Stapsgewijs naar duurzame toegang Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Enno Meijers Thesis Master of Business Informatics Avans+ Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg directeur Zeeuwse Bibliotheek
STAPSGEWIJS NAAR DUURZAME TOEGANG Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Thesis Master of Business Informatics Avans+ Enno Meijers h.j.meijers@gmail.com Middelburg april 2010 Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg directeur Zeeuwse Bibliotheek in opdracht van: in samenwer king met: Omslagfoto: http://www.flickr.com/photos/michele123mstudios silver beams & sky 2 De Creative Commons Naamsvermelding Gelijk delen 3.0 Nederland Licentie is van toepassing op dit werk. Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by sa/3.0/nl/.
Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt mijn thesis als afsluiting van de MBI opleiding waar ik in 2007 aan begonnen ben. Met dit werkstuk sluit ik een periode af van hard werken en veel presteren maar ook van veel inspiratie en geprikkeld worden. Ik hoop dat u evenveel plezier zult beleven aan het lezen van dit werkstuk, als ik heb gehad op mijn ontdekkingsreis door de complexe wereld van digitale duurzaamheid. Met deze thesis heb ik geprobeerd om een bijdrage te leveren aan de uitdagingen waar wij voor staan in deze nieuwe digitale wereld, of dit gelukt is hoor ik graag van u terug. Nu mijn studie tot een eind komt, maak ik graag gebruik van de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In het bijzonder wil ik mijn vrouw en kinderen bedanken voor hun eindeloos geduld en begrip voor de vele momenten waarop ik mijn studie prioriteit moest geven. Ook de Zeeuwse Bibliotheek wil ik graag bedanken voor het bieden van de gelegenheid voor het volgen van deze studie en voor het leveren van interessant praktijkmateriaal. Dit werkstuk zelf is het resultaat van een intensieve samenwerking met een groot aantal mensen. Ik wil dan ook beginnen met het bedanken van twee personen voor de bijzonder plezierige en vruchtbare samenwerking. Allereerst bedank ik Inge Angevaare van de NCDD voor haar kritische blik (tot in de kleinste details ) en haar aanstekelijke gedrevenheid in het zoeken naar oplossingsrichtingen voor een duurzamere digitale wereld. Daarnaast bedank ik Annelies van Nispen van DEN voor het delen van haar kennis en haar enthousiasme voor dit onderwerp en voor de stevige discussies die daaruit volgden. Op deze plaats wil ik ook graag alle reviewers van het stappenmodel van harte bedanken. Het was voor mij een bijzondere ervaring om in één oog opslag zoveel gerespecteerde meningen naast elkaar te zien. Tot besluit bedank ik ook mijn begeleider Ed Landman voor de stimulerende begeleiding, zijn rotsvaste geloof in dat het goed zou komen werkte aanstekelijk. Ik wens u veel plezier bij het lezen van deze thesis! Enno Meijers, 14 april 2010
Managementsamenvatting Digitale informatie speelt een steeds grotere rol voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland. Vanuit het oogpunt van zichtbaarheid en laagdrempelige toegang tot de collectie werkt men massaal aan het digitaliseren van de fysieke collecties. Daarbij krijgen ook steeds meer instellingen te maken met materialen die alleen nog maar in digitaal vorm bestaan. Uit recente onderzoeken blijkt dat in een groot deel van de erfgoedinstellingen de duurzame toegankelijkheid van deze digitale informatie weinig of geen aandacht krijgt. De kans is groot dat er hierdoor op lange termijn digitale informatie verloren zal gaan. Naast de financiële schade die daardoor ontstaat, kan dit ook het definitieve verlies van kostbare informatie betekenen. Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is een onderwerp waar men sinds eind jaren negentig op nationale en internationale schaal intensief onderzoek naar doet. Hierover is veel gepubliceerd, vooral door de publieke sector. Zodoende is er een breed scala aan normen, richtlijnen, beleidskader, toetsingsinstrumenten en best practices beschikbaar. Zoals uit dit onderzoeksrapport blijkt, biedt deze informatie echter te weinig aanknopingspunten voor de kleinere en middelgrote erfgoedinstellingen om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan met het verbeteren van de duurzame toegang van hun digitale informatie. Dit rapport beschrijft het onderzoek dat uitgevoerd is naar een aanpak om deze kloof te overbruggen. In het kader van dit onderzoek is een strategisch stappenmodel ontwikkeld dat de kleinere erfgoedinstellingen in staat moeten stellen om stapsgewijs de risico s op verlies van digitale informatie te verminderen. In hoofdlijnen behandelt het model achtereenvolgens het strategisch verankeren van duurzame toegang, het borgen van de digitale objecten, het toevoegen van de noodzakelijke metadata en het aanpassen aan de veranderende omgeving. Het reduceren van de complexiteit en het inrichten als een continu proces van verbetering vormden hierbij belangrijke uitgangspunten. De ordening van de onderwerpen naar hun bijdrage aan het verminderen van de risico s is nog niet eerder zo nadrukkelijk beschreven. De bruikbaarheid van dit theoretisch model is vervolgens getoetst onder twaalf deskundigen uit het werkveld. Daarnaast is er een praktijktoets uitgevoerd in de Zeeuwse Bibliotheek. De belangrijkste
conclusie was dat het stappenmodel bruikbaar is voor het ontwikkelen van beleid voor duurzame toegang tot de digitale erfgoed informatie. Het onderzoek toonde echter ook aan dat het goed organiseren van duurzame toegang tot digitale informatie een lastige uitdaging is, die de kleinere erfgoedinstellingen naar verwachting niet zelfstandig tot een goed eind zullen kunnen brengen. Dit rapport eindigt daarom ook met een aantal aanbevelingen waarin landelijke koepelorganisaties, grote instellingen en marktpartijen worden opgeroepen om de kleinere erfgoedinstellingen te helpen bij het verbeteren van de duurzame toegang tot hun digitale informatie. De kleinere erfgoedinstellingen zelf zullen daarbij actief op zoek moeten gaan naar nieuwe samenwerkingsverbanden en rolverdelingen om zo de juiste taken op de juiste schaal te kunnen realiseren.
Inhoudsopgave: 1. Inleiding: duurzame toegang een lastige nieuwe taak... 11 2. 3. Een verkenning van het probleem... 13 Onderzoeksopzet... 18 4. Informatiemanagement als optiek... 23 5. 6. 7. Inleiding tot d e definitie van een strategisch stappenmodel... 28 Een kort overzicht van de bestaande instrumen ten...... 32 Een impressie van het werkveld... 37 8. Volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid... 40 9. Kaders van het stappenmodel... 45 10. Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat... 50 11. Deel B: De digitale objecten veilig stellen... 53 12. Deel C: Duurzaam toegang bieden... 59 13. Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek... 67 14. Resultaten externe validatie... 74 15. Conclusies en aanbevelingen... 88 16. Geraadpleegde bronnen... 93 Bijlage 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp... i Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving... ii Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package... iii Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel... iv Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel... viii Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel... ix Bijlage 7: Toetsing Zeeuwse Bibliotheek... xii Bijlage 8: Resultaten expert review... xvii
1. Inleiding: duurzame toegang een lastige nieuwe taak In onze moderne wereld is digitale informatie niet meer weg te denken. Het bedrijfsleven, de overheid, de wetenschap, de media, er is geen sector waar digitale informatie geen belangrijke rol speelt. Veel van deze digitale informatie is afkomstig uit de publieke sector en veel digitale informatie vindt uiteindelijk een onderkomen in de publieke sector. De bibliotheken, archieven en musea vormen in deze ontwikkelingen een belangrijk schakelpunt. Enerzijds werken deze cultureel erfgoedinstellingen hard aan het digitaal toegankelijk maken van hun collecties en anderzijds vormen ze voor veel digitale informatie het eindstation. Vooral de functie als eindstation lijkt voor de cultureel erfgoedinstellingen een lastige nieuwe taak te worden. Digitale informatie speelt in het dagelijkse leven een onmisbare rol. In korte tijd is er een samenleving ontstaan waaruit digitale informatie niet meer weg te denken is. Een belangrijk deel van de digitale informatie op het gebied van cultuur, onderwijs en wetenschap is afkomstig uit de publieke sector. Musea, archieven, bibliotheken en andere erfgoedinstellingen hebben, doorbouwend op hun traditionele taken, inmiddels hun aandacht gericht op het laagdrempelig toegang bieden tot digitale informatie. Men beschouwt dit als een noodzakelijke voorwaarde om in de huidige samenleving een rol te blijven spelen. Al in 2002 trokken de onderzoekers van het DigiCULT project (European Commission, 2002) de conclusie: In the Information Society, in the long run, only the digital will survive in the memory of a nation as it is more readily available and accessible than analogue cultural heritage resources. Dankzij het laagdrempelig karakter van internet ontstaat er ook een grote hoeveelheid aan digitale informatie uit andere, private en particuliere, bronnen. Een steeds groter deel van deze informatie is van belang voor de kennis en cultuur van de samenleving. Door deze ontwikkelingen staan cultureel erfgoedinstellingen voor een aantal forse uitdagingen. In de eerste plaats zien ze zich genoodzaakt om zo snel mogelijk hun content digitaal beschikbaar te stellen om hun zichtbaarheid en meerwaarde in de moderne maatschappij te behouden. In de tweede plaats vraagt de verandering van informatieschaarste naar informatieovervloed om het vinden van een nieuwe rol. De erfgoedinstellingen hebben hun huidige rol als toegangspoort tot Stapsgewijs naar duurzame toegang 11 Thesis MBI april 2010
kennis en cultuur voor een groot deel verloren en of ze over de juiste competenties beschikken om als filter en wegwijzer in de moderne informatiesamenleving te kunnen fungeren is nog de vraag. De derde uitdaging is het voor de lange termijn garanderen van toegang tot de informatie. Voor digitale informatie blijkt dit een complexe opdracht te zijn die niet eenvoudig in het verlengde ligt van het beheer van de fysieke informatiebronnen. In tegenstelling tot informatie op fysieke dragers vraagt digitale informatie om een continu proces van aandacht en onderhoud. Dit rapport richt zich op deze laatste uitdaging. Centraal daarbij staat de vraag wat (kleine) erfgoedinstellingen kunnen doen om duurzame toegang tot hun digitale informatie beter te waarborgen. Leeswijzer Het rapport begint met een algemene verkenning van het probleem van digitale duurzaamheid in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt de opzet van het onderzoek verder toegelicht. Hoofdstuk 4 beschrijft de onderzoeksoptiek waarin een verband gelegd wordt tussen informatiemanagement en de problematiek van digitale duurzaamheid. In de hoofdstukken 5 tot en met 12 wordt de ontwikkeling van het stappenmodel voor duurzame toegang beschreven. Dit deel vormt de kern van het theore tische model van deze thesis en is ter beoordeling integraal aan de reviewers voorgelegd. In hoofdstuk 13 worden de resultaten besproken van de praktijktoetsing van dit model in de Zeeuwse Bibliotheek. Hoofdstuk 14 beschrijft de resultaten van de expert review van het stappenmodel. Beide toetsingen leiden uiteindelijk naar de conclusies en aanbevelingen die beschreven zijn in hoofdstuk 15. Stapsgewijs naar duurzame toegang 12 Thesis MBI april 2010
2. Een verkenning van het probleem Het op een duurzame manier toegankelijk houden van digitale informatie is blijkbaar een lastige opgave, maar wat is nu eigenlijk precies het probleem? In tegenstelling tot traditionele media voor informatieopslag als papier, zijn digitale dragers niet automatisch geschikt voor bewaring op de langere termijn. Digitale informatie vraagt om voortdurende verzorging omdat allerlei bedreigingen de beschikbaarheid op langere termijn in gevaar brengen. Dit hoofdstuk bespreekt de belangrijkste van deze bedreigingen en de consequenties daarvan voor de organisaties die het lange termijn beheer moeten uitvoeren. Veranderingen in de technologie Om te beginnen levert de snelle ontwikkeling van de digitale techniek een groot probleem op voor het bewaren van digitale informatie. Eén van de Britse onderzoeksnetwerken voor digitale duurzaamheid, the Digital Preservation Coalition, deed in 2006 een uitgebreid onderzoek naar de problemen met duurzame toegang tot digitale informatie. In het rapport dat hierover gepubliceerd werd, Mind the Gap (Waller & Digital Preservation Coalition, 2006) worden onder andere de volgende technologische bedreigingen genoemd: De dragers van digitale informatie zijn niet duurzaam De huidige digitale dragers hebben een beperkte houdbaarheid. Afhankelijk van het type drager kan deze variëren van enkele jaren tot misschien enkele tientallen jaren, maar een duurzaam medium voor de opslag van digitale informatie bestaat (nog) niet. Daarbij komt het verschijnsel dat door de technologische ontwikkelingen digitale dragers snel opgevolgd worden door dragers die meer capaciteit hebben of sneller werken. Er lijkt op dit gebied sprake van een merkwaardige paradox tussen de toename van opslag capaciteit en de afname in duurzaamheid van het medium. De hardware om de dragers te kunnen benaderen veroudert snel Naast de opslagmedia zelf veroudert ook de hardware om deze media te kunnen lezen en verwerken in hoog tempo. Door de voortschrijdende techniek krijgen hardwaresystemen een steeds hogere verwerkingscapaciteit. Vanwege het hoge tempo waarin dit gebeurt is het niet mogelijk om de oude systemen voor langere tijd te blijven ondersteunen. In veel gevallen wordt de winst in snelheid en capaciteit bereikt door het toepassen nieuwe technologie die niet compatible is met voorgaande systemen. Stapsgewijs naar duurzame toegang 13 Thesis MBI april 2010
De software om de gegevens op de dragers te interpreteren veroudert snel Ook de software die gebruikt wordt om de digitale informatie te lezen en te bewerken verandert voortdurend. Vaak betekenen nieuwe versies van de softwaresystemen ook nieuwe versies van bestandsformaten. Voor tekst documenten en grafische formaten ontstaan er langzamerhand afspraken over standaardformaten. Op andere terreinen zoals audiovisueel materiaal of CADbestanden is vaak specifieke software nodig voor het afspelen of bewerken. Veranderingen in de omgeving Het zorgvuldig bewaren van digitaal opgeslagen gegevens en het kunnen teruglezen van die gegevens alleen is niet voldoende. De opgeslagen data wordt pas informatie wanneer er voldoende extra informatie over deze data beschikbaar is. Deze extra informatie, vaak aangeduid met de term metadata, is nodig om de opgeslagen bits te vertalen in data, om de data te kunnen vertalen in informatie en om uiteindelijk de informatie betekenis te kunnen geven in een bepaalde context. Het beheren van de relevante metadata vormt dus een extra uitdaging voor het op een duurzame manier toegankelijk houden van de digitale informatie. De hoeveelheid extra informatie die aan het digitale object moet worden toegevoegd om de informatie op de lange termijn van betekenis te laten zijn is afhankelijk van de doelgroep waarvoor men de informatie opslaat. In de literatuur duidt men dit aan met de term Designated Community. In het artikel The CASPAR Approach to Digital Preservation (Giaretta, 2007) geeft David Giaretta hiervan een aardig voorbeeld door zich af te vragen welke informatie een Marsmannetje nodig zouden hebben om het signaal te kunnen ontcijferen van de Ionosonde (een digitaal radar signaal dat de ruimte in wordt gezonden ): Representation Information for Martians How much Representation Information would one need to provide for a Martian to understand and use Ionosonde data which is digitally encoded? Where to start? Let s start with a definition on paper of the format and maybe a Rosetta Stone equivalent of Martian to English (or Chinese or whatever language the document is written in). But what about some other things like bits? binary notation, IEEE encoding for floating point numbers, definitions of the names of the data values, relationship between the data values, definition of frequency, definition of a second, basic physics, graduate level physics, English, etc., etc? The list is very, very long. De keuze van de beoogde doelgroep is dus van invloed op de hoeveelheid metadata die bij het digitale object opgeslagen moet worden. Daarbij is het mogelijk dat in de loop van de tijd de beoogde doelgroep zelf wijzigt, bijvoorbeeld wanneer specialistische informatie ook voor een breder publiek Stapsgewijs naar duurzame toegang 14 Thesis MBI april 2010
ontsloten gaat worden. Maar het kan ook zijn dat de context en de kennis van de beoogde doelgroep in de loop van de tijd wijzigt waardoor het noodzakelijk wordt om extra metadata op te nemen. Veranderingen in de organisatie Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is niet alleen een uitdaging op het gebied van techniek en metadatabeheer. Organisaties die de langetermijnzorg voor digitale informatie op zich willen nemen moeten een strategische keuze maken waarbij zij bereid moeten zijn om vergaande organisatieaanpassingen door te voeren. In het artikel Thirteen Ways of Looking at.digital Preservation uit D Lib Magazine (Lavoie & Dempsey, 2004) beschrijven Lavoie en Dempsey dertien verschillende invalshoeken van waaruit het probleemgebied van digitale duurzaamheid beschouwd kan worden en geven daarmee een aardig beeld van de breedte van het probleemgebied. In hun optiek is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie: Een continu proces Veroudering van digitale informatie is een voortdurend proces en de bestrijding daarvan moet ook als continu proces ingericht worden, waarbij er geen tijd is voor uitstel want achteraf repareren is geen optie. Een set van afgesproken resultaten Met welke doelstelling wordt het materiaal duurzaam ontsloten? Gaat het om het behouden van de informatie, gaat het om een exacte kopie, moet alle beschikbare functionaliteit in stand gehouden worden? Een goed begrepen verantwoordelijkheid Duurzame toegang tot digitale informatie begint bij de creatie van het digitale object. In tegenstelling tot de conservering van fysieke objecten moet nu de verantwoording voor de duurzame toegang door de organisatie gedeeld worden met de makers en bewerkers van de informatie. Een selectie proces De hoeveelheid digitale informatie groeit enorm en is veel te groot om in totaliteit verwerkt te kunnen worden; selectie is absoluut noodzakelijk, maar op grond waarvan? Een economisch duurzame activiteit Een continu proces vereist ook een continue financieringsstroom. Tot op heden wordt duurzame toegang vaak gefinancierd uit tijdelijke middelen, waarbij het digitaliseren vaak nog veel meer aandacht krijgt conservering. Stapsgewijs naar duurzame toegang 15 Thesis MBI april 2010
Een gezamenlijke inspanning Om de enorme uitdagingen het hoofd te bieden is samenwerking noodzakelijk; dit levert schaalvoordelen op en voorkomt onnodige verdubbelingen. Maar hoe en met wie? Een onschadelijke bezigheid In veel gevallen beschikt de bewarende instelling niet over de rechten op het materiaal. Duidelijke afspraken over de consequenties van het duurzaam bewaren zijn nodig. Wanneer het borgen van duurzame toegang tot digitale informatie strijdig is met belangen van andere partijen is de kans op succes gering. Een gespreide taak? Het vanuit één organisatie uitvoeren van alle taken is vaak niet haalbaar en wellicht ook niet zinvol. Kan duurzame toegang georganiseerd worden via gedistribueerde functionaliteit in een samenwerkingsnetwerk? Een complementaire taak Het materiaal moet integraal beschikbaar zijn voor de dienstverlening, er moet geen dark archive ontstaan dat los staat van de overige dienstverlening van de instelling. Een goed begrepen proces Binnen het denken over duurzame toegang tot digitale informatie moet er verder kennis ontwikkeld worden over standaarden, over richtlijnen en indicatoren voor het inrichten van de processen en moeten er mechanismen komen voor certificering. Een transactioneel proces Duurzame toegang is te complex om het helemaal zelf te realiseren. Een deel van het proces of het volledige proces onderbrengen bij anderen zal nodig zijn. De vraag is dan wel wat voor soort transacties moet worden ingericht, wat de businessmodellen zijn, waar de financiering vandaan moet komt, hoe een schatting gemaakt kan worden van de kostenontwikkeling en welke garanties geëist kunnen worden voor de uitkomst of voor het proces. Een proces met veel keuze mogelijkheden Gaat de digitale representatie dienen als vervanger van het origineel of worden beide duurzaam opgeslagen? Wat is een vervanger van het origineel: een exacte kopie bijvoorbeeld, inclusief paginanummers die kloppen (belangrijk voor referenties), of gaat het alleen om de informatie zelf, welke eisen of voorkeuren heeft de gebruiker? Stapsgewijs naar duurzame toegang 16 Thesis MBI april 2010
Een meerwaarde voor de maatschappij Het duurzaam toegankelijk zijn van digitale informatie levert een meerwaarde op voor de maatschappij. De kosten voor het duurzaam toegankelijk houden worden echter nog niet breed gedeeld. De kans bestaat dat instellingen zich vanwege de complexiteit van de uitdaging vooral richten op hun direct belangen dit ten koste van het maatschappelijk belang. Tot slot Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie kan dus gezien worden als een breed maatschappelijk probleem met technische, economische en organisatorische uitdagingen. Afgaande op de beschikbare publicaties lijkt het er op dat vooral de publieke sector (overheid, wetenschap en cultureel erfgoed ) zich verdiept in het vinden van adequate oplossingen. Toch heeft ook de private sector belang bij het vinden van oplossingen voor het probleem van digitale duurzaamheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het voor de lange termijn beschikbaar houden van kennis (intellectueel eigendom), van gegevens in juridische of financiële transacties of van testresultaten van medicijnen. In de literatuur is tot op heden echter nog weinig terug te vinden over de manier waarop de private sector deze problematiek benadert. Voor dit onderzoek is dan ook vooral geput uit publicaties van publieke instellingen zoals universiteiten, nationale bibliotheken en archieven of andere onderzoeksinstellingen en (internationale) samenwerkingsprojecten. In de volgende hoofdstukken wordt het onderzoek naar het omgaan met digitale duurzaamheid beschreven, gericht op een specifiek deel van de publieke sector, namelijk de kleinere erfgoedinstellingen. Stapsgewijs naar duurzame toegang 17 Thesis MBI april 2010
3. Onderzoeksopzet Dit hoofdstuk behandelt het ontwerp en de uitvoering van het onderzoek. Het beschrijft de definitie van het probleemgebied en geeft een analyse van de verschillende aspecten die hierbij van belang zijn. Verder wordt de doelstelling van het onderzoek beschreven en wordt er inzicht gegeven in de opbouw van het onderzoek en de gevolgde strategie voor de uitvoering daarvan. Kader van het onderzoek Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is nog een jong probleem. Pas in de afgelopen tien tot vijftien jaar is men begonnen met het doen van onderzoek naar de mogelijke oplossingen. Vooral in de publieke sector lijkt er een steeds breder wordende dialoog over de beste benadering van dit probleem te ontstaan. In dit domein zijn het vooral de overheid (in het bijzonder de archieven), de wetenschap en de cultureel erfgoedsector die zich inspannen voor het vinden van oplossingen. Dit onderzoek is met name toegespitst op de cultureel erfgoedsector en in het bijzonder op de problematiek van de kleinere en middelgrote collectiebeherende instellingen. De doelstelling was het uitvoeren van een praktijkgericht onderzoek vertrekkend vanuit de vraag op welke manier de bestaande theoretische inzichten kunnen bijdragen aan betere resultaten voor duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie in de kleinere erfgoedinstellingen. Het kader voor dit onderzoek was de huidige praktijk voor het beheer van digitale erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek. Om echter tot relevante resultaten te komen voor de hele erfgoedsector in Nederland is voor dit onderzoek samenwerking gezocht met een aantal landelijke koepelorganisaties en diverse experts en ervaringsdeskundigen uit de erfgoedsector. Probleemschets De Zeeuwse Bibliotheek beheert een aantal unieke collecties op het gebied van Zeeuws cultureel erfgoed. Deze collecties omvatten diverse materialen zoals boeken, foto s, prentbriefkaarten, kranten en affiches. De Zeeuwse Bibliotheek heeft eind jaren negentig besloten om deze fysieke collecties te gaan digitaliseren om zodoende een groter publiek te kunnen bereiken en tegelijkertijd het originele materiaal te beschermen tegen verdere slijtage door raadplegen. In de afgelopen jaren zijn op deze wijze forse digitale collecties ontstaan die een steeds belangrijker rol zijn gaan spelen in de dienstverlening van de Zeeuwse Bibliotheek. Stapsgewijs naar duurzame toegang 18 Thesis MBI april 2010
Het technisch en inhoudelijk beheer van de collecties is inmiddels vrij goed verankerd in de organisatie, maar de huidige manier van werken waarborgt niet, het voor de lange termijn toegankelijk houden van deze collecties. Dit is onder andere opgemerkt in een eerder onderzoek naar technische maatregelen voor het opslaan van de digitale materialen (Boogerd, 2008). In de beleidsvisie van de Zeeuwse Bibliotheek voor de komende jaren speelt het beschikbaar stellen van digitaal erfgoed materiaal een belangrijke rol. De verwachting is, dat het aantal digitale objecten en de diensten die op basis hiervan ontwikkeld worden in de komende jaren sterk zal groeien. Dit maakt de noodzaak voor een goed uitgekristalliseerd beleid ten aanzien van digitale duurzaamheid nog groter. Uit recente werkveld onderzoeken in de cultureel erfgoedsector (zie hoofdstuk 8) blijkt dat de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek sterk vergelijkbaar is met die in andere erfgoedstellingen. Waar de grote, nationale instellingen er steeds beter in slagen om duurzame toegang tot hun digitale informatie te realiseren blijven de kleine en middelgrote instellingen nog zoeken naar de juiste aanpak, als het al niet ontbreekt aan het bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang. Er is veel wetenschappelijke informatie voorhanden en er wordt veel onderzoek gedaan, maar hiervan is maar weinig toegespitst op het formuleren van concreet beleid in de kleinere erfgoedinstellingen. De vraag die dit onderzoek probeert te beantwoorden is dan ook: op welke manier kan de nu al aanwezige algemene kennis over duurzame toegang vertaald worden naar een betere beleidsmatige borging van duurzame toegang tot de digitale collecties van de kleinere erfgoedinstellingen in het algemeen en de Zeeuwse Bibliotheek in het bijzonder? Nadere probleem analyse De kern van de problematiek wordt gevormd door het risico van verlies van digitale informatie op langere termijn. Centraal in dit onderzoek staat de vraag welke maatregelen een organisatie kan nemen om de kans op verlies van digitale informatie zo klein mogelijk te houde n. Anders geformuleerd gaat het om de mate waarin de aspecten van duurzaam beheren (beleid, inrichting, technologie) een positief effect hebben op de mate van toegankelijkheid van digitale informatie (beschikbaarheid, betekenis) op langere termijn. Er lijkt een sterk positief verband te bestaan tussen goed beheer en duurzame toegang, de maatregelen zijn immers met dat doel ontwikkeld. De vraag rijst hierbij echter wel of meer aandacht voor aspecten van duurzaam beheer in alle gevallen ook automatisch een betere waarborg voor duurzame toegang oplevert. De verwachting is dat de context van de organisatie namelijk een belangrijke rol speelt bij de effectiviteit van de maatregelen. Zo kan een kleine erfgoed instelling beleid formuleren ten aanzien Stapsgewijs naar duurzame toegang 19 Thesis MBI april 2010
van duurzaam beheer van digitale collecties, maar wanneer ze niet kan beschikken over voldoende middelen, deskundig personeel of de juiste technische faciliteiten zal dit voor de duurzame toegang op langere termijn waarschijnlijk betrekkelijk weinig meerwaarde hebben. Zo is het denkbaar dat het richten op het zo goed mogelijk uitvoeren van één maatregel effectiever is dan het proberen te implementeren van een breed scala aan maatregelen. Voor het onderzoek wordt verondersteld dat de context waarin de organisatie opereert van invloed is op de mate waarin maatregelen voor duurzaam beheer een positief effect op de duurzame toegang tot de digitale informatie kunnen hebben. De doelstellingen en grootte van de organisatie worden hierbij als belangrijkste kenmerken van de context beschouwd. Doelstelling van het onderzoek Op grond van deze analyse is de doelstelling voor dit onderzoek als volgt geformuleerd: De doelstelling van het onderzoek is het doen van aanbevelingen aan de stuurgroep Informatisering & Automatisering ter verbetering van het beleid op het gebied van duurzame toegang tot de digitale erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek door inzicht in te geven in de maatregelen die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Methode van onderzoek De bestudering van de theorie over duurzame toegang tot digitale informatie, in combinatie met de bestudering van werkveldonderzoeken over de huidige beheerpraktijk van digitale erfgoedcollecties en het vooronderzoek, leverde inzichten op in de wijze waarop beleidsmaatregelen voor het beheer van digitale collecties kunnen bijdragen aan het beter waarborgen van de duurzame toegang tot de digitale erfgoedcollecties voor kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Op grond van deze richtlijnen is het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor digitale erfgoed collecties geanalyseerd en is tevens de toepasbaarheid van deze richtlijnen in de cultureel erfgoed sector getoetst door het raadplegen van experts en ervaringsdeskundigen in de cultureel erfgoed sector. Uiteindelijk heeft dit geleid tot de formulering van aanbevelingen voor de verbetering van het huidige beleid voor duurzame toegang tot de digitale collecties, specifiek voor de Zeeuwse Stapsgewijs naar duurzame toegang 20 Thesis MBI april 2010