ONDERZOEKSPLAN 2017
Colofon De rekenkamercommissie van de gemeente Veenendaal bestaat uit twee interne leden en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Voorzitter: Externe leden: Interne leden: Secretaris: ir. G.L. Tjerkstra drs. T. Mulders drs. A.M. Jutte J. Blad D. Helsen S. Hendriks MSc M.H. Kaspers-Felten MSc Postadres: Rekenkamercommissie Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal Telefoon: (0318) 538285 E-mail: rekenkamercommissie@veenendaal.nl Website: http://gemeenteraad.veenendaal.nl/wat-is-de-rekenkamercommissie 2
Inhoudsopgave 1. Voorwoord 4 2. Lopend onderzoek 5 3. Nieuw onderzoek in 2017 7 4. Overige activiteiten 11 5. Werkwijze 12 6. Kosten 14 Bijlage: Publicaties 15 3
1 Voorwoord De plannen voor dit jaar zijn ambitieus. Naast het weer oppakken van het reintegratie onderzoek willen we ook meer samenwerken met andere rekenkamers in de regio. Beleidsterreinen waar meerdere gemeenten gezamenlijk optrekken zijn hiervoor bij uitstek geschikt. Zo sluit Rhenen aan op het re-integratie domein en samen met Wageningen, Ede en Rhenen willen we onderzoek doen naar Regio FoodValley. De onderzoeken en brieven die we uitbrengen zijn specifiek voor Veenendaal, maar de thematiek is vaak niet uniek. Van de kennis die bij bureaus aanwezig is willen we graag meer profiteren. Wij doen dit al als we een keuze maken in welke organisatie we inschakelen voor een bepaald onderzoek. Alleen bureaus met relevante ervaring en bewezen kwaliteiten komen hiervoor in aanmerking. Maar ook in meer generieke zin willen we gebruik gaan maken van de grotere kennis van de dienstverleners aan de rekenkamers. Met het onderzoeksbureau PBLQ hebben we een afspraak gemaakt dat we meer toegang tot hun kennis en ervaringen krijgen. Het komende jaar gaan we ervaren hoe dit werkt. Van deze kennis hopen wij onder andere gebruik te maken bij het opstellen van onze rekenkamerbrieven. De onderzoeken van de rekenkamercommissie moeten niet alleen degelijk zijn, maar de eruit voortvloeiende aanbevelingen moeten ook nuttig zijn en opgevolgd worden. Mogelijk dat hier ook nog ruimte voor verbetering is. Dit willen we met een doorwerkingsonderzoek gaan vaststellen. Dit jaar hoop ik dat we weer op eenzelfde constructieve wijze met de raad en ambtelijke organisatie optrekken als de afgelopen jaren. Ook met het college is begin dit jaar een goede basis gelegd voor een opbouwende samenwerking. Namens de rekenkamercommissie van de gemeente Veenendaal, Gerd Tjerkstra Voorzitter 4
2 Lopend onderzoek In 2016 zijn we een onderzoek gestart naar het ICT-Centrum Veenendaal. Dit onderzoek loopt door in 2017. ICT-Centrum Veenendaal Aanleiding De gemeente Veenendaal streeft een vitale economie na en wil zich daartoe profileren als Winkelstad en als ICT-centrum in de regio FoodValley. Ons onderzoek richt zich op deze laatste ambitie, die zich recentelijk ook heeft vertaald in de Strategische ICT-visie (2016). De gemeente werkt er echter al langer aan om ICT-centrum te worden. In het Programmaplan Economie dat in de periode 2010-2014 het kader vormde voor het economisch beleid, staat het bereiken van een onderscheidend ICT-profiel binnen de regio FoodValley als een van de ambities verwoord. In het Programmaplan Economie en het daarvan afgeleide document Veenendaal ICT-centrum, ontwikkeling en profilering (2011) staan concrete doelen gesteld ten aanzien van ICT-centrum Veenendaal, die in 2015 meetbaar zouden moeten zijn. Waaronder borging van de ICT-ambitie op zowel bestuurlijk niveau in de regio FoodValley en de provincie Utrecht, als ook binnen de ICTsector zelf. De borging binnen de ICT-sector is een belangrijk punt. De gemeente heeft bij het bereiken van het ICT-profiel voornamelijk een rol als aanjager en facilitator. Het ligt hoofdzakelijk in handen van de ICT-sector zelf of Veenendaal zich daadwerkelijk als ICT-centrum zal ontwikkelen. De mate waarin de markt zich aansluit bij de ambitie om ICT-centrum te worden, is dan ook van groot belang voor het verwezenlijken van de ICT-ambitie van de gemeente Veenendaal. Dit moment waarop de nieuwe ICT-visie het oude beleid vervangt, vormt voor de rekenkamercommissie de aanleiding om een onderzoek te starten. Centraal in dit onderzoek staat de realisatie van de beleidsdoelen om Veenendaal als ICTcentrum op de kaart te zetten en de wijze waarop het oude en nieuwe beleid daarbij op elkaar aansluiten. Een invalshoek die de rekenkamercommissie in het onderzoek nadrukkelijk wil meenemen, is de mate waarin de ICT-sector bij deze ambitie is aangehaakt. 5
Doelstelling Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie inzicht krijgen in de doeltreffendheid van het beleid om Veenendaal te profileren als ICT-centrum. En de mate waarin deze ambitie herkend en gedragen wordt door de ICT-sector in de regio FoodValley. Vraagstelling In hoeverre zijn de concrete doelstellingen om de gemeente Veenendaal in de periode 2010-2014 te profileren als ICT-centrum gerealiseerd? En in hoeverre sluit het beleid (zowel oud als nieuw) van de gemeente Veenendaal aan bij de behoeften en ambities van de ICT-sector in de regio FoodValley? De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek, na een periode van bestuurlijk hoor en wederhoor begin 2017 aangeboden aan de raad. 6
3 Nieuw onderzoek in 2017 In 2017 zijn we voornemens om drie nieuwe onderzoeken te starten. Deze onderzoeken richten zich op de thema s Re-integratiebeleid, Doorwerking van rekenkamerproducten en Bestuurlijke regio FoodValley. Re-integratiebeleid (vervolgonderzoek) Aanleiding Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van re-integratie. Re-integratie staat hierbij voor alle activiteiten die gericht zijn op weer aan het werk gaan van mensen die in een uitkeringssituatie zitten. Het is aan de gemeenten zelf te beslissen over de benodigde instrumenten en de wijze van uitvoering. In 2015/2016 is onderzocht hoe de beleidsvorming rond het re-integratiebeleid tot stand is gekomen, welke definitie van de doelgroepen hierbij gehanteerd wordt en welke uitvoeringsprocessen en informatievoorzieningen hiervoor gebruikt worden. Dit eerste deel van het onderzoek naar het re-integratiebeleid is in juli 2016 gepubliceerd onder de titel Werk aan de winkel met het re-integratiebeleid. Tijdens de uitvoering van het onderzoek heeft het college geen toestemming verleend om cliëntgegevens te analyseren. Hierdoor konden er geen uitspraken gedaan worden op de doeltreffendheid van het re-integratiebeleid op bestandsniveau. De gemeenteraad heeft op 22 september 2016 een motie aangenomen waarin het college werd opgeroepen om medewerking te verlenen aan het onderzoek naar de doeltreffendheid, met inachtneming van de privacywaarborgen zoals die zijn opgesteld in een advies daterend van 28 december 2015. Met dit vervolgonderzoek geeft de rekenkamercommissie graag gehoor aan de oproep van de gemeenteraad om het onderzoek voort te zetten. Doelstelling Dit rekenkameronderzoek heeft als doel om inzicht te geven in de doeltreffendheid van het re-integratiebeleid van de gemeente Veenendaal. Onderzocht zal worden hoe de gemeente Veenendaal keuzes maakt bij de inzet van de verschillende middelen en hoe het resultaat en de effectiviteit van deze keuzes wordt bepaald. 7
Vraagstelling Wat is het effect van de re-integratietrajecten? Planning De rekenkamercommissie streeft er naar om dit onderzoek in het derde kwartaal van 2017 aan te bieden aan de raad. Doorwerking van rekenkamerproducten Doorwerking van rekenkamerproducten is een onderwerp uit het onderzoeksplan 2016. Het onderzoek is toen wegens uitloop van de andere onderzoeken niet opgestart en zal worden opgepakt in 2017. Aanleiding Door middel van haar onderzoeken wil de rekenkamercommissie een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van bestuur van de gemeente Veenendaal. De rekenkamercommissie streeft om die reden na dat de aanbevelingen die zij op basis van haar onderzoeken doet, worden overgenomen door de raad en het college van de gemeente en dat deze aanbevelingen ook leiden tot wijzigingen die de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het huidige en het toekomstige beleid ten goede komen. De mate van de doorwerking van de aanbevelingen van rekenkameronderzoeken staat centraal in dit onderzoek. De rekenkamercommissie zal het doorwerkingsvraagstuk bekijken met behulp van het stappenplan Meten van doorwerking. Dit stappenplan is een instrument dat de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) recentelijk heeft ontwikkeld en nu bij wijze van een pilot ter beschikking stelt aan rekenkamer(commissie)s. De rekenkamercommissie ziet dit instrument als een goed handvat om zowel het eigen onderzoeksproces als het (doorwerkings)proces na afloop van een rekenkameronderzoek te beoordelen en te monitoren. De NVRR zal de rekenkamercommissie aan het eind van het onderzoeksproces benaderen voor een evaluatie van het stappenplan. De rekenkamercommissie gebruikt dit momentum tevens om een vervolg en verdieping te geven aan een onderzoek naar de doorwerking dat in 2015 is afgerond door een stagiair van de rekenkamercommissie. Op basis van voornamelijk documentenstudie geeft dit uitgevoerde onderzoek een eerste inkijk in de mate van doorwerking. Voor dit verdiepende onderzoek wil de 8
rekenkamercommissie op zowel bestuurlijk niveau als binnen de ambtelijke organisatie in gesprek gaan over de (werk)processen die samenhangen met doorwerking van rekenkameronderzoek. Doelstelling De rekenkamercommissie wil een actueel inzicht geven in de mate waarin en de wijze waarop onderzoeksresultaten en de daarop gebaseerde aanbevelingen doorwerken op bestuurlijk niveau en in de ambtelijke organisatie. Daarnaast wil de rekenkamercommissie onderzoeken hoe de doorwerking mogelijk bevorderd kan worden. Conceptvraagstelling 1 1. Hoe functioneert de rekenkamercommissie Veenendaal? 2. Op welke wijze en in welke mate hebben de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken geleid tot intern en extern ervaren verbeteringen in de uitvoering van het relevante beleid? 3. Welke verbeteringen zijn er mogelijk, zowel in het algemene functioneren van de rekenkamercommissie als in de doorwerking van de aanbevelingen van de onderzoeken? Planning De rekenkamercommissie streeft er naar om dit onderzoek eind tweede kwartaal 2017 aan te bieden aan de raad. Bestuurlijke regio FoodValley Aanleiding Tijdens de jaarlijkse rondes van de rekenkamercommissie langs de fracties is regelmatig het thema bestuurlijke Regio FoodValley als onderzoeksonderwerp naar voren gekomen. De regiocommissie FoodValley is een netwerk van raadsleden die een verbindende en stimulerende rol vervult tussen het Regiobestuur en de gemeenteraden. Door de rekenkamer(commissie)s van Rhenen en Veenendaal is de wens uitgesproken om als FoodValley-gemeenten gezamenlijk de Regio FoodValley te onderzoeken. Hiervan zullen de rekenkamer(commissie)s van Wageningen en Ede meedoen. 1 De definitieve onderzoeksvragen worden met (een vertegenwoordiging van) de raad, alsmede (desgewenst) met leden van het college van B&W, vastgesteld tijdens een startbijeenkomst. 9
Doelstelling Het doel is dit onderzoek in gezamenlijkheid met andere rekenkamers op te stellen. Belangrijkste vragen zijn wat is de inzet (financiën, menskracht, overige middelen) en wat levert het op? Vraagstelling We starten met een vooronderzoek om de nut en noodzaak van een verdiepingsonderzoek te onderzoeken. Dit vooronderzoek richt zich op de volgende vraag. Wat is de inzet geweest in de afgelopen 4 jaar (2013-2016) voor de Regio FoodValley? Het gaat daarbij om de inzet in projecten onder de vlag van Regio FoodValley en de inzet in verband met de Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley. Bij de inzet gaat het zowel om de inzet van financiële als van personele middelen. Planning We starten met een kort vooronderzoek. Op basis van de uitkomsten van het vooronderzoek besluiten we, in samenwerking met andere rekenkamers in de regio, in hoeverre onderzoek naar Regio FoodValley zou kunnen/moeten plaatsvinden en welke exacte vraagstelling daarbij hoort. 10
4 Overige activiteiten Rekenkamerbrieven Naast het publiceren van onderzoeken, heeft de rekenkamercommissie de afgelopen jaren ook diverse rekenkamerbrieven aan de raad gestuurd. Ook in 2017 hebben wij het voornemen om een aantal rekenkamerbrieven aan de raad te richten. De volgende briefonderwerpen zijn hiervoor (voorlopig) geselecteerd: mogelijkheden invulling rekenkamer(functie)s en keukentafelgesprekken. De onderwerpen zijn geselecteerd op basis van de actualiteit, naar aanleiding van de ronde langs de fracties en na een screening van de raads- en commissiekalender voor 2017. Deskundigheidsbevordering en kennisdeling In het kader van deskundigheidsbevordering wordt actief contact gezocht met andere rekenkamer(commissie)s. In 2017 komen verschillende rekenkamer(commissie)s uit de regio 1 á 2 keer samen voor het uitwisselen van kennis en ervaringen. Ook wordt tijdens deze bijeenkomsten gesproken over de wijze waarop de rekenkamer(commissie)s elkaar kunnen versterken. Ook nemen wij deel aan het jaarcongres van de NVRR 2 en andere relevante bijeenkomsten die de NVRR organiseert. Communicatie De website van de rekenkamercommissie 3 bevat publicaties van de uitgebrachte rapporten, informatie over de lopende onderzoeken en overige zaken met betrekking tot de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie publiceert jaarlijks haar onderzoeksplan en jaarverslag. Na bekendmaking aan de raad wordt dit onder meer via de website van de rekenkamercommissie en de lokale pers bekend gemaakt. Per specifiek onderzoek wordt daarnaast vastgesteld op welke wijze er wordt gecommuniceerd, met wie en op welke momenten. In elk geval wordt bij de starten afronding van het onderzoek een persbericht uitgebracht en wordt het rapport gepubliceerd zowel op de eigen website als die van de NVRR. 2 Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies 3 http://gemeenteraad.veenendaal.nl/rapporten-rekenkamercommissie/ 11
5 Werkwijze Verzamelen van onderzoeksonderwerpen Om tot onderwerpen te komen verzamelt de rekenkamercommissie suggesties van inwoners, ondernemers, gemeentelijke adviesraden, de gemeentelijke organisatie en natuurlijk van raadsleden. Jaarlijks maakt de rekenkamercommissie een ronde langs de fracties. Het fractiebezoek dient, naast het ophalen van onderwerpen, ook als moment om het rekenkamerwerk van het afgelopen jaar te evalueren. Start Wanneer de onderzoeksonderwerpen zijn bepaald, kan worden gestart met een vooronderzoek. Op basis van het vooronderzoek bepaalt de rekenkamercommissie of wordt gestart met het onderzoek. De onderzoeken worden uitbesteed aan externe onderzoeksbureaus. De keuze voor een onderzoeksbureau maakt de rekenkamercommissie aan de hand van offertes en offertebesprekingen. Bij het uitnodigen van de onderzoeksbureaus wordt gelet op de kennis en ervaring van bureaus met het te onderzoeken onderwerp. Uitvoering Aan de uitvoering van het onderzoek nemen wij deel. De wijze waarop dit gebeurt, vindt in overleg plaats met het externe bureau. Het kan gaan om het bijwonen en afnemen van interviews, het bijwonen van informatiebijeenkomsten en het aanleveren van documenten. Voor alle onderzoeken geldt dat deze worden uitgevoerd conform het vastgestelde onderzoeksprotocol 4 van de rekenkamercommissie. Hoor en wederhoor Het onderzoeksbureau stelt een nota van bevindingen op. Wanneer de nota van bevindingen is afgerond, wordt deze ter verificatie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Dit wordt ook wel het ambtelijk hoor en wederhoor genoemd. Vervolgens verwerkt de rekenkamercommissie de eventuele opmerkingen. Tot slot worden conclusies en aanbevelingen geformuleerd en het rapport afgerond. Dit definitieve rapport wordt voor bestuurlijk hoor en wederhoor voorgelegd aan het college van B&W. Het college van B&W stuurt de bestuurlijke reactie aan de rekenkamercommissie. 4 Het onderzoeksprotocol vindt u hier. 12
Openbaarmaking Het onderzoeksrapport wordt gezamenlijk met de bestuurlijke reactie openbaar gemaakt en aangeboden aan de leden van de gemeenteraad. Daarnaast wordt het rapport aangeboden aan het college van B&W, de gemeentelijke adviesraden en alle andere betrokkenen. Tijdens een beeldvormende vergadering van de raad presenteert de rekenkamercommissie de onderzoeksresultaten en is er ruimte voor vragen. 13
6 Kosten Het beschikbare budget en de begrootte kosten voor de werkzaamheden van de rekenkamercommissie in 2017 worden in onderstaande tabel weergegeven. Begroting rekenkamercommissie Veenendaal 2017 Totale budget 117.506 Uitgaven Salariskosten en vergoedingen commissieleden 64.325 Onderzoekskosten 41.176 Druk- en bindwerk 2.125 Abonnementen en lidmaatschappen 1.265 Opleiding, cursuskosten en congressen 3.484 Diverse kosten 4.991 14
Bijlage: Publicaties Publicatie Titel rapport Toelichting 2016 Werk aan de winkel met het re-integratiebeleid Onderzoek naar beleidsvorming, uitvoeringsprocessen en informatie binnen het re-integratiebeleid van de gemeente Veenendaal 2015 Een goed begin is de halve aanbesteding Onderzoek naar de aanbesteding van het welzijnswerk in de gemeente Veenendaal 2015 Sturing op het sociaal domein Onderzoek naar de sturing, monitoring en informatievoorziening over de decentralisaties aan de gemeenteraad van Veenendaal 2014 Samen werkt door sturing Onderzoek naar de samenwerkingsverbanden van de gemeente Veenendaal 2014 Grondexploitaties expliciet? Onderzoek naar de grondexploitaties van de gemeente Veenendaal 2013 Klaar voor de start? Onderzoek naar de drie decentralisaties 2013 Subsidiebeleid, een fluitje van een cent? Onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Veenendaal 2012 De toekomst van Veenendaal Onderzoek naar de Strategische Visie 2025 2012 Het Centrum voor Jeugd en Gezin in de kinderschoenen Onderzoek naar de invoering van het Centrum voor Jeugd en Gezin in Veenendaal 2012 Vervoer voor iedereen? Onderzoek naar de kwaliteit en klanttevredenheid van de Regiotaxi in Veenendaal 2011 Digitaal Veenendaal Onderzoek naar de digitale dienstverlening van de gemeente Veenendaal 2011 Veenendaal Veilig? Onderzoek naar het veiligheidsbeleid in Veenendaal 15
Publicatie Titel rapport Toelichting 2011 Rekenen met risico s Onderzoek naar risicomanagement in de gemeente Veenendaal 2010 Melden doet gelden Onderzoek naar de afhandeling van meldingen 2009 Bouwsteen voor de toekomst Onderzoek naar het vastgoedbeleid 2009 Van rapport naar resultaat Evaluatie van de doorwerking van aanbevelingen uit zeven onderzoeken van de rekenkamercommissie Veenendaal 2009 Brouwerspoort getoetst Onderzoek naar het centrumproject Brouwerspoort 2008 Jeugdbeleid uit de puberteit Onderzoek naar het jeugdbeleid in Veenendaal 2007 De Vallei, zwembad voor en van elke Veenendaler? Onderzoek naar burgerparticipatie bij de totstandkoming van het nieuwe zwembad in Veenendaal 2007 Een klap van de molen? Onderzoek naar molen De Vriendschap in Veenendaal 2007 IW4-bedrijven Onderzoek naar de sociale werkvoorziening in de gemeente Veenendaal 2007 Een schot in de roos Onderzoek naar de aankoop en exploitatie van de Rozenbottel 2006 Op de kleintjes letten Quickscan naar de inkoopsituatie in de gemeente Veenendaal 2006 Het beleids- en beheersinstrumentarium in de gemeente Veenendaal Onderzoek naar de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe beleids- en beheersinstrumentarium 2006 Een dienst bewezen? Onderzoek naar de verbouwing van de centrale hal in het gemeentehuis 16