratie. 11
Service Level Agreement (SLA) De kosten voor de personele ondersteuning die het regioteam aan het RGF biedt wordt deels uit de contributiegelden van het KNGF betaald. Wat het KNGF wel of niet vergoed wordt vastgelegd in een zogenaamde SLA. Het KNGF kent 2 soorten van SLA s, namelijk: - Basis SLA activiteiten die voor alle RGF-en gelijk zijn en de personele kosten van het regioteam worden door KNGF betaald - Extra SLA extra activiteiten waarvan de personele kosten door het KNGF bij het RGF in rekening worden gebracht 12
13