ZITTING VAN DINSDAG 29 JANUARI 2019 Tegenwoordig : Peter De Bock, Voorzitter Robby De Caluwe, Burgemeester Thierry Walbrecht, Derde Schepen Lut Van De Vijver, Inge Mertens, Frederic Dierinck, Koen Mertens, Sarah Poppe, Vierde Schepen Stijn Deschepper, Tibbe Verschaffel, Nicole Stevelinck, Martine Dieleman, Antje Van Hecke, Karen De Block, Marc Cossaer, Seline Somers, Tom Hillaert, Barbara Put, Adjunct algemeen directeur Karin Van de Sompel, Algemeen directeur Afwezig : Verontschuldigd : Openbaar DAGORDE. 1. GR/2019/002 - Goedkeuring notulen vorige gemeenteraadszitting. 2. GR/2019/000 - Mededeling bevoegdheidsverdeling van de schepenen. 3. GR/2019/001 - Aanvraag tot erkenning van de wijziging van de gebiedsomschrijving parochie Sint-Filippus en Jacobus. 4. GR/2019/006 - Retributie op het gebruik van het activiteitenaanbod georganiseerd door de gemeentelijke sportdienst: aanpassing. 5. GR/2019/003 - Levering en implementatie van een tijdsregistratiesysteem - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningwijze. 6. GR/2019/007 - Goedkeuring aankoop casting en audio middelen voor notulering. 7. GR/2019/008 - Toegevoegd punt door fractie MenS op de dagorde gevraagd: Terugplaatsen van één hekje aan elk begin en bij elk einde van de fietsweg op de oude spoorweg OL77. OPENBAAR 1. GR/2019/002 - GOEDKEURING NOTULEN VORIGE GEMEENTERAADSZITTING. De notulen van de vorige zitting worden goedgekeurd. Met 10 stemmen voor (Robby De Caluwe, Thierry Walbrecht, Inge Mertens, Frederic Dierinck, Koen Mertens, Sarah Poppe, Stijn Deschepper, Peter De Bock, Tibbe Verschaffel, Nicole Stevelinck), 1 stem tegen (Seline Somers), 6 onthoudingen (Lut Van De Vijver, Martine Dieleman, Antje Van Hecke, Karen De Block, Marc Cossaer, Tom Hillaert) 2. GR/2019/000 - MEDEDELING BEVOEGDHEIDSVERDELING VAN DE SCHEPENEN. De gemeenteraad, Gelet op het decreet lokaal bestuur;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 2 januari 2019 tot verkiezing van de schepenen; Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen in zitting van 14 januari 2019 voor de goede gang van de bestuursactiviteiten, de bevoegdheden onderling hebben verdeeld; Art.1. Akte te nemen van de volgende bevoegdheidsverdeling van het college van burgemeester en schepenen: 1) Burgemeester De Caluwé Robby: Algemeen bestuur Brandweer en Civiele bescherming Politie en veiligheid Volksgezondheid Burgerlijke stand Gelijke kansen Kinderopvang Financiën Opvoedingsondersteuning Onderwijs Bibliotheek Cultuur 2) 1 schepen Deschepper Stijn: Onthaal Personeelszaken Toerisme Feestelijkheden Dorpsontwikkeling Verkeer en mobiliteit 3) 2 schepen Poppe Sarah: Communicatie
Digitalisering/Smart city Burgerparticipatie Jeugd Sport Lokale economie/middenstand 4) 3 schepen Mertens Koen: Energiebeleid Duurzaamheid Openbare werken Patrimonium Plantsoenen en begraafplaatsen Rioleringen ICT Woonbeleid Omgevingsbeleid 5) Voorzitter bijzonder comité voor de sociale dienst Thierry Walbrecht: schepen bevoegd voor: Juridische aangelegenheden Kerkfabriek Verzekeringen Land-tuinbouw Waterlopen Afvalbeleid Gezins- en seniorenbeleid Sociale zaken Art.2. Deze beslissing ter kennis te brengen volgens de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.
3. GR/2019/001 - AANVRAAG TOT ERKENNING VAN DE WIJZIGING VAN DE GEBIEDSOMSCHRIJVING PAROCHIE SINT-FILIPPUS EN JACOBUS. De gemeenteraad Gelet op het decreet lokaal bestuur, Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 30 september 2005 houdende vaststelling van de criteria voor de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten, meer bepaald hoofdstuk IV/1 art. 7/1, 7/2 en 7/3, zoals gewijzigd; Gelet op de brief van 22 augustus 2018 van het bisdom Gent houdende mededeling dat de Bisschop op 17 augustus 2018 het decreet tot gebiedswijziging van de parochie Sint-Filippus en Jacobus heeft uitgevaardigd; Gelet op de brief van 11 oktober en 18 december 2018 van het Agentschap Binnenlands Bestuur met het verzoek advies uit te brengen over de erkenning van de wijziging gebiedsomschrijving van de parochie Sint-Filippus en Jacobus; Gelet op het feit dat de parochie Sint-Fillipus en Jacobus zich uitstrekt over de gemeente Stekene en Moerbeke; Gelet op de verhoudingsgewijze bijdrage in de onkosten van de kerkfabriek Sint-Filippus en Jacobus van Stekene (2/3) en Moerbeke (1/3); Overwegende dat de gebiedswijziging tot gevolg heeft dat de gemeente Stekene niet meer zal moeten bijdragen in de onkosten van de kerkfabriek; Overwegende dat het resultaat van deze gebiedswijziging ertoe leidt dat de gebiedsomschrijving van deze parochie voortaan beperkt wordt tot de gemeente Moerbeke; Gelet op het besluit van 22 oktober 2018 van het college van burgemeester en schepenen houdende gunstig advies; Met 16 stemmen voor (Robby De Caluwe, Thierry Walbrecht, Lut Van De Vijver, Inge Mertens, Frederic Dierinck, Koen Mertens, Sarah Poppe, Stijn Deschepper, Peter De Bock, Tibbe Verschaffel, Nicole Stevelinck, Martine Dieleman, Antje Van Hecke, Karen De Block, Marc Cossaer, Tom Hillaert), 1 onthouding (Seline Somers) Art. 1. Gunstig advies te verlenen over de erkenning van de wijziging van de gebiedsomschrijving van de parochie Sint-Fillipus en Jacobus Koewacht.
Art. 2. Een voor eensluidend verklaard uittreksel over te maken aan het Agentschap Binnenlands bestuur, afdeling Lokale Organisatie en Werking, VAC Virginie Loveling, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 1 te 9000 Gent. 4. GR/2019/006 - RETRIBUTIE OP HET GEBRUIK VAN HET ACTIVITEITENAANBOD GEORGANISEERD DOOR DE GEMEENTELIJKE SPORTDIENST: AANPASSING. De gemeenteraad Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Ministeriële omzendbrief BA 2004/03 van 14 juli 2004 gecoördineerde omzendbrief gemeentefiscaliteit; Overwegende dat gemeentelijke activiteiten erop gericht zijn aan de noden van de plaatselijke bevolking tegemoet te komen; Overwegende dat het in die zin niet meer dan logisch is dat de inwoners de uitgaven, die gepaard gaan met beleidsmaatregelen in hun voordeel, helpen financieren; Overwegende dat het opleggen van een retributie hiervoor het aangewezen middel is; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2007 houdende vestiging van een retributie op het activiteitenaanbod georganiseerd door onze sector sport; Gelet op het huidige tarief van 13/dag waarbij het gemeentebestuur een verlies heeft van 882,00 per sportkamp; Overwegende dat door het stijgend tarief van de gemeente Wachtebeke, die tevens dezelfde samenwerkende organisatie heeft, een stijging van de bijdrage vereist is; dat het concreet gaat over 15/dag i.p.v. 13/dag en 7,5/halve dag; Overwegende dat door de tariefstijging vermeden wordt dat er geen inschrijvingen meer zullen zijn in Wachtebeke; Gelet op het feit dat bij een stijging van het tarief het tekort slechts 72,00 per sportkamp zal bedragen; Gelet op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen, Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen. Art. 1. Het gemeenteraadsbesluit van 17 december 2013 houdende vestiging van een retributie op het activiteitenaanbod georganiseerd door onze sector sport, aan te passen als volgt: Er wordt een retributie gevestigd op het activiteitenaanbod georganiseerd door onze sector sport. De retributie wordt betaald in de gemeentekas.
Art.2. Voor de sportkampen ingericht door de sector sport wordt met ingang van 1 februari 2019 het hierna bepaalde inschrijvingsgeld gevraagd: De retributie wordt als volgt vastgesteld voor de sportkampen: Nr. SPORTKAMP DEELNAMEPRIJS 1. Alle sportkampen georganiseerd door de gemeente. 15 EUR per dag en 7,5 EUR per halve dag en per deelnemer voor kinderen voor kleuters en deelnemers vanaf het eerste leerjaar 2. Alle sportkampen met lesgevers aangesteld/aangevraagd door de gemeente. 15 EUR per dag en 7,5 EUR per halve dag en per deelnemer voor kinderen voor kleuters en deelnemers vanaf het eerste leerjaar 3 Sportkampen in combinatie met derden, al dan niet op verplaatsing waarbij het toegangs-, deelname- of huurgeld voor huur of gebruik van specifieke accommodaties of voor organisaties van derden rechtstreeks aan de exploitanten of verantwoordelijken. 4. Sportkampen waarvoor de gemeente noch lesgevers noch begeleiders moet aanstellen of in samenwerking met derden 5. Verplaatsingen met bus binnen de provincie. 15 EUR per dag en 7,5 EUR per halve dag en per deelnemer voor kinderen voor kleuters en deelnemers vanaf het eerste leerjaar 15EUR 2,5 EUR per dag per verplaatsing heen en terug per deelnemer De deelnemers moeten steeds het volledige sportkamp betalen. Het is niet mogelijk om naar keuze gedurende één of meerdere dagen deel te nemen Art. 3. Voor de lessenreeksen ingericht door de sector sport wordt het hierna bepaalde inschrijvingsgeld gevraagd:
LESSENREEKS Lessenreeks omnisport volwassenen 16+ DEELNAMEPRIJS 3,5 EUR per les. 3 EUR per les indien volledige reeks ineens wordt betaald.( beurtenkaart) Lessenreeks seniorensport 50+ 2,5 EUR per les. 2 EUR per les indien volledige reeks ineens wordt betaald. Lessenreeks jeugd tot 16 jaar 2,5 EUR per les. 2 EUR per les indien volledige reeks ineens wordt betaald. Lessenreeks kleuters 2,5 EUR per les. 2 EUR per les indien volledige reeks ineens wordt betaald. Alle overige lessenreeksen 3,5 EUR per les 3 EUR per les indien de volledige reeks ineens wordt betaald. Nieuwe initiatieven of lessenreeksen Gratis indien een beroep kan gedaan worden op lesgevershulp van BLOSO. Nadien in te schakelen in één van vorige categorieën. Voor activiteiten georganiseerd in samenwerking met de provincie, burensportdienst, bloso, sportfederatie enz is de retributie gelijk aan de kostprijs bepaald door de betrokken instantie. Art. 4. Voor de activiteiten georganiseerd door een andere instantie Andere activiteiten Sportdagen, initiaties en provinciale & nationale evenementen. Busvervoer naar activiteit DEELNAMEPRIJS Voor activiteiten georganiseerd in samenwerking met de provincie, burensportdienst, bloso, sportfederatie enz is de retributie gelijk aan de kostprijs bepaald door de betrokken instantie. Gratis indien een beroep kan gedaan worden op aangeboden subsidies. Art. 5. De tarieven, zoals vastgesteld in de artikels 2 en 3 hiervoor, omvatten alle kosten met inbegrip van gebeurlijke lesgevers, verzekering, materieel, accommodatie en administratie.
Art. 6. De invordering van deze retributie zal gebeuren jegens de begunstigde van de prestatie. In geval van twee of meer begunstigden zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden. Bij gebrek aan betaling in der minne zal de invordering van de retributie overeenkomstig de wetsbepalingen betreffende de burgerlijke procedure gebeuren. Om gebruik te maken van het activiteitenaanbod, moet vooraf bij de sportdienst een aanvraag tot deelname (inschrijving) worden ingediend, die vervolgens behandeld wordt door de diezelfde dienst. De aanvrager van de deelname wordt geacht begunstigde van de prestatie te zijn. Middels zijn inschrijving verklaart hij zich akkoord met de algemene voorwaarden en desgevallend de nadere modaliteiten en kan van het activiteitenaanbod gebruik worden gemaakt. Gebeurt de inschrijving voor een minderjarige, dan is de retributie verschuldigd door degene die de minderjarige heeft ingeschreven en door al wie overeenkomstig het Burgerlijk Wetboek (rechtstreeks of onrechtstreeks) gehouden is tot betaling van de kosten in het kader van de plicht tot levensonderhoud van de minderjarige. De retributie wordt achteraf gevorderd, door middel van een factuur, opgemaakt voor de deelname aan een activiteit(en) die de aanvrager of de inschrijver van een minderjarige genoten heeft, tenzij anders aangegeven. Eens de activiteit aangevangen, wordt het volledige bedrag gefactureerd tenzij bij ziekte met een doktersattest. Art. 7. De gemeentelijke sportdienst kan zelf beslissen of lessenreeksen en sportkampen bij onvoldoende inschrijvingen kan worden geannuleerd. Art. 8. Deze beslissing wordt bekend gemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur. 5. GR/2019/003 - LEVERING EN IMPLEMENTATIE VAN EEN TIJDSREGISTRATIESYSTEEM - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGWIJZE. De Gemeenteraad, Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, 1, 1 a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144.000,00 niet); Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1 ;
Overwegende dat heden een bestek werd opgemaakt voor de Levering en implemantatie van een tijdsregistratie systeem ; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 12.830,00 excl. btw of 15.524,30 incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in A-OV44 0119-99 230000 Installaties en machines, Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen. Art. 1. Goedkeuring te verlenen aan het bestek met nr. 2019/340 voor de opdracht Levering en implementatie van een tijdsregistratie systeem. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 12.830,00 excl. btw of 15.524,30 incl. 21% btw. Art. 2. Bovengenoemde opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Art. 3. De uitgave voor deze opdracht te voorzien in A-OV44 0119-99 230000 Installaties en machines. Art. 4. Deze beslissing ter kennis te brengen volgens de bepalingen van het decreet lokaal bestuur. 6. GR/2019/007 - GOEDKEURING AANKOOP CASTING EN AUDIO MIDDELEN VOOR NOTULERING. De Gemeenteraad, Gelet op het gemeentedecreet; Gelet op de Europese Verordening EU 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), ook gekend onder de naam General Data Protection Rules (GDPR); Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat het decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt dat de notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur worden opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278; dat de zittingsverslagen in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen bevatten, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden;
Overwegende dat de gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad; Overwegende dat wij momenteel beschikken over een softwarepakket van Cipal-Schaubroeck voor de notulering van de vergaderingen van de gemeente; dat een audio-visueel systeem in ieder geval compatibel dient te zijn met dit notuleringssysteem; Gelet op het voorstel van Cipal-Schaubroeck voor een totaaloplossing via een uitbreiding van het notuleringssysteem (enotulen genaamd); Overwegende dat omwille van de continuïteit van het bestaand contract met Cipal-Schaubroeck NV het college van burgemeester het pakket van de enotulen wenst uit te breiden; Overwegende dat de opdracht om technische redenen maar aan één welbepaalde opdrachtnemer, zijnde Cipal Schaubroeck, toegekend kan worden, waartoe een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking werd gevoerd, en waaruit blijkt dat Cipal Schaubroeck aan de behoeften van het bestuur voldoet met een prijsvoorstel dat onder de marktwaarde ligt; Gelet op het voorstel als volgt: 1) aankoop hardware bestaande uit een draadloos conferentiesysteem met 18 microfoons voor een bedrag van: 17.698,09 excl.btw en 2000,00 éénmalige koppeling (totaal 19.698,09) 2) software bestaande uit een recordingsysteem gelinkt aan de toepassing van de enotulen, voor een bedrag van: 4.950,00 éénmalige installatiekost en 5.950,00 abonnementskosten per jaar voor 20 zittingen 950,00 koppelingskosten het eerste jaar en 750,00 vanaf het tweede jaar (jaarlijks) Overwegende dat de totale kost dan 32.498,09 excl.btw bedraagt het eerste jaar en 7.450,00 de volgende jaren; Gelet op het voorstel van korting bij het afsluiten van een contract van 3 jaar waardoor er een korting kan worden toegekend van 2.770, Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen. Art. 1. Goedkeuring te verlenen aan het voorstel van Cipal-Schaubroeck voor de aankoop van casting en audio middelen voor notulering, als volgt: 1) aankoop hardware bestaande uit een draadloos conferentiesysteem met 18 microfoons voor een bedrag van: 17.698,09 excl.btw en 2000,00 éénmalige koppeling (totaal 19.698,09). 2) software bestaande uit een recordingsysteem gelinkt aan de toepassing van de enotulen, voor een bedrag van: 4.950,00 éénmalige installatiekost en 5.950,00 abonnementskosten per jaar voor 20 zittingen (totaal 10.900,00 het eerste jaar en nadien 5.950,00) 950,00 koppelingskosten het eerste jaar en 750,00 vanaf het tweede jaar (jaarlijks)
Art. 2. Te opteren voor de aankoop voor 3 jaar en zo te genieten van een extra korting van 2.770. Art. 3. De uitgave te voorzien in het budget 2019 en die bedraagt: 19.698,09 éénmalig onmiddellijk te betalen 24.930,00 voor de driejaarlijkse periode 7.450,00 jaarlijks (vanaf 1 december 2022). Art. 4. Deze beslissing ter kennis te brengen van de Gouverneur van de Provincie Oost-Vlaanderen. 7. GR/2019/008 - TOEGEVOEGD PUNT DOOR FRACTIE MENS OP DE DAGORDE GEVRAAGD: TERUGPLAATSEN VAN ÉÉN HEKJE AAN ELK BEGIN EN BIJ ELK EINDE VAN DE FIETSWEG OP DE OUDE SPOORWEG OL77. Overwegende dat MenS heeft gemerkt dat de houten hekjes/fietssluizen op het fietspad op de oude spoorlijn OL77 op het grondgebied van Moerbeke verdwenen zijn; Gelet op de veiligheid van zowel de fietsers als van de automobilisten, dat deze kan verhoogd worden zonder een meerkost voor de gemeente en zonder tijdverlies voor de strooidiensten; Gelet op de afmeting van de strooiwagen van ongeveer 1,5 meter breed en het hekje komt ongeveer 15 cm voorbij de verankering in de grond. Om het de bestuurder van de strooiwagen werkbaar te maken heeft hij een doorgang nodig van 2 meter. Overwegende dat MenS is nagegaan of er bij elk begin en elk einde van de fietsweg één hekje kan teruggeplaatst worden met volgende doelstellingen: - meer in het gezichtsveld van de fietsers de aandacht trekken dat de fietsweg eindigt of begint zodanig dat de fietser zijn snelheid beter kan aanpassen - de auto's hinderen om de fietsweg op te rijden Overwegende dat volgens MenS overal één hekje kan worden teruggeplaatst, Art. 1. De gemeenteraad stemt ermee in om één hekje aan elk begin en bij elk einde van de fietsweg op de oude spoorweg OL77 terug te plaatsen, dit om de veiligheid van de fietsers en de automobilisten tijdens de donkere wintermaanden te verhogen. Namens de gemeenteraad, Karin Van de Sompel Get. Algemeen directeur Peter De Bock Get. Voorzitter