Samenvatting Integraal risicomanagement in 40 Nederlandse ziekenhuizen
Inhoud Inleiding 3 Onderzoeksvragen 3 Integraal risicomanagement onvoldoende beschreven 4 Aanbevelingen 5 Over VvAA 7 2 VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg
Inleiding Nederlandse ziekenhuizen zijn nog onvoldoende in staat om integraal risicomanagement (IRM) optimaal toe te passen. Dit is de voornaamste conclusie van Integraal risicomanagement in 40 Nederlandse ziekenhuizen, een onderzoek dat is uitgevoerd op initiatief van VvAA en ConQuaestor. De onderzoekers analyseerden de jaarverslagen over 2010 en 2011 van veertig Nederlandse algemene ziekenhuizen, om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre daarin een kwalitatieve beschrijving wordt gegeven van integraal risicomanagement. Uit het totaal van 81 algemene ziekenhuizen in Nederland werd een representatieve steekproef genomen. De geraadpleegde jaarverslagen zijn allemaal openbaar en zijn vrij beschikbaar. Subonderzoeksvragen 1. Is er een hoofdstuk risicomanagement aanwezig in het jaarverslag? 2. Is de risicobereidheid benoemd? 3. Is risicomanagement in relatie gebracht met de strategische doelstellingen? 4. Wordt er een risicomanagementbeleid geformuleerd? 5. Is er een governancestructuur aanwezig voor het risicomanagement? 6. Is compliance een onderdeel van het risicomanagementproces? 7. Is operational audit een onderdeel van, of maakt het gebruik van, het risicomanagementproces? 8. Wordt een in-controlverklaring afgegeven? 9. Is risicomanagement een onderdeel van de planning- & controlcyclus? 10. Blijkt uit de jaarcijfers een specifieke risicoreservering? Voor het beantwoorden van deze vragen is gebruik gemaakt van vier beoordelingscriteria: Beoordelingscriteria Breedte Systematisch Structureel Meet- en toetsbaarheid Omschrijving De mate waarin IRM in de gehele organisatie ingevoerd is in alle organisatielagen en in de strategische en operationele processen (het zorgproces en de operationele bedrijfsvoering) De mate waarin specifieke risicomanagementmodellen of -methoden worden toegepast om het IRM-proces in de organisatie te borgen De mate waarin het IRM-proces, of de onderdelen daarvan, met een bepaalde frequentie en in samenhang met de bedrijfsvoering aan de orde komen De mate waarin de input en de uitkomsten van het IRM-proces dusdanig gemeten kunnen worden dat er sprake is van expliciete resultaten VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg 3
De score van elk ziekenhuis op alle subvragen is vervolgens omgezet in een IRM-score van 1, 2 of 3. Die score geeft een indicatie van de zogeheten IRM-volwassenheid van elk ziekenhuis. Die volwassenheid kent vijf fasen, die als volgt zijn toegekend aan de mogelijke IRM-scores: Constatering en beoordeling voldoende, aanwezig, volledig, transparant in ontwikkeling, deels aanwezig, niet volledig, onduidelijk, voor verbetering vatbaar onvoldoende, niet aanwezig, niet transparant Kleurcode IRM- Score Relatie met volwassenheidsfase IRM 3 Volwassenheidsfase 4 en 5 2 Volwassenheidsfase 2 en 3 1 Volwassenheidsfase 1 In de volwassenheidsfase 1 is IRM niet of onvoldoende aanwezig, in de volwassenheidsfasen 2 en 3 is IRM deels aanwezig of in ontwikkeling, maar voor verbetering vatbaar en in de volwassenheidsfasen 4 en 5 is IRM voldoende, volledig en transparant aanwezig. De eindresultaten kunnen worden samengevat in de onderstaande tabel: Constatering en Beoordeling Kleurcode IRM- Score voldoende, aanwezig, volledig, transparant 3 Relatie met volwassenheidsfase IRM Volwassenheidsfase 4 en 5 Onderzochte ziekenhuizen 2010 2011 15% 18% in ontwikkeling, deels aanwezig, niet volledig, onduidelijk, voor verbetering vatbaar 2 Volwassenheidsfase 2 en 3 28% 27% onvoldoende, niet aanwezig, niet transparant 1 Volwassenheidsfase 1 57% 55% Integraal risicomanagement onvoldoende beschreven Het onderzoek toont aan dat integraal risicomanagement in meer dan de helft van de gevallen onvoldoende wordt beschreven in het jaarverslag. Uit de resultaten van de subvragen blijkt ook dat de onderzochte jaarverslagen in ruim 80% van de gevallen geen melding maken van de risicobereidheid. 4 VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg
Ook over de toepassing van de Zorgbrede Governance Code is de verslaglegging on voldoende transparant. Raden van bestuur besteden wel aandacht aan de bestuurlijke kanten van de Code, maar focussen te weinig op de inbedding van een governancestructuur voor risicomanagement in de ziekenhuizen. Dit gebeurt slechts in ongeveer een kwart van de ziekenhuizen. Compliance - een essentieel onderdeel van integraal risicomanagement - wordt in 86% van de gevallen niet of onvoldoende beschreven als onderdeel van het risicomanagementproces. 95% van de ziekenhuizen geeft ook geen in-controlverklaring af voor hun risicomanagement. Daar staat tegenover dat ziekenhuizen vooruitgang boeken, al is die soms marginaal. Aanbevelingen Een belangrijke bevinding in het onderzoek is dat bestuurders van ziekenhuizen zich terdege inspannen om risico s te monitoren en te beheersen. Het voornaamste probleem is dat dat nog te weinig in samenhang gebeurt. Dat kan leiden tot het beruchte silo denken, doublures in de werkzaamheden, onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden, het onjuist inschatten van risico s, extra kosten en onvoldoende transparantie. De onderzoekers doen aanbevelingen die uitgaan van de sterktes van de bestaande situatie. Ze adviseren ziekenhuizen om gebruik te maken van de bestaande risicobeheersingssystemen, en op basis daarvan hun integraal risicomanagement naar een hoger niveau te tillen. Met name bevelen ze aan om de risk appetite expliciet en meetbaar te maken, en meer samenhang aan te brengen in het risicomanagement dat betrekking heeft op de strategie, het zorgproces, de operationele bedrijfsvoering en de wet- en regelgeving. Tot slot pleiten de onderzoekers voor de ontwikkeling van een helder, gezamenlijk normenkader voor integraal risicomanagement, dat gedragen wordt door ziekenhuizen, toezichthouders en zorgautoriteiten. Zo n normenkader zou leiden tot een level playing field en tot meer transparantie. Stappenplan voor integraal risicomanagement Integraal risicomanagement kan geleidelijk worden ingevoerd. Dat kan op een pragmatische manier, die het mogelijk maakt acceptabele risico s te onderscheiden van onacceptabele risico s, en die de informatie oplevert die nodig is om tijdig te interveniëren en niet verrast te worden door incidenten. De specialisten van VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg hebben een stappenplan ontworpen om te komen tot een integraal risicomanagement. Risicobereidheid vaststellen De eerste stap is het bepalen van de risicobereidheid van de organisatie. Welke risico s acceptabel zijn voor uw zorginstelling kunt u uiteindelijk alleen zelf bepalen. Uitgangspunt is dat de continuïteit van de organisatie natuurlijk niet in gevaar mag komen. Bij het bepalen van de parameters voor uiteenlopende risico s is het belangrijk dat u rekening houdt met zowel harde als zachte aspecten. Beide spelen een rol bij bijvoorbeeld de financiële stabiliteit en de patiëntveiligheid, maar ook bij mediarisico s en het omgaan met ontwikkelingen in wet- en regelgeving. VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg 5
Vaak wordt verzuimd om de gewenste risicocultuur te definiëren. Toch omvat die belangrijke elementen als de mate van gewenste openheid binnen de instelling en de consequenties daarvan voor de onderlinge samenwerking, maar ook voorbeeldgedrag, dat wel geldt als het krachtigste sturings- en managementinstrument. Openheid en de bereidheid om te leren en zich continu te verbeteren zou de standaard moeten zijn voor zorginstellingen. Transparantie in de zorg werkt alleen goed als daar niet direct een publieke veroordeling op volgt. Er bestaat een verschil tussen menselijke fouten en verwijtbaar onjuist handelen. Een verschil dat in de media niet altijd zichtbaar is. Open en eerlijke communicatie ondersteunt het proces van continu verbeteren Prioriteren van risico s De tweede stap is het inventariseren van alle risico s en hun relevantie. Een risico assessment brengt risico s in kaart, maar die kennis moet nog worden aangevuld. Hoe waarschijnlijk is het dat een risico wordt bewaarheid? Wat zijn de consequenties daarvan, en wat gebeurt er als verschillende risico s zich tegelijk manifesteren? Omdat er veel risico s zijn, die zich bovendien in eindeloos veel combinaties kunnen voordoen, kan zo n inventarisatie leiden tot een forse bureaucratie. Een efficiënte aanpak met moderne tools, waarbij de juiste mensen (medewerkers, verpleegkundigen, specialisten én patiënten) worden betrokken, scheelt al aanzienlijk. Daarnaast is het zaak om risico s op een heldere manier te prioriteren. Een juist samengestelde top tien van de belangrijkste risico s helpt om risicomanagement concreter te maken voor alle medewerkers. Gerichte maatregelen De laatste stap is uiteraard het nemen van gerichte maatregelen om de belangrijkste risico s te beheersen. Denk daarbij aan het stimuleren van medewerkers om incidenten te melden, het inrichten van controlemechanismen op risicovolle processen en handelingen maar ook aan het afdekken van financiële risico s, brandpreventie, het anticiperen op reputatierisico s en terugdringen van ziekteverzuim. Het handhaven van gemaakte afspraken en het geven van het goede voorbeeld zijn wellicht de belangrijkste maatregelen. Om de kosten in de hand te houden zult u bovendien inzicht moeten hebben in de effectiviteit van de beheersmaatregelen. Het geheel van maatregelen maakt aantoonbaar dat de organisatie beschikt over een effectief risicomanagement. 6 VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg
Over VvAA VvAA is een ledenorganisatie en dienstverlener die opereert in het hart van de gezondheidszorg, in dienst van meer dan 110.000 professionals: medici, paramedici, studenten en zorginstellingen. VvAA biedt hen verzekeringen, financiële diensten, integraal risicomanagement, juridisch advies, praktijkadvies, belastingadvies, praktijkfinanciering, vestigingsbegeleiding, opleidingen, een eigen reisbureau en Arts en Auto, het maandelijkse magazine. VvAA is gevestigd in Utrecht en heeft regiokantoren door het hele land. VvAA Risicomanagement voor de Gezondheidszorg B.V. is een 100% dochter van de VvAA Groep en richt zich volledig op het adviseren en implementeren van integraal risicomanagement bij Nederlandse zorginstellingen & -ondernemingen en medische professionals. Contactgegevens Voor vragen over dit onderzoek kunt u contact opnemen met: VvAA, Lilian Knol (Risicomanager), +31 6 51608066, lilian.knol@vvaa.nl VvAA, Erik Drenth (Directeur), +31 6 22800748, erik.drenth@vvaa.nl www.vvaa.nl/risicomanagement VvAA Risicomanagement voor de gezondheidszorg 7