innovaphone Pickup calls E. Lievens & J. Kater In opdracht van Com8 NV V1.0 Augustus 2010
Versie 8.00 Deze case is uitgevoerd in een testomgeving van com8. Hierbij is gebruik gemaakt van een innovaphone IP302 centrale voorzien van versie 8, hotfix 2. Licenties Voor het gebruik van de innovaphone Pickup & Partner functie toetsen zijn in combinatie met innovaphone versie 8.00 geen extra licenties vereist. Aanvullende informatie http://wiki.innovaphone.com/index.php?title=reference8:administration/pbx/objects http://wiki.innovaphone.com/index.php?title=reference:configuration/registration/function Keys/Pickup http://wiki.innovaphone.com/index.php?title=reference8:configuration/registration/function Keys/Partner 2
PROBLEEM OMSCHRIJVING: De opdrachtgever wil met een willekeurig telefoontoestel inkomende gesprekken op andere telefoontoestellen binnen het bedrijf over kunnen nemen. De aanpak van dit probleem zal uit twee delen bestaan: 1. STATUS DOORGEVEN Een eerste vereiste is dat ieder toestel de status van andere toestellen doorkrijgt. 2. EFFECTIEF OVERNEMEN Een tweede vereiste is het daadwerkelijk over kunnen nemen van dat toestel. Hier kunnen we gebruik maken van functietoetsen (Partner, Pickup) of via DTMF codes. In deze case maken we gebruik van de Pickup of Partner functietoetsen. 1. STATUS DOORGEVEN Stap 1: Ieder toestel is gekoppeld aan een object van de centrale. Aan dit object kunnen wij een groep koppelen van telefoontoestellen waarvan de status doorgegeven wordt. Hierdoor worden de toestellen die geregistreerd zijn op dit object op de hoogte gebracht van de belstatus van alle objecten uit deze groep: a. Open de PBX voor een overzicht van de objecten [ Administration > PBX > Objects > show ] b. Klik in het overzicht op + in de kolom Groups (of op de naam van een al gedefinieerde groep) van de gebruiker die sommige of alle toestellen wil kunnen overnemen. 3
c. Geef in het tekstveld een logische groepsnaam (bv Pickup All ) op en klik de optie Active aan. Bevestig door op OK te klikken. d. Open het User Object door op de naam in de lijst te klikken en selecteer in de listbox bij Group Indications de zojuist aangemaakt groep. Bemerk dat enkel de actieve groepen van het object getoond worden onder Group Indications (stap c. optie Active aanklikken). Dit object (of de toestellen die geregistreerd zijn op dit object) zullen vanaf nu de statussen doorkrijgen van alle objecten die ook in deze groep zitten ( Pickup All ). Door meerdere objecten in deze groep te steken, kunnen de telefoons die op deze objecten geregistreerd zijn worden overgenomen. e. Open de groepenlijst van een object dat moet kunnen worden overgenomen door op de + te klikken in de kolom Groups of door op een groepsnaam te klikken in deze kolom. f. Selecteer de, op het vorig object, aangemaakte groep ( Pickup All ) in de listbox en bevestig door op OK te klikken. Opmerking: indien ook dit toestel van dezelfde groep moet kunnen overnemen, dan vinken we in stap b. Active terug aan en selecteren terug deze groep onder Group Indications van dat object. 4
2. EFFECTIEF OVERNEMEN Stap 2: De onderlinge status is nu bekend, echter kan de call nog niet worden overgenomen, hiervoor zijn verschillende mogelijkheden: A. Een pickup toets configureren op het toestel [ Door deze toets ontvangen we de notificaties van alle toestellen uit de Pickup All groep. ] a. Klik in het PBX overzicht op + onder Phone bij het User object b. Open tabblad Function Keys in het zojuist geopende venster c. Geef het nummer op van de functietoets bij Key en Pickup als type; klik ter bevestiging op Add. d. Geef het eerste textveld de waarde Pickup, selecteer Blink als LED waarde, klik ter bevestiging OK en herhaal deze stappen bij iedere gebruiker 5
B. Een partner toets configureren op het toestel [ Door deze toets ontvangen we de notificaties van één toestel uit de Pickup All groep. ] a. Klik in het PBX overzicht op + onder Phone bij de User b. Open tabblad Function Keys in het zojuist geopende venster c. Geef het nummer op van de functietoets bij Key en Partner als type, klik ter bevestiging op Add. d. Geef in het textveld van Partner Identification het nummer van het object in en klik ter bevestiging OK. Perform Intrusion if Partner is busy wanneer de lijn van desbetreffende partner bezet is, kan worden ingebroken in het gesprek van de partner. Hide calling Party in alerting State indien de partner een oproep krijgt, wordt het nummer van de beller niet getoond (enkel mogelijk functie keys direct naast het display van de telefoon) Hide calling Party in ringback State indien de partner een doorgeschakelde oproep terug krijgt(bv omdat de andere partij niet opneemt), wordt het nummer niet getoond. Show connected Party in busy State indien de partner in gesprek is, wordt het nummer van de andere partner getoond. Do not pick up an alerting Call inkomend gesprek partner is zichtbaar, echter niet overneembaar (kan gebruikt worden om enkel de status van de partner te zien). Subscribe for Presence deze functie dient nader onderzocht te worden. Audible Signal after alerting [sec] indien de partner na [sec] aantal seconden niet opgenomen heeft, kan een waarschuwingssignaal afgespeeld worden. 6
Extra bijkomstigheid van de partnertoets is dat direct de partner gebeld kan worden door een druk op de partner functietoets. Voorgaande functietoetsen kunnen in eerdere versies (V6, V7), maar ook in V8, rechtstreeks geconfigureerd worden op het toestel zelf. In V8 kan ook een config template gebruikt worden om functietoetsen voor meerdere toestellen te configureren. Meer hierover in een andere case. C. DTMF codes configureren [ Door een DTMF object te configureren zullen we door het bellen van een code telefoons kunnen overnemen. Uitleg volgt in een andere case. ] 7
X EXTRA MOGELIJKHEID: Group membership voor selecte groep Users Indien we een situatie willen creëren waarin een gebruiker niet het hele netwerk kan zien maar slechts een selectie daarvan, gaan we als volgt te werk: We gaan uit van een situatie waarin vijf users zijn. Vier van de vijf users (allen uitgezonderd Bruce)zijn actief lid van de groep Pickup All en kunnen alle users zien lid van deze groep binnen het netwerk. De vijfde user kan de status zien van enkel de vierde user en deze indien gewenst overnemen. X a. De eerste vier users worden Actief lid van de groep 'Pickup All. In het PBX overzicht komt dit er als volgt uit te zien: X b. In het user object van de vier users selecteren we bij Group Indications Pickup All. X c. User vijf (Bruce) wordt Actief lid van de nieuwe groep Sales. 8
X d. User vijf(bruce) wordt tevens lid van de groep Pickup All, echter niet Actief. X e. Bij Group Indications selecteren we tevens Sales bij user vijf (Bruce). X f. User vier (John) wordt lid van de groep Sales, echter niet Actief. In het PBX overzicht ziet de gewenste situatie er nu als volgt uit: De laatste stap in bovenstaande situatie is partner en pickup toetsen configureren op de betreffende toestellen. Hiervoor verwijzen we graag naar bovenstaande stappen onder Stap 2. 9
COM8 SUPPORT CASE: HOE TE GEBRUIKEN? Na bovenstaande configuratieaanpassingen, kunnen afhankelijk van de gemaakt configuratie rinkelende telefoons overgenomen worden: Overnemen van een call door middel van een Pickup functie key: 1. Inkomend gesprek komt binnen op willekeurig toestel. 2. Status inkomend gesprek wordt aangeduid op de geconfigureerde functietoets van alle actieve leden van de groep door middel van flikkerende LED en/of boodschap op display. 3. Klik op de pickup functietoets. 4. Het display toont het inkomend gesprek en het toestel rinkelt mee. Indien er meerdere inkomende gesprekken binnenkomen, kan met behulp van de pijltoetsen op het telefoontoestel worden genavigeerd en met de Ok toets een gesprek worden geaccepteerd. 5. Het overnemen van het gesprek kan nu door het accepteren van het gesprek. (bv via luidsprekertoets of opnemen van handset). Overnemen van een call door middel van een Partner functie key: 1. Inkomend gesprek komt binnen op willekeurig toestel 2. Het inkomend gesprek wordt getoond op het display en/of via het knipperend ledje van een functietoets. 3. Klik op de partner functietoets 4. Het toestel rinkelt mee en het gesprek kan aangenomen worden. (bv via luidsprekertoets of opnemen van handset). 10