Bedrijfssystemen vervangen door Slim Software Nabouwen Codeless White Paper Roland Worms, Directeur Wouter van der Ven, Lead Software Architect
Inhoudsopgave 1. Introductie 2. Het IT dilemma. Als standaard software niet past. 3. Het bedrijfsproces beslist. 4. Software nabouwen. Nieuw alternatief in vervanging van verouderde bedrijfssoftware. 5. Waarom kiezen bedrijven voor software nabouwen. 6. Welke bedrijven kiezen voor software nabouwen. 7. Samenvatting. Zomer 2014
Introductie De meeste organisaties hebben meerdere softwarepakketten draaien om de primaire bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Het varieert van bekende ERP oplossingen tot aan een hele range aan applicatieve maatwerk functionaliteiten. Recent onderzoek van Bleu IT Consulting toont aan dat meer dan 65% van Nederlandse ondernemingen over software beschikt dat aan vervanging toe is. Verouderde software dus. Dat zijn systemen die specifiek zijn toegerust op het werkproces en waarin standaard softwarepakketten niet voorzien. In datzelfde onderzoek geeft het merendeel van het ICT management aan huiverig te zijn voor vervanging van oude systemen. Als reden wordt aangegeven dat ICT implementaties in de regel lastig te managen zijn, met vaak vergaande (organisatorische en budgettaire) consequenties. Er staat veel op het spel. In dat kader is het maken van juiste softwarekeuzes een vraag die veel ICT managers bezig houdt. Wordt het een standaardpakket? Wat als standaard niet past? Dan maatwerk? En juist daar wordt bij stilgestaan in deze white paper. Een nieuw alternatief. Het ICT dilemma. Als standaard software niet past. Hoewel veel organisaties sterk neigen naar de inzet van standaard softwarepakketten blijkt dat in de praktijk dit zeker niet de beste oplossing te zijn. Dat is geenszins het probleem van de softwareoplossingen zelf. Deze zijn per definitie generiek gemaakt om het zoveel mogelijk passend te laten zijn op uiteenlopende bedrijven. Het vraagstuk richt zich meer op de bereidheid van organisaties om de bedrijfsprocessen aan te passen naar de werkwijze van de software. Of juist niet. Onderstaande figuren 1 en 2 maken deze afweging duidelijk. Wat is leidend? De manier hoe uw organisatie werkt of is er bereidheid te schikken naar functionaliteiten die het standaard systeem u biedt? Figuur 1: Het bedrijfsproces is leidend. Standaard software wordt aangepast
En welke processen generiek of te wel standaard? Figuur 2: Standaard software is leidend. U past uw proces en werkwijze daar op aan. Organisaties doen er goed aan om zeer kritisch te kijken en te beoordelen waar de eigen strategische voorkeur ligt. Dit geldt zeker niet alleen voor primaire systemen (zoals ERP), maar ook voor bijbehorende randapplicaties. Dat de keuzes van softwaresystemen niet eenvoudig zijn blijkt uit het feit dat ruim twee derde van bedrijven na de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware niet tevreden zijn over de resultaten. Oorzaak? Proberen standaard software passend te maken, door middel van maatwerk in het standaard systeem. Hoe te voorkomen? Laat uw bedrijfsproces beslissen wat standaard is en wat niet. Het bedrijfsproces beslist. Wat is uniek aan uw bedrijf en wat generiek? De belangrijkste twee vragen die beantwoordt moeten worden voordat u zich gaat oriënteren op beschikbare bedrijfssoftware zijn: Welke processen binnen de onderneming zijn uniek (afwijkend van wat in de markt wordt aangetroffen)? Start hierbij met het vaststellen van de unieke processen. Deze processen en werkwijze geven uw organisatie competitief voordeel op uw concurrent. Middels unieke processen levert uw onderneming toegevoegde waarde aan klanten en relaties. En vormen zij een belangrijke bijdrage in onderscheidend vermogen van uw product en kosten ten opzichte van de concurrentie. Unieke processen worden terug gevonden op terreinen van: Logistiek (inkoop- voorraad- verkoop) Productie (toegevoegde waarde in bedrijfskolom voor zowel producten als diensten) Klantenservice Marketing & Sales Vaak worden standaardpakketen aangevuld met maatwerkoplossingen die niet door een standaardpakket geleverd kunnen worden. Deze strategische randapplicaties leveren een niet te onderschatten hoeveelheid toegevoegde waarde. Generieke processen daarentegen lenen zich uitstekend voor standaard software oplossingen. Dit zijn immers veelvoorkomende generieke bedrijfsprocessen. Denk daarbij aan: Financieel HRM Planning Etc. Zoals eerder opgemerkt werken ondernemingen zelden met één systeem. De beste geautomatiseerde bedrijfsprocessen bestaan uit een slimme combinatie tussen
standaard- en maatwerkoplossingen. Echter ICT landschappen zijn door de jaren heen in organisaties op organische wijze ontstaan. Zij bestaan doorgaans uit een mix van verouderde en recentere systemen. En juist het vervangen van een dergelijke ICT applicaties blijkt in de praktijk een lastig exercitie. Nieuw alternatief in vervanging van verouderde bedrijfssoftware. Alles vernieuwen. En niets weggooien. Als standaard softwarepakketten niet de functies bieden die u zoekt en maatwerkprogrammeren een te ingewikkelde oplossing is, dan is er een nieuw alternatief. Een eenvoudige en begrijpelijke aanpak die de overstap van het oude systeem naar een nieuw systeem mogelijk maakt. Aan belangrijke randvoorwaarden wordt in software nabouw voldaan: Scope van functies zijn helder; Business verwachtingen zijn uitgelijnd; (Financiële) risico s zijn overzichtelijk Een volwaardige vervanger van het oude systeem. Bedrijfsprocessen kunnen online gemanaged worden Tevens toegerust op de eisen van deze tijd. Automatisch beschikbaar voor desktop, tablet en smartphone. Zodat de applicatie voor online zakendoen ingezet kan worden. Dit is inclusief vertrouwde functionaliteiten, formulieren en gegevens. Deze worden overgenomen en omgezet naar nieuwe moderne gebruikerschermen. Beschikbaar voor touch en desktop gebruik. Door het software nabouw model worden er een aantal belangrijke resultaten geboekt: Scope van werkzaamheden worden gedicteerd door het oude systeem; Geen maatwerk met open eind; Geen standaardpakket dat niet aansluit met overbodige functies; Acceptatie van eindgebruikers van het systeem is vanwege bekendheid systeem hoog; Risico op aanzienlijke projectvertraging is geminimaliseerd; Idem geldt voor budgetoverschrijding; Bedrijfsapplicatie op basis van HTML 5 User Interface. Geschikt voor mobiele devices. Slim software Nabouwen. Een nieuw alternatief. Software nabouwen houdt in dat de functionaliteiten in het oude software- systeem volledig worden nagebouwd.
Waarom kiezen bedrijven voor software nabouwen. De drie meest voorkomende argumenten om voor het software nabouw te kiezen zijn: Support. Afhankelijkheid van één of enkele medewerkers. En beschikbare (ontwikkel)kennis is schaars. Het systeem kan technisch niet meer worden aangepast en/of geïntegreerd in nieuwe ICT landschappen. Technologie is derhalve verouderd. Software wordt niet meer door software vendor ondersteund. wordt software nabouw als alternatief ingezet. Figuur 3: Software nabouw zet oude bedrijfssoftware functioneel over naar nieuw software platform geschikt voor desktop, tablet en smartphones. Welke bedrijven kiezen voor software nabouwen Software nabouwen is vooral van toepassing bij middelgrote tot grote ondernemingen. Gekenmerkt door een diversiteit aan ICT applicaties. Ontbrekende functies in bijvoorbeeld het ERP systeem zijn vaak opgelost door maatwerkoplossingen. Dat kan variëren van complexe Excel tools, Access databases, Cobol programmatuur tot verouderde Visual Basic. Dergelijke (rand)applicaties blijken in de praktijk echter unieke bedrijfsprocessen af te dekken. Door software nabouw worden losse applicaties naar de nieuwe IT omgeving gemigreerd. Daar waar sommige ondernemingen met bekende merken als SAP en Microsoft Dynamics AX/Navision niet uit de voeten kunnen omdat er functionaliteit ontbreekt of dat de investering niet dekkend te krijgen is Samenvatting slim software nabouwen 1. Zorgt ervoor dat u kunt blijven werken zoals de organisatie dat gewend is; 2. Functioneel is de software tenminste gelijk aan de oude software. 3. Tijd en investeringen van de afgelopen jaren in uw oude systeem blijft behouden. 4. De vertrouwde functies, functionaliteiten, codes, formulieren en data worden overgenomen in het nieuwe systeem. 5. Door een vaststaande scope kan vlot worden overgestapt tegen relatief beperkte kosten. 6. In het software nabouw model is voor betrokken belanghebbenden helder
wat het beoogde eindresultaat is. Dit houdt het ontwikkel- en migratieproces overzichtelijk en efficiënt. Kans op onvoorziene kosten of planningen zijn tot het minimum beperkt. 7. De oude software wordt overgezet op een nieuwe modern Microsoft platform dat ingezet kan worden op desktops, tablets, smartphones en andere devices. 8. Organisatie is klaar voor online zaken. Over Codeless Technology Het software bedrijf Codeless is met meer dan 40 specialisten op het gebied van bedrijfssoftware en E- commerce hét bedrijf achter het concept Slim Software Nabouwen. Codeless in vogelvlucht: Full Service Technology dienstverlener 2 vestigingen in Dordrecht en 1 vestiging in Iași (Roemenië) Bereikbaar op 078 653 44 48 of www.codeless.com