Managementrapportage Algemeen Directeur =De Menselijke Maat= no. 2012 / 2 februari augustus 2012
2
INHOUDSOPGAVE Blz. Inhoudsopgave 3 Lijst van gehanteerde afkortingen / Bestuursgegevens 4 Inleiding 5 1. Stichtingsbeleid 7 1.1 Beleidsontwikkeling 1.2 Toezichthoudend bestuur 1.3 Algemeen Directeur 1.4 Directeurenoverleg 1.5 Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad 1.6 Bestuursbureau 2. Onderwijs 9 2.1 Beleidsontwikkeling op de scholen 2.2 Leerlingenondersteuning 2.3 Ontwikkeling leerlingenaantallen 2.4 Oordeel Onderwijsinspectie 2.5 Bijzondere ontwikkelingen 3. Organisatie 11 3.1 Organisatieontwikkeling 3.2 Beleid m.b.t. demografische krimp 3.3 Samenwerking binnen de regio 4. Profiel en imago 15 4.1 PR-beleid 4.2 Externe contacten 5. Personeel 17 5.1 Kengetallen personeelsbestand 5.2 Verzuim 5.3 IPB 5.4 Arbobeleid 6. Huisvesting 19 6.1 Onderhoud schoolgebouwen 6.2 Bijzondere ontwikkelingen 6.3 Overige facilitaire zaken 7. Informatie- en communicatietechnologie 21 7.1 Beleidsontwikkeling 7.2 Systeembeheer 7.3 Voorzieningenniveau 8. Financiën 23 8.1 Financieel beleid 8.2 Periodieke rapportages Vaststellingsblad 25 3
LIJST VAN GEHANTEERDE AFKORTINGEN AD AVS BAPO BHV BIO BSO / TSO CvB DO FTE GMR HGPD IB ICT IHP IPB LEA LGF MFA MR NSA OBS OOP OP PABO P&O PKO PO SBP SMT SWV RvT TOM VF VO VOSABB WGA WMS WO WSNS WTF = Algemeen Directeur = Algemene Vereniging van Schoolleiders = Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen (seniorenverlof) = Bedrijfshulpverlening = Wet op de Beroepen in het Onderwijs = Buitenschoolse, resp. tussenschoolse opvang = College van Bestuur = Directeurenoverleg = Fulltime Equivalent (eenheid voor personeelsformatie) = Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad = Handelingsgerichte Procesdiagnostiek (cyclisch model voor leerlingenzorg) = Interne Begeleider (t.b.v. de leerlingenzorg) = Informatie- en Communicatietechnologie = Integraal Huisvestingsplan = Integraal Personeelsbeleidsplan = Lokale Educatieve Agenda = Leerlinggebonden Financiering (zgn. rugzakjes ) = Multifunctionele Accommodatie = Medezeggenschapsraad = Nederlandse Schoolleiders Academie = Openbare Basisschool = Onderwijsondersteunend Personeel = Onderwijspersoneel = Pedagogische Academie Basisonderwijs = Personeel & Organisatie = Periodiek Kwaliteitsonderzoek (door inspectie) = Primair Onderwijs = Strategisch Beleidsplan = Sociaal Medisch Team = Samenwerkingsverband (in het kader van WSNS) = Raad van Toezicht = Teamonderwijs Op Maat (schoolorganisatiemodel) = Vervangingsfonds = Voortgezet Onderwijs = Besturenorganisatie voor Openbaar en Algemeen Bijzonder Onderwijs = Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten = Wet Medezeggenschap Scholen = Wetenschappelijk Onderwijs = Weer Samen Naar School (opvang zorgleerlingen binnen reguliere school) = Werktijdfactor BESTUURSGEGEVENS STICHTING IJSSELGRAAF [no. 41371] Postadres: Postbus 18 7020 AA Zelhem Bezoekadres: Palmberg 18 7021 DJ Zelhem Telefoon: 0314-382990 E-mail: info@ijsselgraaf.nl Website: www.ijsselgraaf.nl 4
INLEIDING Voorpagina: De Chinese kunstenares Yin Xiuzhen kruipt met haar creaties letterlijk dicht op onze huid door uitsluitend te werken met gedragen kleding. In haar optiek representeert de inhoud van een koffer de culturele achtergrond van de eigenaar. Geïnspireerd door het veelkleurige en internationale reizigersaanbod op vliegvelden heeft ze dit thema verwerkt in Portable Cities, een project waarbij de thuisbasis van een willekeurige passagier als het ware oprijst uit diens koffer. Daarmee keert in de anonimiteit van de massa het persoonlijke terug. Onderwijs is mensenwerk, in meerdere opzichten. We werken in onze organisatie met levend materiaal en oefenen een niet te onderschatten invloed uit op de vorming en ontwikkeling van de aan onze zorgen toevertrouwde kinderen. Dat legt een grote verantwoordelijkheid op al onze medewerkers. Van volautomatische processen is absoluut geen sprake. Hoewel de didactiek een sterk rationele dimensie kent, verloopt deze niet standaard via uniforme processen, maar is er juist in toenemende mate sprake van bijstelling op het niveau van de individuele leerling. De algemene uitgangspunten kunnen aldus voor elk uniek kind toch weer anders uitpakken. In een tijd van opschaling hebben we in het primair onderwijs relatief kleine en in hoge mate autonome eenheden laten bestaan, waarin leerkrachten en kinderen elkaar kennen en zich gekend weten. Onze sector onderscheidt zich daarmee op een positieve manier van bijv. het MBO en het HBO. Voor ouders en zeker voor leerlingen is de school het referentiekader. Dat er overkoepelend ook nog een bevoegd gezag meestuurt, is voor onze klanten redelijk onzichtbaar en daarmee voor hen niet of nauwelijks relevant. Dat is op zich niet bezwaarlijk; binnen IJsselgraaf wordt de menselijke maat op schoolniveau beleefd en vormgegeven. Op het niveau van bestuur en toezichthouders bestaat een ander perspectief. Een managementrapportage als de voorliggende richt zich op de grote lijnen, maar er komt weinig casuïstiek aan te pas. In algemene termen wordt beschreven hoe de organisatie zich ontwikkelt, op welke wijze het beleid nader wordt vormgegeven en welke cijfermatige trends zichtbaar zijn. De onderliggende bedrijfseconomische processen zijn dienend en dragen direct bij aan onze hoofddoelstelling, namelijk (het faciliteren en garanderen van) kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Want daar draait het om. Dat op bovenschools niveau met enige(!) distantie naar de werkvloer kan worden gekeken, helpt bij het nemen van verantwoorde besluiten. Het is goed om dit te bedenken, juist nu IJsselgraaf met de vraag geconfronteerd wordt of in een periode van dubbel dalende budgetten (door de demografische krimp én door het onvoldoende meestijgen van de lumpsum) de vraag voorligt of fusie met een gelijkwaardige organisatie noodzakelijk is voor de continuïteit op langere termijn. Het is heel wel denkbaar dat het antwoord hierop bevestigend zal zijn. Dat betekent: meer leerlingen, meer scholen, meer medewerkers en een groter werkgebied. Maar ook: meer middelen, grotere slagkracht, meer risicospreiding en stevige garanties voor de kwaliteit van het primaire proces. De menselijke maat blijft uitgangspunt in het personeelsbeleid en is tevens goed gewaarborgd op schoolniveau. Zelhem, 7 november 2012 Theo Huting, AD Stichting IJsselgraaf De volgende managementrapportage betreft de periode september 2012 januari 2013 en komt uit in april. 5
6
1. STICHTINGSBELEID 1.1 Beleidsontwikkeling De voornaamste beleidszaken waar de organisatie zich deze periode intensief mee heeft beziggehouden betreffen het Integraal Personeelsbeleidsplan, de uitwerking van het Strategisch Beleidsplan en, meer specifiek, het beleid inzake de demografische krimp. 1.2 Toezichthoudend bestuur In het transitieproces naar het Raad van Toezicht-model fungeert de AD sinds 1 januari 2012 als directeur/bestuurder en heeft het bestuur de rol aangenomen van interne toezichthouder. In dat kader worden de bestuursvergaderingen niet langer voorbereid door de AD, maar exclusief door de bestuursvoorzitter, om aldus de verschillende rollen te benadrukken en daar ook de bedoelde scheiding in aan te brengen. Gedurende de verslagperiode is het bestuur vier maal in vergadering bijeen geweest, waarvan één keer om het eigen functioneren te evalueren. De belangrijkste onderwerpen waren verder: Financiën Managementrapportage 2012-1 Voortgang rond opschaling (op school- en stichtingsniveau) Vacatieregeling bestuursleden Klokkenluidersregeling Beoordelingscriteria fusie Onderzoeksrapport m.b.t. maatregelen i.k.v. demografische krimp Jaarrekening 2011 Verder is het voltallige bestuur aanwezig geweest op de informatieavond voor MR en. 1.3 Algemeen Directeur Naast de dagelijkse leiding van de organisatie, het voorzitten van het directeurenoverleg en de aansturing van het bestuursbureau heeft de AD een groot aantal contacten. Intern betreft het De individuele scholen / directeuren Het bestuur De GMR Het IB-netwerk De werkgroepvoorzitter De twee orthopedagogen Externe contacten worden beschreven in par. 4.2. 1.4 Directeurenoverleg Het DO is gedurende de verslagperiode vijf keer bijeen geweest, incl. een tweedaagse in april. De voornaamste bespreekpunten waren: Beleid extra hulp onder schooltijd Strategisch Beleidsplan Gebruik technieklokaal Voortgang Functiemix Prestatiebeloning Financiën Ziekteverzuimbeleid Prestatiebox Invoering Integraal 7
Nieuwe vervangingspool Coördinatie cultuureducatie Evaluatie dienstverlening orthopedagogen Managementrapportage 2012-1 Klokkenluidersregeling Oudertevredenheidsenquête Jaarrekening 2011 Onderzoeksrapport m.b.t. maatregelen i.k.v. demografische krimp Zorgplan WSNS Afdracht medeverhuur 1.5 Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad De vergaderingen van de GMR worden samen met de AD voorbereid. In de afgelopen periode heeft de GMR deelgenomen aan een training financieel beleid. Verder is de GMR drie keer in vergadering bijeen geweest. De voornaamste onderwerpen waren: Arbozorg en bedrijfsarts Vervangingspool Jaarverslag GMR Arbojaarverslag Directeurenwisseling Functiemix Ziekteverzuimbeleid Personeelsformatie Proces besluitvorming Strategisch Beleidsplan Rooster van aftreden Contactpersonen scholen Vergaderschema Prestatiebeloning Besteding ingehouden stakingsgelden Jaarrekening 2011 Scholingsplan GMR 1.6 Bestuursbureau De medewerkers van het bestuursbureau hebben ook dit keer meegeschreven aan deze managementrapportage. Om de veertien dagen vindt er werkoverleg plaats met alle medewerkers van het bestuursbureau. De bespreekpunten betreffen voornamelijk regelzaken en de onderlinge afstemming van werkzaamheden. 8
2. ONDERWIJS 2.1 Beleidsontwikkeling op de scholen Het webbased administratie- en leerlingvolgsysteem ParnasSys is uitgebreid met de module Integraal, waarmee op stichtingsniveau monitoring van de vorderingen van alle groepen kan worden gerealiseerd en bovendien benchmarking mogelijk is. In mei heeft een Collegiale Visitatie plaatsgevonden op obs Hagen. De resultaten daarvan zijn door de visitatiecommissie besproken met de directeur. 2.2 Leerlingenondersteuning Conform de nieuwe terminologie binnen Passend Onderwijs wordt niet langer gesproken van leerlingenzorg, maar van ondersteuning. In het tweede deel van het schooljaar hebben de werkzaamheden van de twee orthopedagogen zich gericht op de leerlingenondersteuning op de scholen en op de bovenschoolse ondersteuning. In de leerlingenondersteuning zijn de consultatiegesprekken en zorgteams voortgezet, van waaruit de orthopedagogen vervolgacties ondernemen, zoals observatie of psychodiagnostisch onderzoek. In maart is een evaluatie verstuurd naar de intern begeleider en directeuren over de inzet van de orthopedagogen binnen Stichting IJsselgraaf. In mei is de samenvatting van de evaluatie besproken in het directeurenoverleg. De inzet van de leerlingenondersteuning door de orthopedagogen is gemiddeld beoordeeld met het cijfer 8,5. In vergelijking met de werkwijze vanuit IJsselgroep ervaart de meerderheid van de scholen meer (uren) beschikbaarheid van de orthopedagogen, de benaderbaarheid is beter en de inhoudelijke kennis is gelijk gebleven. De beschikbaarheid en benaderbaarheid worden als grote meerwaarde gezien. In de bovenschoolse ondersteuning hebben de orthopedagogen zich in het IB netwerk gericht op de onderwerpen ontwikkelingsperspectief en hoogbegaafdheid. Er is een format opgesteld voor een ontwikkelingsperspectief met een toelichting voor intern gebruik. Voor hoogbegaafdheid zijn er richtlijnen opgesteld, waar iedere school zelf richting aan kan geven. Vanuit de behoefte aan uitwisseling zijn de materialen voor hoogbegaafdheid geïnventariseerd op alle scholen, zodat er gebruik gemaakt kan worden van materialen en ervaringen van andere scholen. Daarnaast heeft op bovenschools vlak de samenwerking met SWV Doetinchem een belangrijke rol gespeeld. In maart zijn de orthopedagogen aanwezig geweest op de Centrale Bijeenkomst IB-ers en externe partners. Hierin stond de één-zorgroute en de samenwerking met externe partners (zorgniveau 4) centraal. In juni heeft een gesprek plaatsgevonden met Petra Heegsma, de directeur van het samenwerkingsverband, over het terugdringen van de verwijzingen op de scholen van Stichting IJsselgraaf. Het is gebleken dat het van belang is dat de scholen zelf meer zicht en grip krijgen op hun kengetallen. Ook het stroomlijnen van de communicatie tussen stichting IJsselgraaf en SWV Doetinchem is van belang. Vooruitblikkend op schooljaar 2012-2013 staan o.a. de volgende onderwerpen op de agenda voor de orthopedagogen: vormgeven van het bovenschools ondersteuningsplan, plan uitzetten voor het terugdringen van het verwijzingspercentage, compensatie en dispensatie bij dyslexie en het protocol dyscalculie. In het komende schooljaar zal er vanuit de gemeente Bronckhorst een pilot zijn van 4 zorgteambijeenkomsten per jaar op scholen, waar de orthopedagogen onderdeel van zijn, naast een schoolmaatschappelijk werker en jeugdverpleegkundige. 9
2.3 Ontwikkeling leerlingenaantallen De tussentijdse instroom op obs Overstegen en obs Hogenkamp veroorzaakt een groei op beide scholen en dat tempert op stichtingsniveau de daling t.g.v. de demografische krimp. Naar verwachting zal de daling op 1 oktober 2012 ongeveer 25 leerlingen bedragen. 2.4 Oordeel Onderwijsinspectie Gedurende de verslagperiode zijn geen scholen bezocht in het kader van het reguliere toezicht. Op de peuterspeelzaallocaties van Horizon-Ooi en Overstegen is de inspecteur wel op bezoek geweest om de ontwikkelingen op het gebied van VVE (voorschoolse educatie) in beeld te brengen. In beide gevallen was het oordeel positief. 10
3. ORGANISATIE 3.1 Organisatieontwikkeling De organisatiestructuur is intern breed bekend en functioneert op alle niveaus. De communicatielijnen zijn helder en worden adequaat gehanteerd. Ook naar de buitenwacht toe is, zeker op bovenschools niveau, duidelijk met wie men waarover contact kan opnemen. Bij ingrijpende of complexe situaties kan het gebeuren dat een willekeurige partij de verkeerde laag aanspreekt, maar dit wordt door medewerkers in het algemeen snel gecorrigeerd. In februari zijn diverse beleidszaken aan de orde geweest op een avond voor MR en en de GMR, waarbij ook het bestuur en de directeuren aanwezig waren. De avond bleek in een behoefte te voorzien, om welke reden ook komend jaar een dergelijke bijeenkomst zal worden georganiseerd. Op verzoek van de GMR zal taakbeleid dan het centrale thema zijn. 3.2 Beleid m.b.t. demografische krimp Het beleid in zake demografische krimp, zoals verwoord in het SBP, wordt thans uitgevoerd. Vooraf is in opdracht van het bestuur door bureau Infinite doorgerekend wat de effecten van de voorgenomen maatregelen zijn. Dit heeft geleid tot een achttal conclusies: A. Het afstoten van obs De Steenuil te Steenderen en school Wolfersveen te Zelhem heeft een gering financieel effect, maar voorkomt oplopende tekorten in de exploitatie van deze (zeer) kleine scholen. Nadeel van het afstoten is het verlies aan volume van leerlingen en dus omzet om een deel van de bovenschoolse kosten te dekken. Anderzijds vervalt er ook bestuurlijke en administratieve aandacht. Het verdient aanbeveling om met de overnemende schoolbesturen te onderhandelen over een deel van de fusiecompensatie middelen bij overdracht van de scholen. Nader onderzoek verdient de situatie van mogelijk terugbetalen van financiële middelen of vermogen bij beëindiging van de stichting die school Wolfersveen in stand houdt. B. Het tweemaal onder één directeur brengen van twee scholen levert totaal een besparing in de loonkosten op van circa 70.000 per jaar. Daarbij blijft de span of control gemeten naar aantal leerlingen per directeur (met 270 ) alleszins redelijk. 11
C. Het binnen stichting IJsselgraaf laten fuseren van twee paren van scholen, te weten de Bongerd/Woordhof en Gildeschool/St. Willibrordus is financieel aantrekkelijk. Althans dat blijkt uit een rekenmodel met een aantal aannames over de effecten van deze scholenfusies op het aantal overblijvende leerlingen, de benodigde lokalen en personele omvang. De fusies van scholen in 2015 leidt niet alleen tot een besparing van tweemaal 60.000 op de exploitatie van IJsselgraaf, maar ook tot een forse fusiecompensatie van OCW. Het gaat om een rijksregeling die nog van kracht moet worden per 1-8-2012 en dan voorziet in 300% compensatie van de directietoeslag en de kleine scholen toeslag. De te verwachten eenmalige uitkering bedraagt respectievelijk 275.000 en 375.000. Hoe langer men wacht met fuseren, hoe lager het leerling-tal zal zijn bij fusie en hoe hoger de fusiecompensatie zal bedragen. Het risico bestaat dat deze ruimhartige regeling aan succes (en/of bezuiniging) ten onder gaat. Fusie per 1-8-2014 of 2015 valt daarom aan te bevelen. Aandachtspunt daarbij is het voorkomen van weglopen/weglekken van leerlingen naar scholen buiten stichting IJsselgraaf. Een tweede aandachtspunt is de huisvestingssituatie bij scholenfusie: leegstand dient te worden vermeden en de kwaliteit van het overblijvende schoolgebouw moet hoog zijn om een aantrekkelijke doorstart te maken. D. De leerling-ontwikkeling op de acht zelfstandige openbare basisscholen in Doetinchem is die van gematigde krimp tot 2015, maar daarna neemt de daling verder toe. Dit leidt tot een afname van 17 % in 2020 ten opzichte van 2011. Daardoor daalt de gemiddelde schoolgrootte tot 211 per school. Maar vier scholen zullen minder dan 200 leerlingen hebben en daarmee risico lopen in de exploitatie. Gelukkig kan IJsselgraaf de kosten aanpassen aan de daling van de baten omdat in dezelfde periode ook 30 % van de personeelsformatie vertrekt (voornamelijk door pensionering). Om de kwantiteit en kwaliteit op de juiste wijze te alloceren binnen alle scholen van IJsselgraaf verdient het aanbeveling om extra inspanning te plegen op het gebied van personele deskundigheidsbevordering en arbeidsmobiliteit. Om de stijgende kosten van huisvesting te dempen zou er geïnvesteerd kunnen worden in energiebesparende maatregelen en duurzaam gebouwonderhoud. E. De gevolgen van (voorlopig) niet ingrijpen in het scholenbestand en de directie en personeelsformatie kunnen financieel en emotioneel onaantrekkelijk blijken te zijn. Niet alleen kan IJsselgraaf oplopende exploitatietekorten tegemoet zien bij verdergaande krimp, ook de kwaliteit van het onderwijs kan leiden onder een te geringe schoolgrootte. Daarnaast zou het zonde zijn als men de fusiecompensatie mis loopt. Het belangrijkste argument voor tijdig inzetten van herschikking is het winnen van tijd voor een zachte landing en het voorkomen van een gedwongen reorganisatie met interne onrust en imagoschade. F. Door herschikking neemt het aantal scholen af met vier, dalen de kosten voor directie en beperkt IJsselgraaf de leegstand. Met het afstoten van scholen vermindert het draagvlak voor bovenschoolse kosten, die nemen per leerling toe. Ook de kostenstructuur blijft onder druk staan omdat een aantal scholen die overblijven een minder dan gemiddelde omvang hebben. Het verdient aanbeveling om tijdens de herschikking de kosten te blijven monitoren en eventueel extra maatregelen te treffen teneinde een gezonde financiële exploitatie te waarborgen. G. De totale baten in 2020 van stichting IJsselgraaf zullen 4 miljoen minder bedragen dan in 2012, gegeven een daling van 900 leerlingen. Met 2700 leerlingen en 12,5 miljoen omzet behoort IJsselgraaf dan nog tot de middelgrote schoolbesturen al valt niet uit te sluiten dat 12
onder druk van bezuinigingen in het primair onderwijs een nieuwe golf van schaalvergroting zal ontstaan. Het verdient aanbeveling om alert te blijven op allianties en strategische partners om als het financieel nodig is tijdig bestuurlijk op te schalen. H. Het bovenschoolse bestuursbureau bestaat nu uit één bestuurder en 5 fte staf. Daar kan wellicht nog 1 fte op bezuinigd worden, al dienen bepaalde taken intern of extern toch verricht te worden. Anderzijds zal bij voortgaande krimp het bovenschools budget van (nu) 450.000 zwaarder gaan drukken op de krimpende exploitatie van IJsselgraaf. Het verdient aanbeveling om zeer terughoudend te zijn met uitbreiding van bestuurlijke ondersteuning, tenzij het om goedkoper insourcen van reeds uitbesteed werk gaat. Tijdelijke contracten en inkoop van kennis op projectbasis heeft grote voordelen in tijden van onzekerheid. Zoals gesteld, wordt het beleid thans uitgevoerd. In de kern Steenderen wordt toegewerkt naar één school voor alle denominaties. Datzelfde gebeurt in Wolfersveen. Ook in Hummelo zal door fusie van twee openbare scholen één school worden gevormd. De fusie in Drempt zal per 1 januari 2014 zijn gerealiseerd. Voor alle trajecten worden fusie-effect-rapportages opgesteld. 3.3 Samenwerking binnen de regio Stichting IJsselgraaf participeert in tal van netwerken, samenwerkingsverbanden en bestuurlijke overlegsituaties, o.a. in bestuurlijk overleg op gemeentelijk niveau, het Brede School-netwerk, regionaal bestuurdersoverleg, WSNS en de werkgroep Krimp. 13
14
4. PROFIEL EN IMAGO 4.1 PR-beleid De reeds ingezette activiteiten op het gebied van PR en klantbenadering zijn onverminderd voortgezet. Binnenkort wordt de Personeelsgids met daarin alle belangrijke regelingen onder de medewerkers verspreid. In november zal de vernieuwde website online worden gezet. 4.2 Externe contacten De AD heeft regulier overleg en / of onderhoudt veelvuldige contacten met: Gemeenten Doetinchem, Bronckhorst en Doesburg (zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau, waaronder overleg met de externe toezichthouders) Overige schoolbesturen in de gemeenten (PO en VO), zowel bilateraal als via o.a. schoolbestuurlijk overleg op gemeentelijk niveau (incl. LEA) en het zgn. D3-overleg (overleg van de AD en van de drie grote PO-besturen in Doetinchem) Onderwijsinspectie Bestuur SWV Doetinchem Bestuur SWV Zutphen Bestuurlijke informatiebijeenkomsten van het administratiekantoor Stuurgroep Brede School-netwerk Intervisiegroep directeur-bestuurders Daarnaast bestaan incidentele contacten met: Diverse onderwijsadviesbureaus Vereniging van toezichthouders in het onderwijs (VTOI) VOS/ABB PO-Raad Landelijke klachtencommissie Ministerie van OCW Kinderopvangorganisaties AVS Vanaf mei 2012 maakt de AD namens de PO-Raad deel uit van de onderhandelingsdelegatie die met de vakbonden tot een nieuwe CAO moet komen. 15
16
5. PERSONEEL 5.1 Kengetallen personeelsbestand Personeelsbestand inclusief vervangingspool en payroll (01-09-2012) Type aanstelling Totaal Fulltime Parttime Onbepaalde tijd Aantal Personen 295 73 222 Bezetting (wtf) 214,4463 74,0277 140,4186 Payroll Driessen Aantal personen 26 3 23 Bezetting(wtf) 16,3259 3,0 13,3259 Personeelssterkte per functiegroep inclusief vervangingspool en payroll Functiegroep Totaal Fulltime Parttime Onderwijzend personeel Aantal Personen 62 207 Bezetting (wtf) 190,7412 Onderwijs Ondersteunend Personeel Aantal Personen 39 5 34 Bezetting (wtf) 24,7963 Directie Aantal Personen 16 13 3 Bezetting (wtf) 15,2347 In de verslagperiode is het aantal leerkrachten met een vaste aanstelling gedaald van 180,9745 fte naar 175.4184 fte. De daling van 5,5561 fte is ontstaan door natuurlijk verloop. Per 01 september 2012 waren 23 leerkrachten en 3 onderwijsassistenten werkzaam via een zogenaamde payroll aanstelling werkzaam. De totale werktijdfactor in deze flexibele schil bedroeg 16,3259 fte oftewel 7,6 % van het totale personeelsbestand. De flexibele schil biedt ons de mogelijkheid om de terugloop in formatie door bezuinigingen (o.a. rugzakfinanciering en terugloop van het aantal leerlingen) op te vangen. Per 01 augustus 2012 werkt IJsselgraaf samen met de besturen van Archipel, Gelderveste en SKBG op het gebied van de vervanging van afwezige leerkrachten. Er is daartoe een gezamenlijke vervangingspool opgericht. Een deel van de in de vervangingspool benoemde leerkrachten is ingebracht door IJsselgraaf en staat ook op onze loonlijst. Per 1 augustus zijn dit 16 leerkrachten met een totale werktijdfactor van 10,7059. 5.2 Verzuim Gedurende de verslagperiode steeg het voortschrijdend verzuimpercentage van 6,65 % naar 6,82 %. De stijging ten opzichte van de voorgaande periode is voornamelijk veroorzaakt door een piek in het kortdurend verzuim in de maand maart. In deze maand bedroeg het totale verzuim 10,48 %. Vanaf maart is het verzuimpercentage maandelijks afgenomen. In augustus bedroeg het verzuimpercentage nog maar 3,81 %. De meldingsfrequentie is in de verslagperiode afgenomen van 1,09 naar 0,83. 17
Vanaf 1 januari 2012 is het contract met de arbodienst beëindigd. Vanaf dat moment werken we met een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts. Hij houdt wekelijks zitting op het bestuursbureau. De directeuren van de scholen zijn casemanager van de verzuimende medewerkers op de scholen. Er zijn korte lijnen naar de bedrijfsarts. Wekelijks kunnen de directeuren een afspraak plannen voor verzuimende medewerkers of zelf in gesprek gaan over hun medewerkers. Het werken met een eigen bedrijfsarts lijkt zijn vruchten af te werpen. 5.3 IPB In de verslagperiode is het concept IPB-beleidsplan aangeboden aan de GMR. In het beleidsplan zijn de volgende onderwerpen beschreven - Functiebouwwerk - Personeelsplanning - Communicatie met medewerkers en medezeggenschap - Kwaliteitsontwikkeling van personeel - Verzuimbeleid Het IPB is mede afgeleid van de missie en visie van onze stichting. Het IPB-plan dient de functie van leidraad te vervullen bij beantwoording van vragen op personeelsgebied. En vervolgens dient het document het vertrekpunt te zijn voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van personeelsbeleid binnen de stichting. 5.4 Arbobeleid In deze periode zijn weer diverse schoolbezoeken afgelegd. Het gaat daarbij om: veiligheidsinspecties van de speeltoestellen op 18 scholen; NEN3140 inspecties van de elektrische apparatuur en gereedschappen op enkele scholen; rondgang of Quickscan op een aantal scholen om de RI&E actueel te houden. Verder zijn er afspraken geregeld om de bijscholing van alle BHV ers op de IJsselgraafscholen te regelen. De organisatie van de jaarlijkse bijeenkomst voor de interne vertrouwenspersonen is ter hand genomen. 18
6. HUISVESTING 6.1 Onderhoud schoolgebouwen De volgende onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de planning 2011-2013. Op OBS Hagen is de upgrading afgerond, de school heeft weer een eigentijdse uitstraling gekregen. OBS Wis en Wierig heeft nieuwe plafonds en verlichting gekregen, de verlichting was zeer verouderd en voldeed niet meer aan de juiste normen. Op OBS Jan Ligthart, locatie Talmastraat, is op de bovenverdieping de tapijtvloerbedekking vervangen voor linovloeren. 6.2 Bijzondere ontwikkelingen OBS Rozengaardsweide staat aan de start van de nieuwbouw. Na de herfstvakantie zal er worden gestart met de bouw. V.w.b. het Kulturhus in Drempt (OBS Gildeschool, St. Willibrordus, het Dorpshuis en kinderopvang) wordt verwacht dat op 31 oktober de omgevingsvergunning wordt afgegeven en de gemeente start met de bouw. De planontwikkeling van een nieuwe school voor de gehele wijk Noord/Overstegen vordert gestaag. Er wordt thans een locatiestudie uitgevoerd op het terrein van de sportlocaties aan de Oude Rozengaardseweg. In Steenderen zal een nieuwe school verrijzen, waar ook OBS de Steenuil in zal opgaan. De waarschijnlijke opleverdatum is voorzien voor begin 2016. 6.3 Overige facilitaire zaken Sanitaire voorzieningen zijn op de meeste scholen vervangen, op de scholen die worden afgestoten/gesloopt niet. Werkgroep financiën en huisvesting hebben samen de offerte ronde voor inkoop leermiddelen uitgezet. Koks Gesto is nu de leverancier voor de inkoop van leermiddelen en aanverwante artikelen. 19
20
7. INFORMATIE- EN COMMUNICATIE TECHNOLOGIE 7.1 Beleidsontwikkeling Het platform van ict-ers ontwikkelt beleidsvoornemens in de vorm van een voorstel aan het DO en de AD. 7.2 Systeembeheer Scholen betalen per werkplek. De kosten zijn in overeenstemming gebracht met het aantal werkplekken, waarvoor licenties worden afgegeven. Er is een besluit genomen hoe verder te gaan met QLICT. Daarvoor is een nieuw contract afgesloten. In overweging is nog om een deel van de technische ondersteuning op termijn in eigen beheer te nemen. 7.3 Voorzieningenniveau Er is een besluit genomen om de module Integraal gefaseerd in te voeren. Integraal is een kwaliteitsmanagementsysteem voor directies. Het biedt mogelijkheden om feedback te vragen van stakeholders, opbrengsten in beeld te brengen, gesprekkencycli te organiseren en persoonlijke ontwikkelingen vast te leggen. De oude personeelsmodule Cosmo wordt tot eind 2012 gebruikt. Dit jaar moeten directies ervoor zorgen dat de Cosmo-gegevens van personeelsleden worden overgezet in ParnasSys en Integraal. Er is een fasering opgesteld om de invoering vlot en begeleid te laten verlopen. De eerste vier scholen zijn in februari gestart. 21
22
8. FINANCIËN 8.1 Financieel beleid Inmiddels zijn de 1 e en 2 e kwartaalcijfers 2012 in eigen beheer opgesteld. Hierin is het voordeel van het in eigen beheer nemen van de financiële administratie al tot uitdrukking gekomen. In overleg met het bestuur zijn de punten opgesteld die in de kwartaalrapportage dienen te worden opgenomen. Deze hebben ervoor gezorgd dat er een beter inzicht in de cijfers is bij het bestuur. Ook kan er meteen op ontwikkelingen worden ingespeeld. Er kan worden vastgesteld dat de verwachte voordelen van het in eigen beheer nemen van de financiële administratie nu al zijn gerealiseerd: Het levert een kostenbesparing op. De termijn tussen ontvangst en betaling van facturen is bekort, mede door het gebruik van een inkomend facturenregister (IFR). Er is een betere vertaalslag van het financieel beleidsplan, andere lopende zaken en input van de directeuren naar de financiële administratie. Informatie is sneller beschikbaar, waardoor er beter op gestuurd wordt. Er is vanuit de organisatie sprake van optimale aandacht voor de administratie waardoor scherper wordt gestuurd op financiële opbrengsten. De schooldirecteuren zijn integraal verantwoordelijk voor de cijfers van hun school. Om het inzicht van de schooldirecteuren te vergroten wordt er bij het directeurenoverleg structureel aandacht besteed aan financiën. Op het moment betreft dit vooral de uitleg van e-synergy, het programma waarin de schooldirecteuren hun financiën kunnen inzien, zodat de schooldirecteuren beter in staat zijn om hun financiën te beoordelen en te bewaken. De administratieve krachten leveren namens de schooldirecteuren gegevens aan bij de financiële administratie. Om de aanlevering te optimaliseren zal op korte termijn een informatiebijeenkomst met de administratieve krachten plaatsvinden, waarop een en ander zal worden uitgelegd en toegelicht. 8.2 Periodieke rapportages In augustus is de 2 e kwartaalrapportage opgesteld en besproken met het bestuur. In november zal de begroting 2013 aan de orde komen in het bestuur. Deze dient op 1 december 2012 bij de gemeentes te zijn aangeleverd. 23
24
Vaststellingsblad Deze rapportage is opgesteld door de Algemeen Directeur van Stichting IJsselgraaf Zelhem, 7 november 2012. Th.J.G. Huting, AD Van deze rapportage is kennis genomen door het bestuur van Stichting IJsselgraaf Zelhem, 19 november 2012.. G.J. Bannink, voorzitter 25