FMIS als facilitaire tool Tips voor aanschaf en implementatie
Inhoud Voorwoord Rondetafelgesprek FMISmonitor 2012 Cijfers, trends en ontwikkelingen Nederlandse FMIS-markt FMIS en het hbo-fm-onderwijs Tien tips voor aanschaf en implementatie FMIS Controle houden met het FMIS Uw FMIS in de Cloud Het FMIS als woonmanagementsysteem in 2014 FMIS bij Provincie Zeeland Interne dienstverlening verbeteren met goede PDC FMIS voor facility manager in grote organisatie onontbeerlijk Klantbeleving en outsourcing met behulp van FMIS Rol FMIS in zorgsector Investeren in FMIS de moeite waard? 3 4 9 13 19 22 25 30 36 40 42 47 50 56 2
Voorwoord Een goede informatievoorziening is voor een facility manager onontbeerlijk om op een professionele manier facility management te voeren. Geautomatiseerde hulpmiddelen zijn dan voor een organisatie veelal noodzakelijk om overzicht te houden binnen de grote hoeveelheid aan diverse gegevens. Speciaal zijn hiervoor automatiseringssystemen ontwikkeld, ook wel Facility Management Informatie Systemen (FMIS) genoemd. Een FMIS is dus een hulpmiddel om meer inzicht op het resultaat van de organisatie te krijgen en om vervolgens de dienstverleningsprocessen te bevorderen. De dienstverlening komt pas echt op peil wanneer proces, middel en mens goed op elkaar zijn afgestemd. Een FMIS staat als softwarepakket niet op zich; het goed functioneren van een FMIS hangt vooral af van de facility manager de gebruiker. Wat wil een facility manager meten? Welke processen worden daarbij gevolgd. De samenwerking tussen FMIS en facility manager is dus van belang. Steeds meer bedrijven en facilitaire afdelingen zien een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) als het ideale instrument om daarin alle aanwezige informatie op facilitair gebied op te slaan. Helaas is de aanschaf van een goede bij de organisatie passende FMIS niet zo eenvoudig. Bovendien moet het systeem ook geïmplementeerd worden. In deze syllabus leest u over enkele best practices en het verslag van de laatste rondetafelgesprek over dit onderwerp. Zo bent u op de hoogte van de laatste stand van zaken en kunt u meer weloverwogen een FMIS aanschaffen. Wim Kooyman Hoofdredacteur 3
Rondetafelgesprek FMISmonitor 2012 Jack van Eekelen Naar aanleiding van de FMISmonitor 2012 vond onlangs op initiatief van FMM een rondetafelgesprek plaats. Leveranciers, eindgebruikers en vertegenwoordigers van het onderwijs gingen, onder leiding van Lennart Harpe (Pridair), met elkaar in debat over het groeipotentieel van FMIS, het inspelen op sociale media en de kloof met het onderwijs. Je moet de hypes van de trends onderscheiden. Kan een facilitaire organisatie anno 2012 wel zonder een FMIS? Dat is de eerste vraag die Lennart Harpe in de groep gooit. Volgens Patrick Jennen (gemeente Maastricht) is het antwoord kristalhelder. Geen enkele professionele organisatie kan zonder. Als je een beetje omvang hebt is het lonend, ook in administratief opzicht. Lennart Harpe & Jos Knops Jos Knops (Planon) vraagt zich af of de FMIS-markt een new business- dan wel een verdringingsmarkt is. Je moet goed kijken naar feiten en cijfers. We hebben marktonderzoek gedaan. Het is niet uitsluitend van belang naar het aantal medewerkers van een organisatie te kijken, want dat is niet altijd relevant. Het gaat erom hoe sterk een FMIS je kernactiviteiten raakt. Afgaande op ons marktonderzoek blijkt dat de penetratiegraad wat een FMIS betreft hoger is dan 65 procent. Deze is zelfs hoger dan die van ERP-systemen. Dat betekent tegelijkertijd dat er een potentieel is van 35 procent van organisaties die nog geen oplossing hebben. Wij zijn voorzichtig met uitspraken over de verwachtingen over de groei van de FMIS-markt. Er wordt weleens gesproken over een gigantische vervangingsmarkt. Ik ben zo vrij dat te relativeren. Ramon van Leeuwen (TOPdesk): Vanuit de onderkant van de markt zien we een enorm groeipotentieel, enerzijds als vervangingsmarkt. Aan de andere kant zijn er heel veel bedrijven die er nog niks mee doen of voor een houtjetouwtjeoplossing kiezen. Hans Verschuren van Axxerion deelt het optimisme van zijn collega s. Bij kleinere bedrijven lonkt nog veel perspectief. Bij onze kleinste klant werken zeven mensen. Knops: Je ziet dat leveranciers elkaar dichter naderen. Waar de een vanuit het mkb toegroeit naar grotere organisaties, zakken andere leveranciers af naar het lagere segment. De gemeenschappelijke vijver wordt daardoor groter. Technologische ontwikkelingen spelen daar ook een rol bij. Sociale media en apps Uit de FMISmonitor 2012 blijkt dat gebruikers niet veel zien in het gebruik van Twitter of Facebook in relatie tot FMIS, maar wel kansen zien voor de toepassing van apps, smartphones en tablets. Hoe staat het met de eindgebruiker? wil Harpe weten. 4
Vlnr: Arjan Mulder, Marcel van Dommelen en Hans Verschuren Marius Perdon (Kuehne + Nagel) is zo n eindgebruiker. Hij wijst op de risico s. We zijn erg bezig geweest met de vraag hoe de klant ons ziet. Dan maakt dit soort apps je heel kwetsbaar. Eerst moet ik als facilitaire afdeling realiseren dat ik alles goed op orde heb. Iedereen kijkt namelijk over je schouder mee; en dat is voor ons op dit moment nog een stap te ver. Ik zie het zeker als een toegevoegde waarde, maar dan vooral voor de facilitaire medewerkers zelf, om meldingen op locatie te kunnen opvolgen en afmelden. Wij werken nog niet met apps, maar wel met selfservice op locatie. Tegelijkertijd merken we dat leveranciers op dit gebied nog niet alles kunnen leveren. Wij zijn voorzichtig. Het onderzoek bevestigt het beeld dat we al hadden: spring niet bij elke hype op. Het gaat om de kern: een goed functionerend systeem, kloppende informatie. Je moet de status van een werkplek goed kunnen blijven volgen. Als die informatie klopt, en de apps zijn prima ontwikkeld, dan kun je de volgende stap zetten. Essentieel is meer vanuit de vraag te redeneren dan vanuit mogelijke oplossingen die de markt brengt. Je ziet nu heel vaak dat er iets nieuws is en mensen met gadgets aankomen en dat ze dan zeggen: zo wil ik het ook hebben. Als je hen dan op de man af vraagt wat ze met dat apparaat willen doen, blijven ze het antwoord schuldig. Nu mengt John Hand (Brandweer Hollands Midden) zich in het debat. Sociale media kunnen ook voor de brandweer van belang zijn, naast de traditionele communicatiemiddelen om het facilitair proces goed te laten verlopen. Je ziet in onze organisatie dat mensen dat zelf regelen. De afgelopen jaren hebben wij overigens te veel veiligheidsbarrières opgebouwd om mensen te kunnen faciliteren. Knops: Ik zie een aantal belemmeringen bij het uitrollen van apps. Op het gebied van technologie heeft de markt nog onvoldoende ervaring. Sociale media gaan over communicatie, apps zijn een verlengstuk van je proces. Kijkend naar apps zoeken we met de klanten naar toepassingsmogelijkheden die buiten het toepassingsdomein van een FMIS vallen. Momenteel ontwikkelen we met een aantal organisaties apps rond Het Nieuwe Werken. Dat ding weet wie ik ben, waar ik ben en hoe laat het is. Maar die ontwikkeling staat voor veel organisaties nog duidelijk in de kinderschoenen. 5