Samenvatting 3 e CommunicatieLabWest, onderdeel van #GEDEELDEBUURT 15 juni 2015, Mantveldtschool, 37 deelnemers (waarvan 9 ambtelijk/bestuurlijk, 8 bewoners voor het eerst) Rondje Spontane pitches, met vragen volgens de PowerPointpresentatie Vraag 2: Wat is voor jou belangrijkste speerpunt bij optimalisering van die communicatie? Bewoner: stadsdeel meekrijgen, hoe maakt het stadsdeel gebruik van niet voor de hand liggende netwerken Vraag 3: Onze vertrouwensrelatie: Welke kansen zie je om die te versterken? Bewoner: stadsdeel moet naar de mensen toe in eenvoudige taal, niet juridisch, gewoon simpel zijn Bewoner: je hebt vertrouwen om het moment dat je open bent naar elkaar toe, het stadsdeel moet geen verborgen agenda hebben Ambtenaar: we hebben niet te maken met eenduidige bewoners, 130.000 mensen met verschillende agenda s vragen zijn complex en divers Bestuurder: verbeteren van de vertrouwensrelatie, we moeten helder zijn in het managen van verwachtingen, participeren is niet u vraagt wij draaien. Terugkijk en doorkijk Jeroen van Berkel (Dagelijks Bestuurder West) over de stand van het stadsdeel: Er gebeurt ongelooflijk veel om te werken aan een betere communicatie en nieuwe instrumenten; Twee zijn er concreet: 1
o Beslissingstool om budgetten te verdelen (nieuwe tool om een stemming uit te voeren) o Er wordt nagedacht over een bewonersforum, burgertop, nieuwe vormen met elkaar ontdekken; Nieuwe verhouding stad en stadsdeel; in de communicatie bijvoorbeeld is onze ruimte (door de centrale stad) beperkt op de website. Verhalen van oudere Amsterdammers moesten bijvoorbeeld geschrapt worden; Financiën van het stadsdeel; ongeveer zelfde budget in 2015 en 2016, er kan geschoven worden tussen programma s, daarin is wat beleidsvrijheid; We hebben sterke gebiedsmanagers en gebiedsteams, steeds meer van het werk kunnen we integraal aanpakken. Elke week zijn er de wijktafels; wekelijks zitten alle ambtenaren van een buurt bij elkaar om info uit te wisselen; Er is tegelijkertijd een gemeentelijke reorganisatie, een nieuw college en politieke verhoudingen, en landelijke transities, bijvoorbeeld in de zorg. Die zorgen voor veel onduidelijkheid. Grootste bedreiging; we moeten geen beleidswaterhoofd creëren. Er is een bestuurscommissie 15 leden, die elk een eigen buurt onder hun hoede hebben/adopteerden. Vraag: Hoe zie jij die rol van de bestuurscommissie in de communicatie als het gaat om betrokkenheid van bewoners en de commissie? Dagelijks bestuur en algemeen bestuur zijn een geheel. Het blijft natuurlijk een politiek orgaan. Het is altijd goed om te laten zien wat we doen. Daar zal ik ze toe aanzetten. Rondje langs lopende acties en projecten Migrantenondernemers & ambtenaren in rondetafelgesprek. Fikret: ik ben vader van de buurt, broer van de buurt. Als ondernemer heb ik die positie al 21 jaar. Nu voor het eerst zijn mensen (stadsdeel) met ons in gesprek gegaan. Wij willen graag samen de economie stimuleren en ons inzetten voor de buurt. Jasper: Fikret en Selami zullen ambassadeurs zijn om contact te leggen met andere ondernemers in de buurt. Fikret: ik respecteer iedereen en krijg daarom een warme behandeling. Bewonerspool die feedback geven op bewonersbrieven; Patricia: met een groep van enthousiaste bewoners die opmerkingen maken over de brieven. De voorkeur was bijvoorbeeld een brief zonder envelop te ontvangen. Dat wordt nu deels uitgevoerd en bekeken. Het is leuk en zinvol om met elkaar te denken over de verbeterpunten. Werkgroep positie zzp-ers Ivo: armoede vraagstuk neemt toe, 11.000 in Adam West daarvan leeft 25% onder de minimum inkomensgrens. We ontwikkelen nu vier deelprojecten; Marktplaats creëren, financiële salons, voorzieningenaanbod in kaart brengen en op maat maken, documentaire over de problematiek en de oplossingen. Reactie: kinderen worden de dupe van de slechte inkomenspositie. Grootfamilie aan Zet Carl: zorg voor elkaar door informele systemen en formele systemen aan elkaar te koppelen en allerlei diensten uit te wisselen/te ruilen, zoals dat in grote families uit andere culturen gewoon is. 2
CONCEPT Communicatiestrategie Inleidend: Op het stuk zijn per mail voornamelijk positieve reactie ontvangen, met strekking: doorgaan en op de goede weg. Zie verder slides met Feedback en reacties in de presentatie. Reacties uit de zaal op het stuk en op getoonde feed back: Harry: Het gaat erom dat het uitgedragen wordt, zowel in de organisatie als naar buiten dat je op een andere manier dingen gaat doen en hoe maak je dat zichtbaar? (meer dan alleen de website die er nu is) Hoe gaan wij datgene wat we hier bespreken uitdragen naar anderen? Het gaat erom dat dit breder bekend moet worden, in eenvoudige taal en door dingen te doen Joke: er is heel veel opgestart, methodieken, goede dingen bedacht. Maar wat is het centrale, onderliggende doel? En voor welke doelgroepen? Waarom willen we dit zo? Reactie Jasper: Er zijn wel doelen geformuleerd. o O.a. samenwerking verbeteren o Bereiken van moeilijk/niet bereikbare doelgroepen Reactie: hoe zit de relatie met participatie? Antwoord: Werken in de veranderende samenleving vraagt nieuwe rollen en manieren van samenwerken communicatie is een belangrijk instrument hierbij Communicatie en participatie gaan om een dialoog, het is niet eenzijdig zenden of ontvangen; van te voren heldere kaders en de betekenis aangeven bijvoorbeeld met de korte feedback-loop Henk: alleen informeren is niet voldoende, communiceren is ook opschuiven : er wordt nu niet bijgesteld op basis van de input van bewoners. Het is een kwestie van geven en nemen. De overheid kan ook geven, dat zie ik te weining. Reacties verder: o Leren door het te doen o Veel vaker co-produceren o Ik mis expliciet: wat gaan we doen om het onderling vertrouwen te versterken? o Punt 2 van stuk: vanzelfsprekende evaluaties inbouwen in communicatieprojecten Carl: Super divers betekent dat er op geen enkel gebied meer verschil is. We hebben een tweedeling in deze stad waar de honden geen brood van lusten dat is een urgent punt, het moet diverser en innovatiever Slides met reactie stadsdeel Toelichting door afdeling communicatie (zie presentatie). Er liggen wat definitie-kwesties. Zoals het begrip communicatiestrategie. Dat is een gevoelig begrip binnen de communicatiewereld. De afdeling stelt voor om het concept op die punten nog eens samen door te werken. Dan reacties en tips(opsomming): Tussenruimte opzoeken; we horen elkaar niet altijd, we vinden elkaar niet altijd Tip voor de website van de stad(sdeel): de website is nu helemaal bij de centrale stad terecht gekomen. Reageer meteen op verouderde inhoud laat het de redactie weten Met de RvE (Resultaat verantwoordelijke Eenheid) zijn we terug gegaan naar de maatschappij van gisteren. Hoe verhoudt dit zich tot de maatschappij van de toekomst? Het vernieuwen van contactpersonen op de site alle info is ook verouderd. De site moet veel regelmatiger gecheckt en geupdate worden. Dat heeft de aandacht, maar is nog niet klaar. Blijvend leren en experimenteren; daar zitten we middenin, dat zal de komende jaren zo blijven. We hebben elkaar hard nodig om het scherp te houden. 3
Het is in detail niet bekend welk deel van de mensen wel/niet bereikt kunnen worden via internet Aandacht voor doelgroepen; ideeën voor de afdeling communicatie zijn zeer welkom. Het punt moet voor volgende labs weer geagendeerd worden. Het is niet alleen een taalkwestie, maar een veel complexere vraag. Het stadsdeel heeft al vindplaats van moeilijk bereikbare groepen in beeld. Denk aan bijeenkomsten met de koffiekar, picknicktafels, sportactiviteiten, de ouderlokalen van de basisscholen. Hoe gaan we om met de gedeelde verantwoordelijkheidsvraag? Verschuiving van rechten en plichten? Communicatie is een middel tot betere samenwerking in participatietrajecten. Dus op plekken/momenten van communicatie dit soort vragen stellen helpt. Communicatie is niet alleen tekst, maar ook werken met symbolen en pictogrammen. Is dat wel eens geprobeerd? De huisstijlregels worden alleen maar strakker centrale stad: er is wel degelijk ruimte om binnen de huisstijl meer met beeldtaal te werken. Bijvoorbeeld: cursus financiën in beeldtaal in het kader van het armoedeproject. Communicatietraining; wij willen hier gezamenlijk over in overleg. Netwerktraining; vanuit de feedback bestaande netwerken in de omgeving meer inzetten (digitaal en offline). Optimaal netwerken is een kunst op zich. Alles waar geen prijskaartje aan hangt kan in principe de afdeling communicatie in uitvoering brengen, wel met de kanttekening dat de capaciteit beperkt is. Programma train je collega kan dat door vertaald worden naar train de deelnemers van het Communicatielab? Budget kwesties zijn nog niet helder, de komende weken worden er besluiten genomen Gezamenlijk jargon/termen bepalen, en dat verwerken in stuk Uit het concept: Vertrouwen, (on)gelijkwaardigheid, onduidelijkheid: hoe gaan we daar mee om? Met andere woorden: gaan we samen ergens voor staan? Leren van onze fouten, stap verder zetten, dat ook laten zien. Volgende lab: evaluatie van het functioneren van de loketten? Zo breed mogelijk uitnodigen en informele netwerken hiervoor ook inzetten 4
Lab toolkit Zie voor integrale uitkomsten onderaan dit verslag De winst van vanavond en aanknopingspunten voor vervolg In overleg met afdeling communicatie de checklist/toolkit uitwerken rondsturen, als download op de website. Gaan we die ook echt gebruiken? Double-check met andere, bestaande checklists en dan publiceren. Vorm wordt nog bepaald (kaart, boekenlegger, placemat, poster etc.) Respect; als ambtenaar kan het soms onveilig voelen uitgangspunten vanuit de vreedzame wijk toepasbaar? Iedereen moet zich veilig voelen! (schuren mag, beledigen en bedreigen niet) Plan is bij bewoners op hoofdlijnen akkoord, hier en daar helderder het beleid en doelstellingen toevoegen. Met de afdeling communicatie en hun feed back maken we het concept definitief. Feedbackloop (kort cyclisch) als tip Er wordt gewerkt aan een up to date website Evaluatie van communicatie-acties/processen Definities helder hebben (zoals strategie, coproductie) Volgend lab: doelgroepen bereik uitwerken Verwachtingen scherp stellen: is essentiële sleutel naar succesvolle communicatie en samenwerking! Terugkoppeling naar afdeling communicatie: Vraag: kunnen jullie verder met wat hier is gebeurd? Een groot aantal dingen wel en enkele andere (nog) niet. Deels door gebrek aan budget. Of we gaan er niet over. Heel interessant en leuk om dit samen te doen. Reces is 6 juli : kunnen we voor die datum overleggen over de feed back en van het stuk definitieve versie maken? Joke, Henk, Harry, Nies, Carl en Tonny willen meehelpen op onderdelen Communicatie in West hierbij betrokken: Jolanda, Sylvia, Patricia Afsluiting met Gürbüz Yabas, programmamanager participatie Het goed nieuws = qua begroting stadsdeel wordt 2016 gehandhaafd Overheid 10 jaar achteruit? (centralisatie, in zichzelf gekeerd) Nee, wij willen nu weer naar buiten! En dat zullen we doen. Jullie als koplopers durven te pionieren en te dromen, heel belangrijk, gezamenlijk doel Oprechte communicatie, echtheid is belangrijk Bedankt voor deze geslaagde avond Tot slot Dank! Voor ieders tijd en bijdrage. Blijf de site volgen. Het streven is die interactiever te maken. Aandacht voor een goede verhouding halen-brengen van/voor de deelnemers: vorige keer werd dankbaarheid wordt getoond met een presentje: het nieuwe boek NL KANTELT van Jan Rotmans. Dat gaat nu in de groep rond. Er zijn nog een paar exemplaren voor nieuwe betrokkenen. Met dank aan Rinske van Duifhuizen (verslag), Nies Medema en de afdeling communicatie stadsdeel West. Jasper Etten 5
Flapover Subgroep 1 (grote zaal, o.l.v. Nies Medema) Denk als een burger (inleven) Hindernis loketten (ze worden verbouwd) Afwasdingetje Snelheid, tempo Zelfde taal praten Je hoeft niets te beloven wat je niet waar kunt maken Samen iets tot stand willen brengen Openheid over informatie Laagdrempelig Informele netwerken Wat is een burger? Wat is een ambtenaar? Ongelijke situatie, erken dat Luisteren Aannames Burgers als deskundigen Imago verbeteren Ondernemers Handhaving is een omslag Collega s attenderen op pilot Checklist subgroep 2 (zaal 5, o.l.v. Rinske van Duifhuizen) Tips & trics voor een succesvolle bewoners bijeenkomst; een checklist voor bewoners en ambtenaren VOORBEREIDING/START eerlijke en duidelijke uitnodiging (wat wel/wat niet/doel/mandaat) persoonlijke welkom en hand geven bij binnenkomst samen agenda en bijeenkomst voorbereiden juiste mensen aanwezig (inhoudelijke expertise zodat vragen beantwoord kunnen worden) onafhankelijke voorzitter TIJDENS DE BIJEENKOMST spelregels toelichten (o.a. spreektijd verdelen) tijd bewaken agenda bewaken respectvol met elkaar omgaan geen ruimte bieden aan dominante input (mensen direct aanspreken en het woord geven) tussentijds samenvatten AFRONDING BIJEENKOMST heldere afspraken met deadline en personen die uitvoeren op tijd stoppen helderheid over het vervolg alle aanwezigen bedanken voor hun komst en bijdrage terugkoppeling in verslag voortgang blijven melden presentielijst en contactgegevens compleet 6