INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 2011 BEL COMBINATIE Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 3 maart 2011
Voorwoord Voor u ligt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie willen een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Mede daarom wordt het inkoopbeleid door iedere gemeente en door de BEL Combinatie apart vastgesteld, want het zijn allemaal zelfstandige en autonome aanbestedende diensten in de zin van de wet. Wel wordt het inkoopbeleid inhoudelijk zoveel mogelijk geharmoniseerd. Dit nieuwe beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema s duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid. Wij willen met dit beleid medewerkers van de Gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie en externe leveranciers een handvat bieden voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten. 2
Inhoudsopgave Inleiding... 4 Doel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid... 4 Relatie met milieu- en integriteitbeleid... 4 Milieubeleidsplannen en klimaatbeleid... 5 Integriteitsbeleid... 5 Borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid... 5 Leeswijzer... 5 1 Juridische uitgangspunten... 6 1.1 Naleven van wet- en regelgeving... 6 1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non- discriminatie... 6 1.3 Toepassen van een aanbestedingshandboek... 6 2 Ethische en ideële uitgangspunten... 7 2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren... 7 2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers... 7 2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers... 7 2.4 Duurzaam inkopen... 7 3 Bedrijfseconomische uitgangspunten... 8 3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures... 8 3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria... 9 3.3 Omgang met leveranciers... 9 3.4 Gebruik van inkoopvoorwaarden...10 4 Organisatorische uitgangspunten...11 4.1 Inkoopsynergie...11 4.2 Hanteren van een standaardwerkwijze...11 4.3 Rol van de medewerker inkoop....12 4.4 Herijking inkoop- een aanbestedingsbeleid...12 4.5 Inkoopactieplan...12 Bijlage 1 Begripsbepaling...13 Bijlage 2 Vormen van marktbenadering...14 3
Inleiding De organisaties van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie zijn volop in beweging. Eén van de nieuwkomers op het gebied van de ondersteunende diensten is de medewerker inkoop. De medewerker inkoop heeft de doelstelling meegekregen om de inkoopfunctie binnen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie verder te organiseren en te professionaliseren. Te beginnen met het herijken van het huidige gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit beleid vormt het fundament onder de inkoopfunctie. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken van toepassing. Inkoop wordt gedefinieerd als: alles waar een externe factuur tegenover staat. Inkoop is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen (Bijlage 1). Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, reintegratietrajecten, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair, maar ook (de aanleg van) riolering, bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van sportgelegenheden. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; invoering van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO); toenemende druk op de budgetten. Doel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie. Het doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen toegankelijk maken van wat de uitgangspunten zijn die worden gehanteerd bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van alle inkooptaken. Met het ontwikkelen en implementeren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid streven de BEL gemeenten en de BEL Combinatie naar verdere professionalisering van hun inkoopfunctie. Concreet betekent dit: 1. dat het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitverhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief; 2. dat de BEL gemeenten en de BEL Combinatie integere en betrouwbare opdrachtgevers willen zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen bieden; 3. dat de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau van de BEL gemeenten en de BEL Combinatie, dat moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing; 4. het voldoen aan de relevante regelgeving op zowel nationaal als Europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid); 5. het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de BEL Combinatie; 6. het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze; 7. het efficiënt inrichten van het inkoopproces zelf, maar ook van de sturing van en de controle op de inkoopfunctie. Relatie met milieu- en integriteitsbeleid Eén van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het scheppen van de kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeenten en de BEL Combinatie. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient daarom aan te sluiten op andere beleidsterreinen. Concreet gaat het hierbij om de afstemming met het geldende milieu- en integriteitsbeleid. 4
Milieubeleidsplannen en klimaatbeleid Gemeente Blaricum, Eemnes en Laren hebben alle drie een milieubeleidsplan. In alle drie de milieubeleidsplannen is duurzaam inkopen opgenomen. In verband met de ernst van de huidige klimaatverandering zijn de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren nu bezig met het uitwerken van klimaatbeleid. Eind 2009 en begin 2010 hebben de raden in de drie gemeenten besloten welk ambitieniveau zij voor klimaatbeleid voor ogen hebben. Wat betreft duurzaam inkopen is voldoen aan het klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007-2011 het ambitieniveau. Dit betekent dat zij als ambitie hebben om in 2015 100% duurzaam in te kopen. Dit ambitieniveau voor klimaatbeleid zal voor de aankomende vier jaar in een uitvoeringsprogramma worden uitgewerkt. Met dit uitvoeringsprogramma zal aan de realisatie van 100% duurzaam inkopen in 2015 worden gewerkt. Integriteitsbeleid Er is door het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in maart 2010 ingestemd met een gedragscode integriteit, die ook van toepaasing is op het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie. Borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid De borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in eerste instantie belegd bij de medewerker inkoop. Deze faciliterende en adviserende taak uit zich in het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan alle organisatieonderdelen om het beleid ten uitvoer te kunnen brengen. Daarnaast heeft deze persoon een coördinerende en signalerende taak. Leeswijzer Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beschreven volgens: 1. juridische uitgangspunten; 2. ethische en ideële uitgangspunten; 3. economische uitgangspunten; 4. organisatorische uitgangspunten. Grondstelling is dat aan alle uitgangspunten moet worden voldaan. Mochten ze onderling botsen, dan kan niet op voorhand worden gezegd welk uitgangspunt de prioriteit heeft. In hoofdstuk 1 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van inkoop beschreven. In hoofdstuk 2 komen de ethische en ideële uitgangspunten aan de orde, waarbij wordt ingegaan op integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren, op integriteiteisen en sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers, op duurzaam inkopen en op de sociaal maatschappelijke doelstelling van de BEL Combinatie. In hoofdstuk 3 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met selectie- en gunningcriteria, en de omgang met lokale leveranciers. In hoofdstuk 4 ten slotte, worden de organisatorische uitgangspunten beschreven, waarbij de keuze voor inkoopsynergie door gecoördineerde inkoop wordt toegelicht evenals de uitgangspunten van het hanteren van standaard werkwijzen. Tevens wordt aandacht besteed aan het herijken van het inkoopen aanbestedingsbeleid en het jaarlijkse inkoopactieplan. 5
1 Juridische uitgangspunten 1.1 Naleven van wet- en regelgeving De BEL Combinatie is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. De BEL Combinatie streeft elk jaar naar een goedkeurende accountantsverklaring op het gebied van rechtmatigheid. Inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij. 1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie. Deze beginselen hanteert de BEL Combinatie voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 3 wordt dit nader ingevuld. 1.3 Toepassen van een aanbestedingshandboek Om het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de twee bovengenoemde uitgangspunten te voldoen, dient bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) gebruik te worden gemaakt van het nog door het college vast te stellen inkoop- en aanbestedingshandboek. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures. Het kan gaan om precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, omdat de BEL Combinatie bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vindt. Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn: een stappenplan voor het aanbestedingsproces; invulling van de verschillende typen van marktbenadering; richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie; de te hanteren selectie- en gunningcriteria; de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning. Het handboek dient aangepast te worden op de ontwikkelingen binnen de BEL Combinatie en op externe ontwikkelingen, zoals de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet. 6
2 Ethische en ideële uitgangspunten 2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren Alle inkopen van de BEL Combinatie worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn. 2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers De BEL Combinatie stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers kan worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. 2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers Opdrachtnemers van de BEL Combinatie worden tevens geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Zo worden discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken niet getolereerd. 2.4 Duurzaam inkopen In het Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007 2011 is de afspraak opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015. De BEL Combinatie streeft ernaar om hieraan te voldoen. De BEL Combinatie gaat steeds duurzamer inkopen. Bij elke aanbesteding worden duurzaamheidaspecten opgenomen, zowel bij selectie- als bij gunningcriteria. Dit proces zal worden voortgezet en uitgebreid. Na 2 jaar wordt geëvalueerd hoe duurzaamheid binnen de gemeentelijke inkooppraktijk is geïmplementeerd en hoe de doelstellingen in de toekomst kunnen worden gehaald. Daarvoor wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming als een toetsend criterium voor de betreffende aanbesteding. Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen: bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; duurzame gunningcriteria van isgv en/of VNG worden waar mogelijk toegepast; in de programma s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen; duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract. 7
3 Bedrijfseconomische uitgangspunten De volgende vier aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten: 1. te hanteren aanbestedingsprocedures; 2. te hanteren selectie- en gunningcriteria; 3. de omgang met leveranciers, dienstverleners of aannemers; 4. de relatie met interne leveranciers. 3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures Voordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een (Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de behoefte te vervullen. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vigerende drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering. Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van de BEL Combinatie over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De BEL Combinatie wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de BEL Combinatie ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q. meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de mandaatregeling bevoegd persoon of college beslist dat er sterke, bijzondere argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: bij specialistische producten; bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de BEL Combinatie zijn toe te rekenen; bij een complex uitvoeringsproces; bij marktomstandigheden; bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen. Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld, worden getoetst door de medewerker inkoop en worden goedgekeurd door de directeur (voor de BEL Combinatie) of het college van b&w (voor de gemeenten). Van de aanbestedingsprocedure (onder de Europese drempelbedragen) kan alleen worden afgeweken indien hiervoor goedkeuring is verkregen van het college van b&w. 8
3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die de BEL Combinatie moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures. De BEL Combinatie hanteert standaard selectiecriteria, die vast worden gelegd in het inkoop- en aanbestedingshandboek. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen) geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de BEL Combinatie en de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gunningcriteria Gunning vindt altijd plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. Hiervoor worden modellen ontwikkeld die zoveel mogelijk worden toegepast bij openbare en Europese aanbestedingsprocedures. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die het BAO hiervoor geeft. 3.3 Omgang met leveranciers Voorkomen van afhankelijkheid De BEL Combinatie vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom hanteert ze als stelregel dat de omzet van de voorgaande 3 jaren, die een opdrachtnemer bij de BEL Combinatie realiseert, niet groter mag zijn dan gemiddeld 30% van zijn jaaromzet. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien de BEL Combinatie om wat voor reden dan ook als klant wegvalt. Daarnaast wordt een leverancier hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële opdrachtgevers aan te kunnen trekken. Alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert de BEL Combinatie de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De BEL Combinatie steekt nadrukkelijk in op een actieve stimulering van de lokale economie. In het belang van bijvoorbeeld de werkgelegenheid is deze stimulering van harte gewenst. Daar waar de BEL Combinatie in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid het lokale bedrijfsleven een impuls kan en mag geven, zal zij dit niet nalaten. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt daarom indien mogelijk, tenminste één lokale opdrachtnemer uitgenodigd offerte in te dienen. Lokale leveranciers worden bij de verdere selectie en gunning niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wèl streeft de BEL Combinatie ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningcriteria. 9
Evaluatie leveranciers en groslijsten De BEL Combinatie streeft naar een periodieke evaluatie van opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging of opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt), maar kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Om hieraan vorm te geven wordt gewerkt met zogenaamde groslijsten. Op deze groslijsten moeten opdrachtnemers worden vermeld, die hun kwaliteit hebben bewezen. 3.4 Gebruik van inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de BEL Combinatie van toepassing verklaard en/of wordt door haar een (concept)contract opgesteld. Ook deze inkoopvoorwaarden worden tussen de drie BEL gemeenten en de BEL Combinatie zoveel mogelijk geharmoniseerd. De inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingshandboek. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn (te toetsen door medewerker inkoop en juridische adviseur), kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst. 10
4 Organisatorische uitgangspunten 4.1 Inkoopsynergie Gezamenlijk optreden naar de markt De BEL Combinatie en de andere BEL gemeenten en de BEL Combinatie zijn autonome en zelfstandige aanbestedende diensten in de zin van de wet. Toch is hun samenwerking mede gericht op het realiseren van schaalvoordelen en zullen waar mogelijk hun gelijksoortige inkoopbehoeften zoveel moegelijk clusteren als dit wenselijk is vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Bovendien kan door clustering een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door de BEL Combinatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een (gemeentebrede) bundeling voordelen zal opleveren; de aard van het product: afdelingoverstijgende inkopen (die voor meerdere organisatieonderdelen van belang zijn en door meerdere organisatieonderdelen worden ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair, gereedschap) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het afdelingspecifieke inkopen. Men moet er wel mee rekening houden, dat een inkoop afdelingoverstijgend kan worden. Om tot een optimale clustering te kunnen komen zullen de organisatieonderdelen (voor zover te overzien) elk jaar in januari een bestedingsoverzicht voor het komend jaar overleggen aan de medewerker inkoop. Hierin staan verwachte inkoopbehoeften vermeld, voorzien van een indicatie van de (financiële) omvang. Hiermee wordt bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld kunnen worden aanbesteed, en eventuele risicovolle aanbestedingen tijdig zijn gesignaleerd door de medewerker inkoop. Na signalering van mogelijkheden tot clustering wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van brede raamcontracten. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. De medewerker inkoop adviseert in samenspraak met de interne afnemer(s), met de betrokken afdelingsmanager(s) omtrent clustering van inkopen. Het college of de directeur van de BEL Combinatie zijn hierin besluitvormend. De medewerker inkoop coördineert de clustering na positieve besluitvorming. Bij gezamenlijk optreden zijn de drie BEL gemeenten verplicht zich te committeren aan de uitkomst. Regionale inkoopsamenwerking Er wordt momenteel onderzocht of er voldoende voordelen voor de BEL-gemeenten zijn om zich aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking Gewest Gooi en Vechtstreek (isgv). Bij deelname aan regionale inkoopprojecten conformeren wij ons voor die projecten aan het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van het isgv. Aan deze samenwerking nemen alle gemeenten en het Gewest in het Gooi en de Vechtstreek deel met uitzondering van de gemeente Muiden en de BEL gemeenten en de BEL Combinatie. U zal in 2011 een voorstel voor die intergemeentelijke samenwerking worden voorgelegd. 4.2 Hanteren van een standaardwerkwijze Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de BEL Combinatie ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze wordt vastgelegd in het door het college vast te stellen inkoop- en aanbestedingshandboek met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijze zijn: 1. standaardmodellen voor offerteaanvragen en selectiedocumenten; 2. standaardmodellen voor externe communicatie; 3. standaardmodellen voor offertebeoordeling; 4. standaardopbouw dossiervorming; 11
5. gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken. Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Zo zal informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen op eenduidige wijze worden geregistreerd en toegankelijk worden gemaakt via standaardrapportages. De precieze invulling hiervan moet nog worden ontwikkeld. 4.3 Rol van de medewerker inkoop. De medewerker inkoop heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en controlerende taak. Elk organisatieonderdeel moet contact opnemen met de medewerker inkoop om advies te vragen over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende afdeling te beperkt is om een inkoopof aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, dan zal de medewerker inkoop waar mogelijk capaciteit of hulpmiddelen beschikbaar stellen om te ondersteunen. De ondersteuning van de medewerker inkoop is niet enkel vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk die het bedrag van 50.000, overstijgt, moet vooraf worden aangemeld bij de medewerker inkoop. Op deze manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden geborgd. Periodiek zal de medewerker inkoop in samenwerking met de administratie, vooruitlopend op de accountantscontrole, toetsen op naleving van dit beleid door: toetsing van aanbestedingsdossiers; toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie. 4.4 Herijking inkoop- een aanbestedingsbeleid De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera.) als interne factoren (verdere professionalisering). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie wordt daarom elke drie jaar geëvalueerd en zonodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De medewerker inkoop heeft hierin een initiërende rol. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien. 4.5 Inkoopactieplan Jaarlijks wordt door de medewerker inkoop een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan. De medewerker inkoop heeft hierin een signalerende, coördinerende en adviserende functie naar de overige organisatieonderdelen. Noodzakelijke aanpassingen gedurende de loop van het jaar worden gemeld bij het college, c.q. de directeur van de BEL Combinatie. Dezen geven aan bij welk inkoop/aanbestedingstraject zij vanaf de start moeten worden betrokken. Hierbij hebben zij de mogelijkheid te beslissen over het kwaliteits- en kwantiteitsniveau en andere inkoopvoorwaarden. 12
Bijlage 1 Begripsbepaling Definitie van inkoop Inkoop wordt in deze notitie gedefinieerd als: alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken onder de noemer inkoop vallen. Het inkoopproces Het inkoopproces kan worden onderscheiden in een zevental fasen: Inkoopproces De tactische inkoop omvat: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt; 2. specificeren: het opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag; 3. selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van de beste leveranciers; 4. contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van contracten. Na het contracteren van de leveranciers volgt de operationele inkoop. Dit houdt in: 5. bestellen: het plaatsen van orders; 6. bewaken: het bewaken van het uitleveren van orders, verifiëren en afhandelen van facturen; 7. nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evalueren van leveranciers en contractbeheer. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook de strategische inkoop onderscheiden. Die omvat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, de wijze van inkoopcoördinatie et cetera. Aanbesteden Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. 13
Bijlage 2 Vormen van marktbenadering De BEL Combinatie onderscheidt vier vormen van marktbenadering: 1. enkelvoudig onderhands: de opdrachtgever kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers; 2. meervoudig onderhands: de opdrachtgever kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie; 3. openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de opdrachtgever plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen; 4. Europees aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de opdrachtgever plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen. In het inkoop- en aanbestedingshandboek worden de vier procedures verder uitgewerkt die in deze paragraaf voorkomen. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur, omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten niet op tegen de baten. De BEL Combinatie hanteert daarom de navolgende marktbenaderingswijzen en drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Als een afdelingsmanager of afdeling zelfstandig een drempel wil verlagen en een procedure wil toepassen die verplicht is bij een hoger bedrag, dan is dat altijd toegestaan. Waar mogelijk/wenselijk wordt ook voor leveringen, diensten en werken onder het drempelbedrag meerdere offertes opgevraagd. Bij meervoudige aanbestedingen wordt, indien mogelijk, altijd één locale opdrachtnemer uitgenodigd offerte in te dienen. De BEL Combinatie hanteert de volgende aanbestedingswijzen en drempelbedragen: Diensten en Leveringen Inkoopbehoefte betreffende dienst of levering 0-50.000 Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag Meervoudig onderhandse offerteaanvraag (min. 3 offertes) Nationale openbare procedure met/zonder voorselectie Europese openbare procedure met/zonder voorselectie 50.000-100.000 100.000-193.000 > 193.000 14
Werken Inkoopbehoefte betreffende de uitvoering van een werk 0-50.000 Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag Meervoudig onderhandse offerteaanvraag (min. 3 offertes) Nationale openbare procedure met/zonder voorselectie Europese openbare procedure met/zonder voorselectie 50.000-1.000.000 1.000.000-4.845.000 > 4.845.000 De groene cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure mag worden toegepast De rode cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure NIET mag worden toegepast. Er mag van een Europese procedure nooit worden afgeweken. De Europese drempelbedragen gelden van 1 januari 2010 tot 31 december 2012 en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. Wijzigingen van deze drempelbedragen worden direct in de organisatie bekend gemaakt. 15