Datum : maandag 12 oktober 2015 Tijd : 20:00u - 22:00u Aanwezig : geschat aantal aanwezige leden 50, waarvan 24 ingetekend; 7 bestuursleden 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom namens het bestuur van S.V.H.A. 2. Mededelingen a. De uitnodiging voor deze vergadering is door miscommunicatie niet tijdig verzonden naar de leden, waarvoor oprechte excuses. Desondanks wordt bedankt voor de goede opkomst. b. De voorzitter geeft aan zich aan het einde van het seizoen na twee termijnen niet meer herkiesbaar te stellen. Deze aankondiging wordt nu al gedaan om ruim de tijd te hebben een geschikte opvolger te vinden. c. In november is het plan van aanpak gereed om de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te implementeren binnen de vereniging. Alle trainers en leiders zal gevraagd wordt een VOG te aanvaarden. Daarnaast zal een vertrouwenspersoon worden aangesteld. 3. Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 22 september 2014 De notulen worden zonder verdere wijzigingen vastgesteld. Nog openstaande vragen m.b.t. de rondvraag worden mondeling beantwoord. De vragen ten aanzien van het SGOB-bord zullen in de Technische Commissie worden opgepakt. 4. Jaarverslag De voorzitter leest het jaarverslag voor. De voorzitter sluit af met trots te zijn op alle vrijwilligers die zich inzetten voor onze vereniging. In het bijzonder wordt Herman van Vlaanderen gefeliciteerd aangezien hij onlangs is geridderd. 5. Verslag van de Kascontrolecommissie Het verslag van de kascontrolecommissie wordt voorgelezen door Maarten Evers. De kascontrolecommissie is akkoord met de kas. 6. Benoeming nieuwe Kascontrolecommissie Maarten Evers wordt bedankt voor zijn taken in de commissie. Benoemd worden Twan Aarnink als 2e jaars en Wijnand Gerritsen als 1e jaars. Yosry Hassan stelt zich beschikbaar als reserve. 7. Financieel verslag De penningmeester doet uitgebreid verslag over het gevoerde financieel beleid van het seizoen 2014-2015 aan de hand van een presentatie. Het afgelopen seizoen is afgesloten met een positief resultaat, groot 10.773,-. 1
De opmerking wordt gemaakt in de presentatie ook de begroting van het betreffend boekjaar op te nemen. 8. Begroting door de penningmeester De penningmeester presenteert de begroting voor het seizoen 2015-2016. 9. Voorstel contributie seizoen 2015-2016 Voorgesteld wordt voor het nieuwe seizoen de contributiebedragen te indexeren met +/- 3% voor een gezonde financiële huishouding van de vereniging. Betreffende contributiebedragen zijn gebenchmarked met omliggende voetbalverenigingen. De vergadering gaat akkoord en de nieuwe contributiebedragen op jaarbasis voor het seizoen 2015-2016 worden vast gesteld op: senioren Є 165,-, junioren A en B Є 140,-, junioren C Є 125,-, pupillen D en E Є 107,50, pupillen F en mini s Є 92,50, steunende leden Є 75,-. De penningmeester geeft aan mogelijk over te willen gaan naar een gedeelde inning van de contributie. De exacte invulling moet nog worden bepaald en zal pas op zijn vroegst gelden vanaf seizoen 2016-2017. De penningmeester wordt bedankt voor de cijfers en de begroting. 10. Bestuursverkiezingen a. Aftredend: niemand b. Aftredend en herkiesbaar: niemand c. Nieuwe bestuursleden: Michael van de Ven in de rol van secretaris, speerpunten verenigingsstructuur en communicatie 11. Bestuursvoorstellen a. Nieuwe verenigingsstructuur De vergadering wordt door het bestuur een nieuwe verenigingsstructuur gepresenteerd om slagvaardiger te werk te kunnen gaan binnen de vereniging. In het bestuur zelf wordt onderscheid gemaakt tussen een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse zaken bestaat uit de voorzitter, de penningmeester en de secretaris. Het algemeen bestuur bestaat uit het dagelijks bestuur aangevuld met twee bestuursleden, één verantwoordelijk voor voetbalzaken en één voor de accommodatie. Binnen het algemeen bestuur is de secretaris verantwoordelijk voor de communicatie en de penningmeester voor de exploitatie. Daarnaast hebben een vrijwilligers coördinator en een vertrouwenspersoon een duidelijke positie gekregen binnen de vereniging. De komende periode wordt deze structuur verder uitgewerkt naar heldere taken en verantwoordelijkheden voor alle rollen en commissies binnen de vereniging. Vervolgens zal 2
de invulling naar personen worden bepaald rekening houdend met benodigde competenties. De vergadering gaat akkoord met het voorstel. b. Afspraken gebruik kunstgras De vergadering wordt het gebruik van het kunstgrasveld buiten trainingstijden en wedstrijden voorgelegd door het bestuur. De vergadering besluit dat buiten trainingstijden en wedstrijden S.V.H.A. leden mogen voetballen op het kunstgrasveld, de geldende regels ten aanzien van het kunstgrasveld in acht nemend. Bij ongewenst gedrag zal betreffend lid en zijn/haar ouder(s) hierop worden aangesproken. Aan alle aanwezigen het verzoek hierop attent te zijn en ongewenst gedrag te melden bij het bestuur. Angelo Mulder merkt op dat communicatie met de terreinmeesters niet prettig verloopt. Hij wordt hierop uitgenodigd dit met het bestuur te bespreken. 12. Uitloting van 10 Certificaten Club van Duizend Uitgeloot worden de volgende nummers: 45, 73, 68, 78, 47, 116, 43, 77, 99 en 41. 13. Rondvraag Wim: wanneer wordt de glasvezelkabel aangesloten? Aansluiting van glasvezel heeft dit seizoen nog geen prioriteit. Wim: wanneer wordt de verlichting in de kantine vervangen door LED verlichting? In de winterstop wordt het plafond opgeknapt. Wim: wanneer wordt het plafond in de kantine opgeknapt? In de winterstop wordt het plafond opgeknapt. Sanne: voor de jeugd willen we graag een loopladder. De loopladder is in bestelling. Karel: het grote losse doel van het kunstgras rijden is lastig en beschadigend. Er wordt al gewerkt aan een oplossing. Roy Kuiper: kan voor volgend jaar de scheidsrechterbegeleiding op de agenda worden gezet en hoe gaan we daar als club verder mee om? We zijn op zoek naar een scheidsrechters coördinator die invulling gaat geven aan opleiding en begeleiding van scheidsrechters. Roy Kuiper: kunnen de notulen van de ALV eerder worden gecommuniceerd, niet te lang na de vergadering? Het verslag van deze ALV zal binnen niet al te lange tijd worden gecommuniceerd naar de leden. Roy Kuiper: ik neem aan dat de nieuwe secretaris het info@ e-mail adres gaat overnemen? Alle secretariële taken die behoren tot de taken van onze secretaris en nu elders belegd zijn zullen moeten worden overgedragen aan de nieuwe secretaris. 3
Roy Vermeulen: er is behoefte aan kleine doeltjes op het kunstgras Er wordt al gewerkt aan een oplossing. Roy Vermeulen: is het een idee om een team verantwoordelijk te maken voor het ophalen van oud papier? Goed idee. Dit wordt meegenomen. Edwin Ijkhout: wat is het sproeibeleid voor het kunstgrasveld? Sproeien van het kunstgrasveld is enkel bedoeld voor koeling van het veld. Dit gebeurt wanneer de buitentemperatuur +/- 25 graden Celsius is, afhankelijkheid van temperatuur i.c.m. de tijd van het jaar. We willen voorkomen dat algvorming plaatsvindt, wat consequenties zou hebben voor onderhoud van het veld. Angelo Mulder: ik wil een loper voor alles wat op slot staat. Angelo heeft al een uitnodiging staan van het bestuur waar hij zijn wens in kan meenemen. 14. Sluiting vergadering De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 22.00 uur. Alle aanwezigen wordt een afsluitend drankje aangeboden namens de vereniging. De ALV voor volgend jaar wordt vastgesteld voor maandag 26 september 2016. 4
S.V.H.A. - ALV bijlage nieuwe verenigingsstructuur 5