versie datum Opmerking Auteur 1.0 29 8 2014 Initieel Berend Kruit 1.1 28 11 2014 Diverse kleine aanpassingen Berend Kruit 1.2 19 12 2014 Kolom beschikkingnummer toegevoegd Berend Kruit WMO303 Excel formaat
Inhoudsopgave 1 Veranderingsbehoefte... 3 2 Excel formaat... 3 3 Codelijsten... 5 2/6
1 Veranderingsbehoefte Voor Wmo Ned 2014 herfst is er een factuurcontrole ontwikkeld op basis van het WMO303 bericht. Hiermee is het mogelijk om veel verschillende soorten voorzieningen automatisch te controleren. Er kan gedacht worden aan begeleiding, verblijf maar ook het bestaande HbH. Omdat niet zeker is dat alle leveranciers een WMO303 bericht kunnen aanmaken op 1 januari 2015 willen we het ook mogelijk maken om een Excel formaat te gebruiken. Dit document beschrijft het Excel bestand met bijbehorende controles. 2 Excel formaat Deze paragraaf beschrijft het bestand dat een leverancier moet aanleveren. Het factuurbestand is een Excelbestand. Er zit geen controle op de naam van het bestand. Het bestand mag zijn gemaakt in een Excel 97 formaat (xls bestand) of in een Excel 2007 formaat (xlsx bestand). Het Excelbestand heeft een vast aantal kolommen (zie tabel hieronder). In de eerste rij staan de kolomkoppen die precies aangeven wat er in de kolom wordt verwacht. Niet iedere kolom hoeft gevuld te worden, maar een lege kolom mag niet verwijderd worden. Van iedere kolom staat vast van welk type de kolom is. In de tabel hieronder staat precies aangegeven hoe de kolommen gevuld moeten zijn. Nr Naam kolom Excel cel Max lengte Verplich Omschrijving t A Factuurnummer Tekst 20 Ja Alle regels moeten dezelfde waarde bevatten, namelijk de waarde die bij factuurnr op het scherm is ingevoerd. B Gemeentecode Tekst 4 Ja De gemeente waarop de factuur betrekking heeft. C Periode Getal, 0 6 Ja De periode (jaar+maand) waarop deze factuur betrekking heeft YYYYMM. Bij alle regels moeten 6 cijfers bevatten Periode mag niet beginnen of eindigen op een dag in de toekomst. D E Kenmerk prestatieregel Kenmerk voorgaande prestatieregel Tekst 20 Ja De referentie van de prestatieregel moet uniek zijn over de facturen heen per leverancier. dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop Tekst 20 Nee De referentie voorgaande prestatieregel moet bekend zijn in Wmo Ned, dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop F BSN Getal, 0 9 Ja Het moet voldoen aan de BSN 3/6
elfproef G Geboortedatum Datum Nee H Naam Tekst 50 Ja De samengestelde naam van de cliënt. Dus bv G Pieterse van der Heide, deze wordt zonder controle naar de database geschreven I Huisnummer Getal, 0 10 Nee J Huisnummer Tekst 10 Nee toevoeging K Postcode Tekst 7 Nee formaat mag zonder (1234AB) of met spatie (1234 AB) L Wet Tekst 1 Ja Eén van de twee volgende waarden: W (Wmo) J (Jeugd) M Productcategorie Tekst 2 Ja De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst behorende bij de juiste wet. N Productcode Tekst 5 Ja De met de gemeente afgesproken code moet gebruikt worden. (dit wordt pas bij het controleren gecontroleerd) O Omschrijving Tekst 100 Nee Aanvullende omschrijving behorende bij het geleverde product. P Startdatum declaratie Datum Ja De startdatum moet na 31 12 14 liggen en niet in de toekomst. Q Einddatum declaratie Datum Ja De einddatum moet na 31 12 14 liggen (volgt impliciet uit andere controles), na of op de startdatum declaratie en niet in de toekomst. R Aantal Getal 6 Ja Het aantal uitgevoerde producten S Eenheid Tekst 2 Ja De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst. T Bedrag Getal, 2 U V W Toelichting leverancier Toelichting gemeente Beschikkingnumm er 10 Ja Het declaratiebedrag. Indien dit een minteken heeft is er sprake van een creditregel. Tekst 500 Nee Een aanvullende toelichting van de leverancier Tekst 500 Nee Een aanvullende toelichting van de gemeente Getal 9 Ja Het beschikkingnummer behorende bij de toewijzing. Bij het inlezen worden de volgende technische Excel controles uitgevoerd. Als er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een melding op het scherm. 1. De eerste rij van de tabel bevat de kolomnamen zoals genoemd in bovenstaande tabel. 4/6
2. Het type van het gegeven in het Excel bestand komt overeen met bovenstaande tabel. 3. De maximale lengte van een gegeven wordt niet overschreden. 4. Alle rijen van verplichte kolommen bevatten een waarde. De waarde in de Excel cel voldoet aan de controle, genoemd bij omschrijving. We gebruiken voor verschillende controles de controles van het Vektis bericht. In sommige gevallen kan dit voor foutmeldingen zorgen die niet helemaal duidelijk zijn omdat hier andere terminologie wordt gebruikt. Bij het inlezen worden ook een aantal inhoudelijke controles uitgevoerd. Als er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een melding op het scherm. 1. Er mag maar één gemeentecode in het bericht voorkomen. 2. De gemeentecode uit het bestand moet overeenkomen met de organisatie waarvoor de factuur wordt ingelezen. 3. Er mag maar één factuurnummer in het bericht voorkomen. 4. Startdatum declaratie moet na 31 12 2014 liggen. 5. Einddatum declaratie moet na 31 12 2014 liggen, deze wordt impliciet gecontroleerd door controle 4 in combinatie met 6 6. Startdatum declaratie moet voor of op de einddatum declaratie liggen. 7. Er mag geen overlap in prestatieregels per BSN en productcode zijn uitgezonderd de creditregels. 8. Eén prestatieregel moet betrekking hebben op één jaar. Alleen indien de overgangsweek bij de jaarwisseling betrekking heeft op 2 jaren zal een prestatieregel ook betrekking hebben op 2 jaren. 9. Het veld kenmerk prestatieregel moet uniek zijn per prestatieregel. 10. Indien er sprake is van een negatief bedrag moet het veld Kenmerk voorgaande prestatieregel gevuld zijn. 11. De waarde in het veld kenmerk voorgaande prestatieregel mag maar één keer voorkomen in een factuur. 12. Het veld Toelichting gemeente mag niet gevuld zijn indien de leverancier de factuur upload. 3 Codelijsten Productcategorie Indien er sprake is van de Wmo wet Code Omschrijving 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 5/6
10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige beschermd wonen en opvang Indien er sprake is van de Jeugd wet Code Omschrijving 31 zonder verblijf: uitgevoerd door wijk of buurtteam 32 zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 33 zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 34 zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 35 met verblijf: pleegzorg 36 met verblijf: gezinsgericht 37 met verblijf: gesloten plaatsing 38 met verblijf: overig residentieel Eenheid: Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4 uur) 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk 00 Niet van toepassing 6/6