Nederlandse Vereniging Psychomotorische kindertherapie KLACHTENREGLEMENT Herziene versie januari 2007 Algemeen Het klachtenreglement van de N.V.P.M.K.T. beschrijft de opvang, bemiddeling en behandeling van klachten over psychomotorische kindertherapeuten, die ingeschreven staan in het beroepsregister van de N.V.P.M.K.T.,dan wel over een lid dat zich als kandidaat geregistreerde bij de Commissie van Toezicht van de N.V.P.M.K.T. heeft aangemeld. Het klachtenreglement gaat uit van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector die in 1995 van kracht is gegaan. Deze wet stelt iedere zorgaanbieder verplicht een regeling te treffen voor behandeling van klachten over een gedraging van haar/hem. De zorgaanbieder brengt het reglement op passende wijze onder de aandacht van zijn cliënten. Begripsbepaling: Artikel 1: In dit reglement wordt verstaan onder: a. Klacht: een uiting van onvrede over de organisatie van de praktijk, de bejegening of behandeling door de psychomotorisch kindertherapeut. b. Klager: de hulpvrager. De volgende personen kunnen als klager optreden: - de cliënt - de wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt - iemand die belast is met de persoonlijke zorg voor de cliënt - de leerkrachten van een cliënt; - de verwijzers; - overige hulpverlenende instellingen of personen. c. Aangeklaagde: de psychomotorisch kindertherapeut dan wel de kandidaatgeregistreerde d. Klachtopvang: het geven van informatie en advies naar aanleiding van vragen en klachten alsmede het aanbieden van ondersteuning bij de eventuele verdere aanpak van de klacht. e. Klachtbemiddeling: het (trachten) te herstellen van de verstoorde relatie tussen klager en aangeklaagde door tussenkomst van een daartoe door de voorzitter van de commissie aangewezen bemiddelaar. f. Klachtenbehandeling: het onderzoek naar de oorzaak van een klacht, resulterend in een niet-juridisch afdwingbare uitspraak over de gegrondheid van de klacht, die zonodig is voorzien van aanbevelingen aan aangeklaagde over door deze te nemen maatregelen naar aanleiding van de klacht. g. Klachtencommissie: de door de N.V.P.M.K.T. ingestelde onafhankelijke commissie, die verantwoordelijk is voor de klachtbehandeling. Doelstelling van het klachtenreglement Artikel 2 Het klachtenreglement kent de volgende doelstellingen: a. Het creëren van de mogelijkheid tot herstel van de relatie, gebaseerd op onderling vertrouwen tussen en gelijkwaardigheid van klager en aangeklaagde. b. Recht te doen aan de individuele klager. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.1
Uitgangspunten bij het klachtenreglement Artikel 3 Het klachtenreglement is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: a. De klacht wordt bij voorkeur eerst besproken tussen klager en aangeklaagde; b. De klachtencommissie biedt een onafhankelijke klachtenbehandeling onder meer tot uitdrukking komend in de samenstelling van de klachtencommissie, c. Het klachtenreglement is voor de klager laagdrempelig en kosteloos; d. Zowel klager als aangeklaagde hebben recht op ondersteuning en het recht om zich te laten vertegenwoordigen tijdens de procedure; eventueel daaraan verbonden kosten dienen door de partij zelf gedragen te worden. e. Een vlotte afhandeling van de klacht volgens vaste, overzichtelijke procedures; f. Het beginsel van hoor en wederhoor van klager en aangeklaagde; Beide partijen hebben recht op inzage in en afschrift van alle stukken die relevant zijn voor de behandeling van de klacht. g. Een zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling en registratie van alle gegevens over de klager en de aangeklaagde. De leden van de klachtencommissie en andere bij de procedure betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hun uit hoofde van hun functie als lid van de commissie dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bekend is geworden; h. De klachtencommissie behandelt geen schadeclaims en doet geen uitspraken over de aansprakelijkheid van de aangeklaagde. Zij verwijst de klager in een dergelijke situatie naar de daartoe geëigende instantie. Samenstelling en benoeming van de klachtencommissie Artikel 4 Lid 1 De klachtencommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal zes leden. Lid 2 De klachtencommissie heeft een externe onafhankelijke voorzitter Lid 3 Eén lid van de klachtencommissie is bestuurslid van de N.V.P.M.K.T. Lid 4 Eén lid van de klachtencommissie is lid van de commissie van toezicht van de N.V.P.M.K.T. Lid 5 De aangeklaagde mag geen deel uitmaken van de klachtencommissie. Lid 6 De leden van de klachtencommissie worden voor een periode van drie jaar benoemd en zijn voor één termijn van drie jaar herbenoembaar. Lid 7 De voorzitter stelt een rooster van aan- en aftreden van de commissieleden op. Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie Artikel 5 De klachtencommissie heeft de volgende taken: a. Het op basis van hoor en wederhoor verrichten van onderzoek inzake de ingediende klacht. b. Het op basis van de behandeling van de klacht tot een uitspraak over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen aan de aangeklaagde therapeut. c. Het uitbrengen van een openbaar jaarverslag aan het bestuur van de N.V.P.M.K.T., waarin het aantal en de aard van de door de klachtencommissie behandelde klachten worden aangegeven. In het jaarverslag worden geen tot de individuele persoon herleidbare gegevens opgenomen. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.2
Artikel 6 De klachtencommissie heeft ter uitvoering van haar functie de volgende bevoegdheden: a. Het inwinnen van informatie en het raadplegen en inzien van stukken. Daarbij moet ervan worden uitgegaan dat met het indienen van een klacht de toestemming van de klager mag worden verondersteld aan a) de commissie, om voor de beoordeling van de klacht relevante gegevens te vergaren, en b) aan de aangeklaagde therapeut, om voor het verweer relevante gegevens aan de commissie te verstrekken. Beschikt de aangeklaagde niet (meer) zelf over de gegevens dan kan de persoon die hierover inmiddels beschikt, slechts met schriftelijke toestemming van klager of diens vertegenwoordiger, de gegevens aan de commissie verstrekken. b. Het oproepen en horen van klager en aangeklaagde. c. Het inschakelen van deskundigen Wie kunnen klagen Artikel 7 a. de cliënt: b. de wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt; c. iemand die belast is met de persoonlijke zorg voor de cliënt; d. de leerkracht van de cliënt; e. de verwijzer; f. overige hulpverlenende instellingen of personen; Indienen van een klacht Artikel 8 Lid 1 De klager wendt zich bij voorkeur eerst tot de therapeut tegen wie de klacht gericht is, om te trachten op deze wijze tot een oplossing te komen. Lid 2 De klacht moet gericht worden aan de voorzitter van de klachtencommissie met vermelding van naam en klager, de aangeklaagde en de reden van de klacht. Dit sturen naar de secretaris van de klachtencommissie. Lid 3 Indien de klacht namens een betrokkene wordt ingediend, moet betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger, schriftelijk toestemming verlenen tot het indienen van de klacht. Ontvankelijkheid van de klacht Artikel 9 Een klacht is niet ontvankelijk indien: a. Een gelijke klacht van klager nog in behandeling is bij de klachtencommissie b. De klacht al eerder bij de klachtencommissie in behandeling is geweest en zich geen nieuwe feiten of omstandigheden hebben voorgedaan die een nieuwe behandeling door de klachtencommissie noodzakelijk maakt. c. De klacht is gericht tegen een psychomotorisch kindertherapeut die niet staat ingeschreven in het beroepsregister van de N.V.P.M.K.T.:, dan wel tegen een lid dat niet als kandidaat staat geregistreerd. Artikel 10 Indien aan de commissie een klacht wordt voorgelegd, welke (deels) betrekking heeft op een schadeclaim, doet de commissie geen uitspraken over de vraag of de betrokken persoon aansprakelijk is, maar beperkt de commissie zich tot de beoordeling van de gegrondheid van de klacht. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.3
Artikel 11 Lid 1 De voorzitter beoordeelt bij de ontvangst van een klacht of deze ontvankelijk is. Lid 2 Als de klacht niet ontvankelijk is, wordt de klager hierover zo spoedig mogelijk ingelicht. Lid 3 In dien de klacht betrekking heeft op een aangeklaagde die niet geregistreerd is bij de N.V.P.M.K:T., wordt de klacht teruggezonden naar de klager Lid 4. De klachtencommissie kan gewichtige redenen hebben om een klacht jegens een persoon, die niet geregistreerd staat bij de N.V.P.M.K.T. in behandeling te nemen. Werkwijze van de klachtencommissie bij ontvangst van een klacht Artikel 12 Lid 1 De klachtencommissie draagt er zorg voor dat binnen twee weken de ontvangst van de klacht aan klager bevestigd wordt. In dit schrijven wordt ook informatie over de te volgen procedure verstrekt. Lid 2 Indien een klacht naar het oordeel van de klachtencommissie onvoldoende informatie bevat, stelt zij de klager in de gelegenheid alsnog aanvullende informatie te verschaffen. Lid 3 De klachtencommissie draagt er zorg voor dat de aangeklaagde binnen twee weken na het indienen van de klacht wordt geïnformeerd over de inhoud van de ingediende klacht en de te volgen procedure. Lid 4 De aangeklaagde krijgt, nadat de klacht is ingediend en er eventueel nadere informatie is ingediend, vervolgens drie weken de gelegenheid te reageren op de klacht. Daarna zullen partijen nog kunnen repliceren en dupliceren. Daarvoor wordt steeds een termijn van twee weken gehanteerd. De termijnen kunnen op grond van een gemotiveerd verzoek worden verlengd. Werkwijze van de klachtencommissie bij bemiddeling van een klacht Artikel 13 Lid 1 Indien door de voorzitter van de commissie een bemiddelingspoging wordt voorgesteld, wordt dit voorgelegd aan klager en aangeklaagde. Lid 2 De voorzitter stelt, indien beide partijen instemmen met een bemiddeling, een bemiddelaar aan vanuit de klachtencommissie. De bemiddelaar neemt met beide partijen contact op. Lid 3 Als beide partijen instemmen met het doel en de wijze van bemiddeling, vindt in principe binnen twee weken na instemming een bemiddelingsgesprek plaats. Lid 4 Indien de bemiddelaar geen onpartijdigheid bij de klachtenbemiddeling kan realiseren, dient hij de voorzitter hiervan op de hoogte te stellen. De voorzitter zal dientengevolge een ander lid van de klachtencommissie als bemiddelaar aanwijzen. Lid 5 De bemiddelaar maakt een verslag van de bemiddeling. Lid 6 Indien de bemiddeling geen oplossing biedt wordt de klacht door de klachtencommissie in behandeling genomen. Lid 7 De klachtencommissie moet minstens bestaan uit vier leden van de klachtencommissie. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.4
Werkwijze van de klachtencommissie bij behandeling van een klacht Artikel 14 Lid 1 Indien bemiddeling bij de klacht niet mogelijk is of niet gewenst wordt, wordt de klacht door de klachtencommissie in behandeling genomen. Lid 2 Klager wordt verzocht een machtiging te verstrekken aan de klachtencommissie op grond waarvan alle benodigde en relevante informatie kan worden opgevraagd. Lid 3 De klachtencommissie verzoekt aan aangeklaagde om, indien dit nog niet gebeurd is, binnen twee weken schriftelijk te reageren op de inhoud van de klacht. Lid 4 Zodra alle benodigde informatie ontvangen is, wordt de datum van behandeling van de klacht bepaald. Lid 5 Bij behandeling worden klager en aangeklaagde in de gelegenheid gesteld hun standpunt nader toe te lichten. Lid 6 Indien beide partijen duidelijk te kennen geven geen prijs te stellen op een behandeling, doet de commissie de klacht schriftelijk af op basis van de haar bekende stukken. Lid 7 De klachtencommissie kan getuigen en deskundigen horen. Artikel 15 Lid 1 De klachtencommissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter het nodig oordeelt. Minimaal één maal per jaar. Lid 2 De vergadering is besloten. De voorzitter stelt de agenda voor de bijeenkomst op en brengt alle ontvangen klachten ter kennis van de leden. Lid 3 De secretaris maakt een verslag van de gevolgde procedure en verklaringen van betrokkenen en eventuele deskundigen. Hierin wordt tevens opgenomen het oordeel van de klachtencommissie over de ingediende klacht al dan niet vergezeld van aanbevelingen naar aanleiding van de klacht. De uitspraak van de commissie dient gemotiveerd te worden. In de uitspraak hoeft de commissie zich niet slechts te beperken tot hetgeen door de klager als klacht is ingebracht. De commissie kan zich uitspreken over het gehele complex van feiten dat gedurende de procedure ter sprake komt. Artikel 16 Lid 1 De leden van de klachtencommissie en andere bij de procedure betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen uit hoofde van hun functie als lid van de klachtencommissie dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid daarbij bekend is geworden. Lid 2 Indien een klacht betrekking heeft op een lid van de klachtencommissie onthoudt deze zich van deelneming aan de bemiddeling en behandeling van de klacht. Lid 3 Een lid van de klachtencommissie trekt zich terug indien zijn objectiviteit niet gewaarborgd is. Bij verschil van inzicht beslist de voorzitter. Ook in dat geval zal een ander lid in diens plaats treden. Lid 4 Een lid van de klachtencommissie die als bemiddelaar is opgetreden, is niet bevoegd om bij de behandeling aanwezig te zijn. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.5
Artikel 17 Lid 1 De klachtencommissie doet binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen vier maanden na ontvangst van de klacht, aan klager een aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd mededeling van haar oordeel. Lid 2 Als de klachtencommissie oordeelt dat de klacht gegrond is, kan zij de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen: a. aanbeveling(en); b. waarschuwing; c. berisping; d. schorsing als lid van de vereniging voor de duur van hoogstens zes manden; e. beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging. Lid 3 In geval van één of meer aanbevelingen dient de aangeklaagde binnen één maand na ontvangst van de beslissing aan de klachtencommissie schriftelijk te berichten of, wanneer en hoe aan die aanbeveling(en) gevolg is/wordt gegeven. Lid 4 De maatregelen van waarschuwing en berisping kunnen worden gecombineerd met aanbeveling(en). Stopzetting procedure Artikel 18 Lid 1 Een klacht wordt niet verder in behandeling genomen als deze door de klager wordt ingetrokken. Lid 2 De klager behoudt de mogelijkheid zich te wenden tot een andere daartoe geëigende instantie, zoals de Burgerlijke rechter, de Administratieve rechter of de Strafrechter. Klager dient hiervan melding te maken bij de klachtencommissie. Lid 3 Indien de klacht door een instantie, zoals bedoeld in lid 2, in behandeling wordt genomen, bepaalt de voorzitter in overleg met klager of en voor welke onderdelen de klacht daarnaast verder door de klachtencommissie wordt behandeld. Lid 4 Van het niet verder behandelen van een klacht wordt, onder vermelding van de redenen, schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en de aangeklaagde. Slotbepaling Artikel 19 De klachtencommissie draagt zorg voor een jaarlijkse rapportage aan het bestuur van de N.V.P.M.K.T. Deze rapportage beschrijft het aantal en de aard van de klachten die bij de klachtencommissie zijn ingediend. Artikel 20 De N.V.P.M.K.T. zorgt voor secretariële- en ruimtelijke ondersteuning van de klachtencommissie. Artikel 21 Dit reglement treedt in werking op 2 maart 2002. Klachtenreglement N.V.P.M.K.T. herzien:januari 2007 pag.6