Verslag van de vergadering van het Algemeen bestuur van 7 juli 2017 Aanwezig: - S.J.A. van der Veek (voorzitter), J.P. Nagengast (Alkmaar), mw. O. Rasch (Bergen), M. Steeman (Castricum), L. Kuipers (Den Helder), G. Besseling (Drechterland), D. Luickx (Enkhuizen), mw. V.C.M. Stam (Heerhugowaard), Th. Groot (Hollands Kroon), S. Bashara (Hoorn), N.C. Knijn (Koggenland), B.J.N. Fintelman (Langedijk), H. Tigges (Medemblik), H. Stoker (Opmeer), B. Blonk (Schagen), B. Nootebos (Stede Broec), F. Kingma (Texel), E. Langereis (directiesecretaris RUD NHN), S. van Rath (controller RUD NHN) Afwezig (met bericht): - A. Tekin (provincie Noord-Holland), O. Wagner (Den Helder), G. Oude Kotte (Heerhugowaard), R. Opdam (Heiloo), J.P. Beers (Langedijk) Verslag: mw. M. van Onselen Algemeen: AB-Verslag 1. Opening / vaststellen agenda / mededelingen / ingekomen stukken a. De heer Van der Veek opent de bijeenkomst en heet iedereen welkom, ook de mensen op de publieke tribune. Hij meldt dat de heer Van Doorn, interim-directeur, wegens ziekte verhinderd is. Tevens meldt hij de afwezigheid van de leden vanuit de provincie en de gemeenten Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo en Langedijk. Een aantal leden wordt vervangen. Op de agenda staat het onderwerp herijking functieboek tweemaal vermeld. Hij stelt voor het punt onder 1c. te behandelen. Als punt 12 wil hij dan aan de orde stellen het nagezonden besluit Archiefverordening. Mevrouw Rasch: aan het eind van deze vergadering wordt op haar initiatief als regionaal trekker door de heer Hoekstra van de provincie een presentatie gegeven over de concept-uitwerking van de gehouden ateliers energietransitie. b. Stand van zaken werkzaamheden voormalig directeur De heer Van der Veek: de voormalig directeur is onlangs gestart bij de provincie Noord-Holland voor anderhalve dag in de week, oplopend naar 50%. Voorts is er overleg over een opdracht bij de gemeenten Alkmaar en Schagen. c. Herijking functieboek De heer Bashara: de herijking van het functieboek is in een afrondende fase. Er is onlangs een verzoek om advies naar de OR gezonden. 2. Verslag a. AB-vergadering 8 maart 2017 De heer Steeman heeft een technische opmerking over het besloten deel. Het openbare deel had moeten worden gesloten en weer heropend, evenals het besloten deel. De heer Knijn, bladzijde 3, bovenaan: interim-secretaris moet naar zijn mening zijn interim-directeur. De heer Steeman: in deze vergadering zijn een aantal toezeggingen gedaan; hij wil daar graag een overzicht van middels aanvulling van de actielijst. Dit wordt toegezegd. De heer Blonk mist een deel van de discussie die is gevoerd over de beschikbaarheidsregeling. De heer Van der Veek: waar nodig/mogelijk zal het verslag worden aangepast. Pagina 1 van 7
Bestuurlijk: Met inachtneming van de opmerkingen wordt het verslag vastgesteld. 3. AB-besluit Evaluatie bedrijfsplan Mevrouw Rasch voelt zich overvallen door dit AB-besluit. De heer Langereis: de evaluatie is eerder aangekondigd en stond ook geagendeerd voor de kennismakingsgesprekken met de portefeuillehouders. Bij een aantal gemeenten bleek de tijd te kort om dit punt te bespreken. Daarom is besloten om het onderwerp met een aantal vragen schriftelijk uit te zetten via de ambtenaren van de deelnemende gemeenten en provincie. Zij hebben een maand de tijd gekregen om te reageren. Naast de (bestuurlijke) reacties van de deelnemers is ook input gevraagd van de afdelingsmanagers en de Ondernemingsraad. Alle input is omgezet in een evaluatie op hoofdlijnen. Het doel van de evaluatie is tweeledig: enerzijds een afronding van het Bedrijfsplan 2013, de opbouwfase van de RUD. Anderzijds is het de opmaat voor een nieuw toekomstdocument (bedrijfsplan 2.0) voor de komende vier jaar. Mevrouw Rasch had graag gezien dat het AB was meegenomen in het traject zodat ook input gegeven kon worden voor de toekomst. De heer Fintelman onderschrijft de woorden van mevrouw Rasch. De heer Knijn had de indruk dat de evaluatie leidraad was bij het gesprek dat gevoerd is met de interim-directeur. Ook hij vindt dat de AB-leden meegenomen hadden moeten worden. Verder merkt hij op dat in het gesprek het ICT-probleem naar voren kwam. Ook daar is in een eerder stadium nooit over gesproken. De heren Besseling en Tigges hadden een andere indruk bij het gesprek. De heren Nootebos en Luickx hebben samen het gesprek met de interim-directeur gevoerd. Een goed gesprek; wel was er discussie wie in de lead is voor wat betreft de Omgevingswet. De heer Kingma kan zich vinden in de evaluatie. De onderwerpen zijn goed in kaart gebracht. De heer Bashara: de rolverdeling DB en AB is een punt van discussie. In het volgende DB zal een discussienotitie hierover aan de orde komen. De heer Van der Veek: een mogelijkheid kan zijn om met enkele AB-leden te spreken over hoe zij de rolverdeling DB/AB zien. De heer Bashara: er moet een duidelijker opdracht komen. De kaders DB/AB zijn nu niet duidelijk. De leden van het AB stemmen hierna in met de evaluatie van het bedrijfsplan, met inachtneming van de gemaakte opmerkingen. 4. 100-Dagenplan De heer Nagengast: door de afwezigheid van de interim-directeur vervalt de presentatie. Hij geeft in hoofdlijnen de bevindingen van de heer Van Doorn weer. P&O-beleid: dit dient verder te worden geprofessionaliseerd. Er is een interim hoofd HRM aangesteld voor de periode van een jaar. Er wordt gestreefd naar een vaste invulling na die periode. Financiën: ook hier vindt verdere professionalisering plaats. Er wordt op dit moment geworven op een business controller en een financial controller. Communicatie: gewerkt gaat worden aan een betere communicatie richting gemeenten. Een plan van aanpak wordt verder uitgewerkt. Deze drie hoofdonderwerpen kunnen binnen de begroting worden opgepakt. Voor ICT zijn ingrijpender maatregelen nodig: de beveiliging van gegevens moet worden opgepakt. Daarnaast zijn investeringen voor vervanging nodig. Ook de Omgevingswet vergt de nodige investeringen in de systemen. Dit alles zal van invloed zijn op de toekomstige begrotingen. Hij kan daar nu nog geen inhoudelijk inzicht in geven. Op dit moment worden de mogelijkheden van samenwerking met de gemeente Alkmaar of de provincie Noord-Holland of West-Friesland nader onderzocht. Pagina 2 van 7
Hij verwacht in de komende AB-vergadering (oktober) met nadere informatie te kunnen komen. De heer Blonk: gemeenten hebben een verschillend beeld van wat de RUD voor de Omgevingswet kan gaan betekenen. Hij vraagt alert te zijn dat er geen dubbel werk wordt gedaan. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn allemaal bezig met de voorbereidingen. De heer Van der Veek antwoordt dat dit punt aandacht heeft van het DB. Mevrouw Stam vraagt of zij uit de woorden van de heer Nagengast mag opmaken dat er geen begrotingswijzigingen komen. De heer Nagengast bevestigt dat; voor 2017 zijn in het kader van het Masterplan ICT geen begrotingswijzigingen nodig. 5. AB-memo Stemrecht bij vervanging AB-leden De heer Van der Veek: de opmerkingen vanuit Schagen zijn verwerkt in deze memo en verder toegelicht. Het AB neemt de memo hierna voor kennisgeving aan. Financieel: 6. AB-besluit Jaarstukken 2016 De heer Van der Veek: van een groot aantal deelnemers is een zienswijze op de jaarstukken ontvangen. De heer Kuipers verzoekt om de zienswijzen adequaat te verwerken. De heer Van der Veek zegt dit toe. De heer Fintelman vraagt naar de routing van financiële stukken. De heer Van der Veek antwoordt dat de stukken worden voorbereid/voorbesproken in de financiële klankbordgroep en het OGON. De heer Nagengast zegt toe dat er in september een financieel overzicht ligt. Daarin zijn dan niet de investeringen ICT in verwerkt. Het AB-besluit jaarstukken 2016 wordt hierna vastgesteld. 7. AB-besluit Resultaatbestemming 2016. Het AB-besluit resultaatbestemming 2016 wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 8. AB-besluit Eerste begrotingswijziging 2017. De heer Fintelman vraagt naar de 63.000 meer dan de lumpsum voor de gemeente Langedijk. De heer Van Rath: het gaat hier om de actualisatie van het Uitvoeringsprogramma. De heer Fintelman: als het verder geen consequenties voor Langedijk heeft gaat hij. De heer Nootebos: bijlage 2 bij de begrotingswijziging geeft wellicht wat meer duidelijkheid. De heer Van Rath zegt toe na afloop van de vergadering één en ander nog nader aan de heer Fintelman toe te lichten. Het AB-besluit eerste begrotingswijziging 2017 wordt hierna, met inachtneming van de opmerkingen, vastgesteld. 9. AB-besluit Begroting 2018 De heer Kuipers heeft bij dit punt dezelfde opmerking als bij agendapunt 6. De heer Fintelman vindt de kwantiteit in de beantwoording onvoldoende. De heer Van der Veek neemt hier notie van. Voorts wijst de heer Fintelman op de toezegging om voor 16 juni de zienswijzen te ontvangen, die niet is nagekomen. De heer Van Rath: op 16 juni was nog geen enkele zienswijze ontvangen. Daarnaast bleek het nodig om met de werkgroep de zienswijzen nader uit te diepen. Mevrouw Stam mist het vertrouwen dat inzicht wordt verkregen en ondersteunt de woorden van de heer Fintelman. Pagina 3 van 7
Aanwezigen stemmen hierna in met het AB-besluit begroting 2018 met dien verstande dat de vertegenwoordigers van de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk niet zijn met het besluit. 10. AB-memo Financiële prognose 2017. De heer Tigges: de financiële prognose geeft een andere uitkomst dan de begrotingswijziging. Dat geeft wat hem betreft verwarring. De heer Nagengast beide hoeven niet per se te matchen. De heer Van Rath zegt toe contact op te nemen met de gemeente Medemblik om hierover te spreken. Het AB neemt hierna de memo financiële prognose 2017 voor kennisgeving aan. 11. AB-besluit Onttrekking ten behoeve van activiteiten Wet Natuurbescherming (Wnb) uit Bestemmingsreserve VTH+ De heer Blonk meent dat de tekst van het besluit niet helemaal juist is. De heer Van der Veek zegt toe dit intern na te lopen. Het AB gaat hierna met het AB-besluit onttrekking ten behoeve van activiteiten Wet natuurbescherming uit de bestemmingsreserve. Divers: 12. AB-besluit vaststellen Archiefverordening RUD NHN 2017. De heer Fintelman wil geen besluit nemen over nazendingen. Het AB gaat hierna, met inachtneming van de opmerking van de heer Fintelman, met het AB-besluit Archiefverordening RUD NHN 2017 14. Rondvraag Mevrouw Rasch: de heer Hoekstra zal straks de inventarisatie presenteren. Er zijn diverse scenario s. Er komt nog een oplegnotitie met een procesvoorstel. Dit wordt na de zomer besproken. Afronding eind 2017. Bedoeling is om de kansen en bedreigingen te horen. De heer Groot vraagt hoe het zich verhoudt met de Omgevingswet. Mevrouw Rasch: regio s willen ook zelf in de lead zijn en ook zelf de conclusies trekken. De heer Groot: indertijd is gezegd dat de energievisie Greenport één op één wordt overgenomen. Mevrouw Rasch: dit nu lopende proces is een mogelijkheid om sturing geven. Er is nog veel te doen. De heer Knijn: in het OGON is gesproken over de memo uurtarief. De RUD werkt met 1300 uur. De heer Van der Veek: het uurtarief en de uren zijn twee jaar terug ook besproken middels een memo in het AB. De heer Van Rath: in deze memo is aangegeven waardoor vermindering van uren heeft plaatsgevonden, maar tevens aangegeven dat het geen invloed zou hebben op de productie. De 1400 uur was overigens een prognose. De heer Knijn: het heeft wel invloed op de bijzondere opdrachten. De heer Van Rath: er is vastgehouden aan de 5% bezuiniging, de nullijn en kwaliteit. Gebleken is dat de RUD meer productie heeft geleverd. Mevrouw Stam: naar de raad toe moet een goed onderbouwd verhaal liggen. De heer Nagengast vraagt om inhoudelijke vragen in het vervolg vooraf in te dienen zodat er tijd is om het antwoord voor te bereiden. Dit wordt door de AB-leden toegezegd. 13. Presentatie Duurzaam Noord-Holland Noord (provincie) De presentatie van de heer Hoekstra, Provinciaal Adviseur Ruimte Provincie Noord-Holland, geeft aan binnen welke drie scenario s de energieopwekking van NHN in 2050 ingevuld kan worden. Samen met bureau Marco van der Meulen wordt in de komende weken gewerkt aan de definitieve versie van het rapport. Dit rapport wordt met een oplegnotitie via het BAO van 7 september aanstaande aan de regio s voorgelegd. Deze oplegnotitie geeft een samenvatting Pagina 4 van 7
van de belangrijkste conclusies van de werkateliers en bevat een advies voor het te lopen proces tot besluitvorming. In de discussie na de presentatie komen de volgende punten aan de orde: - Wordt er wel genoeg aandacht besteed aan het besparen. Geconstateerd wordt dat er veel inspanningen in communicatie en campagnes voor particuliere bouw worden geleverd maar dat resultaten beperkt zijn. Hoe moeten we dit nu doen. Antwoord: in de scenario s wordt er van uitgegaan dat er een maximale besparing wordt gehaald. Het rapport gaat verder niet in op de wijze waarop je dat zou moeten realiseren. - Het rapport geeft geen antwoord op de vraag hoe de uitkomsten van de scenario s bereikt moeten/kunnen worden. Dat is voor bestuurders en hun inzet wel een belangrijke vraag. Geconstateerd wordt dat gemeenten in ieder geval in de richting van hun bewoners een actieve rol kunnen spelen om het verhaal van de energietransitie te vertellen en te organiseren. Dat is niet een primaire taak van de netwerkbedrijven. - Er is in de presentatie veel aandacht op het aspect energie. De ruimtelijke vertaling/impact van de drie scenario s ontbreekt nog. Gevraagd wordt om dit in het rapport duidelijk weer te geven. - Verder wordt geconstateerd dat bij projecten zonneweides en windenergie de kaders van de provincie knellend zijn zeker gezien de opgave die er ligt. De bestuurders willen van de provincie graag soepelheid en vertrouwen, ofwel geef ons de ruimte!, om projecten lokaal goed in te passen. Benadrukt wordt dat het belangrijk is om een dergelijke strategie op meerdere plekken te agenderen. Zoals in de uitvoeringsagenda van het ambitiedocument Holland Boven Amsterdam 2040 en het actieplan duurzaamheid NHN. Ook in de zgn. koersdocumenten moet de ruimte voor energie opgenomen worden. 15. Sluiting De heer Van der Veek sluit hierna onder dankzegging de bijeenkomst. De volgende AB-vergadering staat gepland voor woensdag 18 oktober 2017, 10:00 12:00 uur (Kantoor RUD NHN, Dampten 2 in Hoorn) Nummer Actielijst AB RUD NHN - onderwerp - Acties vanuit AB RUD NHN 14 december 2016 13-2016 Nader uitzoeken terugstorten winsten naar deelnemers Acties vanuit AB RUD NHN 08 maart 2017 01-2017 In kader van WOB: uitzoeken verschil geheim en vertrouwelijk Door / termijn AB 08.03.2017 AB 12.07.2017 Acties vanuit AB RUD NHN 07 juli 2017 02-2017 Aanvulling actielijst op toezeggingen AB 18.10.2017 03-2017 Adequate verwerking zienswijzen in jaarstukken en AB 18.10.2017 begroting 04-2017 Toezegging financieel overzicht in eerstkomend AB AB 18.10.2017 05-2017 Toezegging nadere toelichting op eerste begrotingswijziging 2017 aan gemeente Langedijk Direct na vergadering AB 07.07.2017 06-2017 Toezegging nadere toelichting financiële prognose aan gemeente Langedijk Direct na vergadering AB 07.07.2017 07-2017 Toezegging nalopen tekst AB-besluit Onttrekking tbv Wet Natuurbescheriming op onjuistheden Direct na vergadering AB 07.07.2017 Pagina 5 van 7
08-2017 Verzoek aan AB-leden om in het vervolg inhoudelijke vragen op AB-stukken van te voren in te dienen, om een antwoord te kunnen voorbereiden doorlopend Nummer Besluitenlijst AB RUD NHN Besluit Besluiten AB RUD NHN 09 maart 2016 17-2016 Memo stemverhouding AB tot 01-07-2016 Conform voorstel 18-2016 Mandatering DB om vragen mbt de Kadernota te beantwoorden Conform ter vergadering ingebracht voorstel 19-2016 Indexatie Kadernota 2017: 1,9% Conform voorstel 20-2016 Vaststelling Kadernota 2017 met de genoemde kaders Conform en gewijzigde tabel bijdragen deelnemers Besluiten AB RUD NHN 13 juli 2016 21-2016 Stemverhouding AB vanaf 1 juli 2016 Conform voorstel 22-2016 Stemverhouding DB ten opzichte van het AB vanaf 1 juli 2016 Conform voorstel 23-2016 Evaluatie kadernota 2017 Conform voorstel 24-2016 Vaststelling jaarrekening 2015 Conform voorstel 25-2016 Besluit bestemmingsreserve Conform voorstel 26-2016 Vaststelling begroting 2017 Conform voorstel 27-2016 Besluit EED Aangehouden tot de volgende ABvergadering Besluiten AB RUD NHN 14 december 2016 28-2016 AB-besluit instellen bestemmingsreserve plustaken 2016 Akkoord met voorstel, onder weglating regel termijn in tabel 29-2016 AB-besluit wijziging scoop investeringsplan Conform voorstel 30-2016 AB-Besluit normenkader 2016 Conform voorstel 31-2016 AB-besluit beleidsregels VPB Conform voorstel 32-2016 Aangehouden AB-besluit EED-toewijzing toegekende vergoeding Conform voorstel Besluiten AB RUD NHN 08 maart 2017 01-2017 AB-besluit stemverhouding DB in AB Conform voorstel 02-2017 AB-Besluit Aanpassing beschikbaarheidsdienstregeling VERWORPEN 03-2017 AB-besluit Generatiepact Conform voorstel ; met de aantekening dat de heren Blonk, Knijn en Pagina 6 van 7
Kingma tegengestemd hebben 04-2017 AB-besluit sociaal Statuut 2017-2020 Conform voorstel Besluiten AB RUD NHN 07 juli 2017 05-2017 AB-besluit evaluatie bedrijfsplan Conform voorstel 06.2017 AB-memo stemrecht bij vervanging AB-leden Voor kennisgeving aangenomen 07.2017 AB-besluit jaarstukken 2016 Conform voorstel 08.2017 AB-besluit resultaatbestemming 2016 Conform voorstel 09.2017 AB-besluit eerste begrotingswijziging 2017 Conform voorstel 10.2017 AB-besluit begroting 2018 Conform voorstel ; de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard zijn niet 11.2017 AB-memo financiële progrnose 2017 Voor kennisgeving aangenomen 12.2017 AB-besluit onttrekking ten behoeve van activiteiten Wet Natuurbescherming uit bestemmingsreserve VTH-plus Conform voorstel 13.2017 AB-besluit vaststellen Archiefverordening 2017 Conform voorstel met de aantekening dat de heer Fintelman zich van stemming onthoudt Paraaf Voorzitter: Paraaf Directeur: Pagina 7 van 7