Concept-Verslag Algemene ledenvergadering van de Praktizijns-Sociëteit op woensdag 28 juni 2017 16.30 uur in de bibliotheek Gerechtsgebouw, Parnassusweg 220 E-1.11 Aanwezig: Namens het bestuur mrs. R.J. van Galen (voorzitter), W.J.P. Jongepier (penningmeester), J.C. Westermann (secretaris), C.J. Kothe (commissaris), A.F.J.A. Leijten (commissaris), M. Bijkerk (commissaris) en drs. P.C.C. Rodenburg (directeur) En: mrs. C.M.E. Schreinemacher, G.H. Schoorl (leden van de kascommissie), en de leden mrs. W. de Haan, M.J.S. van de Vorst, F.E. Olberts en A.C. Herweijer Afwezig: mr. R.G.J. de Haan (commissaris), mr. J.L. van der Schrieck (commissaris) 1. Opening Voorzitter Van Galen opent de vergadering. Hij heet de aanwezigen van harte welkom. 2. Een presentielijst wordt rondgezonden onder de 13 aanwezigen. 3. Vaststelling van de notulen van de algemene ledenvergadering van 13 juni 2016 De aanwezigen hebben geen opmerkingen op het conceptverslag; het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 4. Rekening en verantwoording van het bestuur Penningmeester Jongepier heeft het woord. De aanwezigen hebben kennis kunnen nemen van de stukken * die waren gepubliceerd op de website. Jongepier memoreert enkele cijfers m.b.t. de omzet, de kostenpost Inkoop bibliotheek waaraan aanzienlijk minder is uitgegeven dan begroot en noemt het negatieve resultaat als gevolg van daling van het ledental. De cijfers zijn besproken in de bijeenkomst van de Kascommissie met de penningmeester, directeur en de accountant. Mr. Olbers vraagt naar de Overige bedrijfskosten die in 2016 15.000 hoger uitvallen dan in 2015. Jongepier antwoordt dat er in 2016 30.000 voor marketingactiviteiten in de begroting zijn opgenomen. Er is een marketingdeskundige aangesteld die werk heeft verricht en daarnaast is op verzoek van het bestuur een organisatiedeskundige actief geweest. Beide deskundigen hebben werk verricht en voor ongeveer 18.000 euro gedeclareerd; dat zijn extra uitgaven ten opzichte van 2015. De marketingdeskundige heeft haar werkzaamheden inmiddels beëindigd aldus de penningmeester. De penningmeester geeft directeur Rodenburg het woord over het voorstel Reglement tarieven 2018. Rodenburg zegt dat de contributie niet verhoogd zal worden. Het bestuur wil liever meer inkomsten genereren door groei van het aantal leden dan door contributieverhoging. Via tal van activiteiten wordt door het team van de Sociëteit gewerkt aan ledenwerving. Verslag van de Kascommissie Mr. Schreinemacher voert het woord. Mrs. Schreinemacher en Schoorl hebben als lid van de kascommissie een bespreking gehad met penningmeester Jongepier, accountant Bes en diens collega Floor van Accon-Avm adviseurs en accountants en directeur Rodenburg. In de bijeenkomst met de kascommissie is al over details in de jaarrekening gesproken. De omvang van het eigen vermogen is met het negatief resultaat van 2016 licht gedaald, maar is gelukkig groot genoeg waardoor de continuïteit niet in gevaar is. A- De kascommissie heeft kunnen constateren dat de aansluiting van de jaarcijfers op de bankrekeningen klopt. Ook anderszins heeft de Kascommissie geen onregelmatigheden aangetroffen. B- Mr. Schreinemacher doet de suggestie dat de Sociëteit een creditcard aanvraagt om in voorkomende gevallen boeken bij leveranciers in het buitenland te kunnen bestellen. Het is hem opgevallen dat er nu
op beperkte schaal een aantal uitgaven uit kas zijn gedaan omdat er boeken door de directeur waren aangeschaft met diens privé-creditcard. C- De toelichting op de concept-jaarrekening door Bes was informatief en bevredigend. D- Mr. Schreinemacher vraagt naar een advies met betrekking tot een onderzoek naar de Vennootschapsbelasting. De accountant heeft de opvatting dat de Sociëteit mogelijk Vennootschapsbelastingplichtig is, het bestuur zou een second opinion vragen bij een specialist van het kantoor van Nauta Dutilh. De Kascommissie zou graag dat advies op schrift ontvangen. E- Voorts merkt Schreinemacher op: - dat de accountant de nu samengevoegde- kosten voor de organisatie-adviseur en de marketingdeskundige zal splitsen in de definitieve jaarrekening; -dat de bibliotheek veel kosten aan bibliotheekinkoop heeft kunnen besparen omdat de uitgevers Kluwer en Sdu meewerkten aan het staken van abonnementen zonder dat de opzegtermijn in acht genomen hoefde te worden; -dat het aantal fte voor de bibliotheek hoger lijkt te zijn dan in 2015 omdat een zwangere collega werd vervangen door een tijdelijke kracht. F- Het feit dat de bibliotheek minder wordt bezocht dan in eerdere jaren was voor het bestuur aanleiding -met de statutenwijziging in 2016- om ook notarissen als lid te werven. Ligt samenwerking met de notarissen in het verschiet of wordt er misschien zelfs gedacht aan een fusie tussen organisaties vraagt Schreinemacher zich af. De continuïteit van de Sociëteit, het toekomstig functioneren van de bibliotheek is belangrijk voor de leden, aldus de Kascommissie. G- Mr. Schreinemacher komt op grond van zijn bevindingen tot de conclusie dat de cijfers in orde zijn en adviseert met mr. Schoorl de ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen. Overigens heeft Schreinemacher accountant Bes gebeld om te vragen naar de ontbrekende samenstellingsverklaring in de jaarrekening. Bes heeft opname van de samenstellingsverklaring in definitieve versie van de jaarrekening toegezegd aldus Schreinemacher. Penningmeester Jongepier dankt de Kascommissie hartelijk voor het nauwgezet onderzoek en de constructieve suggesties die het bestuur mocht ontvangen. Het bestuur heeft grote waardering voor het werk van de Kascommissie. Voorzitter Van Galen zal contact opnemen met de Vpb specialist om te bezien hoe met de vpb-kwestie verder moet worden omgegaan. Daarnaast vermeldt Van Galen dat het bestuur een gesprek met het bestuur van de Stichting tot bevordering der Notariële wetenschap aan de Van Eeghenstraat heeft gepland deze zomer. Deze stichting beheert ook een juridische collectie met boeken en vakbladen. In dat gesprek wordt samenwerking van de Sociëteit met deze stichting besproken. Het aanvragen van een creditcard zal worden overwogen. Van Galen vraagt of mrs. Schreinemacher en Schoorl bereid zijn ook de controlewerkzaamheden voor het verenigingsjaar 2017 op zich te nemen; dat is het geval. De voorzitter stelt de vergadering voor de jaarrekening vast te stellen; dat voorstel wordt eenstemmig aangenomen. 5. Decharge van de bestuurders Decharge van het bestuur wordt in stemming gebracht. De vergadering verleent decharge voor het door het bestuur gevoerde beleid.
6. Vaststelling van het Reglement Tarieven in 2018 Het voorstel om de contributie te handhaven op het niveau van 2017 wordt aangenomen; het Reglement Tarieven in 2018 wordt vastgesteld. 7. Bibliotheek, togakamer en dienstverlening aan leden Directeur Rodenburg voert het woord. Het ledental is in 2016 niet teruggelopen, het is zelfs iets gegroeid en het bezoek in de bibliotheek bleef stabiel. De verhuizing van de werkruimten, advocatenkamer en togakamer door het team zelf kostte in het voorjaar van 2016 veel tijd, maar de activiteiten zijn goed verlopen. De bodes vloeiden af nu de bibliotheekmedewerkers de togaverhuur overnamen. Togaverhuur geschiedt nu vanaf de bibliotheekbalie, wat als bijeffect 25 aanmeldingen voor het lidmaatschap opleverde. Dat betekent overigens ook verlengde openingstijden voor de bibliotheek, 8.30-17.45 uur. Twee seniormedewerkers Jolanda Zandstra en Paula Chen verlieten de organisatie nu zij na afstuderen- een betrekking elders vonden. Ondanks dit alles werden ook nog 9.500 nieuwe titels aan het zoeksysteem toegevoegd. PraktizijnBulletin, de digitale nieuwsbrief verscheen tien keer in 2016; 7 maal om een van de 5 verdiepingsbijeenkomsten aan te kondigen en daarnaast om de ledenvergadering en het praktizijnsdiner bekend te maken. De Verdiepingsbijeenkomsten waren opnieuw succesvol met een gemiddelde bezetting van 55 deelnemers per keer. Rodenburg memoreert activiteiten rond Marketing die hij en zijn team hebben ondernomen[, waaronder: 1. Bellen en Mailing met aantal brochures aan verenigingen (Sr-adv, Vfas, Arbeidsrecht, Insolad enz.) 2. Presentatie voor Jonge Balie Amsterdam -40 stagiaires- zomer 2016 (tegen sponsoring 400,-) 3. Presentatie en gesprek met collega s bij Van Doorne advocaten 4. Gesprek op de Rb met 15 collega s grote kantoren met presentatie Jaco de Vroed van Legal Intelligence 5. Diverse voorlichtingsessies (tientallen) in de bibliotheek (mensen kunnen inschrijven) 6. 6x kort toespreken van groepen advocaatstagiaires die in de RB worden rondgeleid 7. Mailings aan beëdigde advocaten (van kleine kantoren waar men geen lid is) 8. EN: Vooruitzicht 2017 (1e half jr=om) 5 verdiepingsbijeenkomsten; 4x adverteren (in Mr. + PraktBull en AOvA) 9. Special-Offer 1x gratis deelname aan verdiepingsbijeenkomst voor nieuwe én trouwe leden!!! 10. Toegang verschaffen tot de selecties Europese rechtspraak van Rb en Hof A dam: Signalering Rodenburg: Wij zijn een 180 jarige vereniging waarvan de leden modernisering verwachten. Daar werken wij hard aan! Een hybride situatie met één been in de digitale wereld, het andere nog geworteld in de nog altijd relevante papieren collectie. Geen disruptieve situaties; Continuïteit: oud, vertrouwd, maar mét nieuw ontwikkelde mogelijkheden. Langs welk scenario de bibliotheek zich kan ontwikkelen = richting het moving target dat de toekomst van de digitale juridische informatievoorziening nu eenmaal is. Financiële Prognose is lastig te geven Low hanging fruit is de Togaverhuur in de bieb + toegang geven tot selectie Case Law uit Luxemburg en Straatsburg Onafhankelijke sleutel tot tal van
bronnen in binnen en buitenland. De www.praktizijn.nl (via metadata) als springplank om met relevante gegevens- tamelijk precies te duiken in het digitale diepe van het web Dit kan niet meer ALLEEN; plannen maken en samenwerken met Rechtspraak, NOvA, KNB, Stichting Opleiding Notariaat, Uitgevers, en Informatie-instituten is het devies. De kansen op de langere termijn zijn niet onaanzienlijk, de innovatiekoers is goed, de lange adem voert ergens toe. Maar, als gezegd, de ontwikkelingen zijn complex en vergen tijd. 8. Rondvraag Mr. Olberts vraagt het woord en vraagt naar de Marketingactiviteiten die voor 30.000 waren begroot en uiteindelijk een kleine 10.000,- hebben gekost. En, wat heeft het bestuur willen bereiken met het advies van de organisatieadviseur? Wat hebben die uitgaven opgeleverd? Penningmeester Jongepier antwoordt dat de uitgaven voor de marketing niet hebben opgeleverd wat het bestuur er zich van had voorgesteld. De ingehuurde communicatiemedewerker heeft haar taak beëindigd. De organisatiedeskundige heeft haar taak ook inmiddels afgerond. Voorzitter Van Galen vult aan dat Marketing hoog op de agenda blijft staan van de Praktizijns-Sociëteit. De organisatiedeskundige heeft bezien of er in de uitvoering van taken door het team van medewerkers efficiënter gewerkt zou kunnen worden. Het bestuur beraadt zich nog op het advies. mr. W. de Haan vraagt naar de ideeën van het bestuur over digitalisering van de collectie; is het de strategie van het bestuur om zoveel mogelijk bronnen digitaal aan te bieden of misschien zelfs papieren bronnen in eigen beheer te digitaliseren? Hijzelf is een frequent gebruiker van de Praktizijns-bibliotheek en kan hier vrijwel alle papierenbronnen vinden die hij voor zijn werk nodig heeft. De Haan betoogt daarbij dat hem is opgevallen dat in het bestuur vooral grote kantoren zijn vertegenwoordigd. Wordt er in het bestuur ook rekening gehouden met de wensen van kleine kantoren die aldus De Haan- kunnen verschillen van de wensen van de grote kantoren. Van Galen zegt dat de uitgevers gestopt zijn met het uitgeven van een groot aantal losbladige werken en dat je voor een aantal delen van de collectie zoals voormalig- losbladige werken, jurisprudentie en vakbladen wel een beroep zult moeten doen op digitale bronnen. Rodenburg vult aan dat vervanging van papier door digitaal losbladigen en een aantal titels jurisprudentiebladenniet betekent dat die bronnen niet meer in de bibliotheek beschikbaar zijn. Niets van wat er voorheen op papier werd aangeboden ontbreekt in de bibliotheek. Door de uitgever afgesloten losbladigen blijven daarnaast als afgesloten handboek voorlopig opgenomen in de collectie. Van Galen merkt bij de tweede vraag van De Haan op dat het bestuur zich zeer wel bewust is van het verschil in behoeftes van kleine en grote kantoren. De kleinere kantoren gebruiken de bibliotheek vooral als eerstelijns voorziening, terwijl de grotere kantoren, die zelf over grotere collecties beschikken dan de kleinere kantoren en met name bredere toegang hebben tot betaalde digitale bronnen de Praktizijnsbibliotheek vooral als achtervang gebruiken. In verband met de toenemende digitalisering van rechtsbronnen en de beschikbaarheid van die bronnen op het internet heeft het bestuur in 2012 besloten dat de bibliotheek gemoderniseerd dient te worden. Belangrijke elementen daarbij zijn een langere openstelling, krachtiger pr-activiteiten, betere beschikbaarheid van digitale bronnen in de bibliotheek, zoekcursussen en vereuropeanisering van de collectie (met name door toegang tot buitenlandse portals). Europeanisering van het recht in de lidstaten en het voorgenomen inrichten van een Netherlands Commercial Court in Amsterdam legitimeert volgens het bestuur deze uitbreiding van de collectievorming. De Haan hoopt dat dat kan zonder dat dit nadelig is voor de aanschaf van reguliere handboeken. Hij acht het van belang dat ook de papieren collectie beschikbaar blijft en kan zich indenken dat dit voor meer kleine kantoren geldt; buitenlandse vakliteratuur en zeker abonnementen op digitale bronnen zijn immers kostbaar. Jongepier antwoordt dat het geenszins de bedoeling is dat genoemde uitbreiding van de collectievorming ten koste gaat van de reguliere functie van de
bibliotheek: de voor de leden relevante boeken en tijdschriften in folio zullen ook in de toekomst worden aangeschaft en de functie van de bibliotheek als locatie waar de beschikbare bronnen in een rustige omgeving kunnen worden geraadpleegd staat niet ter discussie. 9. Sluiting Voorzitter Van Galen bedankt de leden voor hun inbreng en sluit de vergadering * De stukken voor de vergadering, te weten het concept Financieel verslag over 2016, de conceptbegroting 2017, het concept Reglement Tarieven 2018, alsook de conceptnotulen van de vergadering van 13 juni 2016 zijn in te zien op de website, www.praktizijn.nl onder het tabje: De Sociëteit > Ledenvergadering 28-6-2017. De uitnodiging voor de ledenvergadering met aankondiging van de beschikbaarheid van de genoemde stukken werd 19 juni 2017 aan alle leden gezonden in de digitale nieuwsbrief PraktizijnBulletin 2017-2