Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) Datum: 15 december 2015 GMR Personeelsgeleding GMR Oudergeleding Leerlingengeleding GMR Bestuursbureau College van Bestuur Controller Notulist Afwezig m.k.: Ton Banas, Sonja van Benthem, Gerard Blikmans, Richard Fidom, Hans Bebseler, Herman den Ouden, Henk van Orsouw, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Bert Schutten, Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld, Debby Wijnreder, Ivo Cornel, Lotte Geldermans Franc van Boxtel, Meis van der Heide Thijs Becker, Ivo Cornel, Lotte Geldermans, Lisa Hagen, Ivet Khazoum Mathijs Mensink, Lidy Prins, Jip Wolterinck Carlo Wijering Romain Rijk (vz), Fridse Mobach (lid) Karel van der Velden Claudia van Zoest-Huisman Lisa Hagen, Carlo Wijering, Debby Wijnreder 1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter opent de vergadering met een woord van welkom. Een speciaal welkom gaat uit naar de heren Leijnse en Waaijman, die vanuit hun functie van voorzitter en vice-voorzitter van de RvT de vergadering bijwonen. Vervolgens wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Mededelingen Gunning Werving en Selectie Het CvB heeft het gunningsadvies inzake de aanbesteding van een werving- en selectiesysteem overgenomen. De gunning wordt verleend aan Hiserve. Leermiddelen De voorbereiding voor het aanbestedingstraject voor leermiddelen is gestart. Begin februari 2016 vinden roadshows plaats, waarbij iedere instelling is uitgenodigd eigen leermiddelenbeleid te presenteren aan de werkgroep. Doel is om vroeg in het proces zicht te krijgen op hetgeen de scholen in iedere geval nodig hebben, zodat in het voorjaar duidelijk is welke Europese aanbesteding in de markt dient te worden gezet. 1
Ingekomen stukken Duiding Koers De voorzitter CvB blikt kort terug op het proces rondom de totstandkoming van Koers 2020. Gezamenlijk is Koers vastgesteld en nu is de fase van nadere uitwerking en concretisering aangebroken. Alle instellingen zijn in meer of mindere mate verbonden aan Koers met een bepaald beleidsstuk. De kernbegrippen socialisatie, persoonsvorming en gedifferentieerd leren worden nader gedefinieerd en daardoor meer kenbaar en zichtbaar gemaakt. Het resultaat hiervan zal gedeeld worden met de GMR. Het CvB vindt het belangrijk dat de GMR en schoolleiding aangesloten blijven bij de concretisering van Koers. Allereerst worden de harde kernbegrippen gedefinieerd, dan wordt duidelijk welke uitdaging er ligt, om vervolgens gezamenlijk te bepalen wat er georganiseerd moet worden om te komen tot realisatie. Vanuit de GMR wordt opgemerkt dat de verwachting was dat een implementatieplan inclusief uitwerking van aansturing ten behoeve van de vormgeving van bijvoorbeeld horizontale kennisalliantie in deze fase nu wel gereed zou zijn. Het CvB licht de GMR in over de impasse die is ontstaan binnen het proces van Koers met de schoolleiders, en dan met name met de schoolleiders die niet direct betrokken waren bij het proces van voorbereiding. In oktober is met de schoolleiders gesproken over kennisalliantie en een implementatieplan middels een notitie. Dit werd bij de schoolleiders ervaren als een blauwdruk. Het ging te snel voor deze schoolleiders en het CvB is van mening dat de sleutelfiguren inderdaad bij deze notitie niet voldoende betrokken zijn geweest en dat de tekst inderdaad iets te blauw was. Een herstart was nodig en heeft plaatsgevonden in de vergadering met de schoolleiders in december. Over de inhoud is geen discussie, de komende tijd staat in het teken van het verder uitdiepen van horizontale verbinding en eigenaarschap. Vanuit de GMR wordt aandacht gevraagd van het CvB voor de horizontale verbinding in de organisatie en de aansturing hiervan. Gepleit wordt voor aparte implementatieplannen hiervoor. Het CvB is immers op de hoogte van de examenresultaten stichtingsbreed, wat nodig is voor het organiseren en stimuleren van kennisuitwisseling tussen scholen. Het CvB is zich zeer bewust van de meerwaarde van deze horizontale verbinding voor de organisatie. De gesprekken met de schoolleiding zijn hier dan ook zeker op gericht. Afgesproken wordt met de werkgroep kennisalliantie, ingesteld door de GMR, een overleg te plannen met het CvB en het bestuur van het Convent. 3. Concept verslag overlegvergadering CvB - GMR d.d. 6 oktober 2015 Tekstueel: Agendapunt 5. Carmel en ICT In de zin Het CvB wil deze transitie, het bereiken van de gewenste personele situatie en streefformatie via de weg der geleidelijkheid realiseren, wordt het woord streefformatie verwijderd. Naar aanleiding van: Agendapunt 4. Koers 2020 Aan de tekst wordt toegevoegd dat ook ten behoeve van Waardengericht leren de stukken na half oktober beschikbaar zijn. Deze zullen dan alvast ter informatie aan de GMR worden verzonden. Agendapunt 4. Koers 2020 Aan de tekst wordt het volgende toegevoegd: In hoeverre is onze horizontale kennisalliantie tot stand gekomen. Men vindt het interessant om dit te meten. Agendapunt 6. Werkgelegenheidsbeleidsplan Het bestuur van de GMR zal op 29 januari 2016 aansluiten bij het overleg van het CvB met de vakbonden ten behoeve van het werkgelegenheidsbeleidsplan. 2
Agendapunt 11. Rondvraag en sluiting Nogmaals wordt aandacht gevraagd voor de klacht die bij de arbodienst van Carmelinstelling Pius - Canisius onder de aandacht is gebracht over de luchtkwaliteit binnen Canisius Tubbergen. Dit, omdat het een nieuwe Arbodienst betreft en deze hier niet van op de hoogte bleek te zijn. Het lid CvB geeft aan dat deze klacht is nagegaan en dat hierover bij de afdeling Huisvesting & Facilities van het bestuursbureau niets bekend is. Het lid CvB zal nogmaals aangeven bij deze afdeling dat er wel degelijk een klacht ligt. Agendapunt 11. Rondvraag en sluiting Vanuit de MR van Scholengroep Carmel Hengelo is aangegeven dat men het persoonlijk basisrecht niet toegewezen krijgt. Hierbij is verwezen naar artikel 17.4 van de Cao, dit moet artikel 17.5 zijn. Het CvB heeft de vraag boven het niveau van Scholengroep Carmel Hengelo getild en is van mening dat het goed is beide aspecten schoollocatie en scholingsplan met elkaar in evenwicht te brengen. Wat is van belang voor onderwijsontwikkeling gekoppeld aan de scholingsbehoefte. Het gaat hier met name over scholingsgeld en zeggenschap daarover; wie beslist bijvoorbeeld welke cursus iemand gaat doen. Het CvB komt hierop terug. In de Managementinfo wordt deze vraag aan de scholen gesteld. Vervolgens wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld onder dankzegging aan de notulist. 4. Begroting 2016-2019 Vooraf De stichtingsbrede begroting 2016-2019 wordt op 16 december a.s. door de Auditcommissie besproken en door de Raad van Toezicht na bespreking goedgekeurd. Vooruitlopend daarop worden de hoofdlijnen van de begroting en de hierin gehanteerde uitgangspunten gepresenteerd aan de GMR door het CvB en de Controller. De GMR wordt verzocht kennis te nemen van de hoofdlijnen van de begroting 2016-2019 en vervolgens een advies uit te brengen. Toelichting CvB De meerjarenbegroting 2016-2019 van Stichting Carmelcollege is in een soepel samenspel tussen scholen en het bestuursbureau tot stand gekomen. Bijna alle instellingen hebben een positief advies afgegeven ten behoeve van de schoolbegroting. Alleen het advies van Scholengroep Hengelo en Het Hooghuis wordt nog afgewacht. De stichtingsbegroting is een optelsom van de deelbegrotingen van de verschillende Carmelinstellingen en het bovenschoolse deel, het zgn. Carmel-collectief. Het resultaat van beide is een transparante en ook spannende begroting. Transparant omdat de onzekerheid over het exploitatieverloop van de komende jaren zichtbaar is gemaakt in de beschrijving van de specifieke aandachtspunten in de begroting. Spannend omdat de schoolexploitaties structureel moeten verbeteren, terwijl er tegelijkertijd veel onzekerheden spelen. Presentatie Controller Aangezien de conceptbegroting reeds met de GMR is besproken op 1 december jl. geeft de Controller de hoofdlijn van de begroting weer, toegespitst op het Carmelcollectief. Eigen vermogen In 2014 was er bij de Carmelscholen gezamenlijk een exploitatietekort van 3 miljoen Euro, zonder de solidariteitsbijdragen. In 2015 en in 2016 wordt een tekort geraamd van ongeveer 3 miljoen Euro, zonder solidariteitsbijdragen. Gezamenlijk is dit een tekort van 9 miljoen Euro. Dit tekort is wel uit te leggen en te verklaren maar het leidt tot een extra neerwaartse druk op de liquiditeit. Ten aanzien van dit tekort en de hoogte van investeringen voor de komende jaren acht het CvB bijsturing noodzakelijk, teneinde een gezonde liquiditeitspositie te behouden. Alle beoogde investeringsprojecten komen tot een bedrag van 100 miljoen Euro. Aangezien er voor 70 miljoen Euro liquiditeitsruimte is, heeft een prioritering ten aanzien van deze investeringsprojecten plaatsgevonden. Wanneer de exploitatie een positiever beeld laat zien zal er meer ruimte ontstaan vanaf het jaar 2018. Met een eigen vermogen van 100 miljoen Euro is Stichting Carmelcollege een rijke stichting. Echter, het geld zit in vaste activa en daarvan kunnen bijvoorbeeld de salarissen niet worden uitbetaald. Tot slot 3
spelen veel onzekerheden een rol, waaronder: Passend onderwijs, ziektevervanging en modernisering van de bekostiging. Kortom, Stichting Carmelcollege is een rijke stichting maar de bankrekening daalt en goede sturing is daardoor nodig Onderwijshuisvesting Eveneens speelt het verbeteren van het gezamenlijke proces van onderhuisvesting met gemeenten. In eerste instantie zijn de gemeenten verantwoordelijk (zorgplicht), maar de praktijk is weerbarstig, temeer omdat instellingen verantwoordelijk zijn voor het onderhoud (instandhoudingsplicht) en hier een grijs gebied door is ontstaan. De afgelopen jaren heeft Stichting Carmelcollege veel eigen bijdragen in bouwtrajecten gedaan, teneinde de gebouwen op het gewenste kwaliteitsniveau te krijgen. In 2016-2017 komen veel investeringsplannen tot uitvoering, wat een te grote druk levert op de bankrekening van de stichting. Derhalve worden plannen in de tijd uitgesmeerd, waarbij aan een aantal schoolleidingen taakstellingen worden meegegeven. Dit heeft als doel om ruimte te creëren in de liquiditeit. Vanuit de GMR wordt verbazing uitgesproken over de hoogte van de huurtarieven van bijvoorbeeld Scholengroep Carmel Hengelo. Hoewel deze tarieven erg hoog zijn en volgens de Controller marktconform, is dit de enige manier waarop zo n grote groep leerlingen bij elkaar kunnen worden gezet en dan komen daar ook nog de inrichtingskosten bij. Bovenschoolse administratieve inrichting Ten aanzien van de bovenschoolse administratieve inrichting heeft de GMR adviesrecht over het deel Bestuur en Control (administratie 60) en Schoolgerelateerd bovenschools (administratie 62). Het bestuursbureau (administratie 61) heeft een eigen MR. Het gedeelte Bestuur en Control is niet gewijzigd met hetgeen besproken met de GMR op 1 december jl.. Het gedeelte Schoolgerelateerd bovenschools kan gezien worden als een soort van verzekeringspot voor Carmelscholen waaruit bijvoorbeeld solidariteitsbijdragen, gezamenlijke projecten en activiteiten, collectieve personeelslasten, eigenaarslasten van een gebouw en treasury worden betaald. In de laatste weken zijn hier nog enkele begrotingsaanpassingen geweest, waarvan de prioritering van de investeringen de belangrijkste is. Schatkistbankieren Stichting Carmelcollege heeft tot nu toe (vrijwel) alle investeringen uit eigen middelen kunnen financieren. Met de investeringsprogramma s voor de komende jaren komt het moment in zicht dat vreemd vermogen aangetrokken zal moeten worden. Verwezen wordt naar de sheet met Kasstroom operationele activiteiten, hieruit is te lezen dat Stichting Carmelcollege jaarlijks circa 16 miljoen Euro kan investeren, voor het meerdere zullen leningen moeten worden aangegaan. Het CvB geeft hierbij aan dat het risico gering is. Stichting Carmelcollege gaat een hele voorzichtige lening aan waarbij ook ten aanzien van de schoolexploitaties heel behoudend is gerekend. Het weerstandsvermogen blijft nagenoeg hetzelfde. Doordat er meer onzekerheden zijn dan voorgaande jaren wordt nu voorzichtiger geïnvesteerd. Het is de kunst om in deze situatie de formatie zoals begroot volgend schooljaar te handhaven. Het proces om te komen tot document 0 en 1 wordt vroegtijdig ingezet. Het CvB bespreekt met betrekking tot formatie de randvoorwaarden met de schoolleidingen eind februari / begin maart. Professionaliseringsgelden/scholingskosten De GMR zou graag inzicht krijgen in de professionaliseringsgelden en scholingskosten uitgesplitst in Management, OP en OOP. Afgesproken wordt dat het in de instellingsbegrotingen wordt opgenomen en dat hierover in de jaarrekening wordt gerapporteerd Vergoedingen GMR De Controller licht de GMR-leden nogmaals in over het feit dat de vergoedingen van de GMR-leden fiscaal belast zijn. Afgesproken wordt dat de controller in het voorjaar een memo opstelt waarin precies opgenomen staat welke kosten aftrekbaar zijn voor de GMR. 4
Tot slot dankt de GMR het CvB en de Controller voor de toelichting op de begroting. Het CvB kan het advies van de GMR tegemoet zien. 5. Arbo en ziekteverzuim Vooraf Stichting Carmelcollege heeft bij de huidige arbodienstverlener Zorg van de Zaak (voorheen MaetisArdyn) aangegeven het contract met ingang van 1 januari 2017 in principe te willen beëindigen. Het CvB heeft derhalve opdracht gegeven om te onderzoeken welke dienstverlening binnen de beleidskoers en doelstellingen van Carmel past, rekening houdend met de wettelijke kaders, en de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Werkgroep Europese aanbesteding Om te komen tot een goede arbodienstverlening, die past binnen de wettelijke kaders, de uitgangspunten en bestuurlijke verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag stelt het CvB een werkgroep in. Voorgesteld wordt de werkgroep als volgt samen te stellen: - Lid CvS tevens voorzitter; - Twee leden schoolleiding, waarvan tenminste 1 locatiedirecteur; - Lid GMR; - 1 à 2 adviseurs van het bestuursbureau; - Een externe adviseur. De GMR zal per ommegaande een lid voor deze werkgroep afvaardigen. Raamwerk Europese aanbesteding Alhoewel de Europese aanbesteding speelt in 2017 acht het CvB het van belang de contouren voor een Europese aanbesteding Arbodienst voor april 2016 gereed te hebben. Het CvB heeft risico- en ziektevervanging op instellingsniveau gelegd. Hierdoor ontstaat sturingsruimte met betrekking tot de financiële verantwoordelijkheid van het contract. Een aantal schoolleiders pleiten op voorhand voor meerdere contracten dan één stichtingsbreed contract. Of dit verstandig is moet blijken uit het raamwerk voor de Europese aanbesteding dat eind april gereed is. 6. Voorgenomen bestuursbesluit Actualisatie Medezeggenschapsstatuut en (model) medezeggenschapsreglementen voor de deelraad, de (C)MR en de GMR, Vooraf Zoals bekend vindt medezeggenschap binnen Carmel op meerdere niveaus plaats. Op stichtingsniveau (GMR), schoolniveau ((C)MR) en, indien dat binnen de school is afgesproken, ook op het niveau van een deel van de school (deelraad). De bepalingen omtrent medezeggenschap binnen Carmel zijn op grond van de WMS vastgelegd in de medezeggenschapsdocumenten. Het CvB behoeft de voorafgaande instemming c.q. een positief advies van (een geleding van) de GMR voor elk door het CvB te nemen besluit dat van gemeenschappelijk belang is voor alle scholen of de meerderheid van de scholen. Een voorgenomen besluit dat betrekking heeft op een gehele school of op meerdere delen van een school, wordt voorgelegd aan de (C)MR. Mocht het te nemen besluit alleen van toepassing zijn op een deel van een school (en op de betreffende school zijn deelraden ingesteld) dan wordt het voorgenomen besluit voorgelegd aan de betreffende deelraad. De projectgroep WMS heeft onlangs het medezeggenschapsstatuut en de (model) medezeggenschapsreglementen voor de deelraad, de (C)MR en de GMR geactualiseerd en bijgesteld. De GMR wordt verzocht met deze actualisatie en bijstelling in te stemmen. Actualisatie en bijstelling medezeggenschapsreglementen De wijzigingen in de medezeggenschapsreglementen zijn met name gebaseerd op gewijzigde regelgeving. Daarnaast is ervoor gekozen om in de GMR een kwaliteitszetel beschikbaar te stellen voor het OOP aangezien er relatief weinig onderwijsondersteunend personeel zitting heeft in de GMR, zie het medezeggensschapsstatuut en het GMR-reglement. Een andere wijziging betreft het volgende. Voorheen was in de medezeggenschapsreglementen opgenomen dat indien een raad dan wel een geleding niet binnen de gestelde termijn advies uitbracht dan wel geen uitsluitsel gaf over het al dan niet verlenen van instemming, het CvB c.q. de schoolleider het voorgenomen besluit kon omzetten in een definitief besluit. De geschillencommissie 5
WMS en de Ondernemingskamer hebben deze bepaling echter als onverbindend aangemerkt. In sommige situaties kan dit echter tot een impasse leiden. Om een onwerkbare situatie te voorkomen en de praktische uitvoerbaarheid van medezeggenschap te verhogen, is nu in de reglementen opgenomen dat het CvB c.q. de schoolleider na het verstrijken van de termijn, de geschillencommissie WMS kan verzoeken een termijn vast te stellen waarbinnen de raad of de betreffende geleding alsnog een schriftelijk standpunt dient uit te brengen. Verder is bij de inwerkingtreding van de wet Goed onderwijs, goed bestuur bepaald dat de GMR in de gelegenheid wordt gesteld om een bindende voordracht te doen voor een lid van de RvT. Dit was al vastgelegd in de statuten van Carmel, maar is nu ook expliciet vastgelegd in het GMR-reglement. Instemming De GMR heeft het voorgenomen bestuursbesluit reeds behandeld en stemt unaniem in met het besluit. 7. Functieboek directie Het CvB heeft met enige teleurstelling kennis genomen van het feit dat de GMR geen positief advies heeft gegeven ten aanzien van het nieuwe functieboek directie. Als gevolg hiervan besluit het CvB dat het oude functieboek van kracht blijft. Elementen uit het nieuwe functieboek zullen als uitvoeringsbesluit nader worden uitgewerkt en ter kennisgeving worden voorgelegd aan de GMR. 8. Rondvraag Het CvB dankt de GMR voor de uitstekende sfeer van samenwerking van het afgelopen jaar. Ook de voorzitter en vice-voorzitter RvT danken de GMR voor een leerzame ervaring en de gastvrijheid. 9. Sluiting Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering onder dank voor ieders aandacht. Deventer, 5 april 2016 6